EG Deutschland GmbH

Convenience-Anbieter reduziert die Zeit der Posteingangsverarbeitung um 90%

Erfahren Sie, wie die EG Deutschland GmbH mit Caya ihre Briefpost digitalisiert und innerhalb des Unternehmens automatisiert verteilt.

Die EG Group ist weltweit einer der führenden unabhängigen Anbieter von Convenience-Formaten. Dazu ist das Unternehmen in den internationalen Märkten Nordamerikas, Europas und Australiens mit einem ausgedehnten Standortnetzwerk vertreten. Die Zentrale der EG Deutschland GmbH befindet sich in Hamburg. Hinzu kommen weitere Standorte in Nordhorn und München, während die Buchhaltung im englischen Blackburn ansässig ist. Mit Caya hat das Unternehmen Anfang 2023 eine Möglichkeit gefunden, seine Briefpost zu digitalisieren und deren Verteilung zu automatisieren.

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Herausforderung

Die EG Deutschland GmbH erhält monatlich etwa 1.500 Briefe, deren manuelle Bearbeitung mit einem sehr hohen administrativen Aufwand verbunden war. Die Briefe mussten händisch geöffnet, gestempelt und an die zuständigen Mitarbeitenden weitergeleitet werden. Da diese auf mehrere Standorte verteilt sind, waren die Dokumente teilweise postalisch zu verschicken, was zusätzliche Zeit gekostet hat. Insbesondere die Verarbeitung der papierbasierten Lieferantenrechnungen erwies sich als umständlich. Diese hat die EG Deutschland GmbH nach dem Erhalt mehrmals pro Woche per Kurier zur Buchhaltung nach Blackburn (England) geschickt. Dort wurden die Dokumente von den Mitarbeitenden gescannt, bearbeitet und wiederum zur Freigabe an die entsprechenden Ansprechpartner in Deutschland gemailt. Dieser Prozess nahm viel Zeit in Anspruch, weshalb die EG Deutschland GmbH Skontooptionen nicht vollumfänglich nutzen konnte. Teils fielen sogar zusätzliche Kosten an.

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Anforderungen

Die Briefpost sollte nicht mehr in Papierform bei der EG Deutschland GmbH eingehen. Stattdessen wurde ein digitaler Empfang angestrebt. Deshalb musste von Seiten eines entsprechenden Dienstleisters gewährleistet sein, dass er die Briefpost tagesaktuell digitalisiert zur Verfügung stellt. Als weiterer wichtiger Punkt sollte die Verteilung an die zuständigen Mitarbeitenden automatisiert erfolgen. Daher war es erforderlich, dass der beauftragte Dienstleister die Briefe im Volltext ausliest und über eine Workflow-Lösung verfügt, welche die Dokumente regelbasiert an die zuständige Abteilung weiterleitet oder aber in entsprechenden Unterordnern ablegt.

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Lösung

Caya legte für die EG Deutschland GmbH eine Postbox-Adresse an, die das Unternehmen seinen Geschäftspartnern mitteilte. Zudem erstellte die EG Group bei der Deutschen Post Nachsendeaufträge, worüber Caya die eingehende Briefpost seines Kunden zusätzlich erhält. Bestimmte interne Dokumente werden außerdem vom Office Management der EG Deutschland GmbH gescannt und anschließend in das Dokumenten-Management-System (DMS), die Caya Document Automation Suite, hochgeladen. Die im Scanzentrum von Caya eingehenden Briefe werden wiederum vollautomatisiert geöffnet und gescannt.

Während der Digitalisierung extrahiert eine OCR-Technologie die Inhalte aus den Dokumenten. Anschließend werden die im Volltext durchsuchbaren PDF Dateien in die Caya Document Automation Suite hochgeladen. Die Software bietet unter anderem die Möglichkeit, Workflows flexibel einzurichten, welche die Verarbeitung der Dokumente anhand definierter Regeln automatisieren. Für die EG Deutschland GmbH hat Caya bereits 150 solcher Workflows angelegt. Sie sorgen dafür, dass Briefe in Abhängigkeit von ihrem Inhalt ohne manuelles Eingreifen weitergeleitet oder in Unterordnern abgelegt werden.

Nach der Digitalisierung bewahrt Caya die Briefe 90 Tage lang auf und vernichtet sie dann datenschutzkonform. Eine Ausnahme sind Unterlagen, welche die EG Deutschland GmbH im Original benötigt und die dem Unternehmen deshalb zugestellt werden. Damit der EG Deutschland GmbH der Schritt in eine digitale Zukunft nachhaltig gelingt, hat Caya die involvierten Mitarbeitenden bei der Umstellung ihrer Arbeitsweise unterstützt und war beispielsweise bei Abstimmungstelefonaten regelmäßig dabei, um aufkommende Fragen oder Bedenken zu klären.

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Ergebnis

Obwohl die Zusammenarbeit zwischen der EG Deutschland GmbH und Caya erst seit einem knappen Jahr besteht, werden bereits 70 Prozent der Briefpost mithilfe der eingerichteten Workflows automatisiert an die zuständigen Abteilungen weitergeleitet bzw. in Unterordnern abgelegt. Pro eingegangenen Brief spart die EG Deutschland GmbH abteilungsübergreifend ca. 90 Prozent an Arbeitszeit, was in Summe monatlich etwa 290 Stunden sind. So entfällt auch der postalische Versand der in Deutschland eingehenden Rechnungen nach England. Stattdessen erhält die Buchhaltung in Blackburn Rechnungen direkt digital in einer dezidierten Inbox. Die Bearbeitung und Bezahlung erfolgt nun wesentlich schneller.

Die EG Deutschland GmbH plant, die automatisierte Weiterleitung der Briefpost auszubauen, indem etwa auch die Betriebsstätten angebunden werden. Zusätzlich denkt das Unternehmen darüber nach, das bestehende Papierarchiv zu digitalisieren. Angenehmer Nebeneffekt der Digitalisierung: Da das DMS von Caya Dokumente revisionssicher archiviert, muss die EG Deutschland GmbH die Briefpost nicht mehr physisch aufbewahren, was zusätzlichVerwaltungsaufwand und auch Platz spart.

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Über die EG Deutschland GmbH

Die EG Deutschland GmbH sieht ihre Aufgabe in der Bereitstellung erstklassiger Convenience-Formate für den modernen Kunden. Jeder Standort im globalen Netzwerk des Unternehmens ist bequem zu erreichen und offeriert in den Bereichen Foodservice, Lebensmittel & Handelswaren sowie Kraftstoff ein umfassendes Angebot unter einem Dach. Die Deutschland-Zentrale befindet sich in Hamburg, ein weiteres Büro in München sowie in Nordhorn. An nahezu 1.200 Standorten in ganz Deutschland betreibt das Unternehmen Tankstellen, Gastronomiebetriebe, Hotels und Autohöfe. Dort arbeitet das Unternehmen eng mit namhaften lokalen und internationalen Marken wie Esso, KFC, Burger King®,REWE express, Tchibo, Ditsch oder Backwerk zusammen und beschäftigt mehr als 4.000 Mitarbeitende.

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