Intelligente Dokumentenverarbeitung für Energieversorger
Vom Einspeiseantrag bis ins Fachsystem. Automatisch.
Ob Einspeiseanträge, Vertragsänderungen oder Rechnungen: Caya erfasst physische und digitale Dokumente, extrahiert die relevanten Daten und leitet alles automatisch an die zuständigen Teams und Systeme weiter.
Über 20.000 Nutzer*Innen automatisieren ihre Dokumentenprozesse mit Caya
Dokumentenverarbeitung, die Ihre Teams entlastet
Große Mengen, wenig Aufwand
Ohne Medienbruch ins ERP
Teams und Standorte verbinden
So funktioniert Caya für Energieversorger
Vom Eingang bis zur Weiterverarbeitung
Dokumente erreichen Caya
Ob Einspeiseanträge per Post, Vertragsänderungen per E-Mail oder Rechnungen als Upload: Caya erfasst physische und digitale Dokumente zentral im digitalen Posteingang der Caya Document Automation Suite.
Klassifizierung
Eingehende Dokumente wie SEPA-Mandate, Kündigungen oder Netzanschlussanträge werden automatisch erkannt und klassifiziert. So können sie den passenden Abläufen zugeordnet und weiterverarbeitet werden.
Extraktion
Mithilfe von KI und Deep OCR extrahiert Caya relevante Informationen wie Kunden- und Vertragsnummern, Rechnungsbeträge, Fälligkeiten oder IBANs. Die Daten werden strukturiert für die Weiterverarbeitung bereitgestellt.
Validierung
Caya gleicht extrahierte Daten mit Ihren Stammdaten ab und prüft sie auf Vollständigkeit. Unklare oder abweichende Werte werden markiert und können von Ihrem Team überprüft und korrigiert werden.
Weiterleitung
Die ausgelesenen Daten und Ihre Dokumente werden automatisch an die richtige Person, Abteilung oder den passenden Ordner weitergeleitet oder direkt in Ihre Systeme übertragen.
Sicherheit und Compliance
Vertrauliche Kundendaten sicher verarbeiten
DSGVO-konform
Wir halten uns an die aktuellen EU-Regularien. Personenbezogene Daten werden ordnungsgemäß erfasst, gespeichert und dokumentiert.
ISO 27001-zertifiziert
Caya ist zertifiziert nach dem international anerkannten Standard für Informationssicherheits-Managementsysteme.
DORA-konform
Caya erfüllt die Anforderungen des Digital Operational Resilience Act.
GoBD-konform
Ihre digitalisierten Dokumente werden nach den Vorgaben der GoBD aufbewahrt und sind jederzeit nachvollziehbar.
Cloud-Server in Deutschland
Ihre Daten werden revisionssicher in einem ISO-zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt gespeichert.
Caya fügt sich in Ihre bestehende IT-Landschaft ein
Ob SAP, Ihr Abrechnungs- oder ERP-System oder andere Fachsysteme: Mit über 130 Integrationen lässt sich Caya in Ihre bestehende IT-Umgebung einbinden. Gemeinsam prüfen wir gerne die passende Anbindung für Ihre Software.
Vier Prozesse.
Eine Plattform.
Einspeiseantrag
Umzugsmeldung
Eingangsrechnung
SEPA-Lastschriftmandat
"Ich kann mir unsere administrativen Prozesse ohne die Dienstleistung von Caya kaum mehrvorstellen. Das war ein wichtiger Schritt in die Zukunft der schlicht und einfach keine Nachteile birgt."
Teamleiter Netzkundenbetreuung, Schleswig-Holstein Netz AG
Christian Lorenz
Häufige Fragen
Alle relevanten: Ihre Briefpost wird täglich in unserem Scanzentrum digitalisiert, E-Mail-Anhänge werden automatisch aus Ihren Postfächern importiert, und Scans oder Uploads von beliebigen Standorten laufen in denselben Prozess.
Sie. Mit einfachen Wenn-dann-Regeln definieren Sie ohne Code, welches Dokument an welche Person, welchen Ordner oder welches System geht. Regeln lassen sich jederzeit anpassen und kombinieren.
Ja. Mit Caya Document Automations können eingehende Dokumente nach definierten Regeln an die zuständigen Gesellschaften, Abteilungen oder Ordner weitergeleitet werden. So lassen sich beispielsweise Einspeiseanträge der Netzkundenbetreuung und Umzugsmeldungen dem Kundenservice zuordnen.
Ja. Caya bietet über 130 Integrationen, darunter SAP, Microsoft Dynamics und weclapp. Gerne schauen wir uns Ihre bestehende Systemlandschaft gemeinsam an und besprechen, wie sich Caya integrieren lässt.
Ihre physische Geschäftspost kann per Nachsendeauftrag an Caya weitergeleitet werden und wird in unserem Scancenter digitalisiert. Digitale Dokumente werden automatisch aus E-Mail-Anhängen übernommen oder können per Upload hinzugefügt werden. Anschließend stehen alle Dokumente zentral im digitalen Posteingang der Caya Document Automation Suite für die weitere Verarbeitung bereit.
Tschüss Papierkram, hallo Caya.
Caya gibt Ihnen die Freiheit, Ihre Zeit und Energie dort einzusetzen, wo sie am meisten gebraucht wird. Automatisieren Sie Ihre dokumentenbasierten Prozesse und kollaborieren Sie mit Ihren Kolleg*innen direkt in Caya.