Intelligente Dokumentenverarbeitung für Pflege und Praxen
Mehr Zeit für Pflege und Patient*innen
Kassenbescheide, Anfragen vom Amt, Lieferantenrechnungen: Was Ihr Team heute Stunden am Schreibtisch kostet, erledigt die Caya Document Automation Suite. Jedes Dokument landet direkt bei der richtigen Person, Fristen bleiben im Blick, und Rechnungen sind ohne Abtippen in DATEV.
Über 20.000 Nutzer*Innen automatisieren ihre Dokumentenprozesse mit Caya
So entlastet Caya Ihr Team im Alltag
Dokumente im Griff
Zeit für Menschen
Läuft von selbst
So funktioniert Caya in Pflege und Praxen
Schritt für Schritt zur papierlosen Praxis
Erfassen
Kassenbescheide, Rechnungen oder Anträge: Ob per Post, E-Mail oder Upload, alles landet im digitalen Posteingang in der Caya Document Automation Suite.
Klassifizierung
Rechnung, Bescheid der Pflegekasse oder Anfrage vom Amt? Der Dokumenttyp wird automatisch erkannt.
Extraktion
Abtippen entfällt. Mit KI und Deep OCR liest Caya Betrag, Frist oder Aktenzeichen automatisch aus. Die Daten stehen dann strukturiert zur Weiterverarbeitung bereit.
Validierung
Die Daten werden automatisch geprüft und mit Ihren Stammdaten abgeglichen. Fehlende oder abweichende Werte markiert Caya. Ihr Team prüft nur diese Fälle und gibt sie frei.
Weiterleitung
Sie legen einmal fest, wohin was gehört. Danach geht der Kassenbescheid automatisch an die Abrechnung, die Anfrage vom Amt an die Praxis- oder Pflegedienstleitung und die Rechnung mit allen Daten direkt an DATEV.
Sicherheit und Compliance
Vertrauliche Daten aus Pflege und Praxis sicher verarbeitet
DSGVO-konform
Wir halten uns an die aktuellen EU-Regularien. Personenbezogene Daten werden ordnungsgemäß erfasst, gespeichert und dokumentiert.
ISO 27001-zertifiziert
Caya ist zertifiziert nach dem international anerkannten Standard für Informationssicherheits-Managementsysteme.
DORA-konform
Caya erfüllt die Anforderungen des Digital Operational Resilience Act.
GoBD-konform
Ihre digitalisierten Dokumente werden nach den Vorgaben der GoBD aufbewahrt und sind jederzeit nachvollziehbar.
Cloud-Server in Deutschland
Ihre Daten werden revisionssicher in einem ISO-zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt gespeichert.
Integrationen für Ihre bestehende Software
Dokumente und Daten landen direkt in Ihrer bestehenden Software-Landschaft, von der Buchhaltung bis zur Praxis- oder Pflegesoftware, mit über 130 Integrationen. Sprechen Sie mit uns über Ihr Setup.
Von der Rechnung bis zum Kassenbescheid
Eingangsrechnung
Lieferschein
Kassenbescheid
Antrag
"Caya ist eine Lösung, die wir schon viel früher hätten nutzen sollen. […] Caya löst für uns das manuelle einscannen der Post. Auch haben wir so eine direkte Schnittstelle zu unserer Buchhaltung. Mit der App kann ich auch unterwegs die Post anschauen und Dokumente an andere Mitarbeiter weiterleiten."
KonfiDents GmbH
Stephan, Head of Accounting
Häufige Fragen
Caya eignet sich für ambulante Pflegedienste, Pflegeeinrichtungen, Arztpraxen, Zahnarztpraxen und Psychotherapiepraxen, vom einzelnen Standort bis zum Träger, zur Praxisgruppe oder zum MVZ mit vielen Standorten. Die Suite bündelt alle Dokumente an einem Ort und verarbeitet Rechnungen, Verträge und Bescheide automatisch.
Geschäftspost wird per Nachsendeauftrag an Caya geleitet und in unserem Scanzentrum digitalisiert. E-Mail-Anhänge übernimmt Caya automatisch aus Ihren Postfächern, Scans und Uploads können ebenfalls hochgeladen werden. Alle Dokumente liegen danach zentral im digitalen Posteingang.
Ja. Caya liest Rechnungsdaten automatisch aus und übergibt Belege an DATEV. Insgesamt bietet Caya über 130 Integrationen, auch für andere Buchhaltungs- und Ablagesysteme.
Nein, Sie brauchen keine Erfahrung im Programmierbereich oder Umgang mit Code. Die intuitive Benutzeroberfläche der Caya Document Automation Suite ermöglicht eine einfache Nutzung und Navigation.
Ja. Mit einfachen Wenn-dann-Regeln legen Sie ohne Code fest, welches Dokument an welche Person, welchen Ordner oder welches System geht. So landet der Kassenbescheid bei der Abrechnung, die Anfrage vom Amt bei der Praxis- oder Pflegedienstleitung und die Rechnung in der Buchhaltung, auch über mehrere Standorte hinweg.
Ausschließlich auf Cloud-Servern in Deutschland. Keine Datenübertragung ins Ausland.
Tschüss Papierkram, hallo Caya.
Caya gibt Ihnen die Freiheit, Ihre Zeit und Energie dort einzusetzen, wo sie am meisten gebraucht wird. Kommen Sie der papierlosen Praxis und dem papierlosen Pflegedienst einen Schritt näher: Automatisieren Sie Ihre dokumentenbasierten Prozesse und arbeiten Sie mit Ihren Kolleg*innen direkt in Caya zusammen.