Input Management

Ein Eingang für alle Dokumente. Null Sortieraufwand

Briefpost, E-Mail-Anhänge, Scans und Uploads: Ihr gesamter Dokumenteneingang an einem Ort. Caya klassifiziert jedes Dokument automatisch und verteilt es an die richtigen Personen und Systeme. GoBD-konform und ohne manuelles Sortieren.

Demo buchen

inkl. Produktdemo

Vertrieb kontaktieren

Rechnung

Vertrag

Bescheid

Anschreiben

Briefpost

E-Mail

Scan

Upload

Team

Ordner

SAP · DATEV

RechnungBriefpost

VertragE-Mail

BescheidScan

AnschreibenUpload

RechnungBuchhaltung

VertragOrdner Recht

BescheidSAP

AnschreibenVerwaltung

OMR Reviews Top 100 Rated Tools in DACH 2026

Caya ist OMR Leader für Intelligent Document Processing

Über 20.000 Nutzer*Innen automatisieren ihre Dokumenteprozesse mit Caya

ISO 27001 zertifiziert

DSGVO

DORA

GoBD

-konform

Cloud-Server in Deutschland

Schluss mit dem täglichen Sortieren, Scannen und Weiterleiten

Heute

Briefe werden von Hand geöffnet und verteilt

Jeden Tag sortiert jemand Post, scannt Dokumente und trägt sie durchs Haus.

E-Mail-Anhänge verstreut in Postfächern

Rechnungen und Verträge liegen in persönlichen Postfächern, niemand hat den Überblick.

Dokumente erreichen die Zuständigen zu spät

Zwischen Eingang und Bearbeitung vergehen Tage, Vorgänge bleiben liegen.

Keine einheitliche Ablage

Papier im Ordner, PDFs auf dem Fileserver, nichts ist durchsuchbar oder prüfbar.

Mit Caya

Ein zentraler Eingang für alles

Briefpost wird täglich digitalisiert, E-Mail-Anhänge und Uploads laufen automatisch ein.

Automatische Klassifizierung

Caya erkennt Rechnung, Vertrag, Bescheid oder Anschreiben und benennt jedes Dokument korrekt.

Automatische Verteilung

Nach Ihren Regeln landet jedes Dokument beim richtigen Team, im richtigen Ordner oder direkt im Zielsystem.

Einheitlich und revisionssicher

Alle Dokumente GoBD-konform archiviert, volltextdurchsuchbar und jederzeit auffindbar.

Demo buchen

Jeder Kanal. Jedes Dokument. Ein System.

Briefpost

Ihre physische Post wird täglich in unserem Scanzentrum digitalisiert und landet noch am selben Tag in Ihrem digitalen Posteingang - inklusive Volltexterkennung und 90 Tagen physischer Archivierung.

Tägliches Scanning

OCR & Volltextsuche

Archivierung der Originale

Benachrichtigung per App & E-Mail

Rechnung mit ausgelesenen Informationen wie Rechnungsnummer, Kundennummer, Rechnungsdatum, E-Mail-Adresse, Adresse, Rechnungsbetrag, Zahlungsziel und IBAN.

E-Mail-Postfächer

Caya überwacht Ihre Sammelpostfächer (z.B. rechnung@ oder info@) und zieht eingehende Anhänge automatisch in die Verarbeitung. Ohne manuelles Speichern und Weiterleiten.

Automatischer Anhang-Import

Beliebige Postfächer

Klassifizierung ab Eingang

Lieferschein mit Lieferscheinnummer, Lieferdatum sowie Positionen mit Artikelnummern, Artikelbezeichnungen und Mengen.

Scan & Uploads

Dezentrale Standorte, Lager oder Filialen scannen Dokumente direkt zu Caya. Auch Uploads laufen in denselben automatisierten Prozess.

Scan-to-Caya

Web-Upload

Mehrere Standorte & Mandanten

Pfändungs- und Einziehungsverfügung mit Geschäftszeichen, Datum, Angaben zum Schuldner und Gesamtbetrag.

Bestandsdokumente

Auch Ihre bestehenden Ablagen bringt Caya ins System: Vorhandene Dokumentenbestände können ebenfalls gescannt, importiert, klassifiziert und durchsuchbar gemacht werden.

Scan von Bestand

Automatische Benennung

Volltextsuche über den Bestand

Versicherungsschein mit Angaben zu Versicherungsbeginn, Vertragslaufzeit, Versicherungsbeitrag, Versicherungssumme und versicherten Risiken.

Sie haben einen weiteren Eingangskanal? Sprechen Sie uns an.

So funktioniert's

Vom Eingang zur richtigen Stelle

Eingang

Briefpost, E-Mail-Anhänge, Scans und Uploads laufen automatisch in Ihrem zentralen Caya-Posteingang zusammen.

Klassifizierung

Caya erkennt automatisch, um welchen Dokumenttyp es sich handelt - Rechnung, Vertrag, Bescheid, Anschreiben - und benennt jedes Dokument einheitlich.

Extraktion

Relevante Datenpunkte wie Absender, Vorgangsnummern, Beträge und Fristen werden automatisch ausgelesen.

Verteilung

Regelbasiert, ohne Code

Nach Ihren Wenn-dann-Regeln erreicht jedes Dokument automatisch die richtige Person, das richtige Team oder den richtigen Ordner - mit individuellen Rollen und Rechten.

Übergabe an Ihre Systeme

Dokumente und Daten fließen per Schnittstelle direkt in Ihre Tools - von OneDrive und Google Drive bis SAP, DATEV und Ihr ERP. Alles GoBD-konform archiviert.

Möchten Sie mehr erfahren?

30 Min. Demo buchen

Produkttour

Eingang

Briefpost, E-Mail-Anhänge, Scans und Uploads laufen automatisch in Ihrem zentralen Caya-Posteingang zusammen.

‍

Klassifizierung

Caya erkennt automatisch, um welchen Dokumenttyp es sich handelt - Rechnung, Vertrag, Bescheid, Anschreiben - und benennt jedes Dokument einheitlich.

Extraktion

Relevante Datenpunkte wie Absender, Vorgangsnummern, Beträge und Fristen werden automatisch ausgelesen.

Verteilung

Regelbasiert, ohne Code

Nach Ihren Wenn-dann-Regeln erreicht jedes Dokument automatisch die richtige Person, das richtige Team oder den richtigen Ordner - mit individuellen Rollen und Rechten.

‍

Übergabe an Ihre Systeme

Dokumente und Daten fließen per Schnittstelle direkt in Ihre Tools - von OneDrive und Google Drive bis SAP, DATEV und Ihr ERP. Alles GoBD-konform archiviert.

Möchten Sie mehr erfahren?

30 Min. Demo buchen

Kostenlose Produktour

Sicherheit und Compliance

Ihr Posteingang. Revisionssicher und geprüft.

Caya erfüllt die strengsten Anforderungen für datensensible Branchen, von BaFin-regulierten Unternehmen bis hin zu internationalen Konzernen.

DSGVO-konform

Wir halten uns an die aktuellen EU-Regularien. Personenbezogene Daten werden ordnungsgemäß erfasst, gespeichert und dokumentiert.

ISO 27001-zertifiziert

Caya ist zertifiziert nach dem international anerkannten Standard für Informationssicherheits-Managementsysteme.

DORA-konform

Caya erfüllt die Anforderungen des Digital Operational Resilience Act.

GoBD-konform

Ihre digitalisierten Dokumente werden nach den Vorgaben der GoBD aufbewahrt und sind jederzeit nachvollziehbar.

Cloud-Server in Deutschland

Ihre Daten werden revisionssicher in einem ISO-zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt gespeichert.

DSGVO-konform

Wir halten uns an die aktuellen EU-Regularien. Personenbezogene Daten werden ordnungsgemäß erfasst, gespeichert und dokumentiert.

ISO 27001-zertifiziert

Caya ist zertifiziert nach dem international anerkannten Standard für Informationssicherheits-Managementsysteme.

DORA-konform

Caya erfüllt die Anforderungen des Digital Operational Resilience Act.

GoBD-konform

Ihre digitalisierten Dokumente werden nach den Vorgaben der GoBD aufbewahrt und sind jederzeit nachvollziehbar.

Cloud-Server in Deutschland

Ihre Daten werden revisionssicher in einem ISO-zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt gespeichert.

Mehr über Compliance erfahren

Nahtlos verbunden mit den Tools, die Sie schon nutzen

Sie möchten wissen, ob Caya mit Ihrem bestehenden Setup kompatibel ist? Kontaktieren Sie uns und lassen Sie sich beraten.

Vertrieb kontaktieren

Integrationen entdecken

Häufige Fragen

Welche Eingangskanäle kann Caya verarbeiten?

Alle relevanten: Ihre Briefpost wird täglich in unserem Scanzentrum digitalisiert, E-Mail-Anhänge werden automatisch aus Ihren Postfächern importiert, und Scans oder Uploads von beliebigen Standorten laufen in denselben Prozess.

Wer legt fest, wohin Dokumente verteilt werden?

Sie. Mit einfachen Wenn-dann-Regeln definieren Sie ohne Code, welches Dokument an welche Person, welchen Ordner oder welches System geht. Regeln lassen sich jederzeit anpassen und kombinieren.

Ist die Ablage GoBD-konform?

Ja, Caya archiviert alle Dokumente unveränderlich und revisionssicher. Der gesamte Weg vom Eingang bis zur Ablage ist lückenlos dokumentiert.

In welche Systeme kann Caya Dokumente und Daten übergeben?

In über 130 Tools. Darunter OneDrive, Google Drive, SAP, DATEV und branchenspezifische Software. Sprechen Sie uns an, wir prüfen die Anbindung an Ihre Systemlandschaft.

Wie gelangt unsere Post zu Caya?

Per Nachsendeauftrag, eigener Caya-Adresse oder per Abholung durch einen Kurierdienst landet Ihre Post in unserem Scanzentrum. Dort wird sie täglich digitalisiert, 90 Tage physisch archiviert und auf Wunsch nachversendet oder vernichtet.

Die Einrichtung eines Nachsendeauftrags bei der Deutschen Post oder der PIN Mail AG übernimmt Caya für Sie, sodass Ihre Post automatisch weitergeleitet wird.

Wie schnell ist Caya einsatzbereit?

Caya ist als Plug-and-Play-Lösung in kürzester Zeit einsatzbereit – ohne umfangreiche interne IT-Kapazitäten oder hohe Budgets. Unser Team begleitet Sie bei Einrichtung und laufender Optimierung.

Viele weitere Fragen beantworten wir in unserem Help Center

Help Center

Sie haben Fragen?
Sprechen Sie uns an.

Wir beantworten gerne alle Ihre Fragen und erläutern Ihnen unser Produkt.

Wir nehmen uns Zeit, um Ihr individuelles Anliegen zu verstehen und erarbeiten mit Ihnen eine Lösung.
Erfahren Sie, wie Sie die Produktivität steigern und Ihre Arbeitsabläufe optimieren können.
Erhalten Sie Preisinformationen und entdecken Sie verschiedene Anwendungsfälle für Ihr Unternehmen.