Digitaler Posteingang für Unternehmen
Alle Dokumente an einem Ort
Im digitalen Posteingang von Caya kommen alle Ihre Dokumente zentral zusammen, egal aus welcher Quelle. Jedes Dokument wird automatisch erfasst, klassifiziert und an die richtigen Personen, Abteilungen oder Systeme weitergeleitet.
Über 20.000 Nutzer*Innen automatisieren ihre Dokumentenprozesse mit Caya
Schluss mit Papierchaos und verstreuten Postfächern
Ohne Caya
Digitaler Posteingang mit Caya
So funktioniert Ihr digitaler Posteingang
Jedes Dokument landet, wo es hingehört
Eingang
Ihre Briefpost erreicht uns per Nachsendeauftrag, Caya-Postbox-Adresse oder Abholung vor Ort und wird in unseren Scanzentren in Deutschland digitalisiert. E-Mail-Anhänge holt Caya automatisch aus Ihren Postfächern, weitere Dateien laden Sie per Upload hoch.
Klassifizierung
Caya erkennt automatisch, um welche Art von Dokument es sich handelt. Dabei spielt es keine Rolle, wie das Dokument angekommen ist.
Extraktion
Mit Document Extractions werden relevante Daten aus Ihren Dokumenten ausgelesen, zum Beispiel Rechnungsnummer, Betrag oder IBAN.
Verteilung
Document Automations leitet jedes Dokument nach von Ihnen festgelegten Wenn-dann-Regeln weiter: an eine Person, eine Abteilung, einen Ordner oder samt ausgelesener Daten direkt in Ihr angebundenes System.
Sicherheit und Compliance
Sicher vom Eingang bis zur digitalen Ablage
DSGVO-konform
Wir halten uns an die aktuellen EU-Regularien. Personenbezogene Daten werden ordnungsgemäß erfasst, gespeichert und dokumentiert.
ISO 27001-zertifiziert
Caya ist zertifiziert nach dem international anerkannten Standard für Informationssicherheits-Managementsysteme.
DORA-konform
Caya erfüllt die Anforderungen des Digital Operational Resilience Act.
GoBD-konform
Ihre digitalisierten Dokumente werden nach den Vorgaben der GoBD aufbewahrt und sind jederzeit nachvollziehbar.
Cloud-Server in Deutschland
Ihre Daten werden revisionssicher in einem ISO-zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt gespeichert.
Ein digitaler Posteingang, der sich mit Ihren Tools verbindet
Sie möchten wissen, ob Caya mit Ihrem bestehenden Setup kompatibel ist? Kontaktieren Sie uns und lassen Sie sich beraten.
Funktionen, die Ihren Arbeitsalltag leichter machen
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Volltextsuche
Ordner und Tags
Nachweiserbringung
Rechtemanagement
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Vollwertiger PDF-Editor
Haben Sie noch Fragen?
Ein digitaler Posteingang ist die digitale Version Ihres Briefkastens: Eingehende Geschäftspost wird gescannt, klassifiziert und zentral online bereitgestellt. Bei Caya übernimmt das Post Scan: Ihre Post kommt per Nachsendeauftrag, Abholung oder über Ihre Caya-Postbox-Adresse in unser Scanzentrum. Anschließend stehen alle Dokumente digital zur Verfügung: durchsuchbar, an jedem Standort abrufbar und bereit für die Weiterverarbeitung.
Nein. Wir öffnen und scannen Ihre Briefe in unseren Scanzentren, und Ihre Dokumente stehen direkt in Caya bereit. Eine eigene Scan-Infrastruktur oder zusätzliche IT ist nicht nötig.
Ja. Neben Ihrer Briefpost holt Caya E-Mail-Anhänge automatisch aus Ihren Postfächern, und Sie können Dokumente per Upload hinzufügen. Alles landet im selben digitalen Posteingang und durchläuft dieselbe Klassifizierung und Verteilung.
Mit Document Automations legen Sie per Wenn-dann-Regeln fest, welches Dokument an welche Person, Abteilung, in welchen Ordner oder direkt in welches System geht.
Ihre Briefpost kommt in eines unserer Scanzentren in Deutschland, wird dort geöffnet und gescannt und steht anschließend klassifiziert in Ihrem digitalen Posteingang bereit. Dort landen auch Ihre E-Mail-Anhänge und hochgeladenen Dateien. Caya ist als Plug-and-Play-Lösung schnell einsatzbereit, ohne zusätzlichen IT-Aufwand.
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Wir beantworten gerne alle Ihre Fragen und erläutern Ihnen unser Produkt.
- Wir nehmen uns Zeit, um Ihr individuelles Anliegen zu verstehen und erarbeiten mit Ihnen eine Lösung.
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Dokumenten-management für KMU
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Quick Guide: Digitalisierungs-strategie
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Produktdemo
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