Wareneingangs-Dokumentation & Beschaffung
Vom Lieferschein zur ERP-Buchung. Ohne Medienbruch
Caya digitalisiert Ihre gesamte Wareneingangs-Dokumentation: Lieferscheine werden direkt im Lager gescannt, automatisch ausgelesen und an Ihr ERP- oder WMS-System übergeben. Lückenlos, GoBD-konform und in Echtzeit.
Über 20.000 Nutzer*Innen automatisieren ihre Dokumenteprozesse mit Caya
Schluss mit Zettelwirtschaft im Wareneingang
Heute
Mit Caya
Drei Beschaffungsprozesse. Eine Plattform.
Wareneingang & Lieferscheine
Zolldokumente
Konformitätsbewertung & QSV-Prüfung
So funktioniert's
Von der Rampe ins ERP in 5 Schritten
Erfassung im Lager
Eingehende Lieferscheine werden direkt bei der Warenannahme gescannt und per E-Mail-Forwarding an Caya übertragen. Auch Post, E-Mail-Anhänge und Uploads laufen automatisch ein.
Klassifizierung
Caya erkennt automatisch, ob es sich um einen Lieferschein, eine Bestellung, ein Zolldokument oder eine Prüfbescheinigung handelt – und startet den passenden Workflow.
Extraktion
Alle relevanten Datenpunkte werden automatisch ausgelesen: Bestellnummer, Menge, Lieferant, Artikelnummern und mehr.
Validierung
Caya gleicht die extrahierten Daten mit Ihren Bestell- und Stammdaten ab. Über 95 % der Dokumente laufen vollautomatisch durch – nur bei unklaren Dokumenten greift ein Mitarbeiter kurz ein.
ERP-Buchung in Echtzeit
Die validierten Daten werden direkt an Ihr ERP- oder WMS-System übergeben. Ihr Warenbestand ist in Real-Time aktuell, jeder Beleg revisionssicher archiviert.
Sicherheit und Compliance
Audit-sicher von der Warenannahme bis zur Buchung
DSGVO-konform
Wir halten uns an die aktuellen EU-Regularien. Personenbezogene Daten werden ordnungsgemäß erfasst, gespeichert und dokumentiert.
ISO 27001-zertifiziert
Caya ist zertifiziert nach dem international anerkannten Standard für Informationssicherheits-Managementsysteme.
DORA-konform
Caya erfüllt die Anforderungen des Digital Operational Resilience Act.
GoBD-konform
Ihre digitalisierten Dokumente werden nach den Vorgaben der GoBD aufbewahrt und sind jederzeit nachvollziehbar.
Cloud-Server in Deutschland
Ihre Daten werden revisionssicher in einem ISO-zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt gespeichert.
Nahtlos verbunden mit Ihrem ERP- und WMS-System
Caya übergibt Dokumente und Daten direkt an Ihre bestehende Software-Landschaft – von SAP bis weclapp, mit über 130 Integrationen. Plug & Play, ohne internen IT-Aufwand.
Häufige Fragen
Ganz einfach: Sie scannen die Lieferscheine direkt im Lager – zum Beispiel an der Rampe – und übertragen sie per Upload oder E-Mail-Weiterleitung an Caya. Auch physische Post und andere E-Mail-Anhänge kann Caya automatisch verarbeiten.
Caya extrahiert alle relevanten Datenpunkte: Bestellnummer, Lieferschein-Nummer, Lieferant, Artikelnummern, Mengen, Lieferdatum und weitere Felder. Auf Anfrage trainieren wir zusätzliche, individuelle Felder für Ihre Dokumente.
Über 95 % der Dokumente laufen vollautomatisch durch. Nur bei unklaren Dokumenten greift ein Mitarbeiter kurz ein und bestätigt die Daten - so kombinieren Sie maximale Automatisierung mit voller Kontrolle.
Caya übergibt Daten an über 130 Systeme, darunter SAP, Microsoft Dynamics und weclapp. Sprechen Sie uns an – wir prüfen die Anbindung an Ihre bestehende Systemlandschaft.
Caya ist als Plug-and-Play-Lösung in kürzester Zeit einsatzbereit – ohne umfangreiche interne IT-Kapazitäten oder hohe Budgets. Unser Team begleitet Sie bei Einrichtung und laufender Optimierung.
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Wir beantworten gerne alle Ihre Fragen und erläutern Ihnen unser Produkt.
- Wir nehmen uns Zeit, um Ihr individuelles Anliegen zu verstehen und erarbeiten mit Ihnen eine Lösung.
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Dokumenten-management für KMU
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Quick Guide: Digitalisierungs-strategie
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Produktdemo
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