Zolar

Office Management und Accounting profitieren beim Greentech-Start-up Zolar gleich doppelt durch Postdigitalisierung

Erfahren Sie, wie die Digitalisierung der Briefpost Zolar hilft, Remote-Work Prozesse zu verbessern und die Buchhaltung von manueller Bearbeitung von Rechnungen in Papierform zu entlasten.

Das Greentech-Start-up Zolar bietet Photovoltaikanlagen zum Festpreis an, die Eigenheimbesitzer online maßgeschneidert planen, vergleichen und beauftragen können. Zolar stieg Anfang 2021 auf eine Remote-Work-Policy um. Das stark wachsende Unternehmen stand vor der Herausforderung, eine skalierbare, effiziente und vollautomatisierte Lösung für die Posteingangsverarbeitung aufzusetzen und entschied sich aufgrund des hohen Servicegrades und bestehender Integrationen für Caya.

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Herausforderung

Das Postvolumen des stark wachsenden Unternehmens steigt ständig an. Hinzukommen unternehmerische Entscheidungen, welche die Verbreitung von Informationen aus Briefpost betreffen: Eine Remote-Work-Policy, eingeführt zu Beginn 2021. Um sicherzustellen, dass die Post auch dann bearbeitet wird, wenn sie niemand in der Zentrale in Empfang nehmen kann, suchte Zolar laut Dr. Sarah Müller, Chief Commercial Officer (CCO) bei Zolar, nach einem Digitalisierungsdienstleister. Die größte Herausforderung dabei war, sicherzustellen, dass allen Mitarbeitern die für sie relevanten Informationen zur Verfügung gestellt werden. Vor der Verwendung eines Dienstleisters zur Digitalisierung von Briefpost haben einige Mitarbeiter die Post im Büro empfangen, gescannt und per E-Mail weitergeleitet.

"Diese Vorgehensweise war weder effizient noch entsprach sie unserer Vorstellung eines ganzheitlichen Remote-Work-Konzeptes. Außerdem haben die eingehenden Briefe unsere Prozesse verlangsamt“, erläutert Dr. Müller und ergänzt: „Deshalb haben wir entschieden, einen Dienstleister mit der Digitalisierung des Posteingangs zu beauftragen."

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Anforderungen

Bei der Evaluierung eines passenden Partners für die Digitalisierung der Briefpost stieß der Solaranbieter schnell auf Caya. Caya bietet neben der Digitalisierung der Briefpost mit dem Post Scan außerdem eine smarte Document Automation Suite an. Die Anbindung an mehr als 130 Tools, darunter Buchhaltungs- oder Projektmanagementsoftware, liefert zusätzlich die Grundlage für automatisierte, digitale Geschäftsprozesse. Bei Zolar ist ein Großteil der Post an das Office Management bzw. Accounting adressiert.

„Wir sind jetzt viel flexibler und können die Post wesentlich schneller verteilen“, sagt Dr. Sarah Müller. So konnte das Unternehmen z. B. den Freigabeprozess eingehender Rechnungen spürbar beschleunigen, sodass diese schneller beglichen werden. Durch Caya werden Rechnungsinformationen per OCR-Scan ausgelesen. Damit entfällt einerseits das händische Abtippen buchungsrelevanter Informationen und andererseits eine zeitaufwendige Suche nach Rechnungen in Aktenordnern.

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Lösung

Caya sorgt für die Umleitung der gesamten täglichen Eingangspost via Postweiterleitung bei der Deutschen Post sowie der PIN AG zu einem der Scancenter. In diesem Zuge übernimmt Caya die tagesaktuelle Verarbeitung der Eingangspost inklusive automatisiertem Öffnen, Vorbereiten des Inhalts und Scannen. Weiterhin werden durch Texterkennung (OCR) und KI-getriebene Extraktion von Daten, wie beispielsweise Absender und Betreff, weitere vorbereitende Schritte unternommen. Im Laufe desselben Tages wird die Eingangspost von Zolar digital über die Caya Document Automation Suite bereitgestellt.

Daraufhin haben die Mitarbeiter von Zolar die Möglichkeit, die eingegangene Post auf der Caya-Plattform zu sichten und direkt online zu bearbeiten. Folgeschritte wie die Weiterleitung und Übertragung in weitere Systeme für die Buchhaltung können nun auch direkt digital über die Caya durchgeführt werden.

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Ergebnis

Dr. Sarah Müller fasst zusammen:

Caya hat uns am meisten dabei geholfen, den Prozess der Briefpostverarbeitung zu beschleunigen. Wir haben bei der Postverteilung keine Verzögerung und es muss keiner mehr im Büro sein, nur um Dokumente in Empfang zu nehmen. Außerdem ist sichergestellt, dass alle Dokumente vorhanden sind.

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Über Zolar

Das Berliner Greentech-Start-up beschäftigt deutschlandweit mehr als 250 Mitarbeiter und verfolgt die Vision, auf jedes Dach der Welt eine Solaranlage zu installieren, um Privathaushalte unabhängiger vom Stromnetz zu machen. Die Verzahnung von Energieerzeugung, Stromspeicherung und Mobilität ermöglicht den Kunden die Gestaltung eines elektrifizierten und smarten Haushalts. Als Next Green Energy Company befähigt Zolar seine Kunden zu Energielieferanten für die eigenen vier Wände zu werden, ihren CO2-Fußabdruck zu verkleinern und so einen effektiven Beitrag zum Klimaschutz zu leisten.

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