Post-Scan-Service

Empfangen Sie Ihre tägliche Post digital

Wir leiten Ihre Post um, digitalisieren diese und stellen sie im Caya Cockpit zur Verfügung. Dort können Sie alle Dokumente verwalten, bearbeiten oder Arbeitsabläufe automatisieren.

Über 20.000 Kunden vertrauen bereits auf Caya

So digitalisieren wir Ihren Posteingang

In drei einfachen Schritten:

Schritt 1

Ihre Post
kommt zu uns

Automatische Weiterleitung der gesamten Briefpost mittels Nachsendeauftrag*

Weitergabe der Caya-Postbox-Adresse an ausgewählte Korrespondenzpartner

Automatische Weiterleitung ausgewählter Briefpost (z.B. für eine Abteilung) mittels Umrouting

Tägliche Abholung Ihrer Post durch Caya bei Ihnen vor Ort

Für individuelle Lösungen sprechen Sie uns gerne an

*Die Weiterleitung kann direkt in Caya eingerichtet werden.
Schritt 2

Ihre Post wird gescannt

Ihre Post wird nach Formaten sortiert, maschinell geöffnet, aus dem Umschlag entnommen und für das Scannen vorbereitet.

Ihre Post wird von unseren Produktionsscannern in Millisekunden digitalisiert.

Ihre Post wird in unserem Kurzzeitarchiv eingelagert und anschließend vernichtet, zugesendet oder ins Langzeitarchiv überführt.

*Unsere Scanzentren befinden sich alle in Deutschland und sind ISO-zertifiziert.
Schritt 3

Ihre Post wird bereitgestellt

Der entscheidende Prozess ist der Bereitstellung ist die Übermittlung der Dokumente vom Scanzentrum zu Ihnen. Hierfür gibt es verschiedene Möglichkeiten:

FTP-Server

Per E-Mail

Über Integrationen

Ist die Post digitalisiert, kann’s losgehen

Einfache Auffindbarkeit
Dank Volltextsuche finden Sie sofort, was Sie brauchen.
Teilen und Zusammenarbeiten
Ortsunabhängige Verfügbarkeit aller Dokumente

Formulare ausfüllen und unterschreiben

Ganz einfach, mit einem Klick.

Dokumente in Ordnern und mit Tags organisieren

Alles hat seinen Platz, jedes Dokument einen passenden Ordner. Finden Sie problemlos wichtige Unterlagen, auch wenn der Empfang schon einige Zeit zurückliegt.

Leistungsstarker PDF Editor

Mit Caya erhalten Sie zusätzlich einen vollwertigen PDF-Editor. So können Sie nicht nur Text hervorheben oder Dokumente unterschreiben, sondern auch Seiten trennen oder verbinden, Formulare ausfüllen und Grafiken wie z.B. Stempel einfügen.
Sicherheit made in Germany

Beste OCR-Technik auf dem Markt

Nicht nur besser als die Konkurrenz, sondern auch DSGVO-konform.
Mehr zum Thema Datenerfassung
Volle Kontrolle durch Rechte- und Rollenverwaltung
Sichere Archivierung
Wir verwahren Ihre physischen Dokumente für 90 Tage und auf Wunsch auch länger.

Wenn der Betreff beinhaltet, automatisch mit Tabea teilen.

Konzentrieren Sie sich auf die wichtigen Dinge und lassen Sie unsere Automagic Workflows die wiederkehrenden, nervenden Tätigkeiten erledigen. Zum Beispiel:
Rechnungen an Datev senden
An Kollegen und im Team verteilen
Im richtigen Ordner ablegen

Verbinden Sie Caya mit den Tools, die Sie schon nutzen

Caya bietet Integrationen zu über 100 Software-Lösungen. Nutzen Sie Ihr bisheriges Setup einfach weiter - Caya ist kompatibel.

Sind Sie bereit, loszulegen?

1
Wählen Sie Ihren Basistarif
Monatsvertrag
Jahresvertrag
Essentials
Essentials

9

14

.99

Pro Nutzer pro Monat

Ideal für kleine Unternehmen und Selbstständige.

  • Document Cockpit
Standard
Standard

24

29

.99

Pro Nutzer pro Monat

Perfekt für Unternehmen, die kollaborativ arbeiten möchten.

  • Document Cockpit
  • Automagic Workflows
Professional
Professional

79

99

.99

Pro Nutzer pro Monat

Erweiterte Features und höchste Support- und Compliancestandards.

  • Document Cockpit
  • Automagic Workflows
  • Für individuelle Ansprüche
Caya Postscanservice enthält immer:
  • Ihre Caya-Postbox-Adresse
  • ISO & GoBD zertifizierte Scancenter
  • Sichere Archivierung für 90 Tage
  • Datenschutzkonforme Vernichtung im Anschluss
In dem gewählten Tarif Standard können Sie monatlich nur bis zu 2.500 Briefe empfangen.
Wir haben Ihr Scanvolumen daher reduziert.
3
Ihre Auswahl
Standard
19.99
Pro Nutzer pro Monat
  • Bis zu 10 Nutzer
  • Cloudspeicher: 100.000 Docs
Scanvolumen hinzufügen
0 Scans
0
Pro Monat

19

.99
Monatliche Zahlung
*Alle Preise zzgl. 19% MwSt.. Dieses Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmen im Sinne des §14 BGB.
“Mit der Digitalisierung und automatisierten Weiterleitung unserer Eingangspost konnten wir unsere nachgelagerten Prozesse automatisieren und optimieren.”
Cayan lifting quote

Leiter Operational Excellence, Getsafe

Florian Bauer

Haben Sie noch Fragen?

Mit dem Post-Scan-Service von Caya empfangen Sie Ihre tägliche Briefpost online. Im Caya Document Cockpit verwalten und bearbeiten Sie Ihre Dokumente an einem Ort und können repetitive Aufgaben können automatisiert werden. Einfach, verlässlich, effizient. Mit über 20.000 Kunden ist Caya der führende Anbieter in Deutschland für das papierlose Büro.

Die Einrichtung von Caya ist ein Kinderspiel und erfolgt vollständig online. Wählen Sie dazu zunächst den passenden Tarif + das gewünschte Scanvolumen aus und führen Sie den Buchungsprozess durch. Nach der Buchung entscheiden Sie, wie die Post zu Caya kommen soll: Via Nachsendeauftrag, Postbox-Adresse oder zum Beispiel via Abholung durch einen Kurier. Unsere Digitalisierungsexperten unterstützen Sie hierbei gerne. Kontaktieren Sie uns unter +49 30 255 581 118 oder business@getcaya.com.

Wir scannen stets sämtliche Poststücke die bei uns eingehen. Dafür entfernen wir beispielsweise auch Heft- oder Tackerklammern. Einzig Dokumente welche zum vollständigen Scannen von uns beschädigt werden müssten werden von uns nicht vollständig gescannt. In solchen Fällen wird lediglich mittels Stativscanner ein Scan der ersten Seite durchgeführt. Dazu gehören zum Beispiel Notarurkunden mit Siegel.

Ja, Sie können in Ihrem Geschäftskunden-Account bei Caya beliebig viele Unternehmen als Empfänger hinterlegen. Bitte beachten Sie jedoch, dass wir keine getrennten Posteingänge für jedes Unternehmen anbieten. Wünschen Sie getrennte Posteingänge empfiehlt es sich je Unternehmen einen eigenen Caya-Account anzulegen.

Ja, Caya bietet Integrationen zu über 130 anderen Softwarelösungen an. Dazu gehört Software aus den Bereichen Buchhaltung und Personal sowie Branchensoftware für Hausverwaltungen, Immobilienverwaltungen, Steuerberatern oder Anwälten.

Die Originaldokumente werden zunächst für 90 Tage in unserem Kurzzeitarchiv kostenlos aufbewahrt. Innerhalb dieser Zeit haben Sie jederzeit die Möglichkeit Dokumente via Sofortsendung anzufordern. Auf Wunsch senden wir Ihnen auch regelmäßig (monatlich, zweiwöchentlich, wöchentlich) alle Dokumente als Sammelsendung zu oder archivieren Ihre Dokumente dauerhaft in unserem Langzeitarchiv.

Ja, die Digitalisierung von Einschreiben inklusive Briefumschlag ist in unserem Service enthalten.

Mit über 20.000 Kunden ist Caya der führende Anbieter in Deutschland für das papierlose Büro. Zu unseren Kunden zählen Mittelständler wie SH Netz (Betreiber des Stromnetzes in Schleswig-Holstein), Start-ups wie McMakler und gemeinnützige Organisationen wie der WWF Deutschland. Dazu kommen viele selbstständige Unternehmer und Kleinunternehmen. Erfahrungsberichte zu Caya finden Sie zum Beispiel bei OMR Reviews(einer unabhängigen B2B Bewertungsplattform).

Tschüss Papierkram, hallo Caya.

Caya gibt Ihnen die Freiheit, Ihre Zeit und Energie dort einzusetzen, wo sie am meisten gebraucht wird. Automatisieren Sie Ihre dokumentenbasierten Prozesse und kollaborieren Sie mit Ihren Kollegen direkt in Caya.