WWF

WWF spart durch Postdigitalisierung 60 Arbeitstage pro Jahr

Erfahren Sie, wie der WWF Deutschland durch die Digitalisierung seiner Eingangspost nicht nur täglich zwei Stunden Arbeitszeit einspart, sondern auch die zeitnahe Bearbeitung der Briefpost während der Pandemie sicherstellt.

Der World Wide Fund for Nature (WWF) ist eine der größten und renommiertesten Naturschutzorganisationen der Welt und in mehr als 100 Ländern aktiv. In Deutschland hat die Stiftung in Berlin ihren Hauptsitz. Dieser stand 2020 vor der Herausforderung, über eine effiziente Lösung den Empfang, die Distribution und die Bearbeitung der Eingangspost auch dann sicherzustellen, wenn nahezu alle Mitarbeitenden im Homeoffice sind. Der WWF Deutschland entschied sich für eine maßgeschneiderte Lösung von Caya.

Herausforderung

Der WWF Deutschland erhält monatlich eine vierstellige Zahl an Briefen. Dazu gehören vor allem Schreiben der Fördermitglieder, beispielsweise Antragsänderungen, die Bekanntgabe neuer Adressdaten bzw. Bankverbindungen oder Kündigungen, sowie Verträge und Rechnungen. Um sicherzustellen, dass die Post auch dann bearbeitet wird, wenn sie niemand in der Zentrale in Empfang nehmen kann, suchte Rüdiger Thiel, Business Analyst in der Abteilung Finanzen, Verwaltung und IT-Service beim WWF nach einem Digitalisierungsdienstleister.

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Anforderungen

Die Eingangspost sollte nicht mehr in Papierform beim WWF eingehen, stattdessen wurde ein digitaler Empfang angestrebt. Ziel war es, die digitale Post anschließend tagesaktuell innerhalb der Organisation zu verteilen, sodass alle Angelegenheiten von den verantwortlichen Abteilungen zeitnah bearbeitet werden können. Deshalb musste auch seitens des Scandienstleisters gewährleistet sein, dass die Briefpost rechtzeitig digitalisiert zur Verfügung steht.

Als weiterer Punkt sollten aus den Briefen die wichtigsten Informationen wie etwa die Adressdaten ausgelesen und als Metadaten zur Verfügung gestellt werden. Zudem wünschte der WWF, sämtliche Dokumente nach der Digitalisierung im Original zurück zu erhalten.

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Lösung

Caya holt die vorsortierte Post per Kurier beim WWF ab und transportiert sie in seine Scancenter. Hier übernimmt der Dienstleister die Verarbeitung der Eingangspost inklusive des automatisierten Öffnens, Vorbereitens und Scannens. Die meisten Dokumente lassen sich mit Produktionsscannern verarbeiten. Etwa ein Drittel der Briefpost machen geöste Verträge, Verfügungen etc. aus. Diese werden mit einem Fotoscanner digitalisiert. Weiterhin werden durch Texterkennung (OCR) und AI-getriebene Extraktion von Daten weitere Schritte vorbereitet. Aufgrund der besonderen Situation, dass der WWF auch zahlreiche handgeschriebene Briefe erhält, versieht Caya diese manuell mit Metadaten, z. B. Absender und Betreff.

Innerhalb weniger Stunden wird die Eingangspost digital auf der Caya-Plattform bereitgestellt und anschließend vom WWF über die dort hinterlegten E-Mail-Adressen an die zuständigen Abteilungen weitergeleitet. Somit können die Mitarbeitenden unabhängig davon, ob sie im Büro oder im Homeoffice agieren, die eingehende Post sichten und bearbeiten. Einmal wöchentlich erhält der WWF von Caya regulär die originalen Papierdokumente zurück. Sollte ein Schriftstück dringend benötigt werden, können diese einfach jederzeit über die Plattform angefordert werden, woraufhin Caya diese mit einem Kurier dem WWF überbringt.

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Ergebnis

Am Ende der Einführung des digitalen Posteingangs steht ein signifikant vereinfachter administrativer Prozess. Dies entlastet vor allem die Mitarbeitenden im Office-Management, welche die Briefpost nicht mehr öffnen, stempeln und verteilen müssen. Im Ergebnis spart der WWF monatlich bis zu 40 Stunden Arbeitszeit, die aufs Jahr gerechnet 60 Arbeitstagen entsprechen. Durch die digitale Verteilung der Eingangspost spart die Stiftung aber nicht nur Zeit und Nerven, sondern stellt auch sicher, dass die Anliegen ihrer Fördermitglieder stets zeitnah und ortsunabhängig bearbeitet werden können. Auf diese Weise ist die Caya-Plattform für die Mitarbeitenden des Office-Managements beim WWF zu einem unersetzbaren Tool der administrativen Arbeit geworden.

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Über WWF

Der World Wide Fund for Nature (WWF) ist eine der bekanntesten Naturschutzorganisationen der Welt. Sein globales Netzwerk umfasst 90 Büros in mehr als 40 Ländern. Mit derzeit 1300 Projekten in über hundert Ländern verfolgt der WWF das Ziel, die biologische Vielfalt unseres Planeten zu erhalten, und engagiert sich gegen Plastikverschmutzung, Abholzung und klimaschädliche Aktivitäten. Weltweit unterstützen ihn dabei rund fünf Millionen Förderer.