Fallstudie

Coworking-Anbieter Heimathafen GmbH

Coworking-Anbieter profitieren von der Postdigitalisierung gleich mehrfach

Erfahren Sie, wie die Heimathafen GmbH dank des Dienstleisters Caya ihren Kunden die Briefpost digital zur Verfügung stellt und damit gleichzeitig ihr Wachstum beschleunigen konnte!

Der Heimathafen bietet Unternehmen eine repräsentative Geschäftsadresse in Wiesbaden. Mit Caya hat der Coworking-Anbieter eine Möglichkeit gefunden, seinen Kunden deren Briefpost selbst dann bereitzustellen, wenn sie gar nicht vor Ort sind.

‍

Herausforderung

Seit Januar 2023 befindet sich der Coworking Space des Heimathafens im Alten Gericht in Wiesbaden. Mit dem Umzug stieg die Nachfrage nach einer Geschäftsadresse an diesem renommierten Standort. Allerdings ist das Gebäude denkmalgeschützt, sodass der Coworking-Anbieter nur eine begrenzte Zahl von Briefkästen bereitstellen kann. Hinzu kam, dass manche Kunden gar nicht in Wiesbaden ansässig sind bzw. nicht täglich den Coworking Space aufsuchen. Deshalb suchte der Heimathafen eine Möglichkeit, mit der Kunden ihre Briefpost ortsunabhängig erhalten und beim Unternehmen gleichzeitig mehr Kunden ‚anlegen‘ können.

‍

Anforderungen

Die Briefpost der Kunden mit einer Geschäftsadresse im Alten Gericht sollte nicht mehr in Papierform im Heimathafen eingehen, sondern von einem Dienstleister unter strengen, ISO-zertifizierten Sicherheitsvorkehrungen verarbeitet werden, um sie anschließend tagesaktuell den Kunden auf einer Online-Plattform ortsunabhängig zur Verfügung zu stellen.

‍

Lösung

Nachdem Caya von unterschiedlichen Seiten empfohlen worden war, setzte sich der Heimathafen mit diesem Angebot auseinander und nahm mit dem Dienstleister Kontakt auf. Wegen der unkomplizierten Herangehensweise und des guten Preis-Leistungs-Verhältnisses entschied sich der Coworking-Space-Anbieter schließlich dazu, das Caya-Angebot in sein Digital-Basic-Paket zu integrieren. Sobald sich ein Heimathafen-Kunde für dieses Paket entscheidet, richtet Caya eine Weiterleitung seiner Briefpost bei der Deutschen Post ein und erhält diese fortan in eines seiner Scanzentren. Hier übernimmt der Dienstleister die Verarbeitung der Briefe inklusive des automatisierten Öffnens, Vorbereitens und Scannens. Darüber hinaus werden die Dokumente per OCR-Technologie im Volltext ausgelesen.

Anschließend stellt Caya die digitalen Dokumente als PDF-Dateien in einem virtuellen Postfach, das über das Internet und eine mobile App erreichbar ist, zur Verfügung. Zusätzlich archiviert Caya die physischen Dokumente kostenlos (abhängig vom gewählten Tarif) und Kunden können nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist entscheiden, ob sie zugeschickt, dauerhaft archiviert oder vernichtet werden sollen.

‍

Ergebnis

Der Heimathafen konnte mit Caya an seiner neuen Geschäftsadresse trotz einer begrenzten Zahl von Briefkästen expandieren. Vor allem aber kann er eine pragmatische Lösung anbieten, mit der seine Kunden ihre Briefpost ortsunabhängig erhalten. Dieses Angebot stößt auf zunehmendes Interesse, denn Kunden sparen viel Zeit, da sie keine Briefe sortieren oder einscannen müssen. Vielmehr erhalten sie ihre Briefpost bequem digital auf den PC oder auf ihr Smartphone und können sie dort im Volltext durchsuchen, herunterladen oder weiterleiten.

‍