Wann benötige ich Originaldokumente?

Häufig stellt sich die Frage, welche Dokumente im Original aufbewahrt werden sollten oder ob ein Scan rechtlich ausreicht. Stichwort Mietvertrag, Stichwort geschäftliche Unterlagen. Wir bringen Licht ins Dunkel der Paragraphen.

Behördliche Briefe

Zahlreiche behördliche Briefe oder Bescheide, die ohne Unterschrift maschinell erstellt wurden, können digital aufbewahrt werden. Wer es genau wissen möchte, hier fachlich ausgedrückt: Hier gewährt § 37 Abs. 5 Verwaltungsverfahrensgesetz ausnahmsweise die Möglichkeit, die Unterschrift und den Namenszug für maschinell erstellte Bescheide wegzulassen, sodass der Verwaltungsakt dennoch gültig ist.

Mietvertrag: Original oder Kopie?

Für den Wohnungsmietvertrag sieht das Gesetz sogar gar keine zwingende Schriftform vor. Nur wenn ein Vertrag auf bestimmte Zeit geschlossenen werden soll, aber länger als ein Jahr dauert, muss der Vertrag eigenhändig unterschrieben worden sein. Falls nicht, gilt er dennoch gem. § 550 BGB für unbestimmte Zeit.

Einfacher gesagt und oft unbekannt: Wird der Vertrag nicht schriftlich geschlossen, ist er nicht unwirksam. Er kann auch ordentlich gekündigt werden, frühestens aber zum Ablauf eines Jahres nach Überlassung des Wohnraums. Das gilt, sofern der Mietvertrag für eine längere Zeit als ein Jahr nicht schriftlich geschlossen wurde.

Trotzdem werden die Meisten einen schriftlichen Mietvertrag haben. Der simple Grund: Die Bedingungen des Mietvertrages lassen sich so in einem Streitfall leichter nachweisen. Allerdings existieren keine Vorschriften, die Sie daran hindern, Ihren Mitvertrag als Scan aufzubewahren. Auch liegt hier keine Urkundenverfälschung oder Veränderung vor, die strafrechtlich relevant sein könnte (§§ 267 ff. Strafgesetzbuch), weil Sie eine echte Urkunde nicht verfälschen und diese auch nicht zur Täuschung im Rechtsverkehr benutzen wollen.

Wenn Sie sich aber über das Mietverhältnis im Prozess vor Gericht auseinandersetzen (etwa über die Zulässigkeit einer Mieterhöhung), können Sie zunächst eine digitale Kopie als Anlage zu einem Schriftsatz bei Gericht einreichen. Diese Kopie des Mietvertrags reicht den Gerichten meist vollkommen aus. Nur wenn der Vermieter/Gegenseite im Prozess bestreitet, ob der Mietvertrag Scan gültig ist oder der Inhalt des Scans vom tatsächlichen Inhalt abweiche, müssten Sie die Originalurkunde (Ihr unterschriebenes Exemplar) dem Gericht vorzeigen. Falls dann noch Zweifel bestehen, würde ein Handschriftengutachten der Unterschriften benötigt werden.

Übrigens: 💡 Wissen Sie, was der Unterschied zwischen Schriftform und Textform ist? Unser Artikel zeigt es.

Geschäftliche Belege oder Unterlagen:

Anders verhält es sich noch mit geschäftlichen Belegen und Unterlagen. Wenn Sie Unternehmer sind und eine Rechnung per Post bekommen, müssen Sie diese bis zu zehn Jahre im Original aufbewahren. Sie können diese aber auch als Scan für das Finanzamt zur Verfügung stellen. Erst bei einer Belegprüfung (Steuerprüfung) können die Originale verlangt werden. Da diese Prüfung mit mehreren Wochen Vorlauf angemeldet werden muss, haben Sie genügend Zeit, die erforderlichen Unterlagen im Original zu bestellen.

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