Werbeagentur Webprojaggt

Werbeagentur befreit sich mit digitalem Dokumentenmanagement vom lästigen Papierkram

Erfahren Sie, wie die innovative Werbeagentur Webprojaggt mit Caya ihre administrativen Abläufe deutlich verbessern konnte und zudem bei der vorbereitenden Buchhaltung 30 Prozent Zeit spart!

Als Full-Service-Agentur bietet Webprojaggt sämtliche Dienstleistungen für den erfolgreichen Werbeauftritt von Unternehmen – angefangen bei der Konzeption über die Fotografie, Film- und Audioproduktion bis hin zur grafischen Umsetzung in Print sowie der Programmierung von Websites und Apps, Datenbankanwendungen und Schnittstellen.

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Herausforderung

Obwohl das Kerngeschäft von Webprojaggt digital ausgelegt ist, war die Agentur im administrativen Bereich primär analog unterwegs. Sämtliche Ein- und Ausgangsrechnungen wurden papierbasiert aufbewahrt, um eventuelle Rückfragen – beispielsweise vom Finanzamt – beantworten zu können. Dazu wurden die per E-Mail eingehenden Lieferantenrechnungen ausgedruckt, womit ein hoher zeitlicher Aufwand verbunden war.

Die eigentliche Buchhaltung und auch Lohnabrechnungen übernimmt ein Steuerberater, der die dafür erforderlichen Dokumente über „DATEV Unternehmen online" erhält. Somit mussten die postalisch eingehenden Rechnungen digitalisiert werden, um sie in das Portal hochzuladen. Da auch die Ausgangsrechnungen ausgedruckt und abgeheftet wurden, wuchs die Zahl der Aktenordner kontinuierlich und der zeitliche Aufwand für das Scannen und Drucken wurde immer größer. Hinzu kam, dass Mitarbeiter von Webprojaggt mit der Suche nach bestimmten Rechnungen lange beschäftigt waren, wenn der Steuerberater diese anfragte.

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Anforderungen

Sämtliche Rechnungen sollten in einem Dokumenten-Management-System rechtskonform digital aufbewahrt werden. Dabei war es Webprojaggt wichtig, dass die Dokumente einfach per Drag and Drop in das System gelangen und über OCR-Technologie ausgelesen werden, sodass sie mit einer Stichwortsuche schnell wieder auffindbar sind. Für Transparenz sollte zudem eine übersichtliche Ordnerstruktur sorgen, die dynamisch verändert werden kann, ohne dabei die darin enthaltenen Dokumente mühsam umzusortieren.

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Lösung

Webprojaggt wurde bei der Recherche auf Caya aufmerksam und probierte sie aus. Dabei zeigte sich, dass die Document Automation Suite exakt die Anforderungen der Werbeagentur abdeckt, einfach bedienbar ist und zudem ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis aufweist. Die Software ist nach dem Plug-and-Play-Prinzip selbsterklärend und damit ohne Implementierungs- oder Schulungsaufwand sofort einsetzbar. Zugleich unterstützt das System eine Vielzahl der in Unternehmen gängigen Abläufe.

So ermöglicht Caya unter anderem eine automatisierte Verarbeitung von Dokumenten inklusive Texterkennung (OCR) und Datenextraktion, die strukturierte Verwaltung der Dokumente in Ordnern, eine Volltextsuche, das Bezahlen von Rechnungen via PayNow sowie das Weiterleiten von Dokumenten an Drittlösungen oder andere Mitarbeiter. Alle Dokumente sind in der Caya Document Automation Suite revisionssicher abgelegt.

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Ergebnis

Da Webprojaggt vom Leistungsumfang von Caya schnell überzeugt war, legte das Unternehmen dort einen Account an und ist seitdem in der komfortablen Situation, sämtliche Rechnungen digital archivieren zu können. Die per E-Mail eingehenden Rechnungen werden direkt in die Document Automation Suite und das daran angeschlossene „DATEV Unternehmen online" übertragen – das vorherige zeitaufwendige Drucken, Sortieren und Abheften in Ordnern entfällt. Die in Caya hochgeladenen Rechnungen werden durch die dahinterliegende KI automatisch auch als solche identifiziert und mit den entsprechenden Tags versehen. Das sorgt für eine übersichtliche Sortierung und leichtes Wiederfinden von Dokumenten.

Darüber hinaus werden nunmehr auch weitere Korrespondenzen mit Anbietern und ebenso Personalangelegenheiten, wie Krankschreibungen oder Urlaubsanträge, in den jeweiligen Ordnern übersichtlich abgelegt und lassen sich über die Volltextsuche schnell finden. Insgesamt konnte Webprojaggt zeitfressende monotone Arbeiten rund um die vorbereitende Buchhaltung – auch im Zusammenhang mit der Abschaffung der papierbasierten Dokumentenablage – um etwa 30 Prozent reduzieren und profitiert von einfacheren Abläufen sowie geringeren Druck- bzw. Papierkosten.

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Über Webprojaggt

Die Webprojaggt Werbeagentur GmbH & Co. KG wurde 2003 als eine Full-Service-Werbeagentur gegründet, die es sich zur Aufgabe gemacht hat, sämtliche Bereiche professioneller Werbung abzudecken. An ihrem Hauptsitz in Pressath in der Oberpfalz beschäftigt die Agentur aktuell zehn Mitarbeiter und wird darüber hinaus projektbezogen von Freelancern unterstützt.