Fallstudie
TuS Koblenz
TuS Koblenz spart durch Postdigitalisierung 16 Tage Arbeitszeit pro Jahr
Erfahren Sie, wie die TuS Koblenz durch die Digitalisierung der Eingangspost nicht nur 16 Tage Arbeitszeit pro Jahr einsparen, sondern auch die interne Verteilung zuverlässiger gestalten und beschleunigen konnte.
Die Turn- und Spielvereinigung Koblenz 1911 e. V. ist ein deutscher Fussballverein aus Koblenz. Der Verein besteht aus verschiedenen Abteilungen und Mannschaften und stand daher 2020 vor der Herausforderung, eine effiziente Lösung für den Empfang, die Distribution im Verein und die digitale Archivierung der Eingangspost aufzusetzen. Die TuS Koblenz entschied sich aufgrund des einfachen Plug-&-Play-Konzepts und der integrierten Dokumentenmanagementsoftware für das Angebot von Caya.
Herausforderung
Der Verein empfängt monatlich eine dreistellige Anzahl an Poststücken, welche zeitnah an die richtigen Abteilungen zugestellt werden müssen. Der Verein verfügt über ein Dutzend Abteilungen, wie beispielsweise 1. Mannschaft, Sponsoring und Jugendarbeit. Viele Abteilungsleiter arbeiten regelmäßig nicht vom Verwaltungsgebäude aus. Daher war die zügige Verteilung der Post im Verein in der Vergangenheit nicht immer sichergestellt. Das korrekte Archivieren und der spätere Zugang zu Dokumenten war eine unnötige zeitliche Belastung.
Anforderungen
Die Eingangspost sollte nicht mehr beim Verein vor Ort empfangen werden. Stattdessen wurde ein direkter digitaler Empfang mit der Möglichkeit zur digitalen Verteilung im Verein und zur Archivierung angestrebt. Ziel war, es die Post tagesaktuell im Verein zu verteilen, sodass alle Angelegenheiten von den verantwortlichen Abteilungen zeitnah bearbeitet werden können.
Ein Kernpunkt war auch die direkte digitale Archivierung von eingegangener Post in einem “digitalen LeitzOrdner”, sodass empfangene Dokumente jederzeit in der Zukunft einfach auffindbar sind. Auf diese Art sollte der Aufwand für das Sortieren und Abheften sowie das spätere Wiederfinden reduziert werden. Die Erwartung an Caya war somit eine einfache “All-In-One”-Lösung, welche ohne hohes Anfangsinvest oder IT-Projekt auskommt.
Lösung
Caya sorgt für die Umleitung der gesamten täglichen Eingangspost via Postweiterleitung bei der Deutschen Post zum Scancenter in Berlin. In diesem Zuge übernimmt Caya die tagesaktuelle Verarbeitung der Eingangspost inkl. automatisiertem Öffnen, Vorbereiten und Scannen. Weiterhin werden durch Texterkennung (OCR) und AI-getriebene Extraktion von Daten wie beispielsweise Absender und Betreff weitere vorbereitende Schritte unternommen. Im Laufe desselben Tages wird die Eingangspost der TuS Koblenz auf diese Weise digital via der Caya-Plattform bereitgestellt.
Daraufhin haben die MitarbeiterInnen die Möglichkeit, die eingegangene Post auf der Caya-Plattform zu sichten und direkt online zu bearbeiten. Die TuS Koblenz verfolgt dabei das “Zero-Inbox”-Prinzip. Dies bedeutet, dass sämtliche Post am Tag des Eingangs verteilt und im Dokumentenmanagementsystem von Caya digital nach Abteilungen und Briefinhalt abgeheftet wird. Am Abend befinden sich keine Dokumente mehr im Posteingang.
Ergebnis
Am Ende der Einführung des digitalen Posteingangs steht ein signifikant vereinfachter, administrativer Prozess. Dies entlastet vor allem die Mitglieder und Mitarbeiter aus Vorstand und Verwaltung. Diese sparen durch Caya monatlich über 10 Arbeitsstunden. Aufs Jahr gerechnet entspricht dies ca. 16 Arbeitstagen. Durch die digitale Verteilung der täglichen Eingangspost spart der Verein nicht nur Zeit und Nerven, sondern stellt auch sicher, dass die Post stets zeitnah bearbeitet wird. Die digitale Archivierung der Eingangspost vereinfacht darüber hinaus die Arbeit aller Abteilungen, insbesondere der Buchhaltung und Personalabteilung, da keine Aktenschränke mehr nach alten Dokumenten durchsucht werden müssen. Für den Vorstand der TuS Koblenz ist Caya zu einem unersetzbaren Tool der täglichen administrativen Arbeit geworden.
Über TuS Koblenz
Die TuS Koblenz, gegründet 1911, ist ein traditionsreicher Fußballverein aus dem nördlichen Rheinland-Pfalz mit über 1.000 Mitgliedern. In der Saison 2020/21 spielt die TuS Koblenz insgesamt mit 12 Teams, wobei die 1. Herrenmannschaft in der Oberliga Rheinland-Pfalz/Saar antritt. Als ambitionierter und leistungsorientierter Fußballverein ist die TuS Koblenz bestrebt, nicht nur ihre sportlichen, sondern auch ihre administrativen Herausforderungen zu professionalisieren.
