Post-Scan-Service und digitaler Posteingang

{Keyword}: Empfangen Sie Ihre Post digital

Unser Scan-Service ist standortunabhängig. Wir leiten Ihre Post ganz einfach um, digitalisieren diese und stellen sie im Caya Cockpit zur Verfügung. Dort können Sie alle Dokumente verwalten, bearbeiten oder Arbeitsabläufe automatisieren.

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Über 20.000 Nutzer*innen vertrauen bereits auf Caya

{Keyword}: So funktioniert’s

Ortsunabhängig und einfach

Schritt 1

Ihre Post
kommt zu uns

Automatische Weiterleitung der gesamten Briefpost mittels Nachsendeauftrag*

Geben Sie die Adresse Ihrer Caya-Postbox als Empfangsadresse weiter

Automatische Weiterleitung ausgewählter Briefpost (z.B. für eine Abteilung) mittels Umrouting

Tägliche Abholung Ihrer Post durch Caya bei Ihnen vor Ort

Für individuelle Lösungen sprechen Sie uns gerne an

*Die Weiterleitung kann direkt in Caya eingerichtet werden.

Schritt 2

Ihre Post wird gescannt

Ihre Post wird nach Formaten sortiert, maschinell geöffnet, aus dem Umschlag entnommen und für das Scannen vorbereitet.

Ihre Post wird von unseren Produktionsscannern in Millisekunden digitalisiert.

Ihre Post wird in unserem Kurzzeitarchiv eingelagert und anschließend vernichtet, zugesendet oder ins Langzeitarchiv überführt.

*Unsere Scanzentren befinden sich alle in Deutschland und sind ISO-zertifiziert.

Schritt 3

Ihre Post wird bereitgestellt

Der entscheidende Prozess ist der Bereitstellung ist die Übermittlung der Dokumente vom Scanzentrum zu Ihnen. Hierfür gibt es verschiedene Möglichkeiten:

Caya Document Cockpit

FTP-Server

Per E-Mail

Über Integrationen

Ist die Post digitalisiert, kann’s losgehen

Einfache Auffindbarkeit

Dank Volltextsuche finden Sie sofort, was Sie brauchen.

Teilen und Zusammenarbeiten

Ortsunabhängige Verfügbarkeit aller Dokumente

Formulare ausfüllen und unterschreiben

Ganz einfach, mit einem Klick.

Dokumente in Ordnern und mit Tags organisieren

Alles hat seinen Platz, jedes Dokument einen passenden Ordner. Finden Sie problemlos wichtige Unterlagen, auch wenn der Empfang schon einige Zeit zurückliegt.

Leistungsstarker PDF Editor

Mit Caya erhalten Sie zusätzlich einen vollwertigen PDF-Editor. So können Sie nicht nur Text hervorheben oder Dokumente unterschreiben, sondern auch Seiten trennen oder verbinden, Formulare ausfüllen und Grafiken wie z.B. Stempel einfügen.

Sicherheit made in Germany

Beste OCR-Technik auf dem Markt

Nicht nur besser als die Konkurrenz, sondern auch DSGVO-konform.
Mehr zum Thema Datenerfassung

Volle Kontrolle durch Rechte- und Rollenverwaltung

Sichere Archivierung

Wir verwahren Ihre physischen Dokumente für 90 Tage und auf Wunsch auch länger.

Mehr zu den Document Automations

Wenn der Betreff beinhaltet, automatisch mit Tabea teilen.

Konzentrieren Sie sich auf die wichtigen Dinge und lassen Sie unsere Automagic Workflows die wiederkehrenden, nervenden Tätigkeiten erledigen. Zum Beispiel:

Rechnungen an Datev senden

An Kollegen und im Team verteilen

Im richtigen Ordner ablegen