VMK Versicherungsmakler

Versicherungsmakler VMK steigert Effizienz & arbeitet ortsunabhängig

Erfahren Sie, wie der Makler “Versicherungen Mit Kopf” durch die Digitalisierung der Eingangspost nicht nur über 16 Tage Arbeitszeit pro Jahr einsparen konnte, sondern auch seinen MitarbeiterInnen das ortsunabhängige Arbeiten ermöglicht hat.

Die Münchner VMK Versicherungsmakler GmbH [“VMK”] berät Kunden deutschlandweit, komplett digital zur Wahl von Versicherungsleistungen. Nach dem Motto “Versicherungen mit Kopf” steht dabei die Aufklärung der Kunden im Vordergrund - erst verstehen, dann versichern. Die VMK ist digital aufgestellt mit einem YouTube Kanal, Online Beratung und einem Team, welches ortsunabhängig zusammenarbeitet. Um Letzteres zu ermöglichen, beschloss Gründer Bastian Kunkel 2018, die Eingangspost mit Caya zu digitalisieren.

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Herausforderung

Das Versicherungsgeschäft bringt eine Flut an Papier mit sich. Das bedeutet vordergründig einen enormen zeitlichen Aufwand, um die sachgerechte Bearbeitung zu gewährleisten, sowie eine erhöhte Fehleranfälligkeit der internen Prozesse. Wenn es um die Versicherung des Hab und Guts anderer Menschen geht, muss sichergestellt werden, dass im Bearbeitungsprozess keine Fehler oder gar Dokumentenverluste auftreten können. Da zudem die Geschäftsführung der VMK auch ortsunabhängig von unterwegs Zugriff auf neulich eingegangene Dokumente benötigt, wurde Anfang 2018 beschlossen, die Eingangspost mit Caya zu digitalisieren.

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Anforderungen

Die Eingangspost sollte nicht mehr physisch empfangen werden. Ziel war es, die Post zu digitalisieren und sie in einer zentralen Oberfläche zur weiteren internen Bearbeitung zur Verfügung zu stellen. Eine Lieferung der Originale war nicht gewünscht. Stattdessen sollte Post, welche nicht aus rechtlichen Gründen archiviert werden muss, vernichtet werden, um das Büro möglichst papierfrei zu halten. Durch diese Prozessumstellung sollte eine effiziente und sichere Bearbeitung der Briefpost sichergestellt werden, um den Zeitaufwand der Postbearbeitung sowie das Prozessrisiko zu eliminieren. Zudem war die Ermöglichung eines ortsunabhängigen Arbeitens und die Kostenreduktion durch Zeiteinsparungen ein zentrales Anliegen.

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Lösung

Caya sorgt für die Umleitung der gesamten täglichen Eingangspost via Postweiterleitung bei der Deutschen Post zum Scancenter in Berlin. In diesem Zuge übernimmt Caya die tagesaktuelle Verarbeitung der Eingangspost inkl. automatisiertem Öffnen, Vorbereiten und Scannen. Weiterhin werden durch Texterkennung (OCR) und AI-getriebene Extraktion von Daten, wie z.B. Absender und Betreff, weitere vorbereitende Schritte unternommen. Im Laufe desselben Tages wird die Eingangspost der VMK auf diese Weise digital auf der Caya-Plattform bereitgestellt. Daraufhin haben die MitarbeiterInnen die Möglichkeit, die eingegangene Post auf der Caya-Plattform zu sichten und weiter zu verarbeiten. Zudem ist die Post nicht nur auf einem PC einsehbar, sondern kann auch mit der Caya-App gelesen werden. Somit ist die Post sogar dann zugänglich, wenn man keinen Platz oder keine Zeit hat den Laptop zu öffnen.

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Ergebnis

Am Ende der Einführung des digitalen Posteingangs steht ein signifikant vereinfachter, administrativer Prozess. Dies entlastet MitarbeiterInnen sowie die Geschäftsführung der VMK. Diese sparen durch Caya monatlich mehr als 10 Arbeitsstunden. Aufs Jahr gerechnet entspricht dies ca. 16 Arbeitstagen. Durch die Digitalisierung der täglichen Eingangspost spart die VMK nicht nur Zeit und Nerven, sondern stellt auch sicher, dass die Post stets zeitnah bearbeitet wird. Die digitale Archivierung der Eingangspost vereinfacht darüber hinaus die Arbeit aller am Prozess Beteiligten, insbesondere der Buchhaltung und der Geschäftsführung, da keine Aktenschränke mehr nach alten Dokumenten durchsucht werden müssen. Für die VMK ist Caya zu einem unersetzbaren Tool der täglichen administrativen Arbeit geworden.

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Über Versicherungen Mit Kopf

Die VMK (www.versicherungenmitkopf.de) ist ein hoch digitalisierter Versicherungsmakler, dessen oberstes Gebot die Aufklärung seiner Kunden ist. Dies spiegelt sich auch in der Onlinepräsenz des Unternehmens wider: Mit über 24.000 Abonnenten und mehr als 2 Millionen Videoaufrufen verfügt es über den #1 Versicherungs-YouTube-Kanal und den #1 Versicherungspodcast (namens “Versicherungsgeflüster”), der bereits knapp 1 Million mal heruntergeladen wurde.