Post Scan Service und Digitaler Posteingang
Empfangen Sie Ihre tägliche Post digital
Ihre Briefe im Griff: Mit dem Caya Post Scan erfassen, digitalisieren und sortieren Sie Ihren Posteingang ganz automatisch.
Über 20.000 Nutzer*Innen automatisieren ihre Dokumenteprozesse mit Caya
Vom Brief zum digitalen Prozess in drei Schritten
Ihre Post kommt zu uns
Ihre Post wird gescannt
Ihre Post wird bereitgestellt
Automatisierter Posteingang
Jedes Dokument an der richtigen Stelle
Sortierung: Dokumente werden automatisch klassifizert, erkannt und direkt im richtigen Ordner abgelegt.
Weiterleitung: Ganz ohne manuelles Sortieren – Ihre Dokumente landen automatisch in der passenden Abteilung.
Kollaboration: Rollenbasierte Zugriffsrechte ermöglichen ein sicheres Teilen von Dokumenten und vereinfachen die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit.
Dokumente smart organisiert
Einfache Auffindbarkeit
Teilen und Zusammenarbeiten
Ortsunabhängige Verfügbarkeit aller Dokumente
Formulare ausfüllen und unterschreiben
Dokumente in Ordnern und mit Tags organisieren
Leistungsstarker PDF Editor
Beste OCR-Technik auf dem Markt
Volle Kontrolle durch Rechte- und Rollenverwaltung
Sichere Archivierung
Verbinden Sie Caya mit den Tools, die Sie schon nutzen
Sie möchten wissen, ob Caya mit Ihrem bestehenden Setup kompatibel ist? Kontaktieren Sie uns und lassen Sie sich beraten.
Bei uns sind Ihre Dokumente in sicheren Hände
DSGVO-konform
Wir halten uns an die aktuellen EU-Regularien. Personenbezogene Daten werden ordnungsgemäß erfasst, gespeichert und dokumentiert.
ISO 27001-zertifiziert
Caya erfüllt den internationalen Standard für Informationssicherheits-Managementsysteme.
GoBD konform
Caya erfüllt die Anforderungen an eine ordnungsgemäße, revisionssichere Erfassung, Verarbeitung und Archivierung von Geschäftspost.
Volle Automatisierung für jeden Anwendungsfall
Document Automations
Ordnung ganz automatisch
Mit Document Automations werden Ihre Dokumente automatisch sortiert. Sie landen im richtigen Ordner oder werden direkt mit der zuständigen Abteilung oder Person geteilt. Weniger Suchen, weniger Nacharbeiten – so bleibt mehr Zeit für die wichtigen Aufgaben.
Document Extractions
Schluss mit Copy & Paste
Die Document Extractions heben die Automatisierung auf die nächste Stufe. Relevante Daten werden automatisch aus Ihren Dokumenten extrahiert und liegen strukturiert bereit. So entfallen manuelle Dateneingaben und Ihre Prozesse laufen schneller und fehlerfrei.
''Mit der Digitalisierung und automatisierten Weiterleitung unserer Eingangspost konnten wir unsere nachgelagerten Prozesse automatisieren und optimieren.''
Leiter Operational Excellence, Getsafe
Florian Bauer
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Wir beantworten gerne alle Ihre Fragen und erläutern Ihnen unser Produkt.
- Wir nehmen uns Zeit, um Ihr individuelles Anliegen zu verstehen und erarbeiten mit Ihnen eine Lösung.
- Erfahren Sie, wie Sie die Produktivität steigern und Ihre Arbeitsabläufe optimieren können.
- Erhalten Sie Preisinformationen und entdecken Sie verschiedene Anwendungsfälle für Ihr Unternehmen.
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Dokumenten-management für KMU
Tipps zur erfolgreichen Digitalisierung und effizienteren DMS-Nutzung.
Quick Guide: Digitalisierungs-strategie
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Produktdemo
Verschaffen Sie sich einen Eindruck von unserer Software und sehen Sie die CAYA Plattform in Aktion.
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Häufige Fragen
Caya Post Scan ist eine Lösung zur automatischen Digitalisierung und Organisation von eingehender Briefpost und ein Feature der Caya Document Automation Suite für Intelligent Document Processing (IDP). Alle Dokumente werden gescannt, sortiert, klassifiziert und digital bereitgestellt.
Die Weiterleitung erfolgt über einen Nachsendeauftrag welchen Sie direkt über Caya buchen können. Die Einrichtung bei der Deutschen Post oder der PIN Mail AG übernimmt Caya für Sie, sodass Ihre Post automatisch weitergeleitet wird.
Die Post wird in einem hochstandardisierten Prozess maschinell geöffnet, gescannt und digitalisiert. Cayas Personal ist dem Datenschutz und dem Briefgeheimnis verpflichtet und hat außerhalb der definierten Prozesse zu keinem Zeitpunkt Zugriff auf einzelne Dokumente.
Ja. Caya ermöglicht die zentrale Verwaltung mehrerer Unternehmen, Tochtergesellschaften oder Geschäftsbereiche in einem einzigen Account. Jedes Unternehmen erhält einen eigenen Nachsendeauftrag, eine separate Ordnerstruktur und individuelle Zugriffsrechte. Automatische Workflows ordnen eingehende Post dem richtigen Unternehmensordner zu – ohne manuellen Aufwand.
Ja, die Digitalisierung von Einschreiben inklusive Briefumschlag ist im Caya Post Scan Service enthalten. Der Briefumschlag wird gemeinsam mit dem Inhalt gescannt und digital bereitgestellt, sodass Absender, Datum und Zustellnachweis vollständig dokumentiert sind.
Die Originaldokumente werden zunächst für 90 Tage in Cayas Kurzzeitarchiv kostenlos aufbewahrt. Innerhalb dieser Zeit können Dokumente jederzeit via Sofortsendung angefordert werden. Auf Wunsch sendet Caya alle Dokumente auch regelmäßig, monatlich, zweiwöchentlich oder wöchentlich, als Sammelsendung.
Dokumente werden in einem hoch-standardisierten und automatisierten Verfahren digitalisiert und revisionssicher archiviert – GoBD-konform, ISO 27001-zertifiziert und DSGVO-konform.
