Post Scan und Digitaler Posteingang
Empfangen Sie Ihre tägliche Post digital
Caya empfängt Ihre Post automatisch, digitalisiert und klassifiziert jedes Dokument und legt es im richtigen Ordner ab. Ganz ohne manuelles Sortieren.
Über 20.000 Nutzer*Innen automatisieren ihre Dokumenteprozesse mit Caya
Wie verändert Post Scan Ihren Arbeitsalltag?
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Digitaler Zugriff auf Ihren Posteingang, jederzeit, von überall
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Manuelle Sortierung: Klassifizierung und Verteilung laufen vollautomatisch
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Tage
Aufbewahrung der physischen Originale
Manuelle Postverarbeitung
Post Scan von Caya
So funktioniert Post Scan
Vom Brief zum digitalen Prozess in drei Schritten
Ihre Post kommt zu uns
Automatisch per Postweiterleitung, per Abholungoder über Ihre persönliche Caya Postbox-Adresse.
Ihre Post wird gescannt
Ihre Post wird in einem hoch-standardisierten und automatisierten Verfahren digitalisiert. Komplett datenschutzkonform.
Ihre Post wird bereitgestellt
Nach dem Scan liegen Ihre Dokumente in der Caya Document Automation Suite, auf Wunsch zusätzlich per E-Mail oder über (s)FTP.
Automatisierte Prozesse
Volle Automatisierung erreichen Sie mit Document Extractions und Document Automations. Caya liest die Daten aus Ihren Briefen aus und übergibt sie direkt an Ihre Systeme.
Automatisierter Posteingang
Jedes Dokument an der richtigen Stelle
Automatische Klassifizierung: Dokumente werden erkannt, kategorisiert und direkt im richtigen Ordner abgelegt.
Intelligente Weiterleitung: Jedes Dokument landet automatisch in der zuständigen Abteilung, ohne manuelle Schritte.
Sichere Kollaboration: Rollenbasierte Zugriffsrechte für sicheres Teilen und abteilungsübergreifende Zusammenarbeit.
Ihre Dokumente, voll im Griff
Einfache Auffindbarkeit
Ortsunabhängige Verfügbarkeit aller Dokumente
Formulare ausfüllen und unterschreiben
Dokumente in Ordnern und mit Tags organisieren
Leistungsstarker PDF Editor
Sichere Archivierung
''Die Technologie ist unglaublich! Wir haben unseren Verwaltungsprozess um 30 % beschleunigt und sparen wöchentlich über 20 Stunden für lästige Aufgaben, die wir nicht mehr manuell erledigen müssen.''
Urban Impact Agency
Pascal
Skalierbare Technologie
Implementieren
Caya ist als Plug-and-Play-Lösung schnell einsatzbereit – ganz ohne zusätzlichen IT-Aufwand.
Skalierend
Caya wächst mit Ihrem Briefvolumen, von wenigen Dokumenten bis zu Tausenden pro Monat.
Wir scannen für Sie
Sie brauchen keine eigene Scan-Infrastruktur. Caya empfängt, öffnet und digitalisiert Ihre Briefe automatisch.
Sicherheit und Compliance
Sicherheit auf Enterprise-Level
DSGVO-konform
Wir halten uns an die aktuellen EU-Regularien. Personenbezogene Daten werden ordnungsgemäß erfasst, gespeichert und dokumentiert.
ISO 27001-zertifiziert
Caya ist zertifiziert nach dem international anerkannten Standard für Informationssicherheits-Managementsysteme.
DORA-konform
Caya erfüllt die Anforderungen des Digital Operational Resilience Act.
GoBD-konform
Ihre digitalisierten Dokumente werden nach den Vorgaben der GoBD aufbewahrt und sind jederzeit nachvollziehbar.
Cloud-Server in Deutschland
Ihre Daten werden revisionssicher in einem ISO-zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt gespeichert.
Verbinden Sie Caya mit den Tools, die Sie schon nutzen
Sie möchten wissen, ob Caya mit Ihrem bestehenden Setup kompatibel ist? Kontaktieren Sie uns und lassen Sie sich beraten.
Volle Automatisierung für jeden Anwendungsfall
Document Extractions
Strukturierte Daten. Direkt aus Ihren Dokumenten.
KI und Deep-OCR extrahieren alle relevanten Daten und übergeben sie strukturiert an Ihre Systeme.
- KI-gestützte Datenextraktion
- Vortrainierte Modelle + Custom Extractions auf Anfrage
- Strukturierter Output: JSON, CSV
- Direkte Integration in ihre Toollandschaft
- Keine manuelle Übertragung mehr
Document Automations
Jedes Dokument. Automatisch am richtigen Ort.
Definieren Sie einmal Ihre Regeln und Caya kümmert sich um die Verteilung.
- Regelbasiertes Automagic Routing
- Automatische Ordnerzuweisung & Tagging
- Team-Freigaben & Benachrichtigungen
- Integration zu über 100 Tools
- Mehrere Standorte & Mandanten unterstützt
Sie haben Fragen?
Sprechen Sie uns an.
Wir beantworten gerne alle Ihre Fragen und erläutern Ihnen unser Produkt.
- Wir nehmen uns Zeit, um Ihr individuelles Anliegen zu verstehen und erarbeiten mit Ihnen eine Lösung.
- Erfahren Sie, wie Sie die Produktivität steigern und Ihre Arbeitsabläufe optimieren können.
- Erhalten Sie Preisinformationen und entdecken Sie verschiedene Anwendungsfälle für Ihr Unternehmen.
Vielen Dank für Ihr interesse!
Schauen Sie sich in der Zwischenzeit unsere Ressourcen an:
Dokumenten-management für KMU
Tipps zur erfolgreichen Digitalisierung und effizienteren DMS-Nutzung.
Quick Guide: Digitalisierungs-strategie
Erfahren Sie mehr zum Thema Post-Digitalisierung und CAYA.
Produktdemo
Verschaffen Sie sich einen Eindruck von unserer Software und sehen Sie die CAYA Plattform in Aktion.
Schauen Sie sich in der Zwischenzeit unsere Ressourcen an hier.
Häufige Fragen
Caya Post Scan ist eine Lösung zur automatischen Digitalisierung und Organisation von eingehender Briefpost und ein Feature der Caya Document Automation Suite für Intelligent Document Processing (IDP). Alle Dokumente werden gescannt, sortiert, klassifiziert und digital bereitgestellt.
Die Weiterleitung erfolgt über einen Nachsendeauftrag welchen Sie direkt über Caya buchen können. Die Einrichtung bei der Deutschen Post oder der PIN Mail AG übernimmt Caya für Sie, sodass Ihre Post automatisch weitergeleitet wird.
Die Post wird in einem hochstandardisierten Prozess maschinell geöffnet, gescannt und digitalisiert. Cayas Personal ist dem Datenschutz und dem Briefgeheimnis verpflichtet und hat außerhalb der definierten Prozesse zu keinem Zeitpunkt Zugriff auf einzelne Dokumente.
Ja. Caya ermöglicht die zentrale Verwaltung mehrerer Unternehmen, Tochtergesellschaften oder Geschäftsbereiche in einem einzigen Account. Jedes Unternehmen erhält einen eigenen Nachsendeauftrag, eine separate Ordnerstruktur und individuelle Zugriffsrechte. Automatische Workflows ordnen eingehende Post dem richtigen Unternehmensordner zu – ohne manuellen Aufwand.
Ja, die Digitalisierung von Einschreiben inklusive Briefumschlag ist im Caya Post Scan Service enthalten. Der Briefumschlag wird gemeinsam mit dem Inhalt gescannt und digital bereitgestellt, sodass Absender, Datum und Zustellnachweis vollständig dokumentiert sind.
Die Originaldokumente werden zunächst für 90 Tage in Cayas Kurzzeitarchiv kostenlos aufbewahrt. Innerhalb dieser Zeit können Dokumente jederzeit via Sofortsendung angefordert werden. Auf Wunsch sendet Caya alle Dokumente auch regelmäßig, monatlich, zweiwöchentlich oder wöchentlich, als Sammelsendung.
Dokumente werden in einem hoch-standardisierten und automatisierten Verfahren digitalisiert und revisionssicher archiviert – GoBD-konform, ISO 27001-zertifiziert und DSGVO-konform.
