Steuerberater Tobias Staat

Dokumentenmanagement und Postdigitalisierung beschleunigen die Zusammenarbeit zwischen Mandanten und Steuerberatern

Erfahren Sie, wie die Steuerkanzlei von Tobias Staat durch die Einführung der Caya Document Automation Suite und der Postdigitalisierung seinen Mandanten die vorbereitende Buchhaltung erleichtert und damit zugleich seinem Team die Arbeit vereinfacht!

Die digitale Steuerkanzlei von Tobias Staat hat sich zur Aufgabe gemacht, Steuern zu gestalten und nicht nur zu verwalten. Ihr entwickeltes Digital-Konzept ermöglicht eine effiziente, papierlose Zusammenarbeit mit den Mandanten sowie digitale Prozesse von A bis Z. Mit Caya hat Tobias Staat eine Möglichkeit gefunden, Mandanten davon zu überzeugen, sich vom Papier zu verabschieden – denn das Unternehmen bietet Dokumentenmanagement und Postdigitalisierung aus einer Hand.

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Herausforderung

Die Kanzlei von Tobias Staat akzeptiert nur in einem sehr begrenzten Umfang Papier. Um auch jene Unternehmen als Mandanten zu gewinnen, die ihre Buchhaltung noch papierbasiert erledigen, musste er einen Weg finden, sie von der digitalen Transformation zu überzeugen.

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Anforderungen

Die Lösung sollte dafür sorgen, dass digitale Belege und Rechnungen in einem Dokumenten-Management-System (DMS) revisionssicher und vor allem schnell auffindbar abgelegt sind. So kann der Mandant Anfragen seitens der Steuerkanzlei bezüglich fehlender Belege oder Rechnungen zügig beantworten und die Buchhaltung damit beschleunigen.

Darüber hinaus sollte die eingehende Briefpost digitalisiert und automatisch in dem DMS abgelegt werden.

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Lösung

Ein Geschäftspartner machte Tobias Staat auf Caya aufmerksam. Da das Unternehmen Dokumentenautomatisierung in Kombination mit der Postdigitalisierung anbietet, dabei strenge Sicherheitsvorschriften einhält und bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation unterstützt, fiel dem Steuerberater die Entscheidung zugunsten Cayas leicht.

Caya bietet die Document Automation Suite als cloudbasierte Lösung an, sodass keinerlei Installationsaufwand erforderlich ist. Um die nötige Sicherheit zu garantieren, integriert Caya ein benutzerdefiniertes Rollenmanagement, mit dem Anwender festlegen, wer auf welche Dokumente zugreifen kann. Zudem setzt das Unternehmen in puncto Datensicherheit die neuesten Compliance-Standards und DSGVO-Vorschriften um und verfügt über alle erforderlichen ISO-Zertifikate.

Ist die Caya Document Automation Suite implementiert, bietet sie einen zentralen Überblick über alle im Unternehmen bereits vorhandenen und die eingehenden Dokumente, die mithilfe intelligenter OCR-Technologien ausgelesen und übersichtlich zusammengestellt werden.

Damit die Briefpost digitalisiert in Caya gelangt, richtet Caya bei der Deutschen Post deren Weiterleitung in eines seiner Scanzentren ein. Hier übernimmt der Dienstleister die Verarbeitung der Briefe inklusive des automatisierten Öffnens, Vorbereitens und Scannens und überträgt sie anschließend in die Document Automation Suite. Dort stehen die Dokumente als indexierte PDF-Dateien zur Verfügung, deren Inhalte volltextfähig durchsuchbar und damit schneller auffindbar sind. So ist auch die Voraussetzung geschaffen, um Dokumente automatisiert zu taggen und einer Dokumentenart zuzuweisen. Taucht beispielsweise der Begriff „Rechnung" im Dokument auf, erhält dieses automatisch das Kennzeichen „Rechnung".

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Ergebnis

Tobias Staat konnte mit Cayas Gesamtpaket bereits zahlreiche Mandanten überzeugen, was auch seine eigene Arbeit erleichtert, da er sämtliche Belege und Rechnungen digital zur Verbuchung vorliegen hat.

Für die Mandanten bietet die Document Automation Suite zahlreiche Funktionen zur Automatisierung. Hierzu gehört das Definieren von Regeln, nach denen Rechnungen beispielsweise direkt in „DATEV Unternehmen online" übertragen werden – sodass die Mandanten Caya vollständig als System zur vorbereitenden Buchführung einsetzen können.

Außerdem nutzt die Kanzlei von Tobias Staat den Digitalisierungsservice von Caya und spart selbst bei ihrem geringen Posteingang von etwa 25 Briefen monatlich noch rund vier Stunden Zeit, da die Mitarbeiter diese nicht mehr selbst scannen müssen. Dabei hat Tobias Staat bereits Weiterleitungsregeln hinterlegt, um die digitalisierten Briefe automatisch per E-Mail in sein Outlook-Postfach zu erhalten und einfach in sein eigenes Kanzleisystem zu überführen.

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Über die Steuerberaterkanzlei Tobias Staat

Die Kanzlei des Steuerberaters Tobias Staat mit Sitz in Heidelberg übernimmt für ihre Mandanten nicht nur die Buchführung, Steuererklärungen und Abschlüsse. Tobias Staat und seinem Team liegt vor allem die Beratung am Herzen, um für die Mandanten einen Mehrwert zu erzielen. Hierbei hat sich der Steuerberater auf die Bereiche Wertpapiere, Immobilien und Kryptowährungen fokussiert. Das Unternehmen wurde 2019 gegründet und stellte sich von Anfang an digital auf. Buchhaltungsordner sind in der Kanzlei nicht zu finden.

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