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Die Einführung der E-Rechnung … und was das für Sie bedeutet
Der Bundesrat hat im Rahmen des Wachstumschancengesetzes (WCG) die Verpflichtung zur E-Rechnung im B2B-Bereich beschlossen. Ab dem 1. Januar 2025 sind alle in Deutschland steuerpflichtigen Unternehmen dazu angehalten, elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können (mit Übergangsregelungen bis 2028). Für eine reibungslose Umstellung ist es dabei wichtig, sich frühzeitig mit den Anforderungen auseinanderzusetzen.
Was ist eigentlich eine E-Rechnung?
Mit der E-Rechnung werden Rechnungsdaten elektronisch übermittelt, automatisiert empfangen und weiterverarbeitet. Dies ermöglicht eine nahtlose, digitale Abwicklung des gesamten Rechnungsprozesses, von der Rechnungserstellung bis hin zur Bezahlung der Beträge.
Dabei werden die Rechnungsinhalte in einem strukturierten, maschinenlesbaren XML-Datensatz dargestellt, statt auf Papier oder als Bilddatei. Sie muss in einem strukturierten Format wie XRechnung oder ZUGFeRD (Beispieldokumente finden Sie hier) vorliegen, was den europäischen Standards entspricht. Diese Formate sind meist entweder reine XML-Dateien oder erweiterte PDF-Formate, wie z.B. PDF/A-3, das eine eingebettete XML-Datei enthält. Diese Formate lassen sich unter anderem mit Acrobat Reader öffnen oder mit Programmen wie DATEV Unternehmen online verarbeiten.
Bis Ende dieses Jahres sind wir startklar für E-Rechnungen!
Dann können Sie mit Caya:
- E-Rechnungen automatisch aus Ihren Posteingängen importieren oder per E-Mail an Ihre Caya-Inbox senden.
- E-Rechnungen inklusive zusätzlicher Daten auslesen.
- E-Rechnungen inklusive XML Daten an eine Vielzahl von E-Mails und Software senden.
Sie haben Ihren Rechnungsflow noch nicht in Caya abgebildet und automatisiert?
Mit diesen Schritten optimieren Sie Ihre Rechnungsprozesse:
- Nutzen Sie einen Nachsendeauftrag zur Digitalisierung Ihrer Briefpost.
- Richten Sie eine Automation ein, die PDFs aus Outlook oder Gmail automatisch zu Caya überträgt – oder senden Sie eingehende Rechnungen direkt an Ihre Caya Inbox.
- Erstellen Sie eine Automation, die Dokumente mit dem Stichwort „Rechnung“ automatisch in den Ordner „Rechnungseingang“ verschiebt.
- Fügen Sie eine Automation hinzu, die Rechnungen mit den Stichwörtern „überprüft“ oder „bezahlt" in den „Rechnungsausgang“ verschiebt.
- Automatisch oder manuell verschobene Rechnungen können Sie mit einer Automation in DATEV, Google Drive oder andere Systeme hochladen oder per E-Mail versenden lassen.
- Teilen Sie relevante Ordner mit Mitarbeitenden, Ihrer Buchhaltung oder Steuerberatung, damit diese Benachrichtigungen über neue Dokumente erhalten.
