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KMU Digitalisierung: Wie Chancen zur digitalen Transformation prüfen und Prozesse planbar optimieren?
Wenige Unternehmen prüfen tatsächlich, wie digitalisiert sie sind. Hier sind zahlreiche unentdeckte Potenziale zur Effizienzsteigerung vorhanden. Wir geben Inspiration und konkrete Handlungsempfehlungen zur planbaren Step-by-Step Digitalisierung und räumen mit Digitalisierungsvorbehalten auf.
Laut der Studie „Digitalisierung im deutschen Mittelstand“ von Star Finanz sind vor allem kleinere Unternehmen Digitalisierungsthemen gegenüber kritisch eingestellt. Wie kommt das?
Hierzu wurden 11.000 Unternehmen aus verschiedensten wirtschaftlichen Bereichen befragt. Knapp 45% stehen laut eigener Aussage in den nächsten 5 Jahren durch den digitalen Wandel vor einer (nötigen) Veränderung des Geschäftsmodells. Eine digitale Transformation wollen allerdings nur 11% der Unternehmen proaktiv angehen. Grund ist unter anderem, dass viele Unternehmen unschlüssig sind, welche Auswirkungen der digitale Wandel auf ihr Geschäftsmodell hat. Knapp jeder 4. Betrieb gab an, dass er zukünftige Veränderungen nicht genau absehen kann. Wie sich die Digitalisierung für Banken entwickelt hat, muss schließlich nicht auf Werkzeughersteller oder Versicherungsmakler zutreffen. Daher stagniert der digitale Wandel in vielen unternehmerischen Bereichen - ungenutztes Potenzial.
Es fehlt oft an einer Planbarkeit für den technologischen Wandel. Das kommt auch aus Angst, mit großen Digitalisierungsentscheidungen in die falsche Richtung zu gehen. Digitalisierung muss eben auch in die Unternehmenskultur passen. Einige Unternehmen mögen es z. B. schwierig finden, Kunden primär über digitale Kanäle zu erreichen. Persönlicher Kontakt spielt bei ihnen eine wichtige Rolle. Andere sehen digitale Kanäle als Chance für mehr Reichweite und neue Kundenerlebnisse. Was unterstützt nun Befürworter der Digitalisierung, die Vorbehalte anderer Beteiligter zu verstehen und eine Unternehmenskultur pro Digitalisierung zu beeinflussen?
Laut der Umfrage von Star Finanz nehmen 83% der befragten Unternehmen die Digitalisierung generell als Chance wahr. Dabei sind vor allem Unternehmen, die jünger als 5 Jahre alt sind zu 91% dieser positiv gegenüber eingestellt. Kleine, ältere Unternehmen sind oft skeptischer. Größere Unternehmen (ab 500 Mitarbeiter) sind am positivsten der Digitalisierung gegenüber eingestellt. Ein naheliegender Grund mag hier auch die bereits bestehende Notwendigkeit von digitalen Prozessen zur Koordination und zum Wissensmanagement sein. In kleinen Unternehmen verläuft die Kommunikation viel stärker auch über informelle Kanäle (Kaffee- & Zigarrettenpause, Flurfunk... oft nicht digital). Bei befragten Unternehmen mit bis zu 9 Mitarbeitern sehen knapp 26% die Digitalisierung sogar als Bedrohung an. Das muss nicht sein.
Genannte Gründe für Vorbehalte gegenüber der Digitalisierung sind, dass kein Mehrwert darin gesehen wird (47%), Zeitmangel (45%) oder Kostengründe (15%). Außerdem herrscht oft die Sorge, zu große Veränderungen im laufenden Prozess umzusetzen. Für diese Skeptiker zeigen wir in den nächsten Absätzen auf, wie Sie leicht Schritt für Schritt digitalisieren und ihre Fortschritte jeweils ressourcenschonend im Blick behalten.
Digitale Transformation vorne in der Prozesskette beginnen (1/5)
Beginnen Sie eine Digitalisierungstrategie zunächst mit einer Analyse des Status quo. Was lässt sich digitalisieren und in welchem Umfang? Bilden Sie dazu Teams aus verschiedenen Abteilungen. Schließlich sollen Prozesse ineinandergreifen.
Wir empfehlen, mit den Bereichen anzufangen, die in Prozessketten den ersten Schritt darstellen. In vielen Fällen ist dies die eingehende Briefpost. Die Digitalisierung des eigenen Posteingangs hilft, analoge Dokumente in den digitalen Prozess zu bringen und beschleunigt die Bearbeitung. Mit CAYA empfangen Sie Ihre Post nicht nur ganz einfach online, sondern können diese auch in unserem Dokumentenmanagementsystem direkt digital verwalten und ortsunabhängig bearbeiten. Neben Platzersparnis spart Ihnen eine Dokumentenzentrale wie CAYA auch eine Menge Papierkram. Es wird z. B. kein physisches Abheften oder weiterleiten von Briefen in Papierform mehr benötigt.
Außerdem lassen sich Rechnungsdaten durch OCR-Scan Technologie erfassen und durch Schnittstellen in Buchhaltungstools automatisiert übertragen. Damit entfällt auch das lästige, fehleranfällige manuelle Abtippen oder Copy-Pasten.
Änderungen in diesem Schritt versprechen einen starken Einfluss auf den weiteren erfolgreichen Prozessverlauf. Überlegen Sie, welche analogen Prozesse bei Ihnen am Anfang der Prozessketten stehen und listen Sie diese auf. Wenn Sie die wichtigsten Digitalisierungspotenziale identifizieren und vorab bereits kurz festhalten, beschleunigen Sie so Ihren Fortschritt in weiteren Prozessen. Bezüglich Priorisierung und Auswahl erläutern wir im weiteren Verlauf, womit genau Sie beginnen können.
Skalierbarkeit digitaler Prozesse beachten (2/5)
Hier sollte ganzheitlich gedacht werden. Neben der Basis-Digitalisierung von Kommunikationsformaten wie Web-Meetings oder E-Learning, sollten auch komplexere Bereich wie die Buchhaltung oder das Dokumentenmanagement besonders berücksichtigt werden. Was mit einem kleineren Volumen beginnt, sollte sich durch Bulk-Optionen (viele Anpassungen automatisch durch einen Klick umsetzen) in einem Schritt auf mehrere Prozesse gleichzeitig übertragen lassen. Achten Sie darauf, dass neu ausgewählte Softwarelösungen Bulk Editing Funktionen bieten oder sich bei Bedarf erweitern lassen.
Übrigens💡: Wie Sie mit einem Framework systematisch und innerhalb kurzer Zeit analysieren können, wo Digitalisierungsbedarf bei Ihnen besteht und wie Sie dies systematisch optimieren, zeigt unser Ratgeber-Artikel zum Thema digitale Transformation mit dem ACT-Framework.
Mitarbeiter Schulungen zur Digitalisierung (3/5)
Generell ist es wichtig, eine Digitalstrategie auf alle Bereiche des Unternehmens auszuweiten. Dadurch lassen sich Prozessschritte verbinden, automatisieren und gebündelt verwalten (Cockpit Perspektive). Zu berücksichtigende Aspekte, sind u. a.
- Mission & Vision (strategisch)
- Interne & Externe Prozesse
- Instrumente für die Arbeit & Tools
- Cloudlösungen
Lassen Sie uns nun die Digitalisierung von der strategischen Ebene auf die operative Ebene für alle Mitarbeiter herunterbrechen. Hier warten laut morethandigital.info, einem Branchenmedium für Digitalisierung, vor allem bei der unterschiedlichen Nutzung von Software viele Potenziale. Softwarelösungen lassen sich eben nicht nur auf die eine, richtige Art und Weise nutzen. Sie bieten aufgrund verschiedenster Anwendungsfälle auch unterschiedliche Arten der Nutzung.
Wie lässt sich die Effizienz hier steigern? Stellen Sie sich exemplarisch folgende Frage: Werden Schnittstellen genutzt, dass Mitarbeiter automatisch über Fortschritte bei abgeschlossenen Prozessen im Softwaresystem informiert werden? Oder wird eher zusätzlich zum Telefon gegriffen und anschließend eine E-Mail dazu gesendet? Das kann bei informationsreichen Prozessen auf informeller Ebene nützlich sein, ist aber oft überflüssig. Prozesse können auf unterschiedliche Weisen zum Ziel geführt werden - Vereinheitlichung und Kenntnis von Funktionsweisen von Softwareprozessen hilft. Sorgen Sie dafür, dass Mitarbeiter möglichst ähnliche Prozessschritte zur Zielerreichung befolgen, damit eine Zusammenarbeit funktionieren kann.
Fragen Sie sich außerdem: Kann ich Informationen zu einem Thema im gleichen Softwaretool zusammenfassen oder müssen Mitarbeiter dazu auf mehrere Systeme zugreifen? Falls das so ist, lassen sich hier ggf. Daten über automatische Imports direkt in ein Tool gebündelt übertragen? Alternativ schulen Sie gleich den Prozess, dass alles an einem Ort gebündelt wird.
Schulungen für eine verbesserte Nutzung von Software können z. B. über interne Coachings geschehen, über festgeschriebene Abläufe in der eigenen Wissensdatenbank oder über den externen Support. Hier gibt es oft einen festen Ansprechpartner, den viele Softwareunternehmen ab einer gewissen Größe anbieten.
Aller Anfang ist leicht - Mitarbeiter von der Digitalisierung überzeugen (4/5)
Bei der Planung und Umsetzung eines Digitalisierungskonzepts sollte zu Beginn berücksichtigt werden, dass Mitarbeiter eine gewisse Zeit benötigen um sich auf verändernde Arbeitprozesse einzustellen. Auch Vorbehalte oder Sorgen lassen sich durch viele kleine Teilerfolge reduzieren. Außerdem minimieren Sie das operative Risiko, zu viele Veränderungen im laufenden Betrieb gleichzeitig durchzuführen. Sind Sie ein Befürworter der Digitalisierung und möchten ein Digitalisierungskonzept umsetzen? Dann empfiehlt sich eine schrittweise Herangehensweise, um die Belegschaft mit an Bord zu bekommen. Gehen Sie zuerst Prozesse an, die sich leicht optimieren lassen. Somit halten Sie die Einstiegshürde niedrig und haben größere Chancen für einen motivierenden Beginn.
Damit Erfolge in der Digitalisierung nicht nur für sich sprechen sondern auch bemerkt und mitgetragen werden, sollten Sie proaktiv drauf hinweisen. Es empfiehlt sich ein Monitoring von Digitalisierungsfortschritten pro Prozess. Dies kann in regelmäßigen Meetingterminen erfolgen, wo die zuvor schriftlich festgehaltene Situation mit den neuen Prozessen verglichen wird. Bewertungskriterien können abhängig von Ihrem Geschäftsmodell sowohl quantiative Aspekte (Zeitersparnis oder Reduktion des Aufgabenpensums) als auch qualitative Aspekte sein (z. B. gefühlte, einfachere Administration und weniger monotone Aufgaben).
💡TIPP! Halten Sie die zeitlichen Abstände für Feedback zu Digitalisierungsschritten nicht zu kurz um nicht zu Beginn auf temporäre Schwankungen zu reagieren, sondern um das Gesamtbild zu evaluieren.
Mitarbeiter in digitalen Wandel einbinden (5/5)
Top-down oder Bottom-up? Auch bei kleinen Unternehmen kennt man wahrscheinlich nicht alle Prozesse selbst im Detail. Deshalb sollten die direkt an den Prozessen beteiligten Mitarbeiter befragt werden, was die größten Hürden in ihren Prozessabläufen sind. Dies können Sie angehen, indem Sie eine Liste an Themen vorbereiten, bei denen Sie sicher wissen, dass sich diese digitalisieren lassen. Anschließend holen Sie sich Feedback. Alternativ können Sie auch eine komplett offene Frage stellen, was sich zur Digitalisierung anbietet. Das bietet mehr Spielraum. In jedem Fall unterstützt diese Vorgehensweise das Mitarbeiter-Involvement und sorgt für mehr Identifikation der Belegschaft mit Digitalisierungsthemen.
Übrigens: Moderne, digitalisierte Prozessabläufe in Unternehmen basieren auf der Philosophie des Büros 4.0. Der Begriff Büro 4.0 steht für einen Vergleich zu den vier industriellen Revolutionen. Mit den heutigen Potenzialen von Software, dokumentenbasierte Prozesse zu automatisieren, hat sich eine neue, effizientere Form der Arbeit entwickelt. Die Basis dafür ist, dass alle Dokumente digitalisiert vorliegen. Wie CAYA das Büro 4.0 interpretiert, welche Schritte zum Büro 4.0 führen und wie Sie dadurch mehr digitale Effizienz erreichen, haben wir in unserem Guide zum Büro 4.0 definiert. Wenn Sie wissen möchten, welche Förderung KMU erhalten können, schauen Sie sich auch die Auflistung zu Fördermitteln im Mittelstand in unserem verlinkten Artikel an.
Haben Ihnen diese ersten Tipps zur Umsetzung einer Digitalisierungsstrategie Inspirationen geliefert? Dann holen Sie sich weitere, handfeste Tipps, welche Faktoren zu einer erfolgreichen Digitalisierung beitragen! Unser Quickguide “4 Faktoren für eine erfolgreiche Digitalisierungsstrategie” steht als Download kostenfrei zur Verfügung.
Quellen:
https://www.starfinanz.de/2019/11/07/digitalisierung-im-mittelstand/https://morethandigital.info/https://www.kmu-magazin.ch/