Case study

Case Study: Getsafe

Erfahren Sie, wie der digitale Versicherer Getsafe durch die Digitalisierung seiner Briefpost seine Prozesse optimieren und seine Mitarbeiter von zeitfressenden administrativen Tätigkeiten befreien konnte.

Getsafe ist ein ausschließlich online agierender Versicherer mit dem erklärten Ziel, Versicherungen für seine Kunden attraktiver zu machen – in einer App, einfach per Smartphone. Kunden können beispielsweise mit wenigen Klicks Schadensfälle einreichen oder ihren Versicherungsschutz in Echtzeit ändern.

Herausforderung

Immer mehr Kunden erwarten heutzutage, dass sie überall und jederzeit per Knopfdruck auf Informationen und Dienstleistungen zugreifen können. Sie wollen Versicherungsprodukte, die sie leicht verstehen und sonntagabends mit wenigen Klicks vom Sofa aus kaufen können. Getsafe setzt mit seinen digitalen Lösungen genau hier an. Das Unternehmen verfolgt eine klare Self-Service-Strategie, die es Nutzern ermöglicht, alle Details ihrer Versicherung jederzeit und selbstständig in der App zu ändern. Dennoch erhält Getsafe monatlich etwa 300 Briefe von kooperierenden Versicherungsgesellschaften oder im Rahmender Schadensregulierung, wie Schreiben von Anwälten, Gutachtern oder anderen involvierten Parteien. Diese Korrespondenzmusste gesichtet, bearbeitet und archiviert werden – ein manueller und damit zeitintensiver Prozess. Um Kunden schnell und transparent auf dem Laufenden zu halten, lag es Getsafe am Herzen, die Briefe zügiger und effizienter zu bearbeiten.

"Getsafe erhält monatlich etwa 300 Briefe von kooperierenden Versicherungsgesellschaften oder im Rahmen der Schadensregulierung, wie Schreiben von Anwälten, Gutachtern oder anderen involvierten Parteien."

Anforderungen

Die Eingangspost sollte nicht mehr in Papierform bei Getsafe eingehen, sondern von einem Dienstleister digitalisiert werden, um sie anschließend tagesaktuell auf einer Plattform in der Cloud bzw. per E-Mail als PDF-Dateien zur Verfügung zu stellen. Danach sollte die Post automatisiert an die zuständige Fachabteilung zur Bearbeitung weitergeleitet werden. Hierfür war es erforderlich, dass in den PDF-Dateien die entsprechenden Metadaten wie Absender oder Adressat hinterlegt sind. Zudem sollten Kundenschreiben nach der Digitalisierung vernichtet und Anwaltsschreiben im Original an Getsafe geliefert werden.

Lösung

Caya hat für Getsafe die Weiterleitung bei der Deutschen Post eingerichtet und erhält seitdem die Eingangspost von Getsafe in eines seiner Scanzentren. Hier übernimmt Caya als Dienstleister die Verarbeitung der Briefe inklusive des automatisierten Öffnens, Vorbereitens und Scannens. Darüber hinaus werden durch Texterkennung (OCR) und KI getriebene Extraktion von Daten weitere Schritte vorbereitet, darunter das Speichern der ausgelesenen Daten in den Metadaten der Dokumente. Anschließend stellt Caya die indizierten PDF-Dateien samt Metadaten auf seiner modernen Document-Cockpit-Plattform dem Kunden Getsafe zur Verfügung. Von dort werden Kundenschreiben über eine spezielle E-Mail-Adresse an das Ticketsystem Zendesk gesendet. Die weitere digitalisierte Briefpost wird vom Office Management des Versicherungsunternehmens gesichtet.

"Caya übernimmt als Dienstleister die Verarbeitung der Briefe inklusive desautomatisierten Öffnens, Vorbereitens und Scannens."

Ergebnis

Getsafe stellt mithilfe von Caya sicher, dass der komplette Posteingang des Assekuradeurs schnell bei den richtigen Empfängern ankommt. Der damit zuvor verbundene zeitliche Aufwand hat sich massiv reduziert. Das Customer-Care-Team ist von zeitfressenden administrativen Tätigkeiten befreit und kann sich wertschöpfenden Aufgaben wie der Bearbeitung von Kundenanliegen widmen.

"Das Customer-Care-Team ist von zeitfressenden administrativen Tätigkeiten befreit und kann sich wertschöpfenden Aufgaben wie der Bearbeitung von Kundenanliegen widmen."