Fallstudie

Fallstudie: SH Netz

SH Netz digitalisiert ihre Post und lässt ihre Teams ortsunabhängigzusammenarbeiten

Erfahren Sie, wie die E.ON-Tochter durch die Digitalisierung der Eingangspost nicht nur ihre Teams ortsunabhängig zusammenarbeiten lässt, sondern auch über 22 Tage Arbeitszeit pro Jahr einspart.

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Die Schleswig-Holstein Netz AG ist als Betreiber von Strom- und Gasleitungen in rund 900 Kommunen in Schleswig-Holstein für den sicheren und zuverlässigen Betrieb der Energienetze verantwortlich. Die Netzkundenbetreuung der SH Netz ist an vier verschiedenen Standorten im Bundesland vertreten und stand daher 2020 vor der Herausforderung, eine effiziente Lösung für den Empfang, die Distribution und die digitale Archivierung ihrer Eingangspost aufzusetzen. Die SH Netz entschied sich aufgrund der für sie maßgeschneiderten Lösung für Caya.

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Herausforderung

Die Netzkundenbetreuung des Energienetzbetreibers empfängt monatlich eine dreistellige Anzahl an Anträgen zur Netzeinspeisung welche innerhalb von acht Wochen bearbeitet werden müssen.

Um diese Fristen einzuhalten, ist es wichtig, dass der Posteingang möglichst effizient verwaltet wird. Es kann jedoch vorkommen, dass die vier Standorte aufgrund von Krankheit etc. unregelmäßig besetzt sind. Da zudem unterschiedlich viel Post an den verschiedenen Vertretungen ankam, wurden auch die vorhandenen Kapazitäten nicht immer gleichmäßig ausgelastet, wodurch die zeitnahe Bearbeitung der Eingangspost nicht durchgehend sichergestellt war.

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Anforderungen

Die Eingangspost sollte nicht mehr dezentral an den vier verschiedenen Standorten der Netzkundenbetreuung empfangen werden. Ziel war es, die Post in einem zentralen Eingang digital zu sammeln und zu archivieren, um sie von dort aus auf die vier Vertretungen zu verteilen. Dadurch sollte eine möglichst effiziente Bearbeitung der Einspeisungsanträge sichergestellt werden, um die Auslastung des Personals gleichmäßig zu verteilen und die Antwortfristen zu garantieren. Ein Kernpunkt bei der Projektumsetzung war die Beibehaltung einer Postanschrift in Quickborn, Schleswig-Holstein, damit die regionale Verbundenheit des Unternehmens erhalten bleibt, sowie die Trennung der Post der Netzkundenbetreuung von der restlichen Eingangspost des Unternehmens.

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Lösung

Damit eine regionale Postleitzahl beibehalten werden konnte, wurde ein Postfach für die Netzkundenbetreuung in Quickborneingerichtet. Briefpost, welche an das Postfach der Netzkundenbetreuung adressiert ist, wird nun von der Deutschen Post aussortiert und  an das Caya-Scancenter weitergeleitet. In diesem Zuge übernimmt Caya die Verarbeitung der Eingangspost inkl. automatisiertem Öffnen, Vorbereiten und Scannen. Weiterhin werden durch Texterkennung (OCR) und AI-getriebene Extraktion von Daten wie beispielsweise Absender und Betreff weitere vorbereitende Schritte unternommen.

Als Nächstes wird die Eingangspost digital über die Caya-Plattform bereitgestellt und mittelseiner E-Mail-Integration an einen zentralen E-Mail- Posteingang weitergeleitet. Daraufhin haben die MitarbeiterInnen die Möglichkeit, unabhängig von ihrem Standort die eingegangene Post in dem Postfach zu sichten und zu bearbeiten. Dies birgt auch den Vorteil, dass die Post, zusammen mit den E-Mails, an einem Ort zentral abgerufen werden kann.

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Einsparung von über 22 Arbeitstagen im Jahr

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Ergebnis

Am Ende der Einführung des digitalen Posteingangs steht ein signifikant vereinfachter administrativer Prozess. Dies entlastet vor allem die MitarbeiterInnen in den vier Standorten der Netzkundenbetreuung, welche die Briefpost nun nicht mehr selbst digitalisieren und an einem zentralen Ortablegen müssen.

Als Resultat spart die SH Netz monatlich bis zu 15 Stunden Arbeitszeit, was aufs Jahrgerechnet über 22 Arbeitstagen entspricht.  Durch die digitale Verteilung der Eingangspostspart der Energiedienstleister nicht nur Zeit und Nerven, sondern stellt auch sicher, dass die Anträge auf Netzeinspeisung stets zeitnah und ortsunabhängig bearbeitet werden können. Für die MitarbeiterInnen der Netzkundenbetreuung der SH Netz ist Caya zu einem unersetzbaren Tool der administrativen Arbeit geworden.

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