Digitaler Posteingang

So kommt Ihre Post zu uns

Um Ihre Post zu scannen, leiten wir diese zunächst in eines unserer Scanzentren in Deutschland um. Hierfür gibt es verschiedene Möglichkeiten:

• Automatische Weiterleitung der gesamten Briefpost mittels Nachsendeauftrag*
• Weitergabe der Caya-Postbox-Adresse an ausgewählte Korrespondenzpartner
• Automatische Weiterleitung ausgewählter Briefpost (z.B. für eine Abteilung) mittels Umrouting
• Tägliche Abholung Ihrer Post durch Caya bei Ihnen vor Ort
• Es stehen viele weitere, Individuelle Lösungen zur Verfügung. > Sprechen Sie uns an

*Die Weiterleitung kann direkt in Caya eingerichtet werden.

So scannen wir Ihre Post

Sobald Ihre Post im Scanzentrum* eintrifft wird diese für das Scannen vorbereitet, dann gescannt und anschließend in unserem Kurzzeitarchiv archiviert. Die Schritte im Überblick:

• Ihre Post wird nach Formaten sortiert, maschinell geöffnet, aus dem Umschlag entnommen und für das Scannen vorbereitet.
• Ihre Post wird von unseren Produktionsscannern in Millisekunden digitalisiert.
• Ihre Post wird anschließend in unserem Kurzzeitarchiv eingelagert und später, abhängig von Ihrem Tarif, vernichtet, Ihnen zugesendet oder ins Langzeitarchiv überführt.

*Unsere Scanzentren befinden sich alle in Deutschland und sind ISO-zertifiziert.

So stellen wir Ihre Post zur Verfügung

Vom Eingang bis zur Bereitstellung des digitalen Dokuments dauert es nur wenige Stunden. Der entscheidende Prozess ist dabei die Übermittlung der Dokumente vom Scanzentrum zu Ihnen. Hierfür gibt es verschiedene Möglichkeiten:

• Caya Document Cockpit
• FTP-Server
• Per E-Mail
• Über Integrationen