Digitaler Posteingang
Empfangen Sie Ihre tägliche Post ganz einfach digital
Wir leiten Ihre Post um, digitalisieren diese und stellen sie im Caya Cockpit zur Verfügung. Dort können Sie alle Dokumente verwalten, bearbeiten oder Arbeitsabläufe automatisieren.
So kommt Ihre Post zu uns
Um Ihre Post zu scannen, leiten wir diese zunächst in eines unserer Scanzentren in Deutschland um. Hierfür gibt es verschiedene Möglichkeiten:
- Automatische Weiterleitung der gesamten Briefpost mittels Nachsendeauftrag*
- Weitergabe der Caya-Postbox-Adresse an ausgewählte Korrespondenzpartner
- Automatische Weiterleitung ausgewählter Briefpost (z.B. für eine Abteilung) mittels Umrouting
- Tägliche Abholung Ihrer Post durch Caya bei Ihnen vor Ort
- Es stehen viele weitere, Individuelle Lösungen zur Verfügung. > Sprechen Sie uns an
*Die Weiterleitung kann direkt in Caya eingerichtet werden.
So scannen wir Ihre Post
Sobald Ihre Post im Scanzentrum* eintrifft wird diese für das Scannen vorbereitet, dann gescannt und anschließend in unserem Kurzzeitarchiv archiviert. Die Schritte im Überblick:
- Ihre Post wird nach Formaten sortiert, maschinell geöffnet, aus dem Umschlag entnommen und für das Scannen vorbereitet.
- Ihre Post wird von unseren Produktionsscannern in Millisekunden digitalisiert.
- Ihre Post wird anschließend in unserem Kurzzeitarchiv eingelagert und später, abhängig von Ihrem Tarif, vernichtet, Ihnen zugesendet oder ins Langzeitarchiv überführt.
*Unsere Scanzentren befinden sich alle in Deutschland und sind ISO-zertifiziert.
So stellen wir Ihre Post zur Verfügung
Vom Eingang bis zur Bereitstellung des digitalen Dokuments dauert es nur wenige Stunden. Der entscheidende Prozess ist dabei die Übermittlung der Dokumente vom Scanzentrum zu Ihnen. Hierfür gibt es verschiedene Möglichkeiten:
- Caya Document Cockpit
- FTP-Server
- Per E-Mail
- Über Integrationen
Und das ist noch nicht alles...
Einfache Auffindbarkeit
Durch die digitale Ordnerstruktur und die Volltextsuche finden Sie alle Dokumente in Sekundenschnelle.
Digitalisierte Dokumente sind überall verfügbar
Egal wo Sie oder Ihre Mitarbeiter befinden, Ihre Dokumente sind immer dabei.
GoBD-konform
Dokumente mit steuerrechtlicher Relevanz werden GoBD konform eingescannt. Die physischen Originale benötigen Sie danach nicht mehr.
“Mit der Digitalisierung und automatisierten Weiterleitung unserer Eingangspost konnten wir unsere nachgelagerten Prozesse automatisieren und optimieren.”
Sind Sie bereit, loszulegen?
Essentials
€
14
,99
€
9
,99
$
10
Pro Nutzer pro Monat
Basisfunktionen für Selbstständige und Freelancer.
Was ist inbegriffen
- Document Cockpit
Essentials
€
14
,99
€
9
,99
$
10
Pro Nutzer pro Monat
Basisfunktionen für Selbstständige und Freelancer.
Was ist inbegriffen
- Document Cockpit
Standard
€
29
,99
€
24
,99
$
25
Pro Nutzer pro Monat
Standardlösung für kleine und mittlere Unternehmen.
Was ist inbegriffen
- Document Cockpit
- Automagic Workflows
Standard
€
29
,99
€
24
,99
$
25
Pro Nutzer pro Monat
Standardlösung für kleine und mittlere Unternehmen.
Was ist inbegriffen
- Document Cockpit
- Automagic Workflows
Professional
€
99
,99
€
79
,99
$
81
Pro Nutzer pro Monat
Erweiterte Features für mittlere und große Unternehmen.
Was ist inbegriffen
- Document Cockpit
- Automagic Workflows
- Individuelle Lösungen
Professional
€
99
,99
€
79
,99
$
81
Pro Nutzer pro Monat
Erweiterte Features für mittlere und große Unternehmen.
Was ist inbegriffen
- Document Cockpit
- Automagic Workflows
- Individuelle Lösungen