4 Tipps für die Beschleunigung administrativer Prozesse

Eine schnelle Administration im Büro - der Traum für viele. Aber wie gelingt dies wirklich? Wir schauen uns einfache Maßnahmen an, die Ihren Alltag optimal ergänzen.

Die Büro Administration ist häufig ein undurchdringbarer Prozessdschungel. Viele Prozesse bestehen schon lange und sind so im Unternehmen verwachsen. Neuerungen brauchen viel Anlaufzeit und Arbeit, bevor sie implementiert sind. Die Büroadministration ist oft der Kern eines Unternehmens, in dem viele Fäden zusammenlaufen. Daher wird hier meist wenig geändert, weil es eben irgendwie funktioniert. Allerdings sind administrative Prozesse prädestiniert dafür, von der digitalen Transformation zu profitieren. Viele der täglichen Aufgaben sind ineffizient und geprägt von identischen, sich wiederholenden Mustern.
Wenn Digitalisierung etwas sehr gut ermöglicht, dann ist es ineffiziente, sich wiederholende Aufgaben schnell und automatisch umzusetzen. Denn: papierbasierte Prozesse lassen sich schlecht leicht vervielfältigen oder automatisieren. Auch sind die digitalen Helfer oft überall und mobil nutzbar als auch cloud-basiert, sodass Informationen nicht verloren gehen können. So kann das Office Management beschleunigt werden, Chaos reduziert und Mitarbeiter*innen können sich auf wertschöpfende Aufgaben fokussieren.

Welche administrativen Potenziale gibt es?

Laut Expertenmeinung von Dr. Stefan Klos, Leiter Business Process Management bei der Braincourt GmbH im Interview mit Controllermagazin.de*, lassen sich allgemein 7 verschiedene gängige Optimierungspotenziale bei Büroprozessen definieren.

1. Unnötiger Informationsfluss z. B. wiederholte E-Mail Abfragen, Preisanfragen oder Freigaben
2. Überflüssige Daten- und Dokumentenbestände: Mehrfacharchivierung in Papierform und elektronischer Form. Eine Aufbewahrung in elektronischer Form reicht meistens aus und ist GoBD konform.
3. Suchen: Unnötige Bewegung oder Zeitaufwand für Suchen
Übrigens: Dokumente in der CAYA Document Cloud lassen sich via Volltextsuche sekundenschnell auf Schlagworte durchsuchen. Das gilt sowohl für digitalsierte Briefpost, als auch für in die Document Cloud hochgeladene Dokumente.
4. Warten auf Informationen und Freigaben
5. Überflüssige Leistungen
6. Ineffiziente oder komplexe Prozessorganisation: Medienbrüche, manuelle Bearbeitungen, unbegründete Prozessvarianten, usw.
7. Fehlerhaft erbrachte Leistungen

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Basierend auf diesen Erkenntnissen haben wir 4 Office Management Tipps zusammengestellt, mit denen Sie Ihren Alltag und Ihre Büroadministration effizienter und weniger monoton gestalten können.

Wie administrative Prozesse optimieren? Administrative Prozesse vs. wertschöpfende Prozesse.

1 | Strukturieren Sie Ihren Arbeitsalltag

Das Office Management ist ein sich ständig bewegender Bereich. Aus allen Richtungen kommen neue Informationen und Aufgaben. Daher ist es wichtig, den Arbeitsalltag so zu strukturieren, dass kein Informationsverlust in der Prozessverwaltung entsteht. Nutzen Sie noch oft Post-Its, um Informationen für einen späteren Zeitpunkt wieder zu finden? Natürlich ist hier die Gefahr groß, die kleinen Zettel zu verlegen. Auch ortsunabhängiger Zugriff ist nicht gegeben. Die digitale Alternative von Evernote hilft Ihnen dabei, auch noch so kleine Informationen strukturiert auf digitalen Post-Its abzulegen. Außerdem synchronisiert Sie automatisch Ihre mobil und auf dem Desktop erstellten Notizen, sodass Sie immer alles an einem Ort haben. Notizen können Sie in Evernote auch  auf Schlagwörter durchsuchen. Zusätzlich lässt sich Evernote auch als praktisches To-Do-Tool nutzen - durch diese Mehrfachfunktionalität vermeiden Sie einen Tool-Overload und behalten leane Prozesse.

Tipp: Evernote hat auch über die Notiz- und To-Do-Funktion hinaus einiges zu bieten. Wussten Sie, dass Sie z.B. auch digitale Briefe über die CAYA-Plattform direkt mit Evernote integrieren können?

2 | Vereinfachen Sie Ihre Prozesse

Wenn Sie Prozesse beschleunigen möchten, fällt zuerst auf: viele administrative Abläufe sind umständlich und gehen durch viele Hände. Das muss nicht sein. Software kann hier  z. B. mit intelligenten, automatischen Vorschlägen beim Umsetzen bezüglich Qualitätsmanagement helfen. Einer dieser komplexen und umständlichen Prozesse in der Office Administration ist oft die Buchhaltung. Fehler sollten hier nicht passieren, was auf manuellen Wege jedoch nicht immer auszuschließen ist. Wenn Sie sich in diesem Bereich nach digitalen Lösungen für Ihre administrativen Prozesse umsehen, haben sie eventuell schon einmal von Billomat gehört. Damit haben Sie die Möglichkeit, Ihre Buchhaltung zu automatisieren und digitalisieren.

Wissen Sie außerdem, welche Ihrer administrativen Prozesse einen Beitrag zur Wertschöpfung leisten? Das lässt sich kartographieren. Bei der Wertstromanalyse (engl= value stream mapping - VSM) werden wertschöpfende Prozesse aus der Sicht des Kunden erarbeitet.

Mit der Wertstromanalyse bewerten Sie Ihre Prozesse und Prozessschritte und prüfen, ob sie zur Wertschöpfung beitragen und ob sie sich an den Anforderungen Ihrer Kunden orientieren. Der Wert für den Kunden steht hier immer zentral. Die Wertschöpfung soll sich nicht um die Organisation selber, sondern um Potenziale für finanzielle Chancen drehen. Für das value stream mapping visualisieren Sie Ihre Prozesse mit der Flussdiagramm-Methode und den Symbolen der Wertstromanalyse. Außerdem fügen Sie spezielle Kennzahlen und Leistungsparameter hinzu. Anschließend leiten Sie Schwachstellen und Verbesserungspotenziale ab.

Anhand der Auswertung können Sie erkennen, welche einzelnen Prozessschritte verbessert, eliminiert, geschützt oder genauer analysiert werden müssen. Die Wertstromanalyse ist ein Teil der Lean Management Methodik, die gerade für KMU interessante Chancen bietet.

3 | Organisieren Sie Ihre Workflows

Organisation ist das A und O der Administration. Ein Notizbuch, physische Ordner oder Dateien auf Ihrem PC sind jedoch bei der Organisation von Workflows meist keine große Hilfe. Digitale Lösungen wie Notion können Ihnen hier Arbeit abnehmen, indem sie Dateien speichern, die Aufgaben von verschiedenen Teams darstellen oder Ihnen erlauben, wichtige Dokumente ohne Umwege zu teilen.

Es gibt kaum ein so flexibles Tool, dass die Aufgaben in fast jeder Abteilung erleichtern kann. Notion ist das Workspace-Tool, bei dem Ihnen eigentlich nur Ihre Fantasie die Grenzen setzt. Mit Notion organisieren Sie Ihre Workflows ganz einfach, visuell übersichtlich und effizient. Gerade auch für administrative Prozesse ist Notion interessant: Ob Drafts für Dokumente, Taskmanagement oder die Bibliothek für wichtige Dokumente und Vorlagen - mit Notion entschlacken Sie den Arbeitsalltag. Da auch Ihre Kollegen auf die Informationen zugreifen können, erleichtert Notion darüber hinaus noch die ortsunabhängige Zusammenarbeit - egal ob im Team oder darüber hinaus.

4 | Vermeiden Sie Papier, wo es geht

Administrative Arbeitsprozesse sind bei Ihnen noch stark papierlastig? Gerade der Posteingang ist ein langsamer und physischer Prozess - an dessen Ende Sie die Post auch noch einscannen müssen? Wäre es nicht praktisch und zeitsparend, wenn das Öffnen, Scannen und Vorbereiten der Post schon für Sie übernommen wird?

Mit Caya können Sie Ihre Post direkt digital empfangen und bearbeiten. Gerade in einer dezentralen und immer ortsunabhängigen Arbeitswelt wird auch die Informationsverteilung über digitale Prozesse immer mehr zur Notwendigkeit. Caya ist Ihre Dokumentenzentrale und hilft, indem Sie Post einfach an die richtigen Empfänger und Abteilungen weiterleiten können. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, die Post in eine Ordnerstruktur zu bringen. Dies erleichtert Ihnen die spätere Suche nach wichtigen Dokumenten - die Sie aber natürlich auch über die Volltextsuche finden könnten. Während Sie Ihre Post heute noch manuell einscannen, haben Sie mit Caya die Eingangspost morgen schon in die Tools integriert, die Sie in Ihrem Unternehmen bereits nutzen. Ihre Buchhaltung war noch nie so einfach. Ihr Projektmanagement war noch nie so schnell und das Dokumentenmanagement noch nie so aufgeräumt. Digitale Post bildet die Grundlage für viele weitere Schritte der Digitalisierung und sollte in keinem Unternehmen fehlen, das sich effizient und zukunftssicher aufstellen möchte.

Es steckt viel Potenzial in der Digitalisierung des Office Managements und sollte nicht vernachlässigt werden, da hier mit wenig Aufwand große Schritte im Digitalisierungsgrad des gesamten Unternehmens gemacht werden können.

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