# www.caya.com > llms-full.txt for https://www.caya.com — 250 pages, summaries, generated 2026-08-03 ## Pages ### End-to-end automation for document processes Source: https://www.caya.com/en Description: Digitize your inbox and automate your processes with Caya ▶️ Business and Personal ▶️ Top rating on OMR Reviews Manual document processes cost more than you thinkWhether it's a small team or a growing company: inefficient processes quickly become a real brake on growth.0%Productivity Loss Due to Inefficient Document ProcessingQuelle: StatistaScaling exacerbates the problemThe more documents, the more manual intervention — Scale errors without automation and delays with.In 6 stepsFrom document to structured dataCentral document entryWhether by post, email or upload — all documents automatically end up in one place.Automatic classificationBill? contract? form? Caya automatically recognizes the document type.OrganizationAll documents are automatically sorted and stored in the correct folder — completely without manual effort.ExtractionCaya reads out all relevant fields: amounts, data, suppliers, IBANs, transaction numbers and much more. Learn more about our extractions.DistributionDocuments are automatically shared with the right person or department. Rights and roles can be defined individually — so everyone only sees what is relevant. Learn more about our automations.IntegrationsThe documents and extracted data are automatically transferred to your connected tools, for example as JSON, CSV or directly via API integration. Explore our integrationsWould you like to know more?Book a 30-minute demoFree product tourCentral document entryWhether by post, email or upload — all documents automatically end up in one place.Automatic ClassificationInvoice? Contract? Form? Caya automatically recognizes the document type.OrganizationAll documents are automatically sorted and filed in the correct folder – completely eliminating manual effort.ExtractionCaya extracts all relevant fields: amounts, dates, suppliers, IBANs, transaction numbers, and much more. Learn more about our Extractions.DistributionDocuments are automatically shared with the right person or department. Rights and roles can be individually configured – so everyone only sees what is relevant. Learn more about our automations.IntegrationsThe documents and extracted data are automatically transferred to your connected tools, for example as JSON, CSV, or directly via integration. Discover our integrations.Möchten Sie mehr erfahren?30 Min. Demo buchenKostenlose ProduktourThe document automation suiteOne inbox. Three powerful… --- ### Die Document Automation Suite Source: https://www.caya.com Description: Digitaler Posteingang, Automatisierung und Datenextraktion für Intelligente Dokumentenverarbeitung. ISO-zertifiziert, DORA-konform. ▶️ Bester Anbieter laut OMR Reviews. Manuelle Dokumenten­prozesse kosten mehr als Sie denkenOb kleines Team oder wachsendes Unternehmen: ineffiziente Abläufe werden schnell zur echten Wachstumsbremse.0%Produktivitätsverlust durch ineffiziente Dokumenten­verarbeitungQuelle: StatistaSkalierung verschärft das ProblemJe mehr Dokumente, desto mehr manuelle Eingriffe – ohne Automatisierung skalieren Fehler und Verzögerungen mit.In 6 SchrittenVom Dokument zu strukturierten DatenZentraler DokumenteneingangOb per Post, E-Mail oder Upload – alle Dokumente landen automatisch an einem Ort.Automatische KlassifizierungRechnung? Vertrag? Formular? Caya erkennt den Dokumenttyp automatisch.OrganisationAlle Dokumente werden automatisch sortiert und im richtigen Ordner abgelegt – ganz ohne manuellen Aufwand.ExtraktionCaya liest alle relevanten Felder aus: Beträge, Daten, Lieferanten, IBANs, Vorgangsnummern und vieles mehr. Erfahren Sie mehr über unsere Extractions.VerteilungDokumente werden automatisch mit der richtigen Person oder Abteilung geteilt. Rechte und Rollen lassen sich individuell festlegen – so sieht jede*r nur, was relevant ist. Erfahren Sie mehr über unsere Automations.IntegrationenDie Dokumente und extrahierten Daten werden automatisch in Ihre angebundenen Tools übertragen, zum Beispiel als JSON, CSV oder direkt per Integration. Entdecken Sie unsere Integrationen.Möchten Sie mehr erfahren?30 Min. Demo buchenProdukttourZentraler DokumenteneingangOb per Post, E-Mail oder Upload – alle Dokumente landen automatisch an einem Ort.Automatische KlassifizierungRechnung? Vertrag? Formular? Caya erkennt den Dokumenttyp automatisch.OrganisationAlle Dokumente werden automatisch sortiert und im richtigen Ordner abgelegt – ganz ohne manuellen Aufwand.ExtraktionCaya liest alle relevanten Felder aus: Beträge, Daten, Lieferanten, IBANs, Vorgangsnummern und vieles mehr. Erfahren Sie mehr über unsere Extractions.VerteilungDokumente werden automatisch mit der richtigen Person oder Abteilung geteilt. Rechte und Rollen lassen sich individuell festlegen – so sieht jede*r nur, was relevant ist. Erfahren Sie mehr über unsere Automations.IntegrationenDie Dokumente und extrahierten Daten werden automatisch in Ihre angebundenen Tools übertragen, zum Beispiel als JSON, CSV oder direkt per Integration. Entdecken Sie unsere Integrationen.Möchten Sie mehr erfahren?30 Min. Demo buchenKostenlose ProduktourDie Document Automation SuiteEin Eingang. Drei mächtige Automatisierungen.Alle Dokumente, ob Post, E-Mail oder Upload, landen in Caya und werden vollautomatisch verarbeitet.Post ScanIhre physische Post.… --- ### Digital inbox & DMS for agencies Source: https://www.caya.com/en/agenturen Description: Boost your efficiency as an agency with Caya and our post-digitization services. Our document management service offers automatic categorization, workflows and more — find out here how you can optimize your processes even after digitization! Digital inbox & DMS for agenciesPost digitisation & document management for agenciesDigitise your incoming mailAutomatically assign documents to an object.Access to all documents — even when you're on the go.Collaboration in real time.Book a demoAbout the tariffsFor more efficiency in day-to-day businessFind documents easilyThanks to the full text search, you can immediately find what you need.Share and collaborateSafety made in Germany When the Subject includes automatically share with Tabea .Concentrate on the important things and let our Automagic Workflows distribute the documents to the right departments.About Automagic WorkflowsFull control through rights and role management“The technology is amazing! We've accelerated our administrative process by 30% and are saving over 20 hours a week for annoying tasks that we no longer have to do manually.”Analyst, Urban Impact AgencypascalGoodbye paper chaos! Free your agency from paperworkReceive all documents, including your letter mail, collected and clearly in one place.Organise your documents on a project-specific basis and share important documents — with your employees, customers.Automate anything that distracts you from day-to-day business and focus 100% on your projects instead.More about document automations4.6/5This is some text inside of a div block.4.6/5This is some text inside of a div block.4.5/5This is some text inside of a div block.5/5This is some text inside of a div block.Case Study: Advertising Agency WebprojaggtAdvertising agency frees itself from annoying paperwork with digital document managementFind out how the innovative advertising agency Webprojaggt was able to significantly improve its administrative processes with Caya and also saved 30 percent time in preparatory bookkeeping!Read case studyBye paperwork, hello Caya.Caya gives you the freedom to spend your time and energy where it's needed most. Automate your processes and focus fully on your projects or the next pitch.Book a demoContact sales --- ### Digitaler Posteingang & DMS für Agenturen Source: https://www.caya.com/agenturen Description: Steigern Sie Ihre Effizienz als Agentur mit Caya und unseren Post-Digitalisierungsservices. Unser Dokumentenmanagement-Service bietet automatische Kategorisierung, Workflows und mehr - erfahren Sie hier, wie Sie Ihre Prozesse auch nach der Digitalisierung optimieren können! Digitaler Posteingang & DMS für AgenturenPostdigitalisierung & Dokumenten­management für AgenturenDigitalisierung Ihrer EingangspostUnterlagen automatisch einem Objekt zuordnen.Zugriff auf alle Dokumente - auch unterwegs.Kollaboration in Echzeit.Demo buchenZu den TarifenFür mehr Effizienz im TagesgeschäftEinfache AuffindbarkeitDank Volltextsuche finden Sie sofort, was Sie brauchen.Teilen und ZusammenarbeitenSicherheit made in Germany Wenn der Betreff beinhaltet, automatisch mit Tabea teilen.Konzentrieren Sie sich auf die wichtigen Dinge und lassen Sie unsere Automagic Workflows die Dokumente an die richtigen Abteilungen verteilen.Zu den Automagic WorkflowsVolle Kontrolle durch Rechte- und Rollenverwaltung''Die Technologie ist unglaublich! Wir haben unseren Verwaltungsprozess um 30 % beschleunigt und sparen wöchentlich über 20 Stunden für lästige Aufgaben, die wir nicht mehr manuell erledigen müssen.''Analyst, Urban Impact AgencyPascalTschüss Papierchaos! Befreien Sie Ihre Agentur vom Papierkram und konzentrieren Sie sich wieder voll und ganz auf Ihre Projekte und Kund*innen.Empfangen Sie alle Dokumente, inklusive Ihrer Briefpost, gesammelt und übersichtlich an einem Ort.Organisieren Sie Ihre Unterlagen projektspezifisch und teilen Sie wichtige Dokumente - mit Ihren Mitarbeiter*innen, Kund*innen.Automatisieren Sie alles, was Sie vom Tagesgeschäft ablenkt und widmen Sie sich stattdessen 100% Ihren Projekten.Mehr zu den Document Automations4,6/5This is some text inside of a div block.4,6/5This is some text inside of a div block.4,5/5This is some text inside of a div block.5/5This is some text inside of a div block.Fallstudie: Werbeagentur WebprojaggtWerbeagentur befreit sich mit digitalem Dokumenten­management vom lästigen PapierkramErfahren Sie, wie die innovative Werbeagentur Webprojaggt mit Caya ihre administrativen Abläufe deutlich verbessern konnte und zudem bei der vorbereitenden Buchhaltung 30 Prozent Zeit spart!Fallstudie lesenTschüss Papierkram, hallo Caya.Caya gibt Ihnen die Freiheit, Ihre Zeit und Energie dort einzusetzen, wo sie am meisten gebraucht wird. Automatisieren Sie Ihre Prozesse und konzentrieren Sie sich voll und ganz auf Ihre Projekte oder den nächsten Pitch.Demo buchenVertrieb kontaktieren --- ### Archive digitisation Source: https://www.caya.com/en/post-scan/archivdigitalisierung Description: Digitize your archive with Caya. Save space, time, and money by switching to digital archiving. Find out now how easy it is! Archive digitisationAccess to all documents at any timeWe scan your archive and provide you with the documents digitally and in an audit-proof manner.Contact salesYour benefits of digitising archivesEasy to findThanks to the digital folder structure and the full text search, you can find all documents within seconds.Digitized documents are available everywhereNo matter where you or your employees are, your documents are always with you.GoBD compliantDocuments with tax law relevance are scanned in accordance with GoBD. You no longer need the physical originals afterwards.Save costsYou no longer need your filing cabinets and regain valuable office space.Everything from a single sourceWe support you throughout the entire process — from collecting documents to making them available and destroying them.Extracting structured dataOn request, we will extract the data points you require (e.g. invoice number, delivery note number, contract characteristics).The operational process: 4 easy steps1. Your documents come to usDelivery of the files to the Caya scan centre. Depending on the arrangement, we can collect them or you can send them.2. Digitise your archiveWe digitise your documents using a highly standardised and automated process. Our scan centres are all located in Germany and are ISO-certified.3. Provision of documentsYou receive your documents as a coloured pdf document including text recognition (OCR) in the Caya Document Cockpit or on an sFTP server.4. Destruction or archivingDestruction of the original documents on request. If you decide against destroying the original files, they can be send to you.More about document automationsWith Caya, your documents are in safe handsGDPR-compliantWe comply with current EU regulations. Personal data is properly collected, stored, and documented.High level of data securityOur high-security server centers in Frankfurt work with ISO27001.Your data, your consentWe don't share your extracted data with anyone — it belongs to you and only you.GDPR-compliantWe comply with current EU regulations. Personal data is properly… --- ### Archivdigitalisierung Source: https://www.caya.com/post-scan/archivdigitalisierung Description: Digitalisieren Sie Ihr Archiv mit Caya. Sparen Sie Platz, Zeit und Geld durch die Umstellung auf eine digitale Archivierung. Erfahren Sie jetzt, wie einfach das geht! ArchivdigitalisierungJederzeit Zugriff auf alle DokumenteWir scannen Ihr Archiv und stellen Ihnen die Dokumente digital und revisionssicher zur Verfügung.Vertrieb kontaktierenIhre Vorteile einer Archiv­digitaliserungEinfache AuffindbarkeitDurch die digitale Ordnerstruktur und die Volltextsuche finden Sie alle Dokumente in Sekundenschnelle.Digitalisierte Dokumente sind überall verfügbarEgal wo Sie oder Ihre Mitarbeiter sich befinden, Ihre Dokumente sind immer dabei.GoBD-konformDokumente mit steuerrechtlicher Relevanz werden GoBD konform eingescannt. Die physischen Originale benötigen Sie danach nicht mehr.Kosten sparenSie benötigen Ihre Aktenschränke nicht mehr und gewinnen wertvolle Bürofläche zurück.Alles aus einer HandWir unterstützen Sie im gesamten Prozess - von der Abholung der Dokumente über die Bereitstellung bis zur Vernichtung.Extrahieren von strukturierten DatenAuf Wunsch extrahieren wir von Ihnen gewünschte Datenpunkte (z.B. Rechnungsnummer, Lieferschein­nummer, Vertragseigenschaften)Der operative Ablauf: 4 einfache Schritte1. Ihre Unterlagen kommen zu unsAnlieferung der Akten beim Caya Scancenter. Je nach Absprache per Abholung durch uns oder per Versand durch Sie.2. Digitalisierung Ihres ArchivsIhre Dokumente werden von uns in einem hochstandardisierten und automatisierten Verfahren digitalisiert. Unsere Scancenter befinden sich alle in Deutschland und sind ISO-zertifiziert.3. Bereitstellung der DokumenteIhre Dokumente erhalten Sie als farbiges pdf-Dokument inkl. Texterkennung (OCR) & Bereitstellung in dem Caya Document Cockpit oder auf einem sFTP Server.4. Vernichtung oder ArchivierungAuf Wunsch Vernichtung gemäß DIN 66399-2. Entscheiden Sie sich gegen eine Vernichtung der Originalakten, können die Originale im Caya Langzeitarchiv verwahrt werden.Mehr zu den Document AutomationsMit Caya sind Ihre Dokumente in sicheren HändenDSGVO-konformWir halten uns an die aktuellen EU-Regularien. Personenbezogene Daten werden ordnungsgemäß erfasst, gespeichert und dokumentiert.ISO 27001-zertifiziertCaya erfüllt den internationalen Standard für Informationssicherheits-Managementsysteme.DORA-konformWir erfüllen die EU-Anforderungen zur digitalen operativen Resilienz und schützen unsere IT-Systeme zuverlässig.DSGVO-konformWir halten uns an die aktuellen EU-Regularien. Personenbezogene Daten werden ordnungsgemäß erfasst, gespeichert und dokumentiert.ISO 27001-zertifiziertCaya erfüllt den internationalen Standard für Informationssicherheits-Managementsysteme.DORA-konformWir erfüllen die EU-Anforderungen zur digitalen operativen Resilienz und schützen unsere IT-Systeme zuverlässig.Ihre Daten, Ihr EinverständnisWir geben Ihre extrahierten Daten an niemanden weiter - sie gehören… --- ### Automatic Document Import Source: https://www.caya.com/en/loesungen/automagic-import Description: Import data automatically with Automagic Import from Caya. Avoid manual input errors and save time when transferring data. Find out more now! Automatic Document ImportAll documents from any sourceWhether via forwarding, importing, uploading or Post-Scan-Service: Caya is your document center, where all documents from (almost) every source come together.Book a demoContact salesCentralise the management of all your documentsAutomagic ImportUse standard workflows to automatically import documents from over 100 tools — including Gmail Business and Outlook — into your Caya Document Automation Suite.Post-Scan-ServiceWe redirect your mail, digitize it and make it available in the Caya Document Automation Suite.Uploading via emailCaya provides you with an e-mail address for the import. When PDF files arrive, they are uploaded to your Caya Document Automation Suite.Uploading PDFsPDFs can be uploaded directly to the Caya Document Automation Suite - with just one click.Enhance your document processes with CayaNever lose documents againThanks to user-friendly, intelligent filters and full-text search, important documents are always at hand.Document centreThe Caya Document Automation Suite provides an overview of incoming documents and required measures.Automation saves time & €€€Recurring tasks? Simply set up a workflow and everything is done automatically.“With Caya, we are able to digitise our incoming mail and distribute it to our employees on a daily basis, regardless of location.”WWF Office Management AssistantThomas MullerHow do you set up an automated email import?1. Connect your email inbox to Caya.2. Select predefined email automation from the Standard Workflows.3. Set up a Workflow, add a title and add the workflow. Done! 4. From now on, every PDF attachment is uploaded to the Document Cockpit #AutomagicMore workflows for even more automation? There you go!Route a document to a specific folder based on the type. For example, an invoice ends up in the “Invoices to be paid” folder.Integrate tools that you already use to forward only a specific type of document, e.g. signed employment contracts can be automatically forwarded to Personio.We are here for youTalk to our experts… --- ### Automatischer Dokumenten-Import Source: https://www.caya.com/loesungen/automagic-import Description: Importieren Sie Daten automatisch mit Automagic Import von Caya. Vermeiden Sie manuelle Eingabefehler und sparen Sie Zeit bei der Datenübertragung. Erfahren Sie jetzt mehr! Automatischer Dokumenten-ImportAlle Dokumente aus jeder QuelleOb per Weiterleitung, Import, Upload oder Post-Scan-Service: Caya ist Ihre Dokumentenzentrale, in der alle Dokumente aus (fast) jeder Quelle automatisiert zusammenkommen.Demo buchenVertrieb kontaktierenZentralisieren Sie die Verarbeitung all Ihrer Dokumente an einem einzigen Ort.Automagic ImportNutzen Sie Standard-Workflows, um Dokumente aus über 100 Tools - darunter Gmail Business und Outlook - automatisch in Ihrer Caya Document Automation Suite zu importieren.Post-Scan-ServiceWir leiten Ihre Post um, digitalisieren sie und stellen sie in der Caya Document Automation Suite zur Verfügung.Hochladen per E-MailCaya stellt Ihnen eine E-Mail-Adresse für den Import zur Verfügung. Kommen PDF-Dateien an, werden diese in Ihrer Caya Document Automation Suite hochgeladen.Hochladen von PDFsPDFs können direkt aus der Caya Document Automation Suite hochgeladen werden – mit nur einem Klick.Ein Produkt, das Ihre umfassendste Dokumenten-Suite sogar noch besser macht.Nie wieder Dokumente verlierenDank benutzerfreundlicher, intelligenter Filter und Volltextsuche sind wichtige Dokumente immer schnell zur Hand.DokumentenzentraleDie zentrale Caya Document Automation Suite gibt einen Überblick über eingehende Dokumente und erforderliche Maßnahmen.Automatisierung spart Zeit & €€€Wiederkehrende Aufgaben? Einfach Workflow festlegen und schon ist alles erledigt.„Mit Caya gelingt es uns, unsere Eingangspost digitalisiert und tagesaktuell an unsere Mitarbeitenden ortsunabhängig zu verteilen.”Mitarbeiterin Office-Management WWFThomas MullerWie richtet man einen automagischen E-Mail-Import ein?1. E-Mail-Posteingang mit Caya verbinden.2. Vordefinierte E-Mail-Automatisierung aus den Standard-Workflows auswählen.3. Workflow einrichten, betiteln und hinzufügen.Fertig! 4. Von nun an wird jeder PDF-Anhang ins Document Cockpit hochgeladen #AutomagicMehr Workflows für noch mehr Automatisierung? Bitteschön!Leiten Sie ein Dokument auf der Grundlage eines Typs an einen bestimmten Ordner weiter. So landet z.B. eine Rechnung im Ordner „Zu zahlende Rechnungen“.Integrieren Sie Tools, die Sie bereits verwenden, um nur einen bestimmten Dokumententyp weiterzuleiten, z.B. können unterschriebene Arbeitsverträge automatisch an Personio weitergeleitet werden.Wir sind für Sie daSprechen Sie mit unseren Experten und finden Sie noch heute heraus, wie Caya Ihnen helfen kann.Demo buchenVertrieb kontaktierenHaben Sie noch Fragen?Nutzt Caya Machine Learning?Caya nutzt… --- ### Automagic Workflows Source: https://www.caya.com/en/loesungen/automagic-workflows Description: Automate your work processes with Automagic Workflows from Caya. Reduce manual tasks and errors and make your team more productive. Automagic WorkflowsAutomate your processesWillkommen bei Caya, der Lösung für Intelligente Dokumentenverarbeitung. Mit den Automagic Workflows laufen Ihre Dokumentenprozesse ganz automatisch ab – so können Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren.Demo buchenAbout the tariffsAutomate by following your own rulesPut your admin on autopilot with a little automation magic.Connect your favorite tools"Setup without set-up"Save time through automationWatch a demoRule-based automationWhen Is Julia and Is invoice, move to What can be automated?We offer you four types of workflows. Integrate your email inboxes to automatically import attachments into Caya.Have documents automatically filed in the correct folder - based on keyword, sender, recipient or other data.Connect relevant software with Caya to automatically transfer your documents (e.g. OneDrive or Google Drive).Do you need customised automation? Get in touch with us.Custom workflowsDo you have special requirements and can't find what you're looking for in the standard workflows? No problem Talk to us and we will work together to develop a tailor-made solution.Book a demoContact salesDon't start from scratchIn your Caya Document Automation Suite, you can set up the most popular Standard Workflows yourself with just a few clicks.“Our employees are completely spread across Germany. Caya gives us significantly more flexibility.”Dr. Sarah MüllerChief Commercial Officer, Zolar“We are much more efficient and our property managers receive the letter they need to be processed in a very short time.”Markus PfeifferManaging Director, Kremp Property Management GmbHConnect Caya to the tools you're already usingCaya offers integrations with over 100 software solutions. Just keep using your previous setup — Caya is compatible.To all integrationsAbout DATEV integrationBye-bye paperwork, hello proper work.Caya gives you the freedom to spend your time and energy where it's needed most. Automate your document-based processes and collaborate with your colleagues directly in Caya.Contact salesAbout the tariffs --- ### Automagische Workflows Source: https://www.caya.com/loesungen/automagic-workflows Description: Automatisieren Sie Ihre Arbeitsprozesse mit Automagic Workflows von Caya. Reduzieren Sie manuelle Aufgaben und Fehler und steigern Sie die Produktivität Ihres Teams. Automagische WorkflowsAutomatisieren Sie Ihre ProzesseWillkommen bei Caya, der Lösung für Intelligente Dokumentenverarbeitung. Mit den Automagic Workflows laufen Ihre Dokumentenprozesse ganz automatisch ab – so können Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren.Demo buchenZu den TarifenLästige Aufgaben? Automatisieren Sie nach Ihren eigenen Regeln.Mit ein wenig Automagie stellen Sie Ihre Admin auf Autopilot.Verknüpfung ihrer liebsten ToolsEinrichtung ohne Set-UpZeitersparnis durch AutomatisierungDemo anschauenRegelbasierte AutomationWenn ist Julia und ist Rechnung, verschiebe nach Was lässt sich automatisieren?Wir bieten Ihnen verschiedene Arten von Workflows. Integrieren Sie Ihre E-Mail-Postfächer, um Anhänge automatisch in Caya zu importieren.Lassen Sie Dokumente automatisch im passenden Ordner ablegen – anhand von Stichwort, Sender, Empfänger oder anderen Daten.Verknüpfen Sie eine Software, in die Caya automatisch Ihre Dokumente hochlädt (z.B. OneDrive oder Google Drive).Sie benötigen eine auf Sie zugeschnittene Automatisierung? Sprechen Sie uns an.Individuelle WorkflowsSie haben besondere Anforderungen und werden bei den Standard Workflows nicht fündig? Kein Problem. Sprechen Sie uns an und wir erarbeiten gemeinsam eine maßgeschneiderte Lösung.Demo buchenVertrieb kontaktierenFangen Sie nicht bei Null anIn Ihrer Caya Document Automation Suite können Sie die beliebtesten Standard Workflows mit nur wenigen Klicks einfach selbst einrichten.“Unsere Mitarbeitenden sind komplett über Deutschland verteilt. Durch Caya haben wir deutlich mehr Flexibilität.”Dr. Sarah MüllerChief Commercial Officer, Zolar"Wir sind wesentlich effizienter und unsere Objektbetreuer erhalten in kürzester Zeit ihre zu bearbeitende Briefpost."Markus PfeifferGeschäftsführer, Hausverwaltung Kremp GmbHVerbinden Sie Caya mit den Tools, die Sie schon nutzenCaya bietet Integrationen zu über 100 Software-Lösungen. Nutzen Sie Ihr bisheriges Setup einfach weiter - Caya ist kompatibel.Zu allen IntegrationenZur DATEV-IntegrationTschüss Papierkram, hallo Caya.Caya gibt Ihnen die Freiheit, Ihre Zeit und Energie dort einzusetzen, wo sie am meisten gebraucht wird. Automatisieren Sie Ihre dokumentenbasierten Prozesse und kollaborieren Sie mit Ihren Kolleg*innen direkt in Caya.Vertrieb kontaktierenZu den Tarifen --- ### Digital inbox & DMS for banks Source: https://www.caya.com/en/banken Description: Working in the banking industry requires careful documentation and management of records. Caya is document management software specifically designed for banks to help them manage their documents efficiently and securely. Our post-digitization solutions make it easy to share, edit, and archive documents online. Visit our banking page to learn more about how Caya can help make your job easier. Digital inbox & DMS for banksPost digitisation & document management for banksDigitise your incoming mailAutomatically assign documents to an objectISO certification, audit-proof filing, highest safety standardsCompliantBook a demoAbout the tariffsFor more efficiency in day-to-day businessFind documents easilyThanks to the full text search, you can immediately find what you need.Share and collaborateSafety made in Germany When the is Subject automatically save to the folder “Credit check” and forward tokreditpruefung@bank.de.Concentrate on the important things and let our Automagic Workflows distribute the documents to the right departments.About Automagic WorkflowsFull control through rights and role management“The market for corporate financing is highly competitive. The efficiency of the processes is decisive here. The early recording of incoming mail from our customers is an important component of our customer is king strategy. I could no longer imagine day-to-day business without Caya's service. ”Managing Partner - FinCompare GmbHStephan HellerFree your bank from paper chaosReceive all documents, including your letter mail, all in one place.Organise your documents and share important documents — internally and with your customers.Automate your processes and anything that distracts you from day-to-day business. In doing so, you save time and can fully focus on your customers again.More about document automations4.6/5This is some text inside of a div block.4.6/5This is some text inside of a div block.4.5/5This is some text inside of a div block.5/5This is some text inside of a div block.Case Study: Online BankOnline bank ensures compliance-compliant processing of its mail with CayaFind out how a renowned german neobank can not only optimize its processes by digitising its letter mail and automatically recognising the corresponding content, but also meets high compliance requirements.Read case studyBye paperwork, hello Caya.Caya gives you the freedom to spend your time and energy where it's needed most — with your customers. Start counting on Caya and take your bank… --- ### Digitaler Posteingang & DMS für Banken Source: https://www.caya.com/banken Description: Die Arbeit in der Bankbranche erfordert eine sorgfältige Dokumentation und Verwaltung von Unterlagen. Caya ist eine Dokumentenmanagement-Software, die speziell für Banken entwickelt wurde, um ihnen dabei zu helfen, ihre Dokumente effizient und sicher zu verwalten. Unsere Post-Digitalisierungs-Lösungen machen es einfach, Dokumente online zu teilen, zu bearbeiten und zu archivieren. Besuchen Sie unsere Seite für Banken, um mehr darüber zu erfahren, wie Caya Ihnen dabei helfen kann, Ihre Arbeit zu vereinfachen. Digitaler Posteingang & DMS für BankenPostdigitalisierung & Dokumenten­management für BankenDigitalisierung Ihrer EingangspostUnterlagen automatisch einem Objekt zuordnenISO-Zertifizierung, revisionssichere Ablage,  höchste SicherheitsstandardsCompliance konformDemo buchenZu den TarifenFür mehr Effizienz im TagesgeschäftEinfache AuffindbarkeitDank Volltextsuche finden Sie sofort, was Sie brauchen.Teilen und ZusammenarbeitenSicherheit made in Germany Wenn der Betreff ist, automatisch ablegen im Ordner ''Kreditprüfung'' und weiterleiten ankreditpruefung@bank.de.Konzentrieren Sie sich auf die wichtigen Dinge und lassen Sie unsere Automagic Workflows die Dokumente an die richtigen Abteilungen verteilen.Zu den Automagic WorkflowsVolle Kontrolle durch Rechte- und Rollenverwaltung''Der Markt für Unternehmensfinanzierungen ist stark umkämpft. Da entscheidet die Effizienz der Prozesse. Die frühe Erfassung der eingehenden Post unserer Kunden ist ein wichtiger Baustein unserer Customer-is-KingStrategy. Ich könnte mir das Tagesgeschäft ohne die Dienstleistung von Caya nicht mehr vorstellen.“Geschäftsführender Gesellschafter - FinCompare GmbHStephan HellerBefreien Sie Ihre Bank vom PapierchaosEmpfangen Sie alle Dokumente, inklusive Ihrer Briefpost, gesammelt an einem Ort.Organisieren Sie Ihre Unterlagen und teilen Sie wichtige Dokumente - intern und mit Ihren Kunden.Automatisieren Sie Ihre Prozesse und alles, was Sie vom Tagesgeschäft ablenkt. Dabei sparen Sie Zeit und können sich wieder voll und ganz Ihren Kunden widmen.Mehr zu den Document Automations4,6/5This is some text inside of a div block.4,6/5This is some text inside of a div block.4,5/5This is some text inside of a div block.5/5This is some text inside of a div block.Fallstudie: Online-BankOnline-Bank stellt mit Caya Compliance-konforme Bearbeitung ihrer Post sicherErfahren Sie, wie eine renommierte deutsche Neobank durch die Digitalisierung ihrer Briefpost und die automatisierte Erkennung der entsprechenden Inhalte nicht nur ihre Prozesse optimieren kann, sondern zugleich auch hohe Compliance-Anforderungen erfüllt.Fallstudie lesenTschüss Papierkram, hallo Caya.Caya gibt Ihnen die Freiheit, Ihre Zeit und Energie dort einzusetzen, wo sie am meisten gebraucht wird - bei Ihren Kunden. Zählen los Sie auf Caya und heben Sie Ihre Bank auf die nächste Stufe der Effizienz.Demo buchenVertrieb kontaktieren --- ### Transform your accounting processes with Caya — Say goodbye to piles of paper Source: https://www.caya.com/en/buchhaltung Description: Caya helps you make your bookkeeping more efficient — with our post-digitization and document management software. Learn more about our customized accounting solutions now and make the switch today! Why accountants love CayaOrganise your invoicesUse Caya's Document Cockpit to get a clear overview of all incoming documents and necessary actions — anytime and from any device.More about document automationsAutomate your workflowsReduce human errors by automatically extracting transaction data from your documents. Sync data with software solutions that make your life easier.Discover data collectionDecide who can see whatCaya works with user-based role management. Determine which person can access which documents — not only at document level, but also at folder level.Explore Automagic workflowsHow to get your documents in CayaPost scan serviceWe scan your daily mail and make it available online.To the post-scan serviceAutomatic importCaya automatically syncs documents from over 100 applications.Go to Automagic importmanual uploadUpload individual documents to your cockpit via drag & drop or email.Go to Document CockpitFree yourself from paperwork and focus on what's important.Receive all documents, including your letter, in one place.Organise your paperwork and share important documents.Automate anything that distracts you from day-to-day business.More about document automationsConnect Caya to the tools you're already usingCaya offers integrations with over 100 software solutions. Just keep using your previous setup — Caya is compatible.To all integrationsAbout DATEV integrationBye paperwork, hello Caya.Caya gives you the freedom to spend your time and energy where it's needed most. Automate your document-based processes directly in Caya — for more efficient bookkeeping.Book a demoContact sales --- ### Transformieren Sie Ihre Buchhaltungs­prozesse mit Caya - Verabschieden Sie sich von Papierbergen Source: https://www.caya.com/buchhaltung Description: Caya hilft Ihnen, Ihre Buchhaltung effizienter zu gestalten - mit unserer Post-Digitalisierung und Dokumentenmanagement-Software. Erfahren Sie jetzt mehr über unsere maßgeschneiderten Lösungen für die Buchhaltung und machen Sie den Wechsel noch heute! Warum Buchhalter Caya liebenOrdnen Sie Ihre RechnungenNutzen Sie das Dokumenten-Cockpit von Caya, um einen klaren Überblick über alle eingehenden Dokumente und notwendigen Aktionen zu erhalten - jederzeit und von jedem Gerät aus.Mehr zu den Document AutomationsAutomatisieren Sie Ihre ArbeitsabläufeReduzieren Sie menschliche Fehler durch die automatische Extraktion von Transaktionsdaten aus Ihren Dokumenten. Synchronisieren Sie Daten mit Softwarelösungen, die Ihnen das Leben leichter machen.Datenerfassung entdeckenEntscheiden Sie, wer was sehen darfCaya arbeitet mit einem benutzerbasierten Rollenmanagement. Legen Sie fest, welche Person auf welche Dokumente zugreifen darf - nicht nur auf Dokumentenebene, sondern auch auf Ordnerebene.Automagic Workflows entdeckenSo erhalten Sie Ihre Dokumente in CayaPost-Scan-ServiceWir scannen Ihre tägliche Briefpost und stellen Sie online zur Verfügung.Zum Post-Scan-ServiceAutomatischer ImportCaya synchronisiert automatisch Dokumente aus über 100 Anwendungen.Zum Automagic ImportManueller UploadLaden Sie einzelne Dokumente per Drag & Drop oder E-Mail in Ihr Cockpit hoch.Zum Document CockpitBefreien Sie sich vom Papierkram und konzentrieren Sie sich auf  das, was wichtig ist.Empfangen Sie alle Dokumente, inklusive Ihrer Briefpost, an einem Ort.Organisieren Sie Ihre Unterlagen und teilen Sie wichtige Dokumente.Automatisieren Sie alles, was Sie vom Tagesgeschäft ablenkt.Mehr zu den Document AutomationsVerbinden Sie Caya mit den Tools, die Sie schon nutzenCaya bietet Integrationen zu über 100 Software-Lösungen. Nutzen Sie Ihr bisheriges Setup einfach weiter - Caya ist kompatibel.Zu allen IntegrationenZur DATEV-IntegrationTschüss Papierkram, hallo Caya.Caya gibt Ihnen die Freiheit, Ihre Zeit und Energie dort einzusetzen, wo sie am meisten gebraucht wird. Automatisieren Sie Ihre dokumentenbasierten Prozesse direkt in Caya — für eine effizientere Buchhaltung.Demo buchenVertrieb kontaktieren --- ### When Subject includes , automatically send to DATEV. Source: https://www.caya.com/en/datev Description: The best software for document management that can be synchronized with all your favorite applications such as DATEV. When Subject includes , automatically send to DATEV.✓ Automatically send approved invoices to DATEV companies online.✓ Reduce effort and errors in preparatory accounting to a minimum.Zu den Automagic WorkflowsBook a demoContact salesMore than 20,000 users already rely on CayaYour benefits The DATEV integration.Save timeOnce set up, everything happens automatically and saves you time.High level of safety The direct connection to the DATEV data center prevents data loss.Always up to dateInvoices are transferred in real time as soon as they arrive in the Document Cockpit.More about document automationsConnect Caya and DATEV in seconds.Linking your DATEV account to Caya is very easy.Caya recognizes invoices and automatically sends them to DATEV.You can also start approval processes automatically if required.We will guide you through the set-up process.Find out how Caya integration with DATEV can simplify your accounting processes.Schedule a free consultation now.Book a demoContact sales“We work much more efficiently and our property managers receive the letter they need to be processed in a very short time.”Managing Director, Kremp Property Management GmbHMarkus PfeifferAlready using Caya?Learn how to set up automatic forwarding to DATEV. We would be happy to guide you through the set-up process.Book a consultationDo you have any questions?In which tariffs is the DATEV workflow available?The standard workflow for DATEV integration is already available from the “Standard” tariff. In the “Professional” tariff, we are also happy to create individual workflows for you, tailored to your company.The standard workflow for DATEV integration is already available from the “Standard” tariff. In the “Professional” tariff, we are also happy to create individual workflows for you, tailored to your company.The integration of Caya works without DATEV Upload Mail?Yes, the Caya Document Automation Suite transfers the documents directly to the DATEV data center via an interface. This ensures that your data is safe at all times.Yes, the Caya Document… --- ### Wenn Betreff beinhaltet, automatisch an DATEV senden. Source: https://www.caya.com/datev Description: Die beste Software zum Dokumentenmanagement, die sich mit all Ihren Lieblingsanwendungen wie zum Beispiel DATEV synchronisieren lässt. Wenn Betreff beinhaltet, automatisch an DATEV senden.✓ Freigegebene Rechnungen automatisch an DATEV Unternehmen online senden.✓ Aufwand und Fehler in der vorbereitenden Buchhaltung auf ein Minimum reduzieren.Zu den Automagic WorkflowsDemo buchenVertrieb kontaktierenÜber 20.000 Nutzer*innen vertrauen bereits auf CayaIhre Vorteile der DATEV-Integration.Zeit sparenEinmal eingerichtet, geschieht alles automatisch und Sie sparen Zeit.Hohe Sicherheit Die direkte Anbindung an das DATEV-Rechenzentrum verhindert Datenverlust.Immer auf dem neuesten StandRechnungen werden in Echtzeit übertragen, sobald sie im Document Cockpit ankommen.Mehr zu den Document AutomationsCaya und DATEV in Sekunden verbinden.Ihr DATEV-Konto mit Caya zu verknüpfen ist kinderleicht.Caya erkennt Rechnungen und sendet diese automatisch an DATEV.Auch Freigabeprozesse können Sie bei Bedarf automatisiert starten.Wir begleiten Sie durch den Einrichtungs­prozess.Erfahren Sie, wie die Caya-Integration zu DATEV Ihre Buchhaltungsprozesse vereinfachen kann.Vereinbaren Sie jetzt einen kostenlosen Beratungstermin.Demo buchenVertrieb kontaktieren“Wir arbeiten wesentlich effizienter und unsere Objektbetreuer erhalten in kürzester Zeit ihre zu bearbeitende Briefpost.”Geschäftsführer, Hausverwaltung Kremp GmbHMarkus PfeifferSie nutzen Caya bereits?Erfahren Sie, wie Sie die automatische Weiterleitung an DATEV einrichten. Wir begleiten Sie gerne durch den Einrichtungsprozess.Beratungstermin buchenHaben Sie noch Fragen?In welchen Tarifen steht der DATEV-Workflow zur Verfügung?Der Standard Workflow für die DATEV-Integration steht bereits ab dem Tarif "Standard" zur Verfügung. Im Tarif "Professional" legen wir auch gerne individuelle, auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Workflows für Sie an.Der Standard Workflow für die DATEV-Integration steht bereits ab dem Tarif "Standard" zur Verfügung. Im Tarif "Professional" legen wir auch gerne individuelle, auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Workflows für Sie an.Die Integration von Caya funktioniert ohne DATEV Upload Mail?Ja, die Caya Document Automation Suite überträgt die Dokumente per Schnittstelle direkt an das DATEV Rechenzentrum. So sind Ihre Daten zu jeder Zeit sicher.Ja, die Caya Document Automation Suite überträgt die Dokumente per Schnittstelle direkt an das DATEV Rechenzentrum. So sind Ihre Daten zu jeder Zeit sicher.Viele weitere Fragen beantworten wir in unserem Help CenterHelp Center --- ### Digital inbox for digital nomads Source: https://www.caya.com/en/digital-nomads Description: Caya helps digital nomads manage documents: AI-based categorization, workflows & post-digitization for maximum efficiency. Digital inbox for digital nomadsThe office?It's always there.Working from anywhere is all the rage. People who work from home or are digital nomads who work from anywhere often appreciate this freedom. But is your company ready for these working solutions? Caya makes the step into the new world of work as easy as possible for you - with practical tips and best practices.Book a demoAbout the tariffsMore than 20,000 customers already rely on CayaThis is how Caya works1. Your mail comes to usAutomatically by mail forwarding or courier collection. Talk to us to design the process according to your requirements.2. Your mail is digitisedYour mail is digitised and data extracted in a highly standardised and automated process. Absolutely compliant with data protection regulations.3. You receive your mailYou will be notified of new documents via email or push notification. Now you can edit, share, or use the data in other applications.book nowHow do you become a digital nomad?The benefits of post-digitisationWhat is the point of having your mail digitised? This is summarized in a compact form here.Learn morePodcast: This is how mobile working worksFind out everything you need to know about remote work, new work and mobile working.Learn moreRemote work meeting checklistHow do meetings work outside the office? Our white paper explains it.Read nowMake mobile working standard — with Caya!Simply receive your daily mail digitallyThis allows you to work from anywhere at any timeNo mail is left behind, no invoice is forgottenBook a demoContact sales --- ### Digitaler posteingang für Digital Nomad Source: https://www.caya.com/digital-nomads Description: Caya unterstützt digitale Nomaden bei der Dokumentenverwaltung: KI-gestützte Kategorisierung, Workflows & Post-Digitalisierung für maximale Effizienz. Digitaler posteingang für Digital NomadDas Büro?Ist immer dabei.Von überall zu arbeiten, ist voll im Trend. Wer im Home-Office ist, oder als digitaler Nomade ortsunabhängig der Arbeit nachgeht, weiß diese Freiheit oft zu schätzen. Aber ist auch Ihr Unternehmen schon bereit für diese neuen Arbeitslösungen? Caya macht Ihnen den Schritt in die neue Arbeitswelt so einfach wie möglich – mit praktischen Tipps und Best Practices.Demo buchenZu den TarifenÜber 20.000 Kunden vertrauen bereits auf CayaSo funktioniert Caya1. Ihre Post kommt zu unsAutomatisch per Postweiterleitung oder per Kurierabholung. Sprechen Sie uns an, um den Prozess ganz nach Ihren Anforderungen zu gestalten.2. Ihre Post wird digitalisiertIhre Post wird in einem hoch-standardisierten und automatisierten Verfahren digitalisiert und Daten extrahiert. Absolut datenschutzkonform.3. Sie empfangen Ihre PostÜber neue Dokumente werden Sie via E-Mail oder Push-Benachrichtigung informiert. Jetzt können Sie diese bearbeiten, teilen oder die Daten in anderen Anwendungen nutzen.Jetzt buchenWie Sie Digitaler Nomade werden? Mit links.Die Vorteile von PostdigitalisierungWas es bringt, Ihre Post digitalisieren zu lassen? Das wird hier kompakt zusammengefasst.Mehr erfahrenPodcast: So geht mobiles ArbeitenErfahren Sie alles, was Sie über Remote Work, New Work und Mobiles Arbeiten wissen müssen.Mehr erfahrenMeeting-Checkliste fürs Remote-WorkWie funktionieren Meetings außerhalb des Büros? Unser Whitepaper erklärt es.Jetzt lesenMachen Sie mobiles Arbeiten zum Standard – mit Caya!Empfangen Sie Ihre tägliche Post einfach digitalSo können Sie jederzeit ortsunabhängig arbeitenKeine Post bleibt liegen, keine Rechnung wird vergessenDemo buchenVertrieb kontaktieren --- ### Post-scan service and digital inbox Source: https://www.caya.com/en/staedte/digitaler-posteingang Description: Save time and paperwork with Caya's digital inbox. Organize your documents and invoices in a secure and easy-to-use platform. Try it out now! Post-scan service and digital inbox{Keyword}: Receive your mail digitallyOur scan service is independent of location. We simply redirect your mail, digitize it and make it available in the Caya Cockpit. There, you can manage and edit all documents or automate work processes.About the tariffsContact salesMore than 20,000 users already rely on Caya{keyword}: How it worksLocation-independent and easyStep 1Your mail come to usAutomatic forwarding of all letter mail using a forwarding order*Pass on the address of your Caya postbox as the receiving addressAutomatic forwarding of selected letter mail (e.g. for a department) via reroutingDaily collection of your mail by Caya at your locationFor individual solutions Please feel free to talk to us*Forwarding can be set up directly in Caya.Step 2Your mail is being scannedYour mail is sorted by format, opened by machine, removed from the envelope and prepared for scanning.Your mail is digitized in milliseconds by our production scanners.Your mail is stored in our short-term archive and then destroyed, sent or transferred to the long-term archive.*Our scan centers are all located in Germany and are ISO certified.Step 3Your mail is being deliveredThe crucial process of delivery is the transfer of documents from the scan center to you. There are various ways to do this:Caya Document CockpitFTP serverBy emailAbout integrationsIs the post office digitized, Let's get startedEasy to findThanks to the full text search, you can immediately find what you need.Share and collaborateLocation-independent availability of all documentsFill out and sign formsIt's simple, with just one click.Organize documents into folders and with tagsEverything has its place, every document has a suitable folder. You can easily find important documents, even if they were received some time ago.Powerful PDF editorWith Caya, you also get a full-fledged PDF editor. This allows you not only to highlight text or sign documents, but also to separate or connect… --- ### Post-Scan-Service und digitaler Posteingang Source: https://www.caya.com/staedte/digitaler-posteingang Description: Sparen Sie Zeit und Papierkram mit dem digitalen Posteingang von Caya. Organisieren Sie Ihre Dokumente und Rechnungen in einer sicheren und benutzerfreundlichen Plattform. Jetzt ausprobieren! Post-Scan-Service und digitaler Posteingang{Keyword}: Empfangen Sie Ihre Post digitalUnser Scan-Service ist standortunabhängig. Wir leiten Ihre Post ganz einfach um, digitalisieren diese und stellen sie im Caya Cockpit zur Verfügung. Dort können Sie alle Dokumente verwalten, bearbeiten oder Arbeitsabläufe automatisieren.Zu den TarifenVertrieb kontaktierenÜber 20.000 Nutzer*innen vertrauen bereits auf Caya{Keyword}: So funktioniert’sOrtsunabhängig und einfachSchritt 1Ihre Post kommt zu unsAutomatische Weiterleitung der gesamten Briefpost mittels Nachsendeauftrag*Geben Sie die Adresse Ihrer Caya-Postbox als Empfangsadresse weiterAutomatische Weiterleitung ausgewählter Briefpost (z.B. für eine Abteilung) mittels UmroutingTägliche Abholung Ihrer Post durch Caya bei Ihnen vor OrtFür individuelle Lösungen sprechen Sie uns gerne an*Die Weiterleitung kann direkt in Caya eingerichtet werden.Schritt 2Ihre Post wird gescanntIhre Post wird nach Formaten sortiert, maschinell geöffnet, aus dem Umschlag entnommen und für das Scannen vorbereitet.Ihre Post wird von unseren Produktionsscannern in Millisekunden digitalisiert.Ihre Post wird in unserem Kurzzeitarchiv eingelagert und anschließend vernichtet, zugesendet oder ins Langzeitarchiv überführt.*Unsere Scanzentren befinden sich alle in Deutschland und sind ISO-zertifiziert.Schritt 3Ihre Post wird bereitgestelltDer entscheidende Prozess ist der Bereitstellung ist die Übermittlung der Dokumente vom Scanzentrum zu Ihnen. Hierfür gibt es verschiedene Möglichkeiten:Caya Document CockpitFTP-ServerPer E-MailÜber IntegrationenIst die Post digitalisiert, kann’s losgehenEinfache AuffindbarkeitDank Volltextsuche finden Sie sofort, was Sie brauchen.Teilen und ZusammenarbeitenOrtsunabhängige Verfügbarkeit aller DokumenteFormulare ausfüllen und unterschreibenGanz einfach, mit einem Klick.Dokumente in Ordnern und mit Tags organisierenAlles hat seinen Platz, jedes Dokument einen passenden Ordner. Finden Sie problemlos wichtige Unterlagen, auch wenn der Empfang schon einige Zeit zurückliegt.Leistungsstarker PDF EditorMit Caya erhalten Sie zusätzlich einen vollwertigen PDF-Editor. So können Sie nicht nur Text hervorheben oder Dokumente unterschreiben, sondern auch Seiten trennen oder verbinden, Formulare ausfüllen und Grafiken wie z.B. Stempel einfügen.Sicherheit made in Germany Beste OCR-Technik auf dem MarktNicht nur besser als die Konkurrenz, sondern auch DSGVO-konform. Mehr zum Thema DatenerfassungVolle Kontrolle durch Rechte- und RollenverwaltungSichere ArchivierungWir verwahren Ihre physischen Dokumente für 90 Tage und… --- ### Digital receipt of invoices: Efficient processing and verification of invoices Source: https://www.caya.com/en/digitaler-rechnungseingang Description: Optimize incoming invoices with Caya — the leading post-digitization and document management software for businesses. Simplify the invoice processing process and increase your company's efficiency. Learn more about digital receipt of invoices with Caya. Digital receipt of invoices: Efficient processing and verification of invoicesFind out how digitizing incoming invoices can help you make your invoicing process more efficient and save time.What is digital receipt of invoices?Mandatory information on incoming invoicesThe process of processing invoicesVerification of incoming invoicesBenefits of digital invoice processing UPSThe digitization of incoming mailsynopsisWhat is digital receipt of invoices?Digital receipt of invoices refers to the process of recording and processing incoming invoices in digital form. Instead of processing paper-based invoices, electronic invoices are used to record payments for goods received or services provided. Digital receipt of invoices plays a decisive role in your financial and accounting process, as it forms the basis for recording costs and recording payments.Mandatory information on incoming invoicesDigital incoming invoices must contain certain mandatory information in accordance with legal requirements. These include:Invoice number and dateName and address of the supplier/service providerYour own company name and addressTax number or sales tax identification numberDescription of the goods or services providedIndividual prices, quantities and possible discountsTotal amount of the invoiceThe correct provision of this information is important in order to properly process the digital invoices and to correctly calculate them for tax purposes.‍The benefits of digital incoming invoice processingDigitizing incoming invoices offers a variety of advantages:automationBy using specialized software solutions, the recording and processing of incoming digital invoices can be automated. The software automatically recognizes relevant data, such as invoice number and date, and records them.saving timeAutomatic workflows and electronic forwarding to the responsible employees enable a significant reduction in manual work. Employees can focus on value-adding tasks instead of wasting time manually entering data.Mitigate errorsBy using automatic validation rules and plausibility checks, errors and inconsistencies are identified at an early stage. This results in higher data quality and reduces the risk of incorrect bookings.Cost reductionCosts can be saved by automating… --- ### Digitaler Rechnungs­eingang: Effiziente Verarbeitung und Prüfung von Rechnungen Source: https://www.caya.com/digitaler-rechnungseingang Description: Optimieren Sie den Rechnungseingang mit Caya - der führenden Post-Digitalisierungs- und Dokumentenverwaltungssoftware für Unternehmen. Vereinfachen Sie den Prozess der Rechnungsverarbeitung und steigern Sie die Effizienz Ihres Unternehmens. Erfahren Sie mehr über den digitalen Rechnungseingang mit Caya. Digitaler Rechnungs­eingang: Effiziente Verarbeitung und Prüfung von RechnungenErfahren Sie, wie die Digitalisierung des Rechnungseingangs Ihnen dabei helfen kann, Ihren Rechnungsprozess effizienter zu gestalten und Zeit zu sparen.Was ist digitaler Rechnungseingang?Pflichtangaben auf EingangsrechnungenDer Prozess der RechnungsverarbeitungPrüfung von EingangsrechnungenVorteile der digitalen Rechnungsverarbeitung-upsDie Digitalisierung der EingangspostZusammenfassungWas ist digitaler Rechnungs­eingang?Der digitale Rechnungseingang bezieht sich auf den Prozess der Erfassung und Verarbeitung von Eingangsrechnungen in digitaler Form. Anstatt papierbasierter Rechnungen zu bearbeiten, werden elektronische Rechnungen verwendet, um Zahlungen für erhaltene Waren oder erbrachte Dienstleistungen zu erfassen. Der digitale Rechnungseingang spielt eine entscheidende Rolle in Ihrem Finanz- und Buchhaltungsprozess, da er die Grundlage für die Verbuchung von Kosten und die Zahlungserfassung bildet.Pflichtangaben auf Eingangs­rechnungenDigitale Eingangsrechnungen müssen bestimmte Pflichtangaben gemäß den gesetzlichen Vorschriften enthalten. Dazu gehören unter anderem:Rechnungsnummer und RechnungsdatumName und Anschrift des Lieferanten/DienstleistersIhre eigene Firmenbezeichnung und AnschriftSteuernummer oder Umsatzsteuer-IdentifikationsnummerBeschreibung der gelieferten Waren oder erbrachten DienstleistungenEinzelpreise, Mengen und eventuelle RabatteGesamtbetrag der RechnungDie korrekte Angabe dieser Informationen ist wichtig, um die digitalen Rechnungen ordnungsgemäß zu verarbeiten und steuerlich korrekt abzurechnen.‍Die Vorteile der digitalen Rechnungs­eingangs­verarbeitungDie Digitalisierung des Rechnungseingangs bietet eine Vielzahl von Vorteilen:AutomatisierungDurch den Einsatz spezialisierter Softwarelösungen kann die Erfassung und Verarbeitung von digitalen Eingangsrechnungen automatisiert werden. Die Software erkennt relevante Daten, wie Rechnungsnummer und -datum, automatisch und übernimmt deren Erfassung.ZeitersparnisAutomatische Workflows und die elektronische Weiterleitung an die zuständigen Mitarbeiter ermöglichen eine deutliche Reduzierung des manuellen Arbeitsaufwands. Mitarbeiter können sich auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren, anstatt Zeit mit der manuellen Dateneingabe zu verschwenden.Fehler­minimierungDurch den Einsatz von automatischen Validierungsregeln und Plausibilitätsprüfungen werden Fehler und Inkonsistenzen frühzeitig erkannt. Dies führt zu einer höheren Datenqualität und reduziert das Risiko von Fehlbuchungen.KostenreduzierungDurch die Automatisierung und Effizienzsteigerung können Kosten eingespart werden. Der manuelle Aufwand wird reduziert, und es werden weniger Ressourcen für die Verarbeitung von digitalen Eingangsrechnungen benötigt.Der traditionelle, manuelle Prozess der Rechnungs­verarbeitungTraditionell erfolgt die Verarbeitung von Eingangsrechnungen manuell. Dieser Prozess kann zeitaufwendig, fehleranfällig und… --- ### Digital inbox & DMS for franchises Source: https://www.caya.com/en/franchises Description: Caya is document management software designed specifically for franchise owners and helps them manage their records effectively and securely. Our post-digitization solutions make it easy for you to share, edit and archive documents online. Visit our franchise page to find out more! Digital inbox & DMS for franchisesLetter digitisation & document management for franchisesDigitise your incoming mailImplementation of industry softwareAccess to all documents — even on the goDistribution of roles for documentsBook a demoAbout the tariffsFor more efficiency in day-to-day businessFind documents easilyThanks to the full text search, you can immediately find what you need.Share and collaborateSafety made in Germany When the recipient is “Munich branch” ‍and Subject , automaticallyfile in the folder “Munich branch”.Concentrate on the important things and let our Automagic Workflows distribute the documents to the right departments.About Automagic WorkflowsFull control through rights and role management“Today, I can access all of my branches' digitised mail from anywhere. The letters are already sorted and I can quickly decide what should happen to them. ”Owners of three Edeka branchesThorsten RumpsmüllerConcentrate fully on your core business againReceive all documents, including your letter mail, in one place — even with multiple locations.Organise your documents and share important documents with your employees and partners.Automate everything that distracts you from what's important — for greater efficiency and time savings in hectic daily business.More about document automations4.6/5This is some text inside of a div block.4.6/5This is some text inside of a div block.4.5/5This is some text inside of a div block.5/5This is some text inside of a div block.Case study: EdekaLetter-digitisation automates processes and relieves retail employeesFind out how Thorsten Rumpsmüller, owner of three Edeka branches, can work independently of location by digitising his incoming mail and was able to reduce administrative costs.Read case studyBye paperwork, hello Caya.Caya gives you the freedom to spend your time and energy where it's needed most — even with multiple branches. Automate your processes and take your franchise to the next level of efficiency with Caya.Book a demoContact sales --- ### Digitaler Posteingang & DMS für Franchises Source: https://www.caya.com/franchises Description: Caya ist eine Dokumentenmanagement-Software, die speziell für Franchise-Eigentümer entwickelt wurde und ihnen dabei hilft, ihre Unterlagen effektiv und sicher zu verwalten. Unsere Post-Digitalisierungs-Lösungen machen es Ihnen leicht, Dokumente online zu teilen, zu bearbeiten und zu archivieren. Besuchen Sie unsere Franchise-Seite, um mehr zu erfahren! Digitaler Posteingang & DMS für FranchisesPostdigitalisierung & Dokumenten­­management für FranchisesDigitalisierung Ihrer EingangspostImplementierung von BranchensoftwareZugriff auf alle Dokumente - auch unterwegsRollenverteilung für DokumenteDemo buchenZu den TarifenFür mehr Effizienz im TagesgeschäftEinfache AuffindbarkeitDank Volltextsuche finden Sie sofort, was Sie brauchen.Teilen und ZusammenarbeitenSicherheit made in Germany Wenn der Empfänger ''Filiale München'' ‍und Betreff ist, automatischablegen im Ordner ''Filiale München''.Konzentrieren Sie sich auf die wichtigen Dinge und lassen Sie unsere Automagic Workflows die Dokumente an die richtigen Abteilungen verteilen.Zu den Automagic WorkflowsVolle Kontrolle durch Rechte- und Rollenverwaltung„Heute kann ich ortsunabhängig auf die gesamte digitalisierte Briefpost meiner Filialen zugreifen. Dabei sind die Briefe bereits sortiert und ich kann schnell entscheiden, was mit ihnen passieren soll.“Inhaber dreier Edeka-FilialenThorsten RumpsmüllerKonzentrieren Sie sich wieder voll und ganz auf Ihr KerngeschäftEmpfangen Sie alle Dokumente, inklusive Ihrer Briefpost, an einem Ort - auch mit mehreren Standorten.Organisieren Sie Ihre Unterlagen und teilen Sie wichtige Dokumente mit Ihren Mitarbeiter*innen und Partner*innen.Automatisieren Sie alles, was Sie vom Wesentlichen ablenkt - für mehr Effizienz und Zeitersparnis im hektischen Tagesgeschäft.Mehr zu den Document Automations4,6/5This is some text inside of a div block.4,6/5This is some text inside of a div block.4,5/5This is some text inside of a div block.5/5This is some text inside of a div block.Fallstudie: EdekaPost­digitalisierung automatisiert Abläufe und entlastet Mitarbeiter im HandelErfahren Sie, wie Thorsten Rumpsmüller, Inhaber dreier Edeka-Filialen, durch dieDigitalisierung seiner Eingangspost ortsunabhängig arbeiten kann und dabei denadministrativen Aufwand reduzieren konnte.Fallstudie lesenTschüss Papierkram, hallo Caya.Caya gibt Ihnen die Freiheit, Ihre Zeit und Energie dort einzusetzen, wo sie am meisten gebraucht wird - auch bei mehreren Filialen. Automatisieren Sie Ihre Prozesse und heben Sie Ihr Franchise mit Caya auf die nächste Stufe der Effizienz.Demo buchenVertrieb kontaktieren --- ### Optimise your business with Caya - Digitise your document storage Source: https://www.caya.com/en/geschaftsfuehrung Description: Caya helps you to act as a successful manager — with our post-digitization and powerful document management software. Discover our tailor-made solutions now and optimize your work processes! Why managing directors love CayaSecure archiving of sensitive informationWe protect all sensitive data and personal information stored in your documents. Caya is GDPR compliant. Personal data is properly collected, stored and documented.More about document automationsMake document management a team effortCollaborate more effectively with your team Share documents with one click, collaborate in real time, and optimise your internal processes.Discover data collectionFind any document(Even the one you thought you'd lost)Don't want to manually search for a document in your already cluttered inbox? Use our full text search instead. With Caya, documents are no longer lost.Explore Automagic workflowsHow to get your documents in CayaPost scan serviceWe scan your daily mail and make it available online.To the post-scan serviceAutomatic importCaya automatically syncs documents from over 100 applications.Go to Automagic importmanual uploadUpload individual documents to your cockpit via drag & drop or email.Go to Document CockpitFree yourself from paperwork and focus on what's important.Receive all documents, including your letter, in one place.Organise your paperwork and share important documents.Automate anything that distracts you from day-to-day business.More about document automationsConnect Caya to the tools you're already usingCaya offers integrations with over 100 software solutions. Just keep using your previous setup — Caya is compatible.To all integrationsAbout DATEV integrationBye paperwork, hello Caya.Caya gives you the freedom to spend your time and energy where it's needed most. Automate your document-based processes and dedicate yourself entirely to managing your business.Book a demoContact sales --- ### Optimieren Sie Ihr Geschäft mit Caya - Digitalisieren Sie Ihre Dokumentenablage Source: https://www.caya.com/geschaftsfuehrung Description: Caya unterstützt Sie dabei, als erfolgreiche Geschäftsführung zu agieren - mit unserer Post-Digitalisierung und leistungsstarker Dokumentenmanagement-Software. Entdecken Sie jetzt unsere maßgeschneiderten Lösungen und optimieren Sie Ihre Arbeitsprozesse! Warum Geschäftsführer*innen Caya liebenSichere Archivierung sensibler InformationenWir schützen alle sensiblen Daten und persönlichen Informationen, die in Ihren Dokumenten gespeichert sind. Caya ist GDPR-konform. Personenbezogene Daten werden ordnungsgemäß erfasst, gespeichert und dokumentiert.Mehr zu den Document AutomationsMachen Sie Dokumenten- management zu einer Team- leistungArbeiten Sie effektiver mit Ihrem Team zusammen. Geben Sie Dokumente mit einem Klick frei, arbeiten Sie in Echtzeit zusammen und optimieren Sie Ihre internen Prozesse.Datenerfassung entdeckenFinden Sie jedes Dokument(Auch das, von dem Sie dachten, Sie hätten es verloren)Sie wollen nicht manuell nach einem Dokument in Ihrem ohnehin schon überfüllten Posteingang suchen? Nutzen Sie stattdessen unsere Volltextsuche. Mit Caya gehen keine Dokumente mehr verloren.Automagic Workflows entdeckenSo erhalten Sie Ihre Dokumente in CayaPost-Scan-ServiceWir scannen Ihre tägliche Briefpost und stellen Sie online zur Verfügung.Zum Post-Scan-ServiceAutomatischer ImportCaya synchronisiert automatisch Dokumente aus über 100 Anwendungen.Zum Automagic ImportManueller UploadLaden Sie einzelne Dokumente per Drag & Drop oder E-Mail in Ihr Cockpit hoch.Zum Document CockpitBefreien Sie sich vom Papierkram und konzentrieren Sie sich auf  das, was wichtig ist.Empfangen Sie alle Dokumente, inklusive Ihrer Briefpost, an einem Ort.Organisieren Sie Ihre Unterlagen und teilen Sie wichtige Dokumente.Automatisieren Sie alles, was Sie vom Tagesgeschäft ablenkt.Mehr zu den Document AutomationsVerbinden Sie Caya mit den Tools, die Sie schon nutzenCaya bietet Integrationen zu über 100 Software-Lösungen. Nutzen Sie Ihr bisheriges Setup einfach weiter - Caya ist kompatibel.Zu allen IntegrationenZur DATEV-IntegrationTschüss Papierkram, hallo Caya.Caya gibt Ihnen die Freiheit, Ihre Zeit und Energie dort einzusetzen, wo sie am meisten gebraucht wird. Automatisieren Sie Ihre dokumentenbasierten Prozesse und widmen Sie sich ganz der Geschäftsführung.Demo buchenVertrieb kontaktieren --- ### Digital inbox & DMS for property managers Source: https://www.caya.com/en/hausverwaltung Description: Simplify the management of your real estate documents as a property manager with our solution for document management and mail digitization. Our software makes it easy to store, approve, and manage documents so you can focus on managing your properties. Visit our page to learn how our product can streamline your property management processes. Digital inbox & DMS for property managersPost digitisation & document management for property administrationsDigitise your incoming mailAutomatically assign documents to an objectAccess to all documents — even on the goFind any document in secondsBook a demoAbout the tariffsFor more efficiency in day-to-day businessFind documents easilyThanks to the full text search, you can immediately find what you need.Share and collaborateSafety made in Germany When the Subject includes and sender includes “Public Utilities” , automatically file in the folder “WEG Veilchenstraße” → “Operating costs”.Focus on the important things and let our Automagic Workflows do the tedious sorting.About Automagic WorkflowsFull control through rights and role management“We work much more efficiently and our property managers receive the letter they need to be processed in a very short time.”Managing Director, Kremp Property Management GmbHMarkus PfeifferFree yourself from paperwork and focus fully on managing your properties.Receive all documents, including your letter, clearly in one place.Organise your documents object-specifically and share important documents — with your employees and clients.Automate your processes and don't be distracted from day-to-day business.More about document automations4.6/5This is some text inside of a div block.4.6/5This is some text inside of a div block.4.5/5This is some text inside of a div block.5/5This is some text inside of a div block.The HV Kremp storyHow property management works almost paperless by digitising incoming mail.Find out how the Kremp property management company can not only significantly reduce their paper volume by digitising their incoming mail, but also increase their efficiency and free employees from monotonous scanning tasks.Read case studyBye paperwork, hello Caya.Caya gives you the freedom to spend your time and energy where it's needed most—managing your objects. Automate your processes and increase the efficiency of your core business.Book a demoContact sales --- ### Digitaler Posteingang & DMS für Immobilienverwaltungen Source: https://www.caya.com/hausverwaltung Description: Vereinfachen Sie die Verwaltung Ihrer Immobiliendokumente als Hausverwaltung mit unserer Lösung für Dokumentenmanagement und Postdigitalisierung. Unsere Software erleichtert die Speicherung, Freigabe und Verwaltung von Dokumenten, so dass Sie sich auf das Management Ihrer Immobilien konzentrieren können. Besuchen Sie unsere Seite, um zu erfahren, wie unser Produkt Ihre Hausverwaltung-Prozesse optimieren kann. Digitaler Posteingang & DMS für ImmobilienverwaltungenPost­digitalisierung & Dokumenten­­management für HausverwaltungenDigitalisierung Ihrer EingangspostUnterlagen automatisch einem Objekt zuordnenZugriff auf alle Dokumente - auch unterwegsJedes Dokument in Sekundenschnelle findenDemo buchenZu den TarifenFür mehr Effizienz im TagesgeschäftEinfache AuffindbarkeitDank Volltextsuche finden Sie sofort, was Sie brauchen.Teilen und ZusammenarbeitenSicherheit made in Germany Wenn der Betreff und Absender “Stadtwerke” beinhaltet, automatisch ablegen im Ordner “WEG Veilchenstraße” → “Betriebskosten”.Konzentrieren Sie sich auf die wichtigen Dinge und lassen Sie unsere Automagic Workflows die mühsame Sortierung erledigen.Zu den Automagic WorkflowsVolle Kontrolle durch Rechte- und Rollenverwaltung“Wir arbeiten wesentlich effizienter und unsere Objektbetreuer erhalten in kürzester Zeit ihre zu bearbeitende Briefpost.”Geschäftsführer, Hausverwaltung Kremp GmbHMarkus PfeifferBefreien Sie sich vom Papierkram und konzentrieren Sie sich voll und ganz auf das Verwalten Ihrer Immobilien.Empfangen Sie alle Dokumente, inklusive Ihrer Briefpost, übersichtlich an einem Ort.Organisieren Sie Ihre Unterlagen objektspezifisch und teilen Sie wichtige Dokumente - mit Ihren Mitarbeiter*innen und Klient*innen.Automatisieren Sie Ihre Prozesse und lassen Sie sich nicht vom Tagesgeschäft ablenken.Mehr zu den Document Automations4,6/5This is some text inside of a div block.4,6/5This is some text inside of a div block.4,5/5This is some text inside of a div block.5/5This is some text inside of a div block.Die HV Kremp StoryWie die Hausverwaltung durch die Digitalisierung der Eingangspost nahezu papierlos arbeitet.Erfahren Sie, wie die Hausverwaltung Kremp durch die Digitalisierung ihrer Eingangspost nicht nur ihr Papieraufkommen signifikant reduzieren, sondern auch ihre Effizienz steigern und Mitarbeiter von monotonen Scan-Tätigkeiten befreien kann.Fallstudie lesenTschüss Papierkram, hallo Caya.Caya gibt Ihnen die Freiheit, Ihre Zeit und Energie dort einzusetzen, wo sie am meisten gebraucht wird - bei der Verwaltung Ihrer Objekte. Automatisieren Sie Ihre Prozesse und steigern Sie die Effizienz Ihres Kerngeschäfts.Demo buchenVertrieb kontaktieren --- ### Help & contact Source: https://www.caya.com/en/privatkunden/hilfe-kontakt Description: We have compiled answers to many questions for you in our Help Center. Need more help? Please feel free to contact our customer service. Help & contactHere we answer common questions:We have compiled answers to many questions for you in our Help Center. Need more help? Please feel free to contact our customer service.To the help centerNo answer found? We would be happy to help you personally.Fields marked with * are mandatory fields.Vorname *Nachname *e-mail-adresse *Falls Sie Kunde sind: Ihre Registrierungs-E-MailTelefonnummer * Your concern*A member of our Caya team will get back to you shortly.Something went wrong while submitting the form. Please try againThank you very much for your interest!We'll get back to you as soon as possible.In the meantime, check out our resources:Document management for SMEsTips for successful digitization and more efficient use of DMS.Read the article nowQuick Guide: Digitalization StrategyLearn more about post-digitization and CAYA.Download the guideProduct demoGet an impression of our software and see the CAYA platform in action.For downloadFollow us:In the meantime, check out our resources here.Follow us: --- ### Hilfe & Kontakt Source: https://www.caya.com/privatkunden/hilfe-kontakt Description: Antworten auf viele Fragen haben wir Ihnen in unserem Help Center zusammengestellt. Brauchen Sie weitere Hilfe? Kontaktieren Sie gerne unseren Kundenservice. Hilfe & KontaktHier beantworten wir häufige Fragen:Antworten auf viele Fragen haben wir Ihnen in unserem Help Center zusammengestellt. Brauchen Sie weitere Hilfe? Kontaktieren Sie gerne unseren Kundenservice.Zum Help CenterKeine Antwort gefunden? Gerne helfen wir Ihnen persönlich weiter.Felder mit * sind Plichtfelder.Vorname *Nachname *e-mail-adresse *Falls Sie Kunde sind: Ihre Registrierungs-E-MailTelefonnummer * Ihr Anliegen *Ein Mitglied unseres Caya-Teams wird sich in Kürze bei Ihnen melden.Beim Absenden des Formulars ist etwas schief gelaufen. Versuchen Sie es nochmal.Vielen Dank für Ihr interesse!Wir werden uns so bald wie möglich bei Ihnen melden.Schauen Sie sich in der Zwischenzeit unsere Ressourcen an:Dokumenten-management für KMUTipps zur erfolgreichen Digitalisierung und effizienteren DMS-Nutzung.Jetzt Artikel lesenQuick Guide: Digitalisierungs-strategieErfahren Sie mehr zum Thema Post-Digitalisierung und CAYA.Guide herunterladenProduktdemoVerschaffen Sie sich einen Eindruck von unserer Software und sehen Sie die CAYA Plattform in Aktion.Zum DownloadFolge uns:Schauen Sie sich in der Zwischenzeit unsere Ressourcen an hier.Folge uns: --- ### Home office Source: https://www.caya.com/en/post-scan/home-office Description: Do you work from home and need a reliable solution for document management? Caya gives you an easy way to automate categorization, workflows, and post-digitization services. Discover now how you can work efficiently — no matter where you are. More than 20,000 customers already rely on CayaHome office is good, but not always well implementedWorking from home has proven its worth. During the pandemic, up to 80% of all employees were able to work from home. However, 41% complain that they lack access to important documents. Make sure this doesn't happen to your company.This is how Caya works1. Your mail comes to usAutomatically by mail forwarding or courier collection. Talk to us to design the process according to your requirements.2. Your mail is digitisedYour mail is digitised and data extracted in a highly standardised and automated process. Absolutely compliant with data protection regulations.3.... and providedUsing automated workflows, documents can be distributed between teams or data can be synchronised with other applications.Get ready to work from homeCase study: The digitization of greentech start-up ZolarHow to improve remote work processes by digitising letter mail? The photovoltaic system manufacturer demonstrates this and shows how to set up a scalable, efficient and fully automated solution for incoming mail processing — together with Caya.Jetzt lesenPost digitization and paperless officeFind out how digitized letter mail enables smart processes and greater satisfaction.Jetzt lesenMeeting checklist for working from homeMeetings outside the four office walls — how does that actually work? This white paper explains the basics of online meeting culture from the home office. This means that the next video call goes with the left.Jetzt lesenGet ready to work from home with Caya!Simply receive your daily mail digitallySo no employee has to go to the office every dayNo mail is left behind, no invoice is forgottenContact salesBye-bye paperwork, hello proper work.Caya gives you the freedom to spend your time and energy where it's needed most. Automate your document-based processes and collaborate with your colleagues directly in Caya — even from the home office.Book a demoContact sales --- ### Home-Office Source: https://www.caya.com/post-scan/home-office Description: Sie arbeiten im Home-Office und benötigen eine zuverlässige Lösung für Dokumentenmanagement? Caya bietet Ihnen eine einfache Möglichkeit für automatische Kategorisierung, Workflows und Post-Digitalisierungsservices. Entdecken Sie jetzt, wie Sie effizient arbeiten können - ganz egal, wo Sie sind. Über 20.000 Kunden vertrauen bereits auf CayaHome-Office ist gut, aber nicht immer gut umgesetztDas Home-Office hat sich bewährt. Während der Pandemie konnten bis zu 80% aller Arbeitnehmer von Zuhause aus arbeiten. 41 % beklagen aber, dass ihnen der Zugang zu wichtigen Unterlagen fehlt. Sorgen Sie dafür, dass Ihrem Unternehmen das nicht passiert.So funktioniert Caya1. Ihre Post kommt zu unsAutomatisch per Postweiterleitung oder per Kurierabholung. Sprechen Sie uns an, um den Prozess ganz nach Ihren Anforderungen zu gestalten.2. Ihre Post wird digitalisiertIhre Post wird in einem hoch-standardisierten und automatisierten Verfahren digitalisiert und Daten extrahiert. Absolut datenschutzkonform.3. ...und zur Verfügung gestelltPer automatischen Workflows können Dokumente zwischen Teams distribuiert oder Daten mit anderen Anwendungen synchronisert werden.Werden Sie ready fürs Home-OfficeFallstudie: ZolarWie man mit Digitalisierung der Briefpost seine Remote-Work-Prozesse verbessert? Das macht der Photovoltaikanlagen-Hersteller vor und zeigt auf, wie man eine skalierbare, effiziente und vollautomatisierte Lösung für die Posteingangsverarbeitung aufsetzt – zusammen mit Caya.Jetzt lesenPost­digitalisierung und papierloses BüroErfahren Sie, wie digitalisierte Briefpost smarte Prozesse und mehr Zufriedenheit ermöglicht.Jetzt lesenMeeting Checkliste fürs Home-OfficeMeetings außerhalb der vier Bürowände – wie geht das eigentlich? Dieses Whitepaper erklärt das Einmaleins der Online-Meeting-Kultur aus dem Home-Office. Damit klappt der nächste Videocall mit links.Jetzt lesenWerden Sie bereit fürs Home-Office – mit Caya!Empfangen Sie Ihre tägliche Post einfach digitalSo muss kein Mitarbeiter täglich ins BüroKeine Post bleibt liegen, keine Rechnung wird vergessenVertrieb kontaktierenTschüss Papierkram, hallo Caya.Caya gibt Ihnen die Freiheit, Ihre Zeit und Energie dort einzusetzen, wo sie am meisten gebraucht wird. Automatisieren Sie Ihre dokumentenbasierten Prozesse und kollaborieren Sie mit Ihren Kolleg*innen direkt in Caya — auch aus dem Home-Office.Demo buchenVertrieb kontaktieren --- ### Digitise your hospitality business with Caya - Simplify your document management Source: https://www.caya.com/en/hospitality Description: Find out how Caya helps you digitize your mail and optimize your work processes — especially for the hospitality industry. Discover our tailored solutions for hotels, restaurants, and more. Get informed now! Digitise your hospitality business with Caya - Simplify your document managementOptimise your processes and increase efficiencySimplify your document management and post-digitisation process with our industry-specific solution. Improve both efficiency and your guests' experience with our document management system.Book a demoAbout the tariffsBenefits of document digitisation in the hospitality industryOne central location for all documents.Organise your documents and centralise the management of your paperwork—all in one place.The reservation department can easily share information with accounting and collaborate on projects, resulting in better teamwork and improved decisions across department boundaries.Discover document automationsFind contracts with just one clickDoes the F&B department quickly need a specific document from your purchasing team? Use our smart filters to give employees quick and easy access to important information and reduce the time and resources required to search for and access physical documents.Discover data collectionAutomate document distributionCaya learns quickly and provides a solution to simplify the way your departments collect, validate, store, and share invoices from vendors. This allows you to automate your payment processes with just a few clicks.Explore Automagic workflowsFree yourself from paperwork.Receive all documents, including your letter, in one place.Organise your paperwork and share important documents.Automate anything that distracts you from day-to-day business.Learn more about Document Automation SuiteConnect Caya to the tools you're already usingCaya offers integrations with over 100 software solutions. Just keep using your previous setup — Caya is compatible.To all integrationsAbout DATEV integrationBye paperwork, hello Caya.Caya gives you the freedom to spend your time and energy where it's needed most. Automate your document-based processes and dedicate yourself entirely to your guests.Book a demoContact sales --- ### Digitalisieren Sie Ihr Gastgewerbe mit Caya - Vereinfachen Sie Ihr Dokumentenmanagement Source: https://www.caya.com/hospitality Description: Erfahren Sie, wie Caya Ihnen dabei hilft, Ihre Post zu digitalisieren und Ihre Arbeitsprozesse zu optimieren - speziell für die Hospitality-Branche. Entdecken Sie unsere maßgeschneiderten Lösungen für Hotels, Restaurants und mehr. Jetzt informieren! Digitalisieren Sie Ihr Gastgewerbe mit Caya - Vereinfachen Sie Ihr DokumentenmanagementOptimieren Sie Ihre Abläufe und steigern Sie die EffizienzVereinfachen Sie Ihren Prozess des Dokumentenmanagements und der Post-Digitalisierung mit unserer branchenspezifischen Lösung. Verbessern Sie sowohl Effizienz, als auch die Erfahrung Ihrer Gäste mit unserem Dokumentenmanagement System.Demo buchenZu den TarifenVorteile der Dokumenten-Digitalisierung in der Gastgewerbe-BrancheEin zentraler Ort, für alle Dokumente.Organisieren Sie Ihre Dokumente und zentralisieren Sie die Verwaltung Ihres Papierkrams - alles an einem Ort.Das Reservierungsdepartment kann leicht Informationen mit dem Rechnungswesen teilen und an Projekten zusammenarbeiten, was zu besserem Teamwork und verbesserten Entscheidungen über Abteilungsgrenzen hinweg führt.Document Automations entdeckenFinden Sie Verträge mit nur einem KlickDas F&B-Department benötigt schnell ein bestimmtes Dokument von Ihrem Einkaufsteam? Verwenden Sie unsere intelligenten Filter, um den Mitarbeitern einen schnellen und einfachen Zugang zu wichtigen Informationen zu ermöglichen und die Zeit und Ressourcen zu reduzieren, die für die Suche und den Zugriff auf physische Dokumente erforderlich sind.Datenerfassung entdeckenAutomatisieren Sie die Verteilung von DokumentenCaya lernt schnell und bietet eine Lösung, um den Weg, wie Ihre Abteilungen Rechnungen von Lieferanten erfassen, validieren, speichern und teilen, zu vereinfachen. So können Sie Ihre Zahlungsprozesse mit nur ein paar Klicks automatisieren.Automagic Workflows entdeckenBefreien Sie sich vom Papierkram.Empfangen Sie alle Dokumente, inklusive Ihrer Briefpost, an einem Ort.Organisieren Sie Ihre Unterlagen und teilen Sie wichtige Dokumente.Automatisieren Sie alles, was Sie vom Tagesgeschäft ablenkt.Mehr zur Document Automation SuiteVerbinden Sie Caya mit den Tools, die Sie schon nutzenCaya bietet Integrationen zu über 100 Software-Lösungen. Nutzen Sie Ihr bisheriges Setup einfach weiter - Caya ist kompatibel.Zu allen IntegrationenZur DATEV-IntegrationTschüss Papierkram, hallo Caya.Caya gibt Ihnen die Freiheit, Ihre Zeit und Energie dort einzusetzen, wo sie am meisten gebraucht wird. Automatisieren Sie Ihre dokumentenbasierten Prozesse und widmen Sie sich ganz Ihren Gästen.Demo buchenVertrieb kontaktieren --- ### Seamless connections for improved document processes Source: https://www.caya.com/en/integrationen Description: Discover 100+ integrations across accounting, document management, project management, CRM, and more. Oft genutztIntercomOft genutztPipedriveOft genutztSMACCOft genutztHubSpotYou haven't found your ideal integration?Let us know! We want to find a solution that exactly meets your requirements.First name *Last name *Business email address*Telefonnummer * concerns (optional) Something went wrong while submitting the form. Please try againThank you very much for your interest!We'll get back to you as soon as possible.In the meantime, check out our resources:Document management for SMEsTips for successful digitization and more efficient use of DMS.Read the article nowQuick Guide: Digitalization StrategyLearn more about post-digitization and CAYA.Download the guideProduct demoGet an impression of our software and see the CAYA platform in action.For downloadFollow us:In the meantime, check out our resources here.Follow us: --- ### Nahtlose Verbindungen für verbesserte Dokumenten­­prozesse Source: https://www.caya.com/integrationen Description: Entdecken Sie 100+ Integrationen aus den Bereichen Buchhaltung, Dokumentenmanagement, Projektmanagement, CRM und mehr. Oft genutztGeminiOft genutztOpenAIOft genutztMicrosoft TeamsOft genutztSlackSie haben Ihre Wunschintegration nicht gefunden?Lassen Sie es uns wissen! Wir möchten eine Lösung finden, die genau zu Ihren Anforderungen passt.Vorname *Nachname *Geschäftliche e-mail-adresse *Telefonnummer * Anliegen (optional) Beim Absenden des Formulars ist etwas schief gelaufen. Versuchen Sie es nochmal.Vielen Dank für Ihr interesse!Wir werden uns so bald wie möglich bei Ihnen melden.Schauen Sie sich in der Zwischenzeit unsere Ressourcen an:Dokumenten-management für KMUTipps zur erfolgreichen Digitalisierung und effizienteren DMS-Nutzung.Jetzt Artikel lesenQuick Guide: Digitalisierungs-strategieErfahren Sie mehr zum Thema Post-Digitalisierung und CAYA.Guide herunterladenProduktdemoVerschaffen Sie sich einen Eindruck von unserer Software und sehen Sie die CAYA Plattform in Aktion.Zum DownloadFolge uns:Schauen Sie sich in der Zwischenzeit unsere Ressourcen an hier.Folge uns: --- ### Drive the digitalisation of SMEs forward with us! Source: https://www.caya.com/en/karriere Description: Caya is a motivated team of solution seekers who want to make a difference! In doing so, we are looking for innovative thinkers and visionaries to support us in doing so. Are you ready? Your career at CayaDrive the digitalisation of SMEs forward with us!At Caya, we are a motivated team of solution seekers who want to make a difference! In doing so, we are looking for innovative thinkers and visionaries to support us in doing so. Are you ready?Discover open positionsWho are weAt Caya, we are driven by saving our customers valuable time. We believe life is too short to be taken up by paperwork.That's why our mission is to revolutionize the way small and medium-sized enterprises (SMEs) work with documents. We make working with documents as automated as possible and as collaborative as necessary. By digitising even letter mail, we support SMEs on their journey of digital transformation. We always strive for one less click and do must-do tasks nice-to-do. Our valuesOwnership1We take responsibility for the tasks assigned to us, for the goals of our team and the company.2When we say we're going to do something, we do it.3We remain responsible until the task is completed.4We speak up when we notice that things are going in the wrong direction and offer our help.Respect1We promote a motivating and inspiring environment through mutual respect.2We respect our colleagues' time as much as we respect our own.3We provide context and explain our intentions transparently so that we can develop a mutual understanding.Customers First1We save our customers time and make life easier for them.2We strive to provide an experience that is simple, reliable, and constructive.3We empower our customers to invest their valuable time and energy where it is most influential.“At Caya, transparency, goal orientation and independence are paramount. Although, or precisely because, we mostly work remotely, cohesion between all colleagues is extremely important to us. It makes me proud to see that we are growing so continuously and healthily.”CEO & Founder of CayaAlexander SchneeklothCaya at a glance100%… --- ### Treib mit uns die Digitalisierung des Mittelstands voran! Source: https://www.caya.com/karriere Description: Caya ist ein motiviertes Team aus Lösungssucher*innen, die etwas bewegen wollen! Dabei suchen wir nach innovativen Denker*innen und Visionär*innen, die uns dabei unterstützen. Bist du bereit? Deine Karriere bei CayaTreib mit uns die Digitalisierung des Mittelstands voran!Wir bei Caya sind ein motiviertes Team aus Lösungssuchern, die etwas bewegen wollen! Dabei suchen wir nach innovativen Denkern und Visionären, die uns dabei unterstützen. Bist du bereit?Entdecke offene StellenWer sind wir?Bei Caya sind wir dadurch angetrieben, unseren Kund*innen wertvolle Zeit zu sparen. Wir glauben, dass das Leben zu kurz ist, um von Papierkram eingenommen zu werden.Deshalb ist es unsere Mission, die Art und Weise zu revolutionieren, wie kleine und mittlere Unternehmen (KMUs) mit Dokumenten arbeiten. Wir machen die Arbeit mit Dokumenten so automatisiert wie möglich und so kollaborativ wie nötig. Indem wir sogar Briefpost digitalisieren, unterstützen wir KMUs auf ihrem Weg der digitalen Transformation. Wir streben immer nach einem Klick weniger und machen must-do Aufgaben nice-to-do. Unsere WerteOwnership1Wir übernehmen Verantwortung für die uns übertragenen Aufgaben, für die Ziele unseres Teams und des Unternehmens.2Wenn wir sagen, dass wir etwas tun werden, dann tun wir es auch.3Wir bleiben verantwortlich, bis die Aufgabe abgeschlossen ist.4Wir melden uns zu Wort, wenn wir bemerken, dass die Dinge in die falsche Richtung laufen, und bieten unsere Hilfe an.Respect1Wir fördern ein motivierendes und inspirierendes Umfeld durch gegenseitigen Respekt.2Wir respektieren die Zeit unserer Kolleg*innen genauso wie unsere eigene.3Wir geben Kontext und erklären unsere Absichten transparent, damit wir ein gegenseitiges Verständnis entwickeln können.Customers First1Wir sparen unseren Kund*innen Zeit und machen ihnen das Leben leichter.2Wir bemühen uns, eine Erfahrung zu bieten, die einfach, zuverlässig und aufbauend ist.3Wir befähigen unsere Kund*innen, ihre wertvolle Zeit und Energie dort zu investieren, wo sie am einflussreichsten ist.„Bei Caya stehen Transparenz, Zielorientierung und Eigenständigkeit an erster Stelle. Obwohl oder gerade weil wir überwiegend remote arbeiten, ist uns der Zusammenhalt zwischen allen Kollegen und Kolleginnen extrem wichtig. Es macht mich stolz zu sehen, dass wir so kontinuierlich und gesund wachsen."CEO & Gründer von CayaAlexander SchneeklothCaya auf einen… --- ### Efficient document management for your office with Caya - Go paperless today Source: https://www.caya.com/en/office-management Description: Optimize your office management with Caya — we help you with post-digitization and offer powerful document management software. Discover our tailor-made solutions for efficient work in the office now! Why office managers love CayaOne central location to store all documentsOrganise your documents and centralize the management of your paperwork—all in one place.More about document automationsFind the contract with just one clickDo you need a document as quickly as possible? It's just stupid if no one knows who approved and filed it. That is exactly what will never happen again with our intelligent filters. Instead, you save valuable time.Discover data collectionAutomate document distributionCaya learns quickly. We know that the legal department needs access to contracts and that invoices need to be accounted for. That's why Caya can automatically route a new file to the right people or tools.Explore Automagic workflowsFree yourself from paperwork and focus on what's important.Receive all documents, including your letter, in one place.Organise your paperwork and share important documents.Automate anything that distracts you from day-to-day business.More about document automationsConnect Caya to the tools you're already usingCaya offers integrations with over 100 software solutions. Just keep using your previous setup — Caya is compatible.To all integrationsAbout DATEV integrationBye paperwork, hello Caya.Caya gives you the freedom to spend your time and energy where it's needed most. Automate your document-based processes for even more efficient office management.Book a demoContact sales --- ### Effizientes Dokumentenmanagement für Ihr Büro mit Caya - Gehen Sie heute papierlos Source: https://www.caya.com/office-management Description: Optimieren Sie Ihr Office Management mit Caya - wir helfen Ihnen bei der Post-Digitalisierung und bieten eine leistungsstarke Dokumentenmanagement-Software. Entdecken Sie jetzt unsere maßgeschneiderten Lösungen für effizientes Arbeiten im Büro! Warum Office Manager Caya liebenEin zentraler Ort zum Speichern aller DokumenteOrganisieren Sie Ihre Dokumente und zentralisieren Sie die Verwaltung Ihres Papierkrams - alles an einem Ort.Mehr zu den Document AutomationsFinden Sie den Vertrag mit nur einem KlickSie brauchen ein Dokument so schnell wie möglich? Blöd nur, wenn niemand weiß, wer es freigegeben und abgelegt hat. Genau das passiert mit unseren intelligenten Filtern nie wieder. Stattdessen sparen Sie wertvolle Zeit.Datenerfassung entdeckenAutomatisieren Sie die Verteilung von DokumentenCaya lernt schnell. Wir wissen, dass die Rechtsabteilung Zugriff auf Verträge benötigt und, dass Rechnungen zur Buchhaltung müssen. Deshalb kann Caya eine neue Datei automatisch an die richtigen Personen oder Tools weiterleiten.Automagic Workflows entdeckenBefreien Sie sich vom Papierkram und konzentrieren Sie sich auf  das, was wichtig ist.Empfangen Sie alle Dokumente, inklusive Ihrer Briefpost, an einem Ort.Organisieren Sie Ihre Unterlagen und teilen Sie wichtige Dokumente.Automatisieren Sie alles, was Sie vom Tagesgeschäft ablenkt.Mehr zu den Document AutomationsVerbinden Sie Caya mit den Tools, die Sie schon nutzenCaya bietet Integrationen zu über 100 Software-Lösungen. Nutzen Sie Ihr bisheriges Setup einfach weiter - Caya ist kompatibel.Zu allen IntegrationenZur DATEV-IntegrationTschüss Papierkram, hallo Caya.Caya gibt Ihnen die Freiheit, Ihre Zeit und Energie dort einzusetzen, wo sie am meisten gebraucht wird. Automatisieren Sie Ihre dokumentenbasierten Prozesse für ein noch effizienteres Office Management.Demo buchenVertrieb kontaktieren --- ### Digital inbox & DMS for legal guardians Source: https://www.caya.com/en/rechtliche-betreuer Description: Working as a legal advisor requires careful documentation and administration of documents. Caya is document management software that was developed specifically for legal advisors and helps them to manage their documents efficiently and securely. Our post-digitization solutions make it easy for you to share, edit and archive documents online. Visit our legal advisors page to learn more about how Caya can help make your job easier. Digital inbox & DMS for legal guardiansDigital inbox & DMS for legal guardiansDigitise your incoming mailAutomatically assign documents to a supervised personAudit-proof filingAutomated workflowsBook a demoAbout the tariffsFor more efficiency in day-to-day businessFind documents easilyThanks to the full text search, you can immediately find what you need.Share and collaborateSafety made in Germany When occurs in the document automatically file it in the folder‍ “Mrs. Miller”.Concentrate on the important things and let our Automagic Workflows do the repetitive, annoying tasks.About Automagic WorkflowsFull control through rights and role management“We work much more efficiently and our property managers receive the letter they need to be processed in a very short time.”Managing Director, Kremp Property Management GmbHMarkus PfeifferFree yourself from paper chaos.Receive all documents, including your letter mail, all in one place.Organise your documents and share important documents — with colleagues or even with your clients.Automate anything that distracts you from day-to-day business — leaving you with more time.More about document automations4.6/5This is some text inside of a div block.4.6/5This is some text inside of a div block.4.5/5This is some text inside of a div block.5/5This is some text inside of a div block.The HV Kremp storyHow property management works almost paperless by digitising incoming mail.Find out how the Kremp property management company can only significantly reduce their paper volume by digitising their incoming mail, but can also increase their efficiency and free employees from monotonous scanning tasks.Read case studyBye paperwork, hello Caya.Caya gives you the freedom to spend your time and energy where it's needed most — with your caregivers. Automate your processes and focus entirely on your core work.Book a demoContact sales --- ### Digitaler Posteingang & DMS für Rechtliche Betreuung Source: https://www.caya.com/rechtliche-betreuer Description: Die Arbeit als Rechtlicher Betreuer erfordert eine sorgfältige Dokumentation und Verwaltung von Unterlagen. Caya ist eine Dokumentenmanagement-Software, die speziell für Rechtliche Betreuer entwickelt wurde und ihnen dabei hilft, ihre Dokumente effizient und sicher zu verwalten. Unsere Post-Digitalisierungs-Lösungen machen es Ihnen leicht, Dokumente online zu teilen, zu bearbeiten und zu archivieren. Besuchen Sie unsere Seite für Rechtliche Betreuer, um mehr darüber zu erfahren, wie Caya Ihnen dabei helfen kann, Ihre Arbeit zu erleichtern. Digitaler Posteingang & DMS für Rechtliche BetreuungDigitaler Posteingang & DMS für die Rechtliche BetreuungDigitalisierung Ihrer EingangspostUnterlagen automatisch einer betreuten Person zuordnenRevisionssichere AblageAutomatische WorkflowsDemo buchenZu den TarifenFür mehr Effizienz im TagesgeschäftEinfache AuffindbarkeitDank Volltextsuche finden Sie sofort, was Sie brauchen.Teilen und ZusammenarbeitenSicherheit made in Germany Wenn im Dokument vorkommt, automatisch ablegen im Ordner‍ ''Betreute Frau Müller".Konzentrieren Sie sich auf die wichtigen Dinge und lassen Sie unsere Automagic Workflows die wiederkehrenden, nervenden Tätigkeiten erledigen.Zu den Automagic WorkflowsVolle Kontrolle durch Rechte- und Rollenverwaltung“Wir arbeiten wesentlich effizienter und unsere Objektbetreuer erhalten in kürzester Zeit ihre zu bearbeitende Briefpost.”Geschäftsführer, Hausverwaltung Kremp GmbHMarkus PfeifferBefreien Sie sich vom Papierchaos.Empfangen Sie alle Dokumente, inklusive Ihrer Briefpost, gesammelt an einem Ort.Organisieren Sie Ihre Unterlagen und teilen Sie wichtige Dokumente - mit Kolleg*innen oder auch mit Ihren Mandant*innen.Automatisieren Sie alles, was Sie vom Tagesgeschäft ablenkt - so bleibt mehr Zeit.Mehr zu den Document Automations4,6/5This is some text inside of a div block.4,6/5This is some text inside of a div block.4,5/5This is some text inside of a div block.5/5This is some text inside of a div block.Die HV Kremp StoryWie die Hausverwaltung durch die Digitalisierung der Eingangspost nahezu papierlos arbeitet.Erfahren Sie, wie die Hausverwaltung Kremp durch die Digitalisierung ihrer Eingangspost nucht nur ihr Papieraufkommen signifikant reduzieren, sondern auch ihre Effizienz steigern und Mitarbeiter von monotonen Scan-Tätigkeiten befreien kann.Fallstudie lesenTschüss Papierkram, hallo Caya.Caya gibt Ihnen die Freiheit, Ihre Zeit und Energie dort einzusetzen, wo sie am meisten gebraucht wird - bei Ihren Betreuten. Automatisieren Sie Ihre Prozesse und konzentrieren Sie sich ganz auf die von Ihnen betreuten Personen.Demo buchenVertrieb kontaktieren --- ### Helpful resources Source: https://www.caya.com/en/ressourcen Description: Optimize your processes: Discover our post-digitization services and document management software for SMEs now. Download our helpful resources, including case studies, checklists, and white papers, for free! Helpful resourcesAllcase studiesdemoswhite paperProduct updatePodcastCase StudiesDemosWhitepaperDigitisationThank you! Your submission has been received!Oops! Something went wrong while submitting the form.Case Study: EG Deutschland GmbHFind out how EG Deutschland GmbH digitizes its letter mail with Caya and automatically distributes it within the company.Read nowCase StudiesCase Study: Kremp Property ManagementFind out how the Kremp property management was not only able to significantly reduce their paper volume by digitizing their incoming mail, but also increased their efficiency and relieved employees of monotonous scanning activities!Read nowCase StudiesDemo: Organizing with CayaOrganize all your paperwork in one place. Our document cockpit gives you an overview of incoming documents and required measures.Watch demoDemosDemo: Create workflows using a documentIn this demo video, we show you how to create workflows using a document that is stored in the Caya platform. Our user-friendly system allows you to create workflows easily and quickly and thus automate business processes. With just a few clicks, you can apply workflows to documents, saving time and effort.Watch demoDemosMarketing in the insurance sector. How does digitization help in sales?Hands-on tips for marketing in a targeted manner for insurance brokers and insurance companies. Why are target groups only reached when the insurance claim has already occurred? How to shift focus to pull instead of push marketing? Bundled insurance expertise in 30 minutes To the podcastPodcastHow to implement smart workflows & process automation in medium-sized companies?Work can be done according to well-known success schemes, but it can also be optimized with smart workflows and process structures. This includes both work processes in digital tools and automation. We show simple approaches for SMEs to gradually introduce them.To the podcastPodcastDigitalization and Office 4.0Find out how working in modern Office 4.0 works.Read nowWhitepaperPodcast: This is how mobile working worksFind out everything you need to know about remote work, new work and mobile… --- ### Hilfreiche Ressourcen Source: https://www.caya.com/ressourcen Description: Optimieren Sie Ihre Prozesse: Entdecken Sie jetzt unsere Post-Digitalisierungs-Services und Dokumentenmanagement-Software für KMUs. Laden Sie unsere hilfreichen Ressourcen wie Fallstudien, Checklisten und Whitepaper kostenlos herunter! Hilfreiche RessourcenAlleFallstudienDemosWhitepaperProdukt UpdatePodcastFallstudienDemosWhitepaperDigitalisierungThank you! Your submission has been received!Oops! Something went wrong while submitting the form.Dokumenten­management für KMU: Tipps zur erfolgreichen Digitalisierung und effizienteren DMS-NutzungWie optimieren Sie Ihr bestehendes DMS und schöpfen vorhandene Potentiale eingebauter Funktionen besser aus? Unser Artikel zeigt, wie Sie konsequent Dokumente digitalisieren, diese an einem Ort bündeln und Ihr DMS von einer reinen Dateiablage in einen smarten Prozessassistenten umwandeln.Jetzt lesenDigitalisierungFallstudie: VMK Versicherungs­maklerErfahren Sie, wie der Makler "Versicherungen mit Kopf" seinem Team mithilfe von Caya ortsunabhängiges Arbeiten ermöglicht.Jetzt lesenFallstudienWie Chancen zur digitalen Transformation prüfen und Prozesse planbar optimieren?Wenige Unternehmen prüfen tatsächlich, wie digitalisiert sie sind. Hier sind zahlreiche unentdeckte Potenziale zur Effizienzsteigerung vorhanden. Wir geben Inspiration und konkrete Handlungsempfehlungen zur planbaren Step-by-Step Digitalisierung und räumen mit Digitalisierungsvorbehalten auf.Jetzt lesenDigitalisierungPost-ArbeitsverträgeZurück in die Vergangenheit? In Deutschland müssen Personalabteilungen Arbeitsverträge jetzt analog an ihre Beschäftigten aushändigen.Jetzt lesenWhitepaperPosteingang in 5 Schritten automatisierenEin überfüllter Posteingang kann die Produktivität stark beeinträchtigen. Die manuelle Verarbeitung von Briefen, E-Mails und Anhängen ist zeitaufwendig und fehleranfällig. Die Lösung liegt in der Automatisierung. Jetzt lesenDigitalisierungDemo: Organisation mit CayaOrganisieren Sie Ihren gesamten Papierkram an einem Ort. Unser Dokumenten-Cockpit verschafft Ihnen einen Überblick über eingehende Dokumente und erforderliche Maßnahmen.Demo anschauenDemosDATEV x Caya WorfklowsVerbinden Sie Caya und DATEV in Sekunden und reduzieren Sie Zeit und Fehler in der vorbereitenden Buchhaltung.Jetzt lesenDigitalisierungWann benötige ich Originaldokumente?Häufig stellt sich die Frage, welche Dokumente im Original aufbewahrt werden sollten oder ob ein Scan rechtlich ausreicht. Stichwort Mietvertrag, Stichwort geschäftliche Unterlagen. Wir bringen Licht ins Dunkel der Paragraphen.Jetzt lesenDigitalisierungNeue Daten­­extraktionen von CayaProdukt Update: Nie wieder Copy & Paste! Entdecken Sie unsere KI-basierte DatenextraktionJetzt lesenProdukt UpdateFallstudie: Deutsches KreditinstitutErfahren Sie, wie ein deutsches Kreditinstitut mit Caya eine schnellere Durchlaufzeit bei der Prüfung von Kreditanträgen erzielen konnte.Jetzt lesenFallstudienInterview: Wie das Greentech-Start-Up Zolar mit Post-Digitalisierung seine Prozesse optimiert.Im Interview erzählt Dr. Sarah Müller - Chief Commercial Officer (CCO) von… --- ### Digital inbox & DMS for tax advice Source: https://www.caya.com/en/steuerberater Description: Transform the way you manage documents as a tax advisor with our document management and post-digitization solution. Our software makes it easy to store, approve, and manage documents so you can focus on advising your customers. Visit our page to learn how our product can optimize your tax advisory office processes. Digital inbox & DMS for tax advicePost digitisation & document management for tax consultingDigitise your incoming mailAutomatically assign documents to clientsDATEV integrationAudit-proof filing in accordance with GoBD requirementsBook a demoAbout the tariffsFor more efficiency in day-to-day businessFind documents easilyThanks to the full text search, you can immediately find what you need.Share and collaborateSafety made in Germany When occurs in the document, automatically file it in the folder “Mandate Sabine Maier”.Focus on the important things and let our Automagic Workflows do the tedious sorting.About Automagic WorkflowsFull control through rights and role managementFree yourself from paperwork and concentrate fully on advising your clients.Receive all documents, including your letter mail, collected and clearly in one place.Organise your documents and share important documents with your employees.Automate everything that distracts you from day-to-day business. 0% paper chaos, 100% tax advice.More about document automations4.6/5This is some text inside of a div block.4.6/5This is some text inside of a div block.4.5/5This is some text inside of a div block.5/5This is some text inside of a div block.Bye paperwork, hello Caya.Caya gives you the freedom to spend your time and energy where it's needed most — advising your clients. Automate your document-based processes for greater efficiency and productivity.Book a demoContact sales --- ### Digitaler Posteingang & DMS für die Steuerberatung Source: https://www.caya.com/steuerberater Description: Transformieren Sie die Art und Weise, wie Sie als Steuerberater Dokumente verwalten, mit unserer Lösung für Dokumentenmanagement und Postdigitalisierung. Unsere Software vereinfacht die Speicherung, Freigabe und Verwaltung von Dokumenten, so dass Sie sich auf die Beratung Ihrer Kunden konzentrieren können. Besuchen Sie unsere Seite, um zu erfahren, wie unser Produkt Ihre Steuerberatungsbüro-Prozesse optimieren kann. Digitaler Posteingang & DMS für die SteuerberatungPost­digitalisierung & Dokumenten­management für die SteuerberatungDigitalisierung Ihrer EingangspostUnterlagen automatisch Mandant*innen zuordnenDATEV IntegrationRevisionssichere Ablage nach GoBD VorgabenDemo buchenZu den TarifenFür mehr Effizienz im TagesgeschäftEinfache AuffindbarkeitDank Volltextsuche finden Sie sofort, was Sie brauchen.Teilen und ZusammenarbeitenSicherheit made in Germany Wenn im Dokument vorkommt, automatisch ablegen im Ordner ''Mandatin Sabine Maier''.Konzentrieren Sie sich auf die wichtigen Dinge und lassen Sie unsere Automagic Workflows die mühsame Sortierung erledigen.Zu den Automagic WorkflowsVolle Kontrolle durch Rechte- und RollenverwaltungBefreien Sie sich vom Papierkram und konzentrieren Sie sich voll auf die Beratung Ihrer Mandant*innen.Empfangen Sie alle Dokumente, inklusive Ihrer Briefpost, gesammelt und übersichtlich an einem Ort.Organisieren Sie Ihre Unterlagen und teilen Sie wichtige Dokumente mit Ihren Mitarbeiter*innen.Automatisieren Sie alles, was Sie vom Tagesgeschäft ablenkt. 0% Papierchaos, 100% Steuerberatung.Mehr zu den Document Automations4,6/5This is some text inside of a div block.4,6/5This is some text inside of a div block.4,5/5This is some text inside of a div block.5/5This is some text inside of a div block.Tschüss Papierkram, hallo Caya.Caya gibt Ihnen die Freiheit, Ihre Zeit und Energie dort einzusetzen, wo sie am meisten gebraucht wird - bei der Beratung Ihrer Mandanten. Automatisieren Sie Ihre dokumentenbasierten Prozesse, für mehr Effizienz und Produktivität.Demo buchenVertrieb kontaktieren --- ### Download Statista's white paper now Source: https://www.caya.com/en/statista-whitepaper Description: Discover the comprehensive Statista white paper on post-digitization and document management on Caya. Find out how our innovative software can help you optimize your document processes and lead them into the digital future. Download the white paper now and get valuable insights into post-digitization trends and best practices for effectively managing documents. Improve your business processes and maximize your organization's efficiency with Caya. First name *Last name *Business email address*Estimated mail volume per month *Thank you for downloading the Statista white paper!Back to homepageOops! Something went wrong while submitting the form.Download Statista's white paper nowTraditional or digital: How do companies communicate?The consequences of inefficient document handlingWhat companies expect from document digitization+49 30 200 036 981business@getcaya.com --- ### Laden Sie das Whitepaper von Statista jetzt herunter Source: https://www.caya.com/statista-whitepaper Description: Entdecken Sie das umfassende Statista-Whitepaper über Post-Digitalisierung und Dokumentenmanagement auf Caya. Erfahren Sie, wie unsere innovative Software Ihnen dabei helfen kann, Ihre Dokumentenprozesse zu optimieren und in die digitale Zukunft zu führen. Laden Sie jetzt das Whitepaper herunter und erhalten Sie wertvolle Einblicke in die Post-Digitalisierungstrends und bewährte Methoden zur effektiven Verwaltung von Dokumenten. Verbessern Sie Ihre Geschäftsabläufe und maximieren Sie die Effizienz Ihrer Organisation mit Caya. Vorname *Nachname *Geschäftliche e-mail-adresse *Geschätztes postvolumen pro monat *Vielen Dank, dass Sie das Statista-Whitepaper heruntergeladen haben!Zurück zur StartseiteOops! Something went wrong while submitting the form.Laden Sie das Whitepaper von Statista jetzt herunterKlassisch oder digital: Wie kommunizieren Unternehmen?Die Folgen ineffizienten DokumentenhandlingsWas Firmen von der Dokumentendigitalisierung erwarten+49 30 200 036 981business@getcaya.com --- ### Digital inbox & DMS for start-ups Source: https://www.caya.com/en/tech-startups Description: As a tech startup, you need to work quickly and efficiently. Caya provides you with a solution for automated categorization, workflows, and post-digitization services so you can focus on your core business. Find out now how Caya can support your startup. Digital inbox & DMS for start-upsPost digitisation & document management for start-ups and tech companiesDigitise your incoming mailAutomatically assign documents to a departmentAccess to all documents — even on the goCollaboration in real timeBook a demoAbout the tariffsFor more efficiency in day-to-day businessFind documents easilyThanks to the full text search, you can immediately find what you need.Share and collaborateSafety made in Germany When document type is , automatically file it in the folder “Finance” and upload to “GetMyInvoices”.Concentrate on the important things and let our Automagic Workflows do the repetitive, annoying tasks.About Automagic WorkflowsFull control through rights and role management“With Caya, we are able to digitise our incoming mail and distribute it to our employees on a daily basis.”VP Finance, McMaklerRaphael ThelenFree yourself from paper chaos and concentrate fully on growing your start-up or tech company.Receive all documents, including your letter, clearly in just one place.Organise your documents and share important documents — with your employees and customers.Automate everything that distracts you from day-to-day business — for greater efficiency and time savings in your processes.More about document automations4.6/5This is some text inside of a div block.4.6/5This is some text inside of a div block.4.5/5This is some text inside of a div block.5/5This is some text inside of a div block.The McMakler storyOffice management and financial accounting benefit in several ways thanks to CayaFind out how the prop-tech company McMakler is able to significantly relieve its employees of manual, routine scanning tasks thanks to Caya. Read also why this improves the customer experience and why financial accounting in particular benefits from automating processes that were previously processed manually.Read case studyBye paperwork, hello Caya.Caya gives you the freedom to spend your time and energy where it's needed most. Automate your processes and focus fully on your projects or the next sprint.Book a… --- ### Digitaler Posteingang & DMS für Start-ups Source: https://www.caya.com/tech-startups Description: Als Tech-Startup müssen Sie schnell und effizient arbeiten. Caya bietet Ihnen eine Lösung für automatische Kategorisierung, Workflows und Post-Digitalisierungsservices, damit Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können. Erfahren Sie jetzt, wie Caya Ihr Startup unterstützen kann. Digitaler Posteingang & DMS für Start-upsPost­digitalisierung & Dokumenten­management für Start-ups und Tech-UnternehmenDigitalisierung Ihrer EingangspostUnterlagen automatisch einem Departement zuordnenZugriff auf alle Dokumente - auch unterwegsKollaboration in Echzeit Demo buchenZu den TarifenFür mehr Effizienz im TagesgeschäftEinfache AuffindbarkeitDank Volltextsuche finden Sie sofort, was Sie brauchen.Teilen und ZusammenarbeitenSicherheit made in Germany Wenn Dokumentyp ist, automatisch ablegen im Ordner ''Finance'' und hochladen in ''GetMyInvoices''.Konzentrieren Sie sich auf die wichtigen Dinge und lassen Sie unsere Automagic Workflows die wiederkehrenden, nervenden Tätigkeiten erledigen.Zu den Automagic WorkflowsVolle Kontrolle durch Rechte- und Rollenverwaltung''Mit Caya gelingt es uns, unsere Eingangpost digitalisiert und tagesaktuel an unsere Mitarbeitenden ortsunabhängug zu verteilen.''VP Finance, McMaklerRaphael ThelenBefreien Sie sich endlich vom Papierchaos und konzentrieren Sie sich voll auf das Wachstum Ihres Start-ups oder Tech-Unternehmens.Empfangen Sie alle Dokumente, inklusive Ihrer Briefpost, übersichtlich an nur einem Ort.Organisieren Sie Ihre Unterlagen und teilen Sie wichtige Dokumente - mit Ihren Mitarbeiter*innen und Kund*innen.Automatisieren Sie alles, was Sie vom Tagesgeschäft ablenkt - für mehr Effizienz und Zeitersparnis in Ihren Prozessen.Mehr zu den Document Automations4,6/5This is some text inside of a div block.4,6/5This is some text inside of a div block.4,5/5This is some text inside of a div block.5/5This is some text inside of a div block.Die McMakler StoryOffice-Management und Finanzbuchhaltung profitieren dank Caya gleich mehrfachErfahren Sie, wie es das Prop-Tech Unternehmen McMakler schafft, seine Mitarbeiter dank Caya von manuellen, routinemäßigen Scan-Tätigkeiten stark zu entlasten. Lesen Sie außerdem, warum dadurch die Customer Experience verbessert wird und warum dadurch besonders die Finanzbuchhaltung durch Automatisierung von zuvor händisch bearbeiteten Prozessen profitiert.Fallstudie lesenTschüss Papierkram, hallo Caya.Caya gibt Ihnen die Freiheit, Ihre Zeit und Energie dort einzusetzen, wo sie am meisten gebraucht wird. Automatisieren Sie Ihre Prozesse und konzentrieren Sie sich voll und ganz auf Ihre Projekte oder den nächsten Sprint.Demo buchenVertrieb kontaktieren --- ### Caya is changing the way we receive and organise documents Source: https://www.caya.com/en/uber-caya Description: Our vision and principles: With Caya, doing what you need to do is child's play. About CayaCaya is changing the way we receive and organise documentsFounded by the makers of Treatwell, Kreditech and Movinga, Caya develops the leading plug-and-play solution for small and medium-sized companies that want to digitise and automate their business processes.Today, Caya consists of more than 50 employees who work in various locations around the world and are headquartered in Berlin. More than 20,000 customers are already receiving, organising and processing their daily inbox via the Caya Cockpit.“Caya is a turning point. No more paperwork, we now have a lot more time to focus on what's really important — thanks to Caya and the team.”Head of Operations WWFThomas MullerOur culture — it's all about peopleWe're more than just a SaaS company. Our values are at the heart of everything we do, whether in recruiting, developing our people, teams, or products.When we say we're going to do something, we do itYou need a reliable place where you can store some of your most important and sensitive documents. We'll keep them safe for you. Take our word for it. Others describe us as responsible and imaginative. But we know that the proof is in practice. We comply with the latest compliance standards and have all required ISO certificates. A consistent, consistent product is the key to gaining trust.‍We always aim for one less clickOur goal is to make something complex and time-consuming easier. We make our products, workflows, and experiences as simple as possible. If we figure out how to get the same results with one less click, that's what we're going to do. Because simplicity makes us all more efficient. Our goal is to do your job, not to make it bigger.‍We turn compulsory tasks into pleasant tasksWe know that managing documents isn't exactly one of the most exciting tasks. Our Caya products… --- ### Caya verändert die Art und Weise, wie wir Dokumente empfangen und organisieren Source: https://www.caya.com/uber-caya Description: Unsere Vision und unsere Grundsätze: Mit Caya wird das, was man tun muss, zum Kinderspiel. Über CayaCaya verändert die Art und Weise, wie wir Dokumente empfangen und organisierenGegründet von den Machern von Treatwell, Kreditech und Movinga, entwickelt Caya die führende Plug-and-Play-Lösung für kleine und mittelständische Unternehmen, die ihre Geschäftsprozesse digitalisieren und automatisieren wollen.Heute besteht Caya aus mehr als 50 Mitarbeitern, die an verschiedenen Orten auf der Welt arbeiten und ihre Zentrale in Berlin haben. Mehr als 20.000 Kunden empfangen, organisieren und bearbeiten bereits ihren täglichen Posteingang über das Caya Cockpit.“Caya ist ein Wendepunkt. Kein Papierkram mehr, wir haben jetzt viel mehr Zeit, uns auf das zu konzentrieren, was wirklich wichtig ist - dank Caya und dem Team.”Head of Operations WWFThomas MullerUnsere Kultur - es dreht sich alles um die MenschenWir sind mehr als ein SaaS-Unternehmen. Unsere Werte stehen im Mittelpunkt unseres Handelns, sei es bei der Personalbeschaffung, der Entwicklung unserer Mitarbeiter, Teams oder Produkte.Wenn wir sagen, dass wir etwas tun werden, dann tun wir es auchSie brauchen einen zuverlässigen Ort, an dem Sie einige Ihrer wichtigsten und Ihre vertraulichen Dokumente aufbewahren können. Wir bewahren sie sicher für Sie auf. Nehmen Sie uns beim Wort. Andere beschreiben uns als verantwortungsvoll und einfallsreich. Aber wir wissen, dass der Beweis in der Praxis liegt. Wir halten uns an die neuesten Compliance-Standards und verfügen über alle erforderlichen ISO-Zertifikate. Ein konsistentes, beständiges Produkt ist der Schlüssel, um Vertrauen zu gewinnen.‍Wir streben immer nach einem Klick wenigerUnser Ziel ist es, etwas Komplexes und Zeitaufwändiges einfacher zu machen. Wir gestalten unsere Produkte, Arbeitsabläufe und Erfahrungen so einfach wie möglich. Wenn wir herausfinden, wie wir die gleichen Ergebnisse mit einem Klick weniger erreichen können, werden wir das tun. Denn Einfachheit macht uns alle effizienter. Unser Ziel ist es, Ihnen Arbeit abzunehmen, und nicht, sie zu vergrößern.‍Wir machen aus Pflichtaufgaben angenehme PflichtaufgabenWir wissen, dass die Verwaltung von Dokumenten nicht gerade zu den spannendsten Aufgaben… --- ### Digital inbox & DMS for insurance offices Source: https://www.caya.com/en/versicherungsmakler Description: As an insurance broker, optimize your document management with our solution for document management and mail digitization. Our software makes it easy to store, approve, and manage documents so you can focus on advising your customers. Visit our page to find out how our product can optimize your insurance office processes. Digital inbox & DMS for insurance officesPost digitisation & document management for insurance officesDigitise your incoming mailAutomatically assign documents to an object.Access to all documents — even when you're on the go.Search documents in seconds.Book a demoAbout the tariffsFor more efficiency in day-to-day businessFind documents easilyThanks to the full text search, you can immediately find what you need.Share and collaborateSafety made in Germany When the Subject is and “Tabea Schulze” appears in the document , file it in the folder “Alliance” → “Tabea Schulze”.Focus on the important things and let our Automagic Workflows do the tedious sorting.About Automagic WorkflowsFull control through rights and role management“With the digitisation of letter mail, we have come a long way closer to our goal of working almost paperless. In addition, we work much more efficiently and our property managers receive the letter they need to be processed in a very short time. And that even when working from home. ”Head of Op. Excellence team at GetsafeFlorian BauerProtect yourself against paper chaos and focus fully on protecting your clients.Receive all documents, including your letter mail, collected and clearly in one place.Organise your documents and share important documents — with your employees and clients.Automate everything that distracts you from day-to-day business — for greater efficiency and time savings in your processes.More about document automations4.6/5This is some text inside of a div block.4.6/5This is some text inside of a div block.4.5/5This is some text inside of a div block.5/5This is some text inside of a div block.The Getsafe storyDigital insurer Getsafe improves its service thanks to digital mailFind out how digital insurer Getsafe was able to optimise its processes and free its employees from time-consuming administrative tasks by digitising its letter mail.Read case studyBye paperwork, hello Caya.Caya gives you the freedom to spend your time and energy… --- ### Digitaler Posteingang & DMS für Versicherungsbüros Source: https://www.caya.com/versicherungsmakler Description: Optimieren Sie als Versicherungsmakler Ihre Dokumentenverwaltung mit unserer Lösung für Dokumentenmanagement und Postdigitalisierung. Unsere Software vereinfacht die Speicherung, Freigabe und Verwaltung von Dokumenten, so dass Sie sich auf die Beratung Ihrer Kunden konzentrieren können. Besuchen Sie unsere Seite, um zu erfahren, wie unser Produkt Ihre Versicherungsbüro-Prozesse optimieren kann. Digitaler Posteingang & DMS für VersicherungsbürosPost­digitalisierung & Dokumenten­management für Versicherungs­bürosDigitalisierung Ihrer EingangspostUnterlagen automatisch einem Objekt zuordnen.Zugriff auf alle Dokumente - auch unterwegs.Dokumente sekundenschnell durchsuchen.Demo buchenZu den TarifenFür mehr Effizienz im TagesgeschäftEinfache AuffindbarkeitDank Volltextsuche finden Sie sofort, was Sie brauchen.Teilen und ZusammenarbeitenSicherheit made in Germany Wenn der Betreff ist und im Dokument ''Tabea Schulze'' vorkomt, im Ordner ''Allianz'' → ''Tabea Schulze'' ablegen.Konzentrieren Sie sich auf die wichtigen Dinge und lassen Sie unsere Automagic Workflows die mühsame Sortierung erledigen.Zu den Automagic WorkflowsVolle Kontrolle durch Rechte- und Rollenverwaltung''Mit der Digitalisierung der Briefpost sind wir unserem Ziel, nahezu papierlos zu arbeiten, ein großes Stück näher gekommen. Außerdem arbeiten wir wesentlich effizienter und unsere Objektbetreuer erhalten in kürzester Zeit ihre zu bearbeitende Briefpost. Und das sogar im Homeoffice.“Leiter des Op.-Excellence-Teams bei GetsafeFlorian BauerSichern Sie sich gegen Papierchaos und konzentrieren Sie sich voll auf den Schutz Ihrer Klient*innen.Empfangen Sie alle Dokumente, inklusive Ihrer Briefpost, gesammelt und übersichtlich an einem Ort.Organisieren Sie Ihre Unterlagen und teilen Sie wichtige Dokumente - mit Ihren Mitarbeiter*innen und Klient*innen.Automatisieren Sie alles, was Sie vom Tagesgeschäft ablenkt - für mehr Effizienz und Zeitersparnis in Ihren Prozessen.Mehr zu den Document Automations4,6/5This is some text inside of a div block.4,6/5This is some text inside of a div block.4,5/5This is some text inside of a div block.5/5This is some text inside of a div block.Die Getsafe StoryDigitaler Versicherer Getsafe verbessert seinen Service dank digitaler PostErfahren Sie, wie der digitale Versicherer Getsafe durch die Digitalisierung seiner Briefpost seine Prozesse optimieren und seine Mitarbeiter von zeitfressenden administrativen Tätigkeiten befreien konnte.Fallstudie lesenTschüss Papierkram, hallo Caya.Caya gibt Ihnen die Freiheit, Ihre Zeit und Energie dort einzusetzen, wo sie am meisten gebraucht wird. Automatisieren Sie Ihre dokumentenbasierten Prozesse und kollaborieren Sie mit Ihren Kolleg*innen direkt in Caya.Demo buchenVertrieb kontaktieren --- ### We're happy to answer all of your questions and get you familiar with Caya. Source: https://www.caya.com/en/vertrieb-kontaktieren Description: Get in touch with us today to learn how Caya can support your business and help your team with our document management software. We're happy to answer all of your questions and get you familiar with Caya.Discover how you can increase efficiency and save costs by digitising your daily incoming mail with Caya.Learn how you can increase your team's productivity and streamline your work processes.Get pricing information and discover different use cases for you and your team.First Name *Last name *Company *Phone Number * email address *I'm interested in * (multiple selections possible)Please select at least one productPost ScanPost scanAutomationsAutomationsExtractionsExtractionsEstimated mail volume per month *Up to 50 letters50+ letters300+ letters2,000+ letters10,000+ lettersYour Request (optional) Something went wrong while submitting the form. Please try againThank you very much for your interest!We'll get back to you as soon as possible.In the meantime, check out our resources:Document management for SMEsTips for successful digitization and more efficient use of DMS.Read the article nowQuick Guide: Digitalization StrategyLearn more about post-digitization and CAYA.Download the guideProduct demoGet an impression of our software and see the CAYA platform in action.For downloadFollow us:In the meantime, check out our resources here.Follow us:Your data is in safe handsISO 27001 certified quality and safety management system.Invoices and receipts can be stored and stored in the Caya Cockpit in an audit-proof manner.We meet the requirements of the EU Digital Operational Resilience Regulation (DORA) to protect against IT risks.+49 30 257 709 611business@getcaya.com --- ### Wir beantworten gerne alle Ihre Fragen und machen Sie mit Caya vertraut. Source: https://www.caya.com/vertrieb-kontaktieren Description: Setzen Sie sich noch heute mit uns in Verbindung, um zu erfahren, wie Caya Ihr Unternehmen unterstützen und Ihrem Team mit unserer Dokumentenmanagement-Software helfen kann. Wir beantworten gerne alle Ihre Fragen und machen Sie mit Caya vertraut.Gemeinsame Betrachtung Ihres AnwendungsfallsPraxisnahe Beratung statt VerkaufsgesprächSchneller Start ohne komplexe IT-ProjekteVorname *Nachname *Unternehmen *Telefonnummer * Geschäftliche e-mail-adresse *Ich interessiere mich für * (Mehrfachauswahl möglich)Bitte wählen Sie mindestens ein Produkt aus.Post ScanPost scanAutomationsAutomationsExtractionsExtractionsGeschätztes Postvolumen pro Monat *Bis 50 Briefe50+ Briefe300+ Briefe2.000+ Briefe10.000+ BriefeAnliegen (optional) Beim Absenden des Formulars ist etwas schief gelaufen. Versuchen Sie es nochmal.Vielen Dank für Ihr interesse!Wir werden uns so bald wie möglich bei Ihnen melden.Schauen Sie sich in der Zwischenzeit unsere Ressourcen an:Dokumenten-management für KMUTipps zur erfolgreichen Digitalisierung und effizienteren DMS-Nutzung.Jetzt Artikel lesenQuick Guide: Digitalisierungs-strategieErfahren Sie mehr zum Thema Post-Digitalisierung und CAYA.Guide herunterladenProduktdemoVerschaffen Sie sich einen Eindruck von unserer Software und sehen Sie die CAYA Plattform in Aktion.Zum DownloadFolge uns:Schauen Sie sich in der Zwischenzeit unsere Ressourcen an hier.Folge uns:Ihre Daten sind in sicheren HändenISO 27001-zertifiziertes Qualitäts- und Sicherheits-Managementsystem.Rechnungen und Belege können im Caya Cockpit revisionssicher abgelegt und verwahrt werden.Wir erfüllen die Anforderungen der EU-Verordnung zur digitalen operativen Resilienz (DORA) zum Schutz vor IT-Risiken.+49 30 257 709 611business@getcaya.com --- ### Post digitisation & document management for coworking spaces Source: https://www.caya.com/en/coworking-spaces Description: Streamline your coworking space management with Caya. Automate document organization, seamlessly integrate popular platforms, and securely store files in the cloud. Facilitate customer engagement, speed up document signing, and get valuable analytics for data-based decisions. Post digitisation & document management for coworking spacesReceive mail onlineQuick and easy access to all documentsMore time for core business and looking after membersBook a 30-minute demoFree product tourAbout the tariffs
The smart inbox solution for coworking spacesLetter mail? Received digitally!Your letters are redirected, digitised and made available online in the Caya Document Cockpit.Membership contracts? Never get lost again.Use smart filters or the search to search for a document.Email attachments? Simply imported automaticallyContracts, invoices, and other documents that you receive via email are recognized and imported.Space issues? Belongs to the past.When filing cabinets no longer take up space, you can utilise your rooms better and accommodate even more members.Workflows? Are automagically improved.Save time and reduce administrative costs by automatically extracting transaction data.Would you like to know more?Book a 30-minute demoFree product tourPost-Scan-Service for coworking spacesReceive your daily mail digitallyWe redirect all your mail to one of our scan centers and digitise all documents.We categorize your documents and make them available in the Caya Document Automation Suite.The originals are stored in a short-term archive and are then destroyed or send to you.Explore post-scan serviceAudit-proof document managementAll documents in one placeReceive all your documents centrally in Caya — e.g. via post, email or upload.Organise and edit your documents automatically or collaboratively as a team — regardless of location.Automatic recording of sender, recipient and subject as well as subsequent classification (e.g. membership contracts).Discover document automations“With Caya, we were able to solve the 'mailbox problem, 'and thus welcome more interested parties to our coworking space. ”Welcome Desk, Heimathafen GmbHTessa MetzgePowerful features for your coworking spaceFind documents easilyThanks to the full text search, you can immediately find what you need.Share and collaborateLocation-independent access via mobile app or browserWhen the submitter is automatically file in the folder .The documents are automatically forwarded to the appropriate recipients of… --- ### Post­digitalisierung & Dokumenten-Management für Coworking-Spaces Source: https://www.caya.com/coworking-spaces Description: Optimieren Sie Ihre Coworking-Space Verwaltung mit Caya. Automatisieren Sie die Dokumentenorganisation, integrieren Sie nahtlos gängige Plattformen und speichern Sie Dateien sicher in der Cloud. Erleichtern Sie die Kundenanbindung, beschleunigen Sie das Unterzeichnen von Dokumenten und erhalten Sie wertvolle Analysen für datenbasierte Entscheidungen. Post­digitalisierung & Dokumenten-Management für Coworking-SpacesPost online empfangenSchneller und einfacher Zugriff auf alle DokumenteMehr Zeit fürs Kerngeschäft und die Betreuung der Mitglieder*innen30-Min Demo buchenKostenlose ProdukttourZu den Tarifen
Die smarte Posteingangs­lösung für Coworking-SpacesBriefpost? Empfangen Sie künftig digital.Ihre Briefe werden umgeleitet, digitalisiert und online in der Caya Document Cloud zur Verfügung gestellt.Mitgliedsverträge? Gehen nie wieder verloren.Verwenden Sie die intelligenten Filter oder die Suchleiste, um nach einem Dokument zu suchen.E-Mail-Anhänge? Einfach automatisch importierenVerträge, Rechnungen und andere Dokumente, die Sie per E-Mail erhalten, werden erkannt und importiert.Platzprobleme? Gehören der Vergangenheit an.Wenn Aktenschränke keinen Platz mehr wegnehmen, können Sie Ihre Räume besser nutzen und noch mehr Mitglieder aufnehmen.Arbeitsabläufe? Werden automagisch verbessert.Sparen Sie Zeit und verringern Sie administrative Aufwände durch die automatische Extraktion von Transaktionsdaten.Möchten Sie mehr erfahren?30-Min Demo buchenKostenlose ProdukttourPost-Scan-Service für Coworking-SpacesEmpfangen Sie Ihre tägliche Post digitalWir leiten Ihre gesamte Briefpost in eines unserer Scan-Zentren um und digitalisieren alle Dokumente.Wir kategorisieren Ihre Dokumente und stellen sie in der Caya Document Automation Suite bereit.Die Originale lagern im Kurzzeitarchiv und werden danach vernichtet, zugesendet oder ins Langzeitarchiv überführt.Post-Scan-Service entdeckenRevisionssicheres DokumentenmanagementAlle Dokumente an einem OrtEmpfangen Sie all Ihre Dokumente zentral in Caya - z.B. via Post, E-Mail oder Upload.Organisieren und bearbeiten Sie Ihre Dokumente automatisiert oder kollaborativ im Team - ganz ortsunabhängig.Automatische Erfassung von Absender, Empfänger und Betreff sowie anschließende Klassifizierung (z.B. Mitgliederverträge).Document Automations entdecken„Mit Caya konnten wir das ‚Briefkastenproblem‘ lösen und so mehr Interessenten bei uns im Coworking-Space aufnehmen.“Welcome Desk, Heimathafen GmbHTessa MetzgeLeistungsstarke Features für Ihren Coworking-SpaceEinfache AuffindbarkeitDank Volltextsuche finden Sie sofort, was Sie brauchen.Teilen und ZusammenarbeitenOrtsunabhängiger Zugriff per Mobile App oder im BrowserWenn der Absender beinhaltet automatisch im Ordner ablegen.Die Dokumente werden automatisch an die entsprechenden Empfänger Ihres Coworking-Spaces weitergeleitet und im richtigen Ordner abgelegt. Dank unserer Automagie können Sie sich wieder auf die wichtigen Dinge konzentrieren.Zu den Automagic WorkflowsVolle Kontrolle durch Rechte- und RollenverwaltungMit Post­digitalisierung das Wachstum… --- ### Letter digitisation and DMS for the craftsmen sector Source: https://www.caya.com/en/handwerker Description: More time for crafts, less paperwork: Caya digitizes your documents, automates processes & makes your business more efficient. Test it now! Letter digitisation and DMS for the craftsmen sectorMore time for your craft thanks to letter-digitisationReceive mail online from anywhereQuick and easy access to all documentsMore time for your core businessLess stress, more productivityBook a 30-minute demoFree product tourAbout the tariffsThis is how Caya works1. Your mail comes to usAutomatically by mail forwarding or courier collection. Talk to us to design the process according to your requirements.2. Your mail is digitisedYour mail is digitised and data extracted in a highly standardised and automated process. Absolutely compliant with data protection regulations.3. You receive your mailYou will be notified of new documents via email or push notification. Now you can edit, share, or use the data in other applications.book nowBenefits of letter-digitisation in craftsPost-Scan-Service for craftsmanReceive your daily mail digitallyWe redirect all your mail to one of our scan centers and digitise all documents.We categorize your documents and make them available in the Caya Document Automation Suite.The originals are stored in a short-term archive and are then destroyed or send to you.Explore post-scan serviceEasy document managementOne central location for all documentsOrganise your documents and centralise the management of your paperwork—all in one place online and without full filing cabinets.Whether it's invoices, expense management or employee documents — in Caya, you have access to all your documents at any time, whether from the office or from the point of use.Discover document automationsAutomating work processesFree yourself from tedious tasksCaya provides a solution to automate the distribution and organisation of your documents. For example, you can automate your payment processes with just a few clicks, transfer your customer orders and invoices directly to DATEV or collaborate with your colleagues directly in Caya.Explore Automagic workflowsSummarised once againLetter mail? Received digitallyYour letters are redirected, digitized and made available online in the Caya Document Cloud.Customer orders? Never get lost… --- ### Postdigitalisierung und DMS für die Handwerker-Branche Source: https://www.caya.com/handwerker Description: Mehr Zeit fürs Handwerk, weniger Papierkram: Caya digitalisiert Ihre Dokumente, automatisiert Prozesse & macht Ihren Betrieb effizienter. Jetzt testen! Postdigitalisierung und DMS für die Handwerker-BrancheMehr Zeit für Ihr Handwerk, dank Post-DigitalisierungPost ortsunabhängig online empfangenSchneller und einfacher Zugriff auf alle DokumenteMehr Zeit für Ihr KerngeschäftWeniger Stress, mehr Produktivität30-Min Demo buchenKostenlose ProdukttourZu den TarifenSo funktioniert Caya1. Ihre Post kommt zu unsAutomatisch per Postweiterleitung oder per Kurierabholung. Sprechen Sie uns an, um den Prozess ganz nach Ihren Anforderungen zu gestalten.2. Ihre Post wird digitalisiertIhre Post wird in einem hoch-standardisierten und automatisierten Verfahren digitalisiert und Daten extrahiert. Absolut datenschutzkonform.3. Sie empfangen Ihre PostÜber neue Dokumente werden Sie via E-Mail oder Push-Benachrichtigung informiert. Jetzt können Sie diese bearbeiten, teilen oder die Daten in anderen Anwendungen nutzen.Jetzt buchenVorteile der Post-Digitalisierung im HandwerkPost-Scan-Service für HandwerkerEmpfangen Sie Ihre tägliche Post digitalWir leiten Ihre gesamte Briefpost in eines unserer Scan-Zentren um und digitalisieren alle Dokumente.Wir kategorisieren Ihre Dokumente und stellen sie in der Caya Document Automation Suite bereit.Die Originale lagern im Kurzzeitarchiv und werden danach vernichtet, zugesendet oder ins Langzeitarchiv überführt.Post-Scan-Service entdeckenUnkompliziertes DokumentenmanagementEin zentraler Ort, für alle DokumenteOrganisieren Sie Ihre Dokumente und zentralisieren Sie die Verwaltung Ihres Papierkrams - alles online an einem Ort und ohne volle Aktenschränke.Ob Rechnungen, Ausgabenverwaltung oder Mitarbeiterdokumente - in Caya haben Sie jederzeit Zugriff auf all Ihre Dokumente, ob aus dem Büro oder vom Einsatzort.Document Automations entdeckenAutomatisierung von ArbeitsprozessenBefreien Sie sich von mühsamen AufgabenCaya bietet eine Lösung, um die Verteilung und Organisation Ihrer Dokumente zu automatisieren. So können Sie zum Beispiel Ihre Zahlungsprozesse mit nur ein paar Klicks automatisieren, Ihre Kundenaufträge und Rechnungen direkt zu DATEV übertragen oder direkt in Caya mit Ihren Kollegen kollaborieren.Automagic Workflows entdeckenNoch einmal zusammengefasstBriefpost? Empfangen Sie künftig digitalIhre Briefe werden umgeleitet, digitalisiert und online in der Caya Document Cloud zur Verfügung gestellt.Kundenaufträge? Gehen nie wieder verloren.Verwenden Sie die intelligenten Filter oder die Suchleiste, um nach einem Dokument zu suchen.E-Mail-Anhänge? Einfach automatisch importierenAufträge, Rechnungen und andere Dokumente, die Sie… --- ### Data Extraction and process automation Source: https://www.caya.com/en/loesungen/datenextraktion Description: Automated document processing with AI: Extract precise content from your documents and increase efficiency & accuracy. Discover tailor-made solutions now! Data Extraction and process automationPrecise and simple Data Extraction with CayaAutomate your document processes and increase the effectiveness of your workflows with Caya's Data Extractions — simply, with just a few clicks.Make an appointment for a consultationProduct demo includedLearn moreDiscover the automated
Data Extraction from CayaLeading AI technologyOur data extractions are based on modern AI technology for precise processing of your documents.User-friendly interfaceOur intuitive user interface makes it easy to use and navigate.Seamless routingAfter extraction, the data is automatically transferred to your target systems such as ERP, DMS or accounting software.100% GDPR-compliantWhen extracting your data, we comply with GDPR guidelines.Easy connectionOur AI models can be specifically trained for specific use cases — for maximum precision even with complex or industry-specific documents.Would you like to know more?Book a 30-minute demoFree product tourThat's how it worksWe use deep OCR technology and modern AI models to analyse your documents both visually and in terms of content. Our models extract relevant information from your documents and process them. In this way, your data can be automatically transferred in structured form to the tools you already use — for a smooth integration into your work processes.Full automation for
every use caseStandard Data ExtractionWith Caya's Deep OCR process, a text image is automatically converted into a machine-readable text format. Each document is treated as a letter, from which the same standardized data points are read out. The resulting data enables you to immediately perform many relevant actions — from searching, finding and editing to paying with just one click. Our deep learning technologies extract essential information from your documents, such as sender and recipient, subject, contact details, and IBAN.Additional extraction for even more dataAdvanced Data ExtractionTo extract specific data points, in addition to standard data, you can use Caya's Advanced Data Extraction. Our pre-trained AI models for reading… --- ### Strukturierte Datenextraktion und Prozessautomatisierung Source: https://www.caya.com/loesungen/datenextraktion Description: Automatisierte Dokumentenverarbeitung mit KI: Extrahieren Sie präzise Inhalte aus Ihren Dokumenten und steigern Sie Effizienz & Genauigkeit. Jetzt maßgeschneiderte Lösungen entdecken! Strukturierte Datenextraktion und ProzessautomatisierungPräzise und einfache Datenextraktion mit CayaAutomatisieren Sie Ihre Dokumentenverarbeitung und steigern Sie die Effizienz Ihrer Arbeitsabläufe mit den Datenextraktionen von Caya. Egal ob Rechnungen, Verträge oder Lieferscheine – unsere Lösung extrahiert relevante Informationen ganz automatisch.Beratungstermin vereinbarenInkl. ProduktdemoMehr erfahrenEntdecken Sie die automatisierte
Datenextraktion von CayaFührende KI-TechnologieUnsere Datenextraktionen basieren auf modernster KI-Technologie für eine präzise Verarbeitung Ihrer Dokumente.Benutzerfreundliche OberflächeUnsere intuitive Benutzeroberfläche ermöglicht Ihnen eine einfache Nutzung und Navigation.Nahtlose WeiterleitungNach der Extraktion werden die Daten automatisch an Ihre Zielsysteme wie ERP-, DMS- oder Buchhaltungssoftware übergeben.100% DSGVO-konformBei der Extraktion Ihrer Daten halten wir uns an die DSGVO-Richtlinien.Anpassbar & skalierbarUnsere KI-Modelle lassen sich gezielt auf spezifische Anwendungsfälle trainieren – für maximale Präzision auch bei komplexen oder branchenspezifischen Dokumenten.Möchten Sie mehr erfahren?30-Min Demo buchenKostenlose ProdukttourSo funktioniert’sWir nutzen Deep OCR Technologie und moderne KI-Modelle, um Ihre Dokumente sowohl visuell als auch inhaltlich zu analysieren. Die Modelle extrahieren relevante Informationen aus den Dokumenten und bereiten diese auf. So können Ihre Daten in strukturierter Form automatisch an die Tools, die Sie bereits nutzen, übertragen werden – für eine reibungslose und automatisierte Integration in Ihre Arbeitsabläufe.Volle Automatisierung für
jeden AnwendungsfallStandard DatenextraktionMit dem Deep OCR-Verfahren von Caya wird ein Textbild automatisch in ein maschinenlesbares Textformat umgewandelt. Dabei wird jedes Dokument wie ein Brief behandelt, aus welchem die gleichen standardisierten Datenpunkte auslesen werden. Die dadurch entstehenden Daten ermöglichen es Ihnen, sofort viele relevante Aktionen auszuführen – von Suchen, Finden und Bearbeiten bis zum Bezahlen mit nur einem Klick. Unsere Deep-Learning-Technologien extrahieren essentielle Informationen aus Ihren Dokumenten, wie Absender und Empfänger, Betreff, Kontaktdaten und IBAN.Zusätzliche Extraktion für noch mehr DatenErweiterte DatenextraktionFür die Extraktion von spezifischen Datenpunkten, zusätzlich zu den Standard-Daten, können Sie die erweiterte Datenextraktion von Caya nutzen. Unsere vortrainierten KI-Modelle für das Auslesen von zehn Dokumententypen erfassen relevante Datenfelder (wie z. B. die EORI-Nummer). Anschließend exportieren wir die Daten für Sie… --- ### Webinar - Caya Source: https://www.caya.com/en/webinar --- ### Webinar - Caya Source: https://www.caya.com/webinar --- ### Digital inbox and Document Management for private customers Source: https://www.caya.com/en/privatkunden Description: We scan your daily mail and make it available online - also via app. Digital inbox and Document Management for private customersSimply receive your daily mail onlineWith Caya, you always have a perfect overview of your mail — regardless of location.PricingThat's how it worksThe benefits of post-digitisation with CayaLocation-independent access to documents via mobile appFind documents easilyThanks to the full text search, you can immediately find what you need.Easy payment with PayNow.Powerful PDF editorIn Caya's full-fledged PDF editor, you can sign and fill out documents.Up to five different recipientsCreate folders for your family or friends in the Family Plan.This is how Caya works for private customers1. Your mail comes to usAutomatically via mail forwarding or by creating your personal Caya Postbox address. Pass it on to anyone from whom you want to receive mail digitally.2. We digitise your mailYour mail is digitized in a highly standardized and automated process. Completely compliant with data protection regulations.3. You receive your mailWe make your mail available to you on a daily basis in the Caya Document Cockpit. You will be informed about new mail in real time via email or push notification.This is how intuitive our digital letterbox issharingrelayingForward documents directly from Document Cockpit via email.releasingShare documents with people outside your organization.teamWithin your organization, you can easily invite new members and assign different roles.EditSignSave your signature in the editor so that you can sign documents at any time.highlightingHighlight passages of text? No problem Use our digital highlighter.notesLeave eye-catching notes right in the document.organizingsearchThanks to the full text search, any document can be found quickly at any time.filtersWith the filter settings, you have all relevant documents at your fingertips in no time at all.depositionUse the Caya Document Cockpit's audit-proof filing system.conceivingmail forwardingBy forwarding order, your mail will reach one of our scan centers without detours.uploadUpload documents directly to the Caya Document Cockpit.EmailSend documents via email to your individual… --- ### Digitaler Posteingang und Dokumenten-Management für Privatkunden Source: https://www.caya.com/privatkunden Description: Wir scannen Ihre tägliche Briefpost und stellen Sie online zur Verfügung - auch per App. Digitaler Posteingang und Dokumenten-Management für PrivatkundenEmpfangen Sie Ihre tägliche Briefpost ganz einfach onlineMit Caya haben Sie stets den perfekten Überblick über Ihre Post – und das völlig ortsunabhängig.Zu den TarifenSo funktioniert'sDie Vorteile der Post­digitalisierung mit CayaOrtsunabhängiger Zugriff auf Dokumente per Mobile AppEinfache AuffindbarkeitDank Volltextsuche finden Sie sofort, was Sie brauchen.Einfache Bezahlung mit PayNow.Leistungsstarker PDF EditorIm vollwertigen PDF-Editor von Caya können Sie Dokumente unterschreiben und ausfüllen.Bis zu fünf verschiedene EmpfängerLegen Sie im Family Tarif Ordner für Ihre Familienmitglieder oder Freunde an.So funktioniert Caya für Privatkunden1. Ihre Post kommt zu unsAutomatisch per Postweiterleitung oder indem Sie Ihre persönliche Caya Postbox-Adresse an alle weitergeben, von denen Sie Post digital erhalten wollen.2. Wir digitalisieren Ihre PostIhre Post wird in einem hoch-standardisierten und automatisierten Verfahren digitalisiert. Komplett datenschutzkonform.3. Sie empfangen Ihre PostWir stellen Ihnen Ihre Post tagesaktuell im Caya Document Cockpit bereit. Über neue Post werden Sie via E-Mail oder Push-Benachrichtigung in Echtzeit informiert.So intuitiv ist unser digitaler BriefkastenBearbeitenUnterschreibenHinterlegen Sie Ihre Signatur im Editor, um Dokumente jederzeit unterschreiben zu können.HervorhebenTextpassagen hervorheben? Kein Problem. Nutzen Sie unseren digitalen Textmarker.NotizenHinterlassen Sie auffällige Notizen direkt im Dokument.OrganisierenSucheDank Volltextsuche ist jedes Dokument jederzeit schnell auffindbar.FilterMit den Filtereinstellungen haben Sie im Handumdrehen alle relevanten Dokumente zu Hand.AblageNutzen Sie die revisionssichere Ablage der Caya Document Cockpit.EmpfangenPostweiterleitungPer Nachsendeauftrag gelangt Ihre Post ohne Umwege in eines unserer Scancenter.UploadLaden Sie Dokumente direkt per Upload in die Caya Document Cockpit.EmailSenden Sie Dokumente per E-mail an Ihre individuelle Caya-Adresse.Bei Caya sind Ihre Dokumente in sicheren HändenDSGVO-konformWir halten uns an die aktuellen EU-Regularien. Personenbezogene Daten werden ordnungsgemäß erfasst, gespeichert und dokumentiert.Ihre Daten, Ihr EinverständnisWir geben Ihre extrahierten Daten an niemanden weiter - sie gehören Ihnen und nur Ihnen.Hohe DatensicherheitUnsere Hochsicherheits-Serverzentren in Frankfurt arbeiten mit ISO9001, 27001, 27017 und 27018.Zuverlässiger und sicherer Transfer Ihrer DatenSo schützen wir Ihre Daten: rechtlich, physisch und digital.“Unterwegs überfliege ich gerne neu angekommene… --- ### Calculate your price Source: https://www.caya.com/en/tarife Description: Receive, manage, and edit your documents online with Caya's document management software. Start now! Calculate your priceAdd letter volume:If you would like to use our Post-Scan-Service.Select base plan:The plans vary in the range of functions.Subscribe to a plan:Save time and effort immediatelyApproximately how many letters do you receive per month?Estimate your approximate monthly letter volume. All letters are scanned, including those that exceed their booked letter volume. For each additional scanned letter, there is an additional cost (depending on the tariff).LoremThank you! Your submission has been received!Oops! Something went wrong while submitting the form.025751502503504506008001,0005,00010,000+Monthly contractAnnual contract (save up to 33%)annual contractEssentialsBasic functions for self-employed people and freelancers.9,99€ per user per month14,99€ per user per month€999€1499Total / monthBook nowBook nowStandardStandard solution for small and medium-sized companies.24,99€ per user per month29,99€ per user per month€2499€2999Total / monthBook nowBook nowProfessionalExtended features for increased compliance requirements and special regulations for persons subject to professional secrecy.79,99€ per user per month99,99€ per user per month€7999€9999We are happy to advise youTotal / monthBook nowBook nowContact salesUp to 5 usersText recognition (OCR)Individual folder structureIndividual file namesAll integrationsStandard automationsStandard data extractionIndividual automationsCustom data extractionIndividual data processing agreement (DPA)Personal contactUp to 50 usersText recognition (OCR)Individual folder structureIndividual file namesAll integrationsStandard automationsStandard data extractionIndividual automationsCustom data extractionIndividual data processing agreement (DPA)Personal contactUnlimited usersText recognition (OCR)Individual folder structureIndividual file namesAll integrationsStandard automationsStandard data extractionIndividual automationsCustom data extractionIndividual data processing agreement (DPA)Personal contactPost-Scan-ServiceEach additional letterCaya-Postbox-AdressForwarding order (Deutsche Post AG)Forwarding order (PIN AG)Secure archiving of your mailImmediate shipmentRegular collective shipment0,99€64,99 €62,94€90 days1,39€/letter plus postage0,89€64,99 €62,94€90 days1,39€/letter plus postageOn request0,79€64,99 €62,94€90 days1,39€/letter plus postageOn requestDocument Automation SuitePrecise text recognition (OCR)Data Extraction (e.g. sender, subject, recipient...)Digital filing & foldersSearch function & filterFully-fledged PDF editorRights & role managementShare documents & foldersPay invoices (PayNow)Individual file namesUpload documentsIntegrationsEmailStandardIndividualAccess via web & mobile appTotal documentsUsers (chargeable)via email & browserup to 2,500up to 5 usersvia email & browserup to 25,000up to 50 usersvia email &… --- ### Berechnen Sie Ihren Preis Source: https://www.caya.com/tarife Description: Empfangen, verwalten und bearbeiten Sie Ihre Dokumente online mit der Dokumentenmanagement-Software von Caya. Starten Sie jetzt! Berechnen Sie Ihren PreisBriefvolumen hinzufügen:Falls Sie unseren Post-Scan-Service nutzen möchten.Basistarif auswählen:Die Tarife unterscheiden sich im Funktionsumfang.Tarif buchen:Ab sofort Zeit und Nerven sparen.Wie viele Briefe erhalten Sie ungefähr pro Monat?Schätzen Sie ihr ungefähres monatliches Briefvolumen. Es werden alle Briefe gescannt, auch die, die über ihrem gebuchten Briefvolumen liegen. Für jeden zusätzlich gescannten Brief entstehen Zusatzkosten (je nach Tarif).LoremThank you! Your submission has been received!Oops! Something went wrong while submitting the form.025751502503504506008001.0005.00010.000+MonatsvertragJahresvertrag (bis zu 33% sparen)JahresvertragEssentialsBasisfunktionen für Selbstständige und Freelancer.9,99 € pro Nutzende pro Monat14,99 € pro Nutzende pro Monat€999€1499Gesamt / MonatJetzt buchenJetzt buchenStandardStandardlösung für kleine und mittlere Unternehmen.24,99 € pro Nutzende pro Monat29,99 € pro Nutzende pro Monat€2499€2999Gesamt / MonatJetzt buchenJetzt buchenProfess­ionalFunktionen für erhöhte Compliance­anforderungen und Regelungen für Berufs­­geheimnisträger.79,99 € pro Nutzende pro Monat99,99 € pro Nutzende pro Monat€7999€9999Wir beraten Sie gerneGesamt / MonatJetzt buchenJetzt buchenVertrieb kontaktierenBis zu 5 NutzendeTexterkennung (OCR)Inviduelle OrdnerstrukturIndividuelle DateinamenAlle IntegrationenStandard AutomatisierungenStandard DatenextraktionIndividuelle AutomatisierungenIndividuelle DatenextraktionIndividueller AVVPersönlicher Ansprech­partnerBis zu 50 NutzendeTexterkennung (OCR)Inviduelle OrdnerstrukturIndividuelle DateinamenAlle IntegrationenStandard AutomatisierungenStandard DatenextraktionIndividuelle AutomatisierungenIndividuelle DatenextraktionIndividueller AVVPersönlicher Ansprech­partnerUnbegrenzte NutzendeTexterkennung (OCR)Inviduelle OrdnerstrukturIndividuelle DateinamenAlle IntegrationenStandard AutomatisierungenStandard DatenextraktionIndividuelle AutomatisierungenIndividuelle DatenextraktionIndividueller AVVPersönlicher Ansprech­partnerPost-Scan-ServiceJeder weitere BriefCaya-Postbox-AdresseNachsendeauftrag (Deutsche Post AG)Nachsendeauftrag (PIN AG)Sichere Archivierung Ihrer PostSofortsendungRegelmäßige Sammelsendung0,99 €64,99 €62,94 €90 Tage1,39 € / Brief zzgl. Porto0,89 €64,99 €62,94 €90 Tage1,39 € / Brief zzgl. PortoAuf Anfrage0,79 €64,99 €62,94 €90 Tage1,39 € / Brief zzgl. PortoAuf AnfrageDocument Automation SuitePräzise Texterkennung (OCR)Dokumenten-KlassifizierungDigitale Ablage & OrdnerSuchfunktion & FilterVollwertiger PDF-EditorRechte- & RollenverwaltungDokumente & Ordner teilenRechnungen bezahlen (PayNow)Individuelle DateinamenDokumente hochladenIntegrationenE-MailStandardIndividuellZugriff via Web & Mobile AppDokumente insgesamtNutzende (kostenpflichtig)via E-Mail & Browserbis zu 2.500bis zu 5 Nutzendevia E-Mail & Browserbis zu 25.000bis zu 50 Nutzendevia E-Mail & BrowserAuf Anfragebis zu 250.000unbegrenztAutomationsStandardIndividuellGestalten Sie mit unserem Solutions Team vollständig individualisierte Automatisierungen und schließen Sie interne Systeme direkt an Caya an. Die Preise ergeben sich aus Art und Umfang der Automatisierungen. Sprechen Sie uns gerne an.50 Actions inkl.150 Actions inkl.Auf AnfrageExtractionsStandardFür verschiedene Dokumententypen… --- ### Free live webinars Source: https://www.caya.com/en/live-webinare Description: Experience Caya in free live webinars: Our experts show functions, areas of application & answer your questions — interactively & practically. We're taking a short break!Our webinars are currently paused as we are working on new, exciting formats for you. All webinars will be available here again soon. --- ### Kostenfreie Live-Webinare Source: https://www.caya.com/live-webinare Description: Erleben Sie Caya in kostenfreien Live-Webinaren: Unsere Expert:innen zeigen Funktionen, Einsatzgebiete & beantworten Ihre Fragen – interaktiv & praxisnah. Wir machen eine kurze Pause!Unsere Webinare sind derzeit pausiert, da wir an neuen, spannenden Formaten für Sie arbeiten. Bald gibt es hier wieder alle Webinare zur Anmeldung. --- ### Digital mailroom and Intelligent Document Processing Source: https://www.caya.com/en/enterprise Description: Integrate letter mail into your digital workflows. Post digitization for enterprise customers. Scalable technologyImplementAs a plug-and-play solution, Caya is quickly ready to use — without any additional IT effort.IntegrateBenefit from seamless integration of Caya into your existing systems and workflows.Grow withCaya grows dynamically with your needs and adapts as your business evolves.Tailored serviceGuidanceOur team is there for you right from the start to find the best solution for your individual requirements.OnboardingDuring onboarding, we will guide you step by step through the process — personally and tailored to your needs.SupportYou are supported all the way. Our team is always available for questions or individual solutions.Versatile features for large companiesPost-Scan-ServiceWe redirect your letter, digitize it and make it available to you in the Caya Document Automation Suite.Inflow ManagementCaya optimises the receipt and distribution of incoming documents, whether by letter mail, email or upload.ClassificationYour documents are automatically categorised and tagged to enable quick and accurate organisation.Text recognition (OCR)With the deep OCR process, simple scans are automatically converted into machine-readable text formats.Data ExtractionWith modern AI models, relevant information is extracted from your documents and transferred to the desired tools.ValidationFor control and error-free extraction, the extracted data is compared with databases and master data (e.g. postal code).AutomationsWith our Automagic Workflows, documents are automatically routed to the right department, data transferred to external software and much more — without any manual effort.Reporting dashboardsIndividual dashboards, updated in real time, provide insight into the most important KPIs at any time.Rights management and admin controlBy assigning various roles, you ensure that access to data and documents is secure and clearly defined.Post scan serviceWe redirect your letter, digitize it and make it available to you in the Caya Document Cockpit.Inflow ManagementCaya optimizes the receipt and distribution of incoming documents, whether by post, email or upload.classificationYour documents are automatically categorized and tagged to enable quick and accurate organization.Text recognition (OCR)With the deep OCR… --- ### Digital Mailroom und Intelligente Dokumentenverarbeitung Source: https://www.caya.com/enterprise Description: Integrieren Sie Briefpost in Ihre digitalen Workflows. Postdigitalisierung für Enterprise-Kunden. Skalierbare TechnologieImplementierenCaya ist als Plug-and-Play-Lösung schnell einsatzbereit – ganz ohne zusätzlichen IT-Aufwand.IntegrierenProfitieren Sie von einer nahtlosen Einbindung von Caya in Ihre bestehenden Systeme und Workflows.MitwachsenCaya wächst dynamisch mit Ihren Anforderungen und passt sich an, wenn Ihr Unternehmen sich weiterentwickelt.Maßgeschneiderter ServiceBeratungUnser Team steht Ihnen von Anfang an zur Seite, um die beste Lösung für Ihre individuellen Anforderungen zu finden.OnboardingWährend des Onboardings begleiten wir Sie Schritt für Schritt durch den Einstieg – persönlich und auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt.SupportSie werden auf dem gesamten Weg unterstützt. Unser Team steht jederzeit für Fragen oder individuelle Lösungen zur Verfügung.Vielseitige Features für große UnternehmenPost-Scan-ServiceWir leiten Ihre Briefpost um, digitalisieren diese und stellen sie Ihnen in der Caya Document Automation Suite zur Verfügung.Inflow-ManagementCaya optimiert den Eingang und die Verteilung eingehender Dokumente, egal ob per Post, E-Mail oder Upload.KlassifizierungIhre Dokumente werden automatisch kategorisiert und mit Tags versehen, um eine schnelle und präzise Organisation zu ermöglichen.Texterkennung (OCR)Mit dem Deep-OCR-Verfahren werden simple Scans automatisch in maschinenlesbare Textformate umgewandelt.DatenextraktionMit modernen KI-Modellen werden relevante Informationen aus Ihren Dokumenten extrahiert und in gewünschte Tools übertragen.ValidierungZur Kontrolle und für eine fehlerfreie Extraktion werden die extrahierten Daten mit Datenbanken und Stammdaten (z. B. PLZ) abgeglichen.AutomatisierungenMit den Automagic Workflows werden Dokumente automatisch an die richtige Abteilung geleitet, Daten in externe Software übertragen und vieles mehr – ganz ohne manuellen Aufwand.Reporting-DashboardsIndividuelle, in Echtzeit aktualisierte Dashboards geben jederzeit Einblick in die wichtigsten KPI.Rechte­verwaltung und Admin-KontrolleDurch die Vergabe verschiedener Rollen stellen Sie sicher, dass der Zugang zu Daten und Dokumenten sicher und klar definiert ist.Post-Scan-ServiceWir leiten Ihre Briefpost um, digitalisieren diese und stellen sie Ihnen im Caya Document Cockpit zur Verfügung.Inflow-ManagementCaya optimiert den Eingang und die Verteilung eingehender Dokumente, egal ob per Post, E-Mail oder Upload.KlassifizierungIhre Dokumente werden automatisch kategorisiert und mit Tags versehen, um eine schnelle und präzise Organisation zu ermöglichen.Texterkennung (OCR)Mit dem Deep-OCR-Verfahren werden simple Scans automatisch in… --- ### Intelligent Document Processing Source: https://www.caya.com/en/loesungen/intelligente-dokumentenverarbeitung Description: Automate your document-based processes — simply with Caya's Intelligent Document Processing. Our AI platform takes on annoying tasks and you focus on more important things. Intelligent Document ProcessingProcess documents automatically — with AIWith Caya, you can process all your documents automatically. Let Caya handle the hassle of processing documents and focus on the important things.Book a consultationContact salesAutomate according to your own rulesImagine that your documents work for you. With Caya, that becomes a reality. Caya offers an AI-powered solution for Intelligent Document Processing. We extract and understand all relevant information from your documents. The result: automation, increased efficiency and a better customer experience.Use cases of the Caya IdP platform Less effort, more success: Our IdP platform automates a wide range of use cases and makes you more efficient. Up to 80% faster processing of documents, fewer manual errors and more time for your core business.Automate your inboxCaya automates your inbox, from email attachments to PDFs to letters.Learn moreOrder entryCapture all relevant data from your order documents precisely and in seconds.Learn moreInvoice processingInvoices are recognized, assigned and processed — all automatically using artificial intelligence.Learn moreForm automationSave time and reduce errors when transferring data from forms or other documents.Learn moreReceivables management and collectionDon't miss out on any correspondence and speed up your customer-to-cash processes.Learn moreProcurement processesCaya automatically transfers data from offers, invoices or delivery notes directly to the ERP system.Learn moreBook a consultationContact salesAutomatic document processing in 6 steps:Caya optimises the receipt, distribution and processing of incoming documents, whether by post, email or software integration. Our IDP platform uses advanced deep OCR and machine learning to automatically categorizse your documents based on content and structure.The next step is to extract all relevant information from your documents. This could be transaction numbers, invoice amounts or other information, for example. The documents themselves can be automatically forwarded to a person or department.In a further step, the accuracy of the extracted data is checked by our algorithms. For example,… --- ### Intelligente Dokumentenverarbeitung Source: https://www.caya.com/loesungen/intelligente-dokumentenverarbeitung Description: Automatisiert Sie Ihre dokumentenbasierten Prozesse - ganz einfach mit der Intelligenten Dokumentenverarbeitung von Caya. Unsere KI-Plattform übernimmt lästige Aufgaben und Sie kümmern sich um wichtigere Dinge. Intelligente DokumentenverarbeitungDokumente automatisch verarbeiten - mit der Caya KIMit Caya können Sie all Ihre Dokumente automatisch verarbeiten. Überlassen Sie Caya das lästige verarbeiten von Dokumenten und konzentrieren Sie sich auf die wichtigen Dinge.Beratung buchenVertrieb kontaktierenAutomatisieren Sie nach Ihren eigenen RegelnStellen Sie sich vor, Ihre Dokumente arbeiten für Sie. Mit Caya wird das zur Realität. Caya bietet eine KI-gestützte Lösung für intelligente Dokumentenverarbeitung. Wir extrahieren und verstehen alle relevanten Informationen aus Ihren Dokumenten. Das Ergebnis: Automatisierung, Effizienzsteigerung und eine bessere Customer Experience.Anwendungs­fälle der Caya IDP-PlattformWeniger Aufwand, mehr Erfolg: Unsere IDP-Plattform automatisiert eine Vielzahl von Anwendungsfällen und macht Sie effizienter. Bis zu 80% schnellere Bearbeitung von Dokumenten, weniger manuelle Fehler und mehr Zeit für Ihr Kerngeschäft.Posteingang automatisierenCaya automatisiert Ihren Posteingang, von E-Mail-Anhängen über PDFs bis hin zu Briefen.Mehr erfahrenAuftragserfassungErfassen Sie alle relevanten Daten aus Ihren Auftragsdokumenten präzise und in Sekunden.Mehr erfahrenRechnungs­verarbeitungRechnungen werden erkannt, zugeordnet und verarbeitet – alles automatisch mittels künstlicher Intelligenz.Mehr erfahrenFormular-AutomatisierungSparen Sie Zeit und reduzieren Sie Fehler bei der Übertragung von Daten aus Formularen oder anderen Dokumenten.Mehr erfahrenForderungs­management und InkassoVerpassen Sie keine Korrespondenz und beschleunigen Sie Ihre Customer-to-Cash-Prozesse.Mehr erfahrenBeschaffungs­prozesseCaya überträgt Daten aus Angeboten, Rechnungen oder Lieferscheinen automatisch direkt ins ERP-System.Mehr erfahrenBeratung buchenVertrieb kontaktierenAutomatische Dokumentenverarbeitung in 6 Schritten:Caya optimiert den Eingang, die Verteilung und Verarbeitung eingehender Dokumente, egal ob per Post, per E-Mail oder über eine Software-Integration. Unsere IDP-Plattform nutzt fortschrittliche Deep-OCR und maschinelles Lernen, um Ihre Dokumente automatisch nach Inhalt und Struktur zu kategorisieren.Im nächsten Schritt extrahieren wir alle relevanten Informationen aus Ihren Dokumenten. Das können beispielsweise Vorgangsnummern, Rechnungsbeträge oder andere Informationen sein. Die Dokumente selbst können automatisch einer Person oder Abteilung weitergeleitet werden.Die Richtigkeit der extrahierten Daten wird in einem weiteren Schritt durch unsere Algorithmen geprüft. Zum Beispiel anhand eines Abgleichs mit Daten aus Ihrem ERP-System.Wir bieten Ihnen die Wahl: Ihre strukturierten Daten können in einer Cloud gespeichert oder… --- ### Automatic order entry Source: https://www.caya.com/en/document-automation/auftragserfassung Description: Caya uses AI for your order entry: automatically enter orders, reduce errors and speed up processes — for satisfied customers. Automatic order entryOrder entry made easyCaya automates your order entry using Intelligent Document Processing (IDP). This avoids errors, shortens delivery times and ensures happy customers.Book a consultationContact salesOrder entry with Caya No more typing out orders. With Caya, that becomes a reality. Relevant information is recognised, extracted and automatically forwarded to the right places (e.g. ERP systems). In this way, you avoid lengthy, manual processes and make your ordering process more efficient — thanks to modern AI.Automatic processing with little effortCaya optimises the receipt and distribution of incoming orders and orders, whether by post or email.Our IDP platform uses advanced deep OCR and machine learning to automatically categorise your documents based on content and structure.In the next step, we extract all relevant information from your order documents.In a further step, the accuracy of the extracted data is checked by our algorithms.We offer you the choice: Your structured data can be stored in a cloud or transferred directly to other systems (e.g. ERP systems) via an interface.Our team is with you right from the start of setting up your IDP platform and helps you with continuous optimisation.Save time, minimize errors, increase safetyLess effort, more success: Automating your order entry with the Caya IDP platform brings many benefits — for you and your customers:Saved timeThe automatic classification and forwarding of documents reduces manual effort. Valuable working time is freed up.Fewer mistakesErrors can occur — particularly when doing manual tasks. Caya minimizes this by using AI-based, automatic processing of your documents.ImplementationThanks to its plug-and-play approach, Caya is ready to use in no time. You don't need extensive internal IT capabilities.Better customer experienceThe Caya-AI speeds up your document management. This results in faster response times for inquiries from customers.Sustained growthNo matter how fast you grow, Caya keeps pace. Gain a competitive advantage through scalable… --- ### Automatische Auftragserfassung Source: https://www.caya.com/document-automation/auftragserfassung Description: Caya setzt KI für Ihre Auftragserfassung ein: Bestellungen automatisch erfassen, Fehler reduzieren und Prozesse beschleunigen – für zufriedene Kunden. Automatische AuftragserfassungAuftragserfassung leicht gemachtCaya automatisiert Ihr Auftragserfassung mittels Intelligenter Dokumentenverarbeitung (IDP). Das vermeidet Fehler, verkürzt Lieferzeiten und sorgt für glückliche Kunden.Beratung buchenVertrieb kontaktierenAuftragserfassung mit Caya Nie wieder Bestellungen abtippen. Mit Caya wird das zur Realität. Relevante Informationen werden erkannt, extrahiert und automatisch an die richtigen Stellen (z.B. ERP-Systeme) weitergeleitet. So vermeiden Sie langwierige, manuelle Prozesse und gestalten Ihren Bestellprozess effizienter - dank moderner KI.Automatische Verarbeitung mit wenig AufwandCaya optimiert den Eingang und die Verteilung eingehender Aufträge und Bestellungen, egal ob per Post oder E-Mail.Unsere IDP-Plattform nutzt fortschrittliche Deep-OCR und maschinelles Lernen, um Ihre Dokumente automatisch nach Inhalt und Struktur zu kategorisieren.Im nächsten Schritt extrahieren wir alle relevanten Informationen aus Ihren Auftragsdokumenten.Die Richtigkeit der extrahierten Daten wird in einem weiteren Schritt durch unsere Algorithmen geprüft.Wir bieten Ihnen die Wahl: Ihre strukturierten Daten können in einer Cloud gespeichert oder über eine Schnittstelle direkt in andere Systeme (z.B. ERP-Systeme) übertragen werden.Unser Team begleitet Sie ab der Einrichtung Ihrer IDP-Plattform und hilft Ihnen bei der stetigen Optimierung.Zeit sparen, Fehler minimieren, Sicherheit erhöhenWeniger Aufwand, mehr Erfolg: Die Automatisierung Ihrer Auftragserfassung mit der Caya IDP-Plattform bringt viele Vorteile – für Sie und Ihre Kunden:Zeit gespartDie automatische Klassifizierung und Weiterleitung von Dokumenten reduziert den manuellen Aufwand. Wertvolle Arbeitszeit wird frei.Weniger FehlerFehler können vorkommen - besonders bei manuellen Tätigkeiten. Caya minimiert diese durch die KI-basierte, automatische Bearbeitung Ihrer Dokumente.ImplementierungDank Plug-and-Play-Ansatz ist Caya in kürzester Zeit einsatzbereit. Sie benötigen keine umfangreichen, internen IT-Kapazitäten.Besseres KundenerlebnisDie Caya-KI beschleunigt Ihre Dokumentenverwaltung. Das führt zu schnelleren Reaktionszeiten bei Anfragen von Kunden.Nachhaltiges WachstumEgal wie schnell Sie wachsen, Caya hält Schritt. Sichern Sie sich einen Wettbewerbsvorteil durch skalierbare Automatisierung.Höhere ComplianceDie automatische Erfassung und Archivierung aller Dokumente erleichtert die Einhaltung interner Richtlinien oder gesetzlicher Vorgaben.Beratung buchenVertrieb kontaktierenCaya integriert sich nahtlos
in Ihre bestehende Software-LandschaftSie möchten wissen, ob Caya mit Ihrem bestehenden Setup kompatibel ist? Kontaktieren Sie uns… --- ### Digital invoice processing Source: https://www.caya.com/en/document-automation/rechnungsverarbeitung Description: Caya automates your invoice processing with AI: Capture, check and approve invoices digitally — error-free, faster & more efficiently. Digital invoice processingDigital invoice processing via AIInvoice processing errors? Not with Caya! Our IDP platform automates the processing and approval of your invoices. This speeds up your processes, minimizes errors and improves cash flow.Book a consultationContact salesInvoice processing with Caya Whether it's an invoice, order confirmation or credit note — Caya performs important tasks in the invoice processing process. Extracting data and validating it is prone to errors. Caya prevents payment delays, discrepancies, and financial losses.Digital processing with little effortCaya optimises the receipt and processing of incoming invoices, whether by post or email.Our IdP platform uses advanced deep OCR and machine learning to automatically categorize your documents based on content and structure.The next step is to extract all relevant information from your invoices.In a further step, the accuracy of the extracted data is checked by our algorithms.We offer you the choice: Your structured data can be stored in a cloud or transferred directly to other systems (e.g. DATEV) via an interface.Our team is with you right from the start of setting up your IDP platform and helps you with continuous optimisation.Automate processes, increase efficiency, avoid errorsLess effort, more success: Let our AI handle error-prone invoice processing. Caya automatically reads and analyses incoming invoices. Relevant information such as invoice number, amount, supplier data and article are recognised and compared with the order data.Saved timeThe automatic classification and forwarding of documents reduces manual effort. Valuable working time is freed up.Fewer mistakesErrors can occur — particularly when doing manual tasks. Caya minimizes this by using AI-based, automatic processing of your documents.ImplementationThanks to its plug-and-play approach, Caya is ready to use in no time. You don't need extensive internal IT capabilities.Better customer experienceThe Caya-AI speeds up your document management. This results in faster response times for inquiries from customers.Sustained growthNo matter how fast you… --- ### Digitale Rechnungsverarbeitung Source: https://www.caya.com/document-automation/rechnungsverarbeitung Description: Caya automatisiert Ihre Rechnungsverarbeitung mit KI: Rechnungen digital erfassen, prüfen und freigeben – fehlerfrei, schneller & effizienter. Digitale RechnungsverarbeitungDigitale Rechnungs­verarbeitung per KIFehler in der Rechnungsverarbeitung? Nicht mit Caya! Unsere IDP-Plattform automatisiert die Verarbeitung und Genehmigung Ihrer Rechnungen. Das beschleunigt Ihre Prozesse, minimiert Fehler und verbessert den Cashflow.Beratung buchenVertrieb kontaktierenRechnungsverarbeitung mit Caya Egal ob Rechnung, Bestellbestätigung oder Gutschrift – Caya übernimmt wichtige Aufgaben im Rechnungsverarbeitungsprozess. Das extrahieren von Daten und deren Validierung sind fehleranfällig. Caya verhindert Zahlungsverzögerungen, Unstimmigkeiten und finanzielle Verluste.Digitale Verarbeitung mit wenig AufwandCaya optimiert den Eingang und die Verarbeitung eingehender Rechnungen, egal ob per Post oder E-Mail.Unsere IDP-Plattform nutzt fortschrittliche Deep-OCR und maschinelles Lernen, um Ihre Dokumente automatisch nach Inhalt und Struktur zu kategorisieren.Im nächsten Schritt extrahieren wir alle relevanten Informationen aus Ihren Rechnungen.Die Richtigkeit der extrahierten Daten wird in einem weiteren Schritt durch unsere Algorithmen geprüft.Wir bieten Ihnen die Wahl: Ihre strukturierten Daten können in einer Cloud gespeichert oder über eine Schnittstelle direkt in andere Systeme (z.B. DATEV) übertragen werden.Unser Team begleitet Sie ab der Einrichtung Ihrer IDP-Plattform und hilft Ihnen bei der stetigen Optimierung.Prozesse automatisieren, Effizienz steigern, Fehler vermeidenWeniger Aufwand, mehr Erfolg: Überlassen Sie die fehleranfällige Rechnungsverarbeitung unserer KI. Caya liest und analysiert eingehende Rechnungen automatisch. Relevante Informationen wie Rechnungsnummer, Betrag, Lieferantendaten und Artikel werden erkannt und mit den Bestelldaten abgeglichen.Zeit gespartDie automatische Klassifizierung und Weiterleitung von Dokumenten reduziert den manuellen Aufwand. Wertvolle Arbeitszeit wird frei.Weniger FehlerFehler können vorkommen - besonders bei manuellen Tätigkeiten. Caya minimiert diese durch die KI-basierte, automatische Bearbeitung Ihrer Dokumente.ImplementierungDank Plug-and-Play-Ansatz ist Caya in kürzester Zeit einsatzbereit. Sie benötigen keine umfangreichen, internen IT-Kapazitäten.Besseres KundenerlebnisDie Caya-KI beschleunigt Ihre Dokumentenverwaltung. Das führt zu schnelleren Reaktionszeiten bei Anfragen von Kunden.Nachhaltiges WachstumEgal wie schnell Sie wachsen, Caya hält Schritt. Sichern Sie sich einen Wettbewerbsvorteil durch skalierbare Automatisierung.Höhere ComplianceDie automatische Erfassung und Archivierung aller Dokumente erleichtert die Einhaltung interner Richtlinien oder gesetzlicher Vorgaben.Beratung buchenVertrieb kontaktierenCaya integriert sich nahtlos
in Ihre bestehende Software-LandschaftSie möchten wissen, ob Caya… --- ### Optimise procurement processes Source: https://www.caya.com/en/document-automation/beschaffungsprozesse Description: Caya automates your procurement processes with AI: Digitally record contracts & offers, reduce errors and make purchasing efficient. Optimise procurement processesLess paperwork in procurementCaya automates your procurement processes with Intelligent Document Processing (IDP). This reduces delays, minimises errors and ensures a smooth process.Book a consultationContact salesProcurement processes with Caya No more manually editing offers or supplier contracts. Caya recognises relevant information, processes it automatically and transfers it to your for example ERP system. This allows you to keep track of things and speed up your purchasing processes.Better procurement processes with little effortCaya automatically receives documents, such as offers. It doesn't matter whether they reach you by post or email.Our IDP platform uses advanced deep OCR technology and machine learning to automatically categorise your documents based on content and structure. Offers, invoices or contracts are immediately recognised as such and further processed accordingly.The next step is to extract all relevant information from your documents. This could be, for example, item numbers, quantities, prices or other supplier details.In a further step, the accuracy of the extracted data is checked by our algorithms. For example, by comparing data from your ERP system.If there is a match, the extracted data is now provided. The choice is yours: The now structured data can be stored in a cloud or transferred directly to other systems (e.g. ERP systems) via an interface.Our team is with you right from the start of setting up your IDP platform and helps you with continuous optimization. The Caya IDP platform isn't limited to just one use case or document type. Get advice and explain the wide range of possible applications.Speed up processes, reduce costs, increase transparencyLess effort, more success: With Caya, you eliminate manual paperwork and can focus on supplier relationships.Saved timeThe automatic classification and forwarding of documents reduces manual effort. Valuable working time is freed up.Fewer mistakesErrors can occur — particularly when doing manual tasks. Caya minimizes this… --- ### Beschaffungsprozesse optimieren Source: https://www.caya.com/document-automation/beschaffungsprozesse Description: Caya automatisiert Ihre Beschaffungsprozesse mit KI: Verträge & Angebote digital erfassen, Fehler reduzieren und Einkauf effizient gestalten. Beschaffungsprozesse optimierenWeniger Papierkram im EinkaufCaya automatisiert Ihre Beschaffungsprozesse mit Intelligenter Dokumentenverarbeitung (IDP). Das reduziert Verzögerungen, minimiert Fehler und sorgt für einen reibungslosen Ablauf.Beratung buchenVertrieb kontaktierenBeschaffungsprozesse mit Caya Nie wieder Angebote oder Lieferantenverträge manuell bearbeiten. Caya erkennt relevante Informationen, verarbeitet sie automatisch und überträgt sie zum Beispiel in Ihr ERP-System. So behalten Sie den Überblick und beschleunigen Ihre Einkaufsprozesse.Bessere Beschaffungsprozesse mit wenig AufwandCaya empfängt automatisch Dokumente wie zum Beispiel Angebote. Dabei ist es egal, ob diese per Post oder E-Mail zu Ihnn gelangen.Unsere IDP-Plattform nutzt fortschrittliche Deep-OCR-Technik und maschinelles Lernen, um Ihre Dokumente automatisch nach Inhalt und Struktur zu kategorisieren. Angebot, Rechnugen oder Verträge werden sofort als solche erkannt und entsprechend weiter verarbeitet.Im nächsten Schritt extrahieren wir alle relevanten Informationen aus Ihren Dokumenten. Das können beispielsweise wie bspw. Artikelnummern, Mengen, Preise oder andere Lieferantendetails sein.Die Richtigkeit der extrahierten Daten wird in einem weiteren Schritt durch unsere Algorithmen geprüft. Zum Beispiel anhand eines Abgleichs mit Daten aus Ihrem ERP-System.Bei Übereinstimmung werden die extrahierten Daten jetzt bereitgestellt. Sie haben die Wahl: Die nun strukturierten Daten können in einer Cloud gespeichert oder über eine Schnittstelle direkt in andere Systeme (z.B. ERP-Systeme) übertragen werden.Unser Team begleitet Sie ab der Einrichtung Ihrer IDP-Plattform und hilft Ihnen bei der stetigen Optimierung. Die Caya IDP-Plattform ist nicht auf nur einen Anwendungsfall oder eine Dokumentenart beschränkt. Lassen Sie sich beraten und die vielfältigen Anwendungsmöglichkeiten erläutern.Prozesse beschleunigen, Kosten senken, Transparenz erhöhenWeniger Aufwand, mehr Erfolg: Mit Caya eliminieren Sie manuellen Papierkram und können sich auf Lieferantenbeziehungen konzentrieren.Zeit gespartDie automatische Klassifizierung und Weiterleitung von Dokumenten reduziert den manuellen Aufwand. Wertvolle Arbeitszeit wird frei.Weniger FehlerFehler können vorkommen - besonders bei manuellen Tätigkeiten. Caya minimiert diese durch die KI-basierte, automatische Bearbeitung Ihrer Dokumente.ImplementierungDank Plug-and-Play-Ansatz ist Caya in kürzester Zeit einsatzbereit. Sie benötigen keine umfangreichen, internen IT-Kapazitäten.Bessere Lieferanten­beziehungenDie Caya-KI beschleunigt Ihre Dokumentenverarbeitung. Das führt zu… --- ### Digital receivables management and debt collection Source: https://www.caya.com/en/document-automation/forderungsmanagement-und-inkasso Description: With AI-supported receivables management from Caya, you automatically allocate documents, minimize errors and ensure fast payment processing. Digital receivables management and debt collectionBetter overview of receivables management through AITrouble assigning cases? Not with Caya! Our IDP platform automates your claims management processes with Intelligent Document Processing (IDP). This minimises errors and speeds up customer-to-cash processes.Book a consultationContact salesReceivables Management with Caya Caya can assign incoming documents to the right case and forward them to relevant departments or systems. This ensures that every case is handled efficiently and that no payment is missed.Automatic case allocation by IDPCaya automatically receives all correspondence in the event of collection cases. It doesn't matter whether they reach you by post or email.Our IDP platform uses deep OCR technology and machine learning to automatically classify incoming documents by structure and content. Invoices, reminders or letters of response are immediately recognized as such and further processed accordingly.The next step is to extract all relevant information from the documents. These can include case numbers, debtor details, invoice amounts or numbers.The accuracy of the extracted data can be checked by our algorithms in a further step. For example, by comparing data from your ERP system.If there is a match, the extracted data is now provided. The choice is yours: The now structured data can be transferred directly to other systems (e.g. ERP systems) via an interface and the documents can be forwarded to specialists.Our team is with you right from the start of setting up your IDP platform and helps you with continuous optimization. The Caya IDP platform isn't limited to just one use case or document type. Get advice and explain the wide range of possible applications.Speed up payments, avoid errors, improve efficiencyLess effort, more success: With Caya, you eliminate manual paperwork and can focus on client relationships.Saved timeThe automatic classification and forwarding of documents reduces manual effort. Valuable working time is freed up.Fewer mistakesErrors… --- ### Digitales Forderungsmanagement und Inkasso Source: https://www.caya.com/document-automation/forderungsmanagement-und-inkasso Description: Mit KI-gestütztem Forderungsmanagement von Caya ordnen Sie Dokumente automatisch zu, minimieren Fehler und sichern eine schnelle Zahlungsabwicklung. Digitales Forderungsmanagement und InkassoBesserer Überblick im Forderungsmanagement durch KIProbleme bei der Fallzuordnung? Nicht mit Caya! Unsere IDP-Plattform automatisiert Ihre Prozesse im Forderungsmanagement mit Intelligenter Dokumentenverarbeitung (IDP). Das minimiert Fehler und beschleunigt Customer-to-Cash-Prozesse.Beratung buchenVertrieb kontaktierenForderungsmanagement mit Caya Caya kann eingehende Dokumente dem richtigen Fall zuordnen und sie an zuständige Abteilungen oder Systeme weiterleiten. So stellen Sie sicher, dass jeder Fall effizient bearbeitet wird und keine Zahlung übersehen wird.Automatische Fallzuordnung durch IDPCaya empfängt automatisch sämtlichen Schriftverkehr bei Inkassofällen. Dabei ist es egal, ob diese per Post oder E-Mail zu Ihnen gelangen.Unsere IDP-Plattform nutzt Deep-OCR-Technik und maschinelles Lernen, um die eingegangenen Dokumente automatisch nach Struktur und Inhalt zu klassifizieren. Rechnugen, Mahnungen oder Antwortschreiben werden sofort als solche erkannt und entsprechend weiter verarbeitet.Im nächsten Schritt extrahieren wir alle relevanten Informationen aus den Dokumenten. Das können beispielsweise Fallnummern, Schuldnerdetails, Rechnungsbeträge oder -nummern sein.Die Richtigkeit der extrahierten Daten kann in einem weiteren Schritt durch unsere Algorithmen geprüft werden. Zum Beispiel anhand eines Abgleichs mit Daten aus Ihrem ERP-System.Bei Übereinstimmung werden die extrahierten Daten jetzt bereitgestellt. Sie haben die Wahl: Die nun strukturierten Daten können über eine Schnittstelle direkt in andere Systeme (z.B. ERP-Systeme) übertragen und die Dokumente an Sachbearbeiter weitergeleitet werden.Unser Team begleitet Sie ab der Einrichtung Ihrer IDP-Plattform und hilft Ihnen bei der stetigen Optimierung. Die Caya IDP-Plattform ist nicht auf nur einen Anwendungsfall oder eine Dokumentenart beschränkt. Lassen Sie sich beraten und die vielfältigen Anwendungsmöglichkeiten erläutern.Zahlungen beschleunigen, Fehler vermeiden, Effizienz steigernWeniger Aufwand, mehr Erfolg: Mit Caya eliminieren Sie manuellen Papierkram und können sich auf Mandantenbeziehungen konzentrieren.Zeit gespartDie automatische Klassifizierung und Weiterleitung von Dokumenten reduziert den manuellen Aufwand. Wertvolle Arbeitszeit wird frei.Weniger FehlerFehler können vorkommen - besonders bei manuellen Tätigkeiten. Caya minimiert diese durch die KI-basierte, automatische Bearbeitung Ihrer Dokumente.ImplementierungDank Plug-and-Play-Ansatz ist Caya in kürzester Zeit einsatzbereit. Sie benötigen keine umfangreichen, internen IT-Kapazitäten.Besseres KundenerlebnisDie Caya-KI… --- ### Process forms automatically Source: https://www.caya.com/en/document-automation/formular-automatisierung Description: No more manual typing: Caya automatically reads forms with AI, processes data without errors and makes your workflows faster. Discover now! Process forms automaticallyAutomatic reading and processing of formsTired of typing or copy-paste? No problem with Caya! Our IDP platform automates reading and processing with Intelligent Document Processing (IDP). This minimises errors and speeds up your processes.Book a consultationContact salesForm processing with Caya No more manually entering application forms or customer inquiries. Caya automatically recognises fields, extracts data, and transfers it to your systems. This ensures that everything is entered correctly and quickly.Automatic form processing with little effortCaya automatically receives all documents — regardless of whether they reach you by post or email.Our IDP platform uses deep OCR technology and machine learning to automatically classify incoming documents by structure and content. Forms are recognised according to their purpose or content and further processed accordingly.The next step is to extract all relevant information from the documents. This could be, for example, identification numbers, invoice amounts or other relevant information.The accuracy of the extracted data can be checked by our algorithms in a further step. For example, by comparing data from your ERP system.If there is a match, the extracted data is now provided. The choice is yours: The now structured data can be stored in a cloud or transferred directly to other systems (e.g. ERP systems) via an interface.Our team is with you right from the start of setting up your IDP platform and helps you with continuous optimization. The Caya IDP platform isn't limited to just one use case or document type. Get advice and explain the wide range of possible applications.Improve data quality, speed up processes, reduce costsLess effort, more success: With Caya, you eliminate manual paperwork and can focus on core activities.Saved timeThe automatic classification and forwarding of documents reduces manual effort. Valuable working time is freed up.Fewer mistakesErrors can occur — particularly when doing manual tasks. Caya minimizes… --- ### Formulare automatisch verarbeiten Source: https://www.caya.com/document-automation/formular-automatisierung Description: Nie wieder manuelles Abtippen: Caya liest Formulare mit KI automatisch aus, verarbeitet Daten fehlerfrei und macht Ihre Workflows schneller. Jetzt entdecken! Formulare automatisch verarbeitenAutomatisches Auslesen und verarbeiten von FormularenKeine Lust mehr auf Abtippen oder Copy-Paste? Mit Caya kein Problem! Unsere IDP-Plattform automatisiert das auslesen und verarbeiten mit Intelligenter Dokumentenverarbeitung (IDP). Das minimiert Fehler und beschleunigt Ihre Prozesse.Beratung buchenVertrieb kontaktierenFormularverarbeitung mit Caya Nie wieder Antragsformulare oder Kundenanfragen manuell erfassen. Caya erkennt Felder automatisch, extrahiert Daten und überträgt sie in Ihre Systeme. So stellen Sie sicher, dass alles korrekt und schnell eingepflegt wird.Automatische Formular-Verarbeiten mit wenig AufwandCaya empfängt automatisch alle Dokumente - egal, ob diese per Post oder E-Mail zu Ihnen gelangen.Unsere IDP-Plattform nutzt Deep-OCR-Technik und maschinelles Lernen, um die eingegangenen Dokumente automatisch nach Struktur und Inhalt zu klassifizieren. Formulare werden entsprechend ihres Zwecks oder Inhalts erkannt und entsprechend weiter verarbeitet.Im nächsten Schritt extrahieren wir alle relevanten Informationen aus den Dokumenten. Das können beispielsweise Identifikationsnummern, Rechnungsbeträge oder andere relevante Informationen sein.Die Richtigkeit der extrahierten Daten kann in einem weiteren Schritt durch unsere Algorithmen geprüft werden. Zum Beispiel anhand eines Abgleichs mit Daten aus Ihrem ERP-System.Bei Übereinstimmung werden die extrahierten Daten jetzt bereitgestellt. Sie haben die Wahl: Die nun strukturierten Daten können in einer Cloud gespeichert oder über eine Schnittstelle direkt in andere Systeme (z.B. ERP-Systeme) übertragen werden.Unser Team begleitet Sie ab der Einrichtung Ihrer IDP-Plattform und hilft Ihnen bei der stetigen Optimierung. Die Caya IDP-Plattform ist nicht auf nur einen Anwendungsfall oder eine Dokumentenart beschränkt. Lassen Sie sich beraten und die vielfältigen Anwendungsmöglichkeiten erläutern.Datenqualität verbessern, Prozesse beschleunigen, Kosten senkenWeniger Aufwand, mehr Erfolg: Mit Caya eliminieren Sie manuellen Papierkram und können sich auf Kerntätigkeiten konzentrieren.Zeit gespartDie automatische Klassifizierung und Weiterleitung von Dokumenten reduziert den manuellen Aufwand. Wertvolle Arbeitszeit wird frei.Weniger FehlerFehler können vorkommen - besonders bei manuellen Tätigkeiten. Caya minimiert diese durch die KI-basierte, automatische Bearbeitung Ihrer Dokumente.ImplementierungDank Plug-and-Play-Ansatz ist Caya in kürzester Zeit einsatzbereit. Sie benötigen keine umfangreichen, internen IT-Kapazitäten.Besseres KundenerlebnisDie Caya-KI beschleunigt… --- ### Automate your inbox Source: https://www.caya.com/en/document-automation/posteingang-automatisieren Description: No more manually editing your inbox: Caya automatically processes letters & emails using AI, accelerates processes and reduces errors. Test it now! Automate your inboxAutomate your inbox with AICaya automates your inbox with Intelligent Document Processing (IDP). This means: No more manual sorting or allocation, fewer errors and faster processes.Book a consultationContact salesIncoming mail processing with Caya No more manually forwarding letters or emails. Caya recognizes document types, extracts relevant information, and automatically transfers it to the right systems — such as your ERP or CRM. This saves you time and prevents errors.Automatic inbox with little effortCaya automatically receives all documents. It doesn't matter whether they reach you by post, email, or software integration.Our IDP platform uses deep OCR technology and machine learning to automatically categorize your documents based on content and structure. All document types (e.g. invoices or contracts) are immediately recognized as such and further processed accordingly.The next step is to extract all relevant information from the documents. This could be, for example, identification numbers, invoice amounts or other relevant information. The documents themselves can be automatically forwarded to a person or department.The accuracy of the extracted data can be checked by our algorithms in a further step. For example, by comparing data from your ERP system.If there is a match, the extracted data is now provided. The choice is yours: The now structured data can be stored in a cloud or transferred directly to other systems (e.g. ERP systems) via an interface.Our team is with you right from the start of setting up your IdP platform and helps you with continuous optimization. The Caya IdP platform isn't limited to just one use case or document type. Get advice and explain the wide range of possible applications.Save time, minimise errors, increase safetyLess effort, more success: With Caya, you eliminate manual paperwork and can focus on core activities.Saved timeThe automatic classification and forwarding of documents reduces manual effort. Valuable working time… --- ### Posteingang automatisieren Source: https://www.caya.com/document-automation/posteingang-automatisieren Description: Nie wieder Posteingang manuell bearbeiten: Caya verarbeitet Briefe & E-Mails per KI automatisch, beschleunigt Prozesse und reduziert Fehler. Jetzt testen! Posteingang automatisierenAutomatisieren Ihres Posteingangs per KICaya automatisiert Ihren Posteingang mit Intelligenter Dokumentenverarbeitung (IDP). Das bedeutet: Keine manuelle Sortierung oder Zuordnung mehr, weniger Fehler und schnellere Prozesse.Beratung buchenVertrieb kontaktierenPosteingangsverarbeitung mit Caya Nie wieder Briefe oder E-Mails manuell weiterleiten. Caya erkennt Dokumenttypen, extrahiert relevante Informationen und überträgt sie automatisch in die richtigen Systeme – z. B. Ihr ERP oder CRM. So sparen Sie Zeit und vermeiden Fehler.Automatischer Posteingang mit wenig AufwandCaya empfängt automatisch alle Dokumente. Es spielt keine Rolle, ob diese per Post, per E-Mail oder über eine Software-Integration zu Ihnen gelangen.Unsere IDP-Plattform nutzt Deep-OCR-Technik und maschinelles Lernen, um Ihre Dokumente automatisch nach Inhalt und Struktur zu kategorisieren. Alle Dokumententypen (z.B. Rechnungen oder Verträge) werden sofort als solche erkannt und entsprechend weiter verarbeitet.Im nächsten Schritt extrahieren wir alle relevanten Informationen aus den Dokumenten. Das können beispielsweise Identifikationsnummern, Rechnungsbeträge oder andere relevante Informationen sein. Die Dokumente selbst können automatisch einer Person oder Abteilung weitergeleitet werden.Die Richtigkeit der extrahierten Daten kann in einem weiteren Schritt durch unsere Algorithmen geprüft werden. Zum Beispiel anhand eines Abgleichs mit Daten aus Ihrem ERP-System.Bei Übereinstimmung werden die extrahierten Daten jetzt bereitgestellt. Sie haben die Wahl: Die nun strukturierten Daten können in einer Cloud gespeichert oder über eine Schnittstelle direkt in andere Systeme (z.B. ERP-Systeme) übertragen werden.Unser Team begleitet Sie ab der Einrichtung Ihrer IDP-Plattform und hilft Ihnen bei der stetigen Optimierung. Die Caya IDP-Plattform ist nicht auf nur einen Anwendungsfall oder eine Dokumentenart beschränkt. Lassen Sie sich beraten und die vielfältigen Anwendungsmöglichkeiten erläutern.Zeit sparen, Fehler minimieren, Sicherheit erhöhenWeniger Aufwand, mehr Erfolg: Mit Caya eliminieren Sie manuellen Papierkram und können sich auf Kerntätigkeiten konzentrieren.Zeit gespartDie automatische Klassifizierung und Weiterleitung von Dokumenten reduziert den manuellen Aufwand. Wertvolle Arbeitszeit wird frei.Weniger FehlerFehler können vorkommen - besonders bei manuellen Tätigkeiten. Caya minimiert diese durch die KI-basierte, automatische Bearbeitung Ihrer Dokumente.ImplementierungDank Plug-and-Play-Ansatz ist… --- ### Imprint Source: https://www.caya.com/en/impressum Description: Legal notice in accordance with § 5 TMG for Caya GmbH, Berlin. Imprintcaya.com and the Caya iOS and Android Apps are a service of:‍Caya GmbH‍Ritterstrasse 24-2710969 Berlin‍Postal address:Caya GmbHMailbox 44001996035 Bamberg‍Customer Service:Visit our > Help Center. We have compiled answers to many questions for you here. Do you need further help? Contact our > Customer Service.‍Managing Directors:Alexander Schneekloth, Phillipp Rechberg‍Commercial register:Berlin-Charlottenburg Local Court, HRB 185503 B.‍Sales tax identification number:DE311355906‍Responsible for content according to § 55 para. 2 RStV:Alexander Schneekloth, address see above.‍General enquiries:imprint@getcaya.com | (030) 20 00 42 025‍Dispute resolution:We do not participate in dispute resolution proceedings before a consumer arbitration board and are not obliged to do so. However, the European Commission makes it possible to settle consumer disputes regarding sales and service contracts concluded on the Internet out of court. The link to the EU's online dispute resolution platform is: ec.europa.eu/consumers/odr.‍This imprint also applies to the following online presences:Facebook: www.facebook.com/getcayaTwitter: www.twitter.com/getcayaLinkedIn: www.linkedin.com/company/getcayaXing: www.xing.com/companies/cayaInstagram: www.instagram.com/getcaya‍Privacy:We have summarised all information on data protection in our detailed privacy policy and at www.caya.com/sicherheit.‍Terms & Conditions & Cancellation Policy:You can find our General Terms & Conditions & Cancellation Policy here.‍Have you discovered an error?Contact us now to report it.‍You have discovered a security risk?Please contact our security team directly: security@getcaya.com --- ### Impressum Source: https://www.caya.com/impressum Description: Rechtliche Anbieterkennzeichnung gemäß § 5 TMG für die Caya GmbH, Berlin. Impressumcaya.com sowie die Caya iOS und Android Apps sind ein Service der:‍Caya GmbH‍Ritterstraße 24-2710969 Berlin‍Postanschrift:Caya GmbHPostbox 44001996035 Bamberg‍Kundenservice:Besuchen Sie unser > Help Center. Antworten auf viele Fragen haben wir Ihnen hier zusammengestellt.‍Geschäftsführer:Alexander Schneekloth, Phillipp Rechberg‍Handelsregister:Amtsgericht Berlin-Charlottenburg, HRB 185503 B.‍Umsatzsteueridentifikationsnummer:DE311355906‍Inhaltlich Verantwortlicher:Alexander Schneekloth, Anschrift s.o.‍Allgemeine Anfragen:imprint@getcaya.com | (030) 20 00 42 025‍Dieses Impressum gilt auch für folgende Online-Präsenzen:Facebook: www.facebook.com/getcayaTwitter: www.twitter.com/getcayaLinkedIn: www.linkedin.com/company/getcayaXing: www.xing.com/companies/cayaInstagram: www.instagram.com/getcaya‍Datenschutz:Wir haben Ihnen alle Informationen zum Thema Datenschutz in unseren detaillierten Datenschutzbestimmungen sowie unter www.caya.com/compliance zusammengefasst.‍AGB & Widerrufsbelehrung:Unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen & Widerrufsbelehrung finden Sie hier.‍Sie haben einen Fehler entdeckt?Kontaktieren Sie unseren Support jetzt.‍Sie haben ein Sicherheitsrisiko entdeckt?Bitte kontaktieren Sie unser Security-Team direkt: security@getcaya.com --- ### Privacy Policy Source: https://www.caya.com/en/datenschutzerklaerung Description: Information on data processing, legal bases, and your rights under the GDPR at Caya. Privacy PolicyThis is an automated translation of the original German version. In case of discrepancies, the German version shall prevail.With this privacy policy information, we inform you about our handling of your personal data and about your rights according to the European Data Protection Regulation (DSGVO) and the Federal Data Protection Act (BDSG).Caya GmbH (hereinafter referred to as "we" or "us") is responsible for data processing.Have you discovered a security risk?Please contact our security team directly: security@getcaya.com‍I. General information1. ContactIf you have any questions or suggestions regarding this information or would like to contact us about asserting your rights, please send your enquiry to:Caya GmbHRitterstr. 24-27, 10969 BerlinE-mail: hello@getcaya.com2. Legal BasisThe data protection term "personal data" refers to any information relating to an identified or identifiable individual. We process personal data in compliance with the applicable data protection regulations, particularly the GDPR (General Data Protection Regulation) and the BDSG (Federal Data Protection Act). We process personal data only based on a legal authorization. We process personal data only with your consent (§ 15 para. 3 TMG or Art. 6 para. 1 lit. a GDPR), to fulfill a contract to which you are a party, or at your request to take steps prior to entering into a contract (Art. 6 para. 1 lit. b GDPR), to fulfill a legal obligation (Art. 6 para. 1 lit. c GDPR), or when the processing is necessary for the purposes of legitimate interests pursued by us or by a third party, unless your interests or fundamental rights and freedoms requiring the protection of personal data override those legitimate interests (Art. 6 para. 1 lit. f GDPR).3. Retention PeriodUnless otherwise stated in the following sections, we will retain the data only for as long as necessary to achieve the processing purpose or to fulfill our contractual… --- ### Datenschutz­erklärung Source: https://www.caya.com/datenschutzerklaerung Description: Informationen zur Datenverarbeitung, Rechtsgrundlagen und Ihren Rechten gemäß DSGVO bei Caya. Datenschutz­erklärungInformationen zum DatenschutzMit diesen Datenschutzhinweisen informieren wir Sie über unseren Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten und über Ihre Rechte nach der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist die Caya GmbH (nachfolgend als „wir“ oder „uns“ bezeichnet).Sie haben ein Sicherheitsrisiko entdeckt?Bitte kontaktieren Sie unser Security-Team direkt: security@getcaya.com‍I. Allgemeine Angaben1. KontaktWenn Sie Fragen oder Anregungen zu diesen Informationen haben oder sich wegen der Geltendmachung Ihrer Rechte an uns wenden möchten, richten Sie Ihre Anfrage bitte an:Caya GmbHRitterstraße 24-27, 10969 BerlinE-Mail: hello@getcaya.com2. RechtsgrundlagenDer datenschutzrechtliche Begriff „personenbezogene Daten“ bezeichnet alle Informationen, die sich auf einen bestimmten oder bestimmbaren Menschen beziehen. Wir verarbeiten personenbezogene Daten unter Beachtung der einschlägigen Datenschutzvorschriften, insbesondere der DSGVO und des BDSG. Eine Datenverarbeitung durch uns findet nur auf der Grundlage einer gesetzlichen Erlaubnis statt. Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur mit Ihrer Einwilligung (§ 15 Abs. 3 TMG oder Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO), zur Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei Sie sind, oder auf Ihre Anfrage zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO), zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO) oder wenn die Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der berechtigten Interessen eines Dritten erforderlich ist, sofern nicht Ihre Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO).3. Dauer der SpeicherungSofern sich aus den folgenden Hinweisen nichts anderes ergibt, speichern wir die Daten nur solange, wie es zur Erreichung des Verarbeitungszwecks oder für die Erfüllung unserer vertraglichen oder gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Solche gesetzlichen Aufbewahrungspflichten können sich insbesondere aus handels- oder steuerrechtlichen Vorschriften ergeben. Ab dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Daten erhoben wurden, werden wir solche personenbezogenen Daten, die in unseren Buchhaltungsdaten enthalten sind, für zehn Jahre aufbewahren und in Handelsbriefen… --- ### Privacy, Security & Compliance Source: https://www.caya.com/en/compliance Description: Caya meets the highest compliance standards: GDPR, ISO 27001, DORA, and BaFin-compliant. Data processing agreements, encryption, and hosting in Germany for all your documents. Privacy, Security & ComplianceFor us, compliance is not an addition, but an integral part of our work. We comply with legal requirements, protect your data and ensure that all processes are transparent and comprehensible. Our processes and systems are designed to meet the highest requirements.Certified complianceGDPR-compliantWe comply with the current EU regulations. Personal data is properly recorded, stored and documented.ISO 27001-certifiedISO 27001 is the international standard for Information Security Management Systems (ISMS) and defines the requirements for the implementation, operation, documentation and optimisation of an ISMS.DORA-compliantWe fulfil the requirements of the EU regulation on digital operational resilience (DORA). This ensures that financial organisations and their service providers implement measures to protect against IT risks.BaFin-compliantCaya fulfils the regulatory requirements of the German Federal Financial Supervisory Authority (BaFin) and is used by many banks.Caya Trust CentreFind out more about our compliance measures, certifications and security standards. You can find lots of information about compliance with Caya in our Trust Centre.Privacy & data securityHow we protect your data: legally, physically and digitally.Order processing contractIf you use Caya, you can conclude an order processing contract (AVV) in accordance with Art. 28 GDPR.End-to-end and SSL encryptionThanks to end-to-end and SSL encryption, your data is protected throughout transmission.Hosting & storage in GermanyYour documents are stored in a highly secure server center in the Frankfurt banking environment.Highly automated scanning processYour mail is digitized using a highly standardized and automated process.Highest safety standardsMaximum security through video surveillance, electronic access controls and security service.Your data belongs to youUnder no circumstances will we share your data with third parties without your consent.Audit-proof & GoBD-compliantAutomated and audit-proof storageCompliance with GoBD, HGB & AODocuments are provided with a digital receipt stampLoss of documents due to digital processing ruled outZertifizierungsnachweis anzeigenCollaborate securelyAccess security & role managementDetermine who can view or edit which documents… --- ### Datenschutz, Sicherheit & Compliance Source: https://www.caya.com/compliance Description: Caya erfüllt höchste Compliance-Standards: DSGVO, ISO 27001, DORA und BaFin-konform. AVV, Verschlüsselung und Hosting in Deutschland für Ihre Dokumente. Datenschutz, Sicherheit & ComplianceCompliance ist für uns kein Zusatz, sondern fester Bestandteil unserer Arbeit. Wir halten gesetzliche Vorgaben ein, schützen Ihre Daten und sorgen dafür, dass alle Abläufe transparent und nachvollziehbar sind. Unsere Prozesse und Systeme sind so aufgebaut, dass sie höchsten Anforderungen gerecht werden.Zertifizierte ComplianceDSGVO-konformWir halten uns an die aktuellen EU-Regularien. Personenbezogene Daten werden ordnungsgemäß erfasst, gespeichert und dokumentiert.ISO 27001-zertifiziertISO 27001 ist die internationale Norm für Informations­sicherheits­management­systeme (ISMS) und definiert die Anforderungen für die Implementierung, den Betrieb, die Dokumentation und die Optimierung eines ISMS.DORA-konformWir erfüllen die Anforderungen der EU-Verordnung zur digitalen operativen Resilienz (DORA). Diese stellt sicher, dass Finanzunternehmen und ihre Dienstleister Maßnahmen zum Schutz vor IT-Risiken implementieren.BaFin-compliantCaya erfüllt die regulatorischen Anforderungen der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) und wird von vielen Banken genutzt.Caya Trust CenterErfahren Sie mehr über unsere Compliance-Maßnahmen, Zertifizierungen und Sicherheitsstandards. Viele Informationen rund um Compliance mit Caya finden Sie in unserem Trust Center.Datenschutz & DatensicherheitWie wir Ihre Daten schützen: rechtlich, physisch und digital.Auftrags­verarbeitungsvertragWenn Sie Caya nutzen, können Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO abschließen.End-to-End- und  TLS-VerschlüsselungDank End-to-End- und TLS-Verschlüsselung sind Ihre Daten während der gesamten Übertragung geschützt.Hosting & Lagerung in DeutschlandIhre Dokumente werden in einem hochsicheren Serverzentrum im Frankfurter Bankenumfeld gespeichert.Hochautomatisierter ScanprozessIhre Post wird in einem hoch standardisierten und automatisierten Verfahren digitalisiert.Höchste SicherheitsstandardsHöchste Sicherheit durch Videoüberwachung, elektronische Zugangskontrollen und Sicherheitsdienst.Ihre Daten gehören IhnenIn keinem Fall geben wir Ihre Daten ohne Ihr Einverständnis an Dritte weiter.Revisionssicher & GoBD konformAutomatisierte und revisionssichere SpeicherungEinhaltung von GoBD, HGB & AODokumente werden mit einem digitalen Eingangsstempel versehenVerlust von Dokumenten durch digitale Verarbeitung ausgeschlossenZertifizierungsnachweis anzeigenSichere ZusammenarbeitZugriffssicherheit & RollenmanagementBestimmen Sie, wer welche Dokumente einsehen oder bearbeiten darf – mit einem flexiblen und sicheren Rollen- und Berechtigungssystem.Alle Dokumente sicher an einem OrtZentralisieren Sie Ihre digitale Dokumentenverwaltung in einer geschützten Umgebung und greifen Sie jederzeit sicher darauf zu.Mandanten- und StandortfähigkeitVerwalten Sie mehrere Unternehmen, Abteilungen… --- ### Affiliate – Allgemeine Geschäftsbedingungen Source: https://www.caya.com/en/affiliate-agb Description: Wir freuen uns sehr, dass Sie sich für unser Partnerprogramm interessieren. Für die Zusammenarbeit gelten die folgenden Bedingungen. Affiliate – Allgemeine GeschäftsbedingungenWir freuen uns sehr, dass Sie sich für unser Partnerprogramm interessieren. Für die Zusammenarbeit gelten die folgenden Bedingungen:§1 GeltungsbereichDiese Teilnahmebedingungen gelten zwischen dem registrierten Nutzer (im Folgenden auch „Partner“) und der Caya GmbH (im Folgenden auch „Caya“). Gemeinsam werden Caya und Partner auch als „Parteien“ bezeichnet.Die Teilnahmebedingungen richten sich ausschließlich an Gewerbetreibende. Wir machen darauf aufmerksam, dass die durch das Programm erzielten Einkünfte steuerlich geltend gemacht werden müssen.‍§2 VertragsgegenstandGegenstand dieses Vertrags ist die Teilnahme am Partnerprogramm, mit dem der Abverkauf der Produkte von Caya über die Caya Webseite erhöht werden soll. Die Teilnahme am Partnerprogramm ist für den Partner kostenlos.Für die Bewerbung und die erfolgreiche Vermittlung von Transaktionen (z.B. Bestellungen) erhält der Partner eine Vermittlungsprovision, die vom ausgewählten Vertrag des vermittelten Endkunden abhängig ist. Es gelten die Provisionen, die auf dem Partner-Portal veröffentlicht sind.Das Partnerprogramm begründet zwischen den Parteien kein sonstiges über diesen Vertrag hinausgehendes Vertragsverhältnis.‍§3 Werbemittel und Online-WerbeträgerEin Werbemittel ermöglicht einen Verweis zwischen dem Online-Werbeträger des Partners und Caya mittels eines Hyperlinks, über welchen Besucher der Seite des Partners, die den jeweiligen Werbeträger anklicken auf den Internetauftritt von Caya gelangen.Die Formate und die Gestaltung der Werbemittel werden alleine von Caya definiert und zur Verfügung gestellt und dürfen nicht verändert werden.‍§4 Anmeldung/VertragsschlussDie Nutzung unseres Partner-Netzwerks ist ausschließlich nach vorheriger Registrierung auf unserer Webseite möglich. Im Zuge der Registrierung stimmt der Partner diesen Bedingungen zu. Ein Vertrag kommt erst dann zustande, wenn Caya die Registrierung des Partners akzeptiert, indem Caya einen persönlichen Zugang für das Partner-Portal inkl. Partner-Link an den Partner per E-Mail verschickt.Die bei der Registrierung eingegebenen Daten müssen wahrheitsgemäß sein. Für den Fall, dass sich diese Angaben ändern, ist der Partner verpflichtet, die Einträge unverzüglich zu berichtigen. Werden bei der Registrierung unrichtige Angaben gemacht oder wird eine Berichtigung unterlassen, so kann der Partner von der weiteren… --- ### Affiliate – Allgemeine Geschäftsbedingungen Source: https://www.caya.com/affiliate-agb Description: Wir freuen uns sehr, dass Sie sich für unser Partnerprogramm interessieren. Für die Zusammenarbeit gelten die folgenden Bedingungen. Affiliate – Allgemeine GeschäftsbedingungenWir freuen uns sehr, dass Sie sich für unser Partnerprogramm interessieren. Für die Zusammenarbeit gelten die folgenden Bedingungen:§1 GeltungsbereichDiese Teilnahmebedingungen gelten zwischen dem registrierten Nutzer (im Folgenden auch „Partner“) und der Caya GmbH (im Folgenden auch „Caya“). Gemeinsam werden Caya und Partner auch als „Parteien“ bezeichnet.Die Teilnahmebedingungen richten sich ausschließlich an Gewerbetreibende. Wir machen darauf aufmerksam, dass die durch das Programm erzielten Einkünfte steuerlich geltend gemacht werden müssen.‍§2 VertragsgegenstandGegenstand dieses Vertrags ist die Teilnahme am Partnerprogramm, mit dem der Abverkauf der Produkte von Caya über die Caya Webseite erhöht werden soll. Die Teilnahme am Partnerprogramm ist für den Partner kostenlos.Für die Bewerbung und die erfolgreiche Vermittlung von Transaktionen (z.B. Bestellungen) erhält der Partner eine Vermittlungsprovision, die vom ausgewählten Vertrag des vermittelten Endkunden abhängig ist. Es gelten die Provisionen, die auf dem Partner-Portal veröffentlicht sind.Das Partnerprogramm begründet zwischen den Parteien kein sonstiges über diesen Vertrag hinausgehendes Vertragsverhältnis.‍§3 Werbemittel und Online-WerbeträgerEin Werbemittel ermöglicht einen Verweis zwischen dem Online-Werbeträger des Partners und Caya mittels eines Hyperlinks, über welchen Besucher der Seite des Partners, die den jeweiligen Werbeträger anklicken auf den Internetauftritt von Caya gelangen.Die Formate und die Gestaltung der Werbemittel werden alleine von Caya definiert und zur Verfügung gestellt und dürfen nicht verändert werden.‍§4 Anmeldung/VertragsschlussDie Nutzung unseres Partner-Netzwerks ist ausschließlich nach vorheriger Registrierung auf unserer Webseite möglich. Im Zuge der Registrierung stimmt der Partner diesen Bedingungen zu. Ein Vertrag kommt erst dann zustande, wenn Caya die Registrierung des Partners akzeptiert, indem Caya einen persönlichen Zugang für das Partner-Portal inkl. Partner-Link an den Partner per E-Mail verschickt.Die bei der Registrierung eingegebenen Daten müssen wahrheitsgemäß sein. Für den Fall, dass sich diese Angaben ändern, ist der Partner verpflichtet, die Einträge unverzüglich zu berichtigen. Werden bei der Registrierung unrichtige Angaben gemacht oder wird eine Berichtigung unterlassen, so kann der Partner von der weiteren… --- ### Data Security Source: https://www.caya.com/en/data-security Description: The secure protection and trustworthy handling of data is a responsible activity and has the highest priority in our company and among all our employees. It is our task to ensure reliable, error-free and secure traffic of your data. Data SecurityThis is how we protect your data: Legally and digitallyThe secure protection and trustworthy handling of data is a responsible activity and has the highest priority in our company and among all our employees. It is our task to ensure reliable, error-free and secure traffic of your data. We would like to introduce you to our data protection concept, in which the security aspect is viewed intensively from two different points of view - legal and digital.‍(1) Security - LegalThe following aspects create a legal framework in which the security of your data is also ensured from a legal perspective at all times:CAYA's business model is to provide services to our clients. We do not generate revenue by passing on or even selling data.There are legally secure and legally compliant contractual relationships with all subcontractors involved in the service.In addition to the TÜV (Technischer Überwachungsverein for Technical, Supervisory Association) - certified data protection officer Sebastian Herting, CAYA is also advised by Cornelius Kopke, one of the leading lawyers for data protection and former long-standing divisional director of BITKOM.Our employees are continuously informed about the latest data protection regulations and trained accordingly.Our employees are, of course, required to maintain confidentiality under the General Data Protection Regulation. A breach of this confidentiality is punishable by law in the EU.‍(2) Security - DigitalThe following aspects ensure the permanent protection of your personal information:CAYA only uses storage systems in Germany to store your documents. For this purpose, we use the structure of a data centre located in the Frankfurt banking area. Modernity and security are thus guaranteed.From a technical point of view, the infrastructure on which the data centre is based meets the very highest standards and uses only the latest technologies for data encryption (e.g. 256-bit AES encryption), which have already been… --- ### Data Security Source: https://www.caya.com/data-security Description: The secure protection and trustworthy handling of data is a responsible activity and has the highest priority in our company and among all our employees. It is our task to ensure reliable, error-free and secure traffic of your data. Data SecurityThis is how we protect your data: Legally and digitallyThe secure protection and trustworthy handling of data is a responsible activity and has the highest priority in our company and among all our employees. It is our task to ensure reliable, error-free and secure traffic of your data. We would like to introduce you to our data protection concept, in which the security aspect is viewed intensively from two different points of view - legal and digital.‍(1) Security - LegalThe following aspects create a legal framework in which the security of your data is also ensured from a legal perspective at all times:CAYA's business model is to provide services to our clients. We do not generate revenue by passing on or even selling data.There are legally secure and legally compliant contractual relationships with all subcontractors involved in the service.In addition to the TÜV (Technischer Überwachungsverein for Technical, Supervisory Association) - certified data protection officer Sebastian Herting, CAYA is also advised by Cornelius Kopke, one of the leading lawyers for data protection and former long-standing divisional director of BITKOM.Our employees are continuously informed about the latest data protection regulations and trained accordingly.Our employees are, of course, required to maintain confidentiality under the General Data Protection Regulation. A breach of this confidentiality is punishable by law in the EU.‍(2) Security - DigitalThe following aspects ensure the permanent protection of your personal information:CAYA only uses storage systems in Germany to store your documents. For this purpose, we use the structure of a data centre located in the Frankfurt banking area. Modernity and security are thus guaranteed.From a technical point of view, the infrastructure on which the data centre is based meets the very highest standards and uses only the latest technologies for data encryption (e.g. 256-bit AES encryption), which have already been… --- ### Mail scanning and digital inbox Source: https://www.caya.com/en/post-scan Description: We digitize your mail and automate distribution. ISO certified, DORA compliant. ▶️ Best provider according to OMR reviews. Over 20,000 users automate their document processes with CayaHow does Post Scan change your daily work routine?0%Digital access to your inbox, anytime, from anywhere99Manual sorting: classification and distribution are fully automated0  daysStorage of physical originalsManual mail processingMail arrives on-siteSomeone has to be in the office to empty the mailbox.Manual opening and scanningEvery envelope is opened, scanned, and named individually.Distribution via internal mailDocuments sit in a tray until the responsible person picks them up.Mail scanning by CayaDelivery via mail forwardingYour mail goes directly to Caya, without changing your business address.Opened and digitizedEvery document is available digitally in your inbox, accessible from anywhere.Classified and assignedEvery document reaches the right person without manual sorting.Start mail scanning nowHow Post Scan worksFrom letter to digital process in three stepsYour mail reaches usAutomatically via mail forwarding, pickup, or your personal Caya postbox address.Your mail is scannedYour mail is digitized using a highly standardized and automated process. Fully compliant with data protection regulations.Your mail is made availableOnce scanned, your documents are available in the Caya Document Automation Suite, or optionally via email or (s)FTP.Automated processesAchieve full automation with Document Extractions and Document Automations. Caya extracts the data from your letters and transfers it directly to your systems.Want to learn more?Book a 30-min demoProduct tourYour mail reaches usAutomatically via mail forwarding, pickup, or your personal Caya postbox address.Your mail is scannedYour mail is digitized using a highly standardized and automated process. Fully compliant with data protection regulations.Your mail is made availableOnce scanned, your documents are available in the Caya Document Automation Suite, or optionally via email or (s)FTP.Automated processesAchieve full automation with Document Extractions and Document Automations. Caya extracts the data from your letters and transfers it directly to your systems.Want to learn more?Book a 30-min demoFree product tourAutomated inboxEvery document in the right placesorting:Dokumente werden erkannt, kategorisiert… --- ### Post Scan und Digitaler Posteingang Source: https://www.caya.com/post-scan Description: Wir digitalisieren Ihre Post und automatisieren die Verteilung. ISO-zertifiziert, DORA-konform. ▶️ Bester Anbieter laut OMR Reviews. Über 20.000 Nutzer*Innen automatisieren ihre Dokumenteprozesse mit CayaWie verändert Post Scan Ihren Arbeitsalltag?0%Digitaler Zugriff auf Ihren Posteingang, jederzeit, von  überall99Manuelle Sortierung: Klassifizierung und Verteilung laufen vollautomatisch0  TageAufbewahrung der physischen OriginaleManuelle Post­verarbeitungPost landet vor OrtJemand muss im Büro sein, um den Briefkasten zu leeren.Öffnen und scannen von HandJeder Umschlag wird einzeln geöffnet, gescannt und benannt.Verteilung über HauspostBelege liegen im Fach, bis die zuständige Person sie abholt.Post Scan von CayaZustellung per NachsendeauftragIhre Post geht direkt an Caya, ohne Änderung Ihrer Geschäftsadresse.Geöffnet und digitalisiertJedes Dokument liegt digital in Ihrem Posteingang, von überall abrufbar.Klassifiziert und zugeordnetJedes Dokument erreicht die zuständige Person, ohne manuelle Sortierung.Jetzt Post Scan startenSo funktioniert Post ScanVom Brief zum digitalen Prozess in drei SchrittenIhre Post kommt zu unsAutomatisch per Postweiterleitung, per Abholungoder über Ihre persönliche Caya Postbox-Adresse.Ihre Post wird gescanntIhre Post wird in einem hoch-standardisierten und automatisierten Verfahren digitalisiert. Komplett datenschutzkonform.Ihre Post wird bereitgestelltNach dem Scan liegen Ihre Dokumente in der Caya Document Automation Suite, auf Wunsch zusätzlich per E-Mail oder über (s)FTP.Automatisierte ProzesseVolle Automatisierung erreichen Sie mit Document Extractions und Document Automations. Caya liest die Daten aus Ihren Briefen aus und übergibt sie direkt an Ihre Systeme.Möchten Sie mehr erfahren?30 Min. Demo buchenProdukttourIhre Post kommt zu unsAutomatisch per Postweiterleitung, per Abholungoder über Ihre persönliche Caya Postbox-Adresse.Ihre Post wird gescanntIhre Post wird in einem hoch-standardisierten und automatisierten Verfahren digitalisiert. Komplett datenschutzkonform.Ihre Post wird bereitgestelltNach dem Scan liegen Ihre Dokumente in der Caya Document Automation Suite, auf Wunsch zusätzlich per E-Mail oder über (s)FTP.Automatisierte ProzesseVolle Automatisierung erreichen Sie mit Document Extractions und Document Automations. Caya liest die Daten aus Ihren Briefen aus und übergibt sie direkt an Ihre Systeme.Möchten Sie mehr erfahren?30 Min. Demo buchenKostenlose ProduktourAutomatisierter PosteingangJedes Dokument an der richtigen StelleAutomatische Klassifizierung: Dokumente werden erkannt, kategorisiert und direkt im richtigen Ordner abgelegt.Intelligente Weiterleitung: Jedes Dokument landet automatisch in der zuständigen Abteilung,… --- ### Automatic document processing Source: https://www.caya.com/en/automations Description: Automate your processes Documents end up at the responsible department, extracted data in the right application. ▶️ Best provider according to OMR reviews. Over 20,000 users automate their document processes with CayaISO 27001 certifiedGDPRDORAGoBD-compliantCloud Servers in GermanyAdvantages of Automated Document ProcessingCaya Automations permanently replace manual document processes, from individual workflows to entire document processing.End-to-EndAutomation of the entire document flow: from inbox to ERP.0 manual stepsDocuments and data are processed automatically. No sorting, no manual data entry, no copy-pasting.Plug & PlayCaya is a plug-and-play solution that's ready to go immediately, with no extra IT effort.End-to-EndAutomation of the entire document flow: from inbox to ERP.0 manual stepsDocuments and data are processed automatically. No sorting, no manual data entry, no copy-pasting.Plug & PlayCaya is a plug-and-play solution that's ready to go immediately, with no extra IT effort.How Caya Automations workFrom input to integration, fully automatedCaptureCaya automatically captures incoming documents, whether it's physical mail, email attachments, or uploads.OrganizationDocuments are automatically recognized, named, and filed in the correct folder based on sender, keywords, or custom rules.DistributionAutomatically distribute documents to your employees and collaborate on documents.IntegrationsCaya automatically transfers your documents and relevant data to your existing software systems, such as OneDrive, Google Drive, SAP, or your ERP. Explore our integrations.Want to learn more?Book a 30-min demoFree Product TourCaptureCaya automatically captures incoming documents, whether it's physical mail, email attachments, or uploads.OrganizationDocuments are automatically recognized, named, and filed in the correct folder based on sender, keyword, or custom rules.DistributionAutomatically distribute documents to your employees and collaborate on them.IntegrationsCaya automatically transfers your documents and relevant data to your existing software landscape, for example OneDrive, Google Drive, SAP, or your ERP. Discover our integrations.Want to learn more?Book a 30-min DemoFree Product TourRule-based automationAutomate by your rulesDefine simple if-then conditions and let Caya process your documents automatically.Set up your own automations, no code requiredIntegrate Caya seamlessly with your toolsUse multiple rules simultaneously and adapt them anytimeJetzt automatisierenWenn ist Julia und ist Rechnung, verschiebe nach… --- ### Automatische Dokumentenverarbeitung Source: https://www.caya.com/automations Description: Automatisieren Sie Ihre Prozesse. Dokumente landen bei der zuständigen Abteilung, extrahierte Daten in der richtigen Anwendung. ▶️ Bester Anbieter laut OMR Reviews. Über 20.000 Nutzer*Innen automatisieren ihre Dokumenteprozesse mit CayaISO 27001 zertifiziertDSGVODORAGoBD-konformCloud-Server in DeutschlandVorteile der automatischen Dokumenten­verarbeitungCaya Automations ersetzen manuelle Dokumentenprozesse dauerhaft, vom einzelnen Workflow bis zur gesamten Dokumentenverarbeitung.End-to-EndAutomatisierung des gesamten Dokumentenflusses: vom Posteingang bis ins ERP.0 manuelle SchritteDokumente und Daten werden automatisch verarbeitet. Kein Sortieren, kein Abtippen, kein Copy-Paste.Plug & PlayCaya ist als Plug-and-Play-Lösung sofort einsatzbereit, ohne zusätzlichen IT-Aufwand.End-to-EndAutomatisierung des gesamten Dokumentenflusses: vom Posteingang bis ins ERP.0 manuelle SchritteDokumente und Daten werden automatisch verarbeitet. Kein Sortieren, kein Abtippen, kein Copy-Paste.Plug & PlayCaya ist als Plug-and-Play-Lösung sofort einsatzbereit, ohne zusätzlichen IT-Aufwand.So funktionieren die Caya AutomationsVom Eingang bis zur Integration, vollständig automatisiertErfassungCaya erfasst eingehende Dokumente automatisch, egal ob Eingangspost, E-Mail-Anhänge oder Upload.OrganisationDokumente werden anhand von Absender, Stichwort oder eigenen Regeln automatisch erkannt, benannt und im richtigen Ordner abgelegt.VerteilungLassen Sie automatisch Dokumente an Ihre Mitarbeitenden verteilen und arbeiten Sie gemeinsam an Dokumenten.IntegrationenCaya übergibt Ihre Dokumente und relevante Daten automatisch an Ihre bestehende Software-Landschaft, zum Beispiel OneDrive, Google Drive, SAP oder Ihr ERP. Entdecken Sie unsere Integrationen.Möchten Sie mehr erfahren?30 Min. Demo buchenProdukttourErfassungCaya erfasst eingehende Dokumente automatisch, egal ob Eingangspost, E-Mail-Anhänge oder Upload.OrganisationDokumente werden anhand von Absender, Stichwort oder eigenen Regeln automatisch erkannt, benannt und im richtigen Ordner abgelegt.VerteilungLassen Sie automatisch Dokumente an Ihre Mitarbeitenden verteilen und arbeiten Sie gemeinsam an Dokumenten.IntegrationenCaya übergibt Ihre Dokumente und relevante Daten automatisch an Ihre bestehende Software-Landschaft, zum Beispiel OneDrive, Google Drive, SAP oder Ihr ERP. Entdecken Sie unsere Integrationen.Möchten Sie mehr erfahren?30 Min. Demo buchenKostenlose ProduktourRegelbasierte AutomatisierungAutomatisieren Sie nach Ihren RegelnDefinieren Sie einfache Wenn-dann-Bedingungen und lassen Sie Caya Ihre Dokumente automatisch verarbeiten.Eigene Automatisierungen einrichten, ganz ohne CodeCaya nahtlos mit Ihren Tools verbindenMehrere Regeln gleichzeitig nutzen und jederzeit anpassenJetzt automatisierenWenn ist Julia und ist Rechnung, verschiebe nach Klassifizieren, verteilen, übergebenCaya integriert sich nahtlos
in Ihre bestehende Software-LandschaftSie möchten wissen, ob Caya mit Ihrem bestehenden Setup kompatibel ist? Kontaktieren Sie uns… --- ### AI-powered data extraction Source: https://www.caya.com/en/extractions Description: Extract structured data from documents. Manual data entry is no longer necessary, your processes run flawlessly. ▶️ Best provider according to OMR reviews. Over 20,000 users automate their document processes with CayaNo More Manual Typing: Automatically Extract Data0%*Accuracy* 100% with Human-in-the-Loop.0%Time Savingscompared to manual processes.Manual Data CaptureHours of Data EntryBeträge, Vorgangsnummern und Adressen werden von Hand übertragen.Careless Errors with ConsequencesAn incorrect IBAN or a transposed number leads to costly rework.Data scattered in silosDocuments are in mailboxes, scan folders, and file servers – not part of the process.Extractions from CayaAutomatic data extractionCaya reads all relevant fields from every document.Verified & validated valuesEach value is checked for format and completeness.Structured in your systemsThe data goes straight to where your processes need it.Extract nowCaya turns every document into usable dataWhether it's an invoice, notice, delivery note, or form: Caya analyzes your documents with modern AI and deep OCR technology, extracts the relevant data, and provides it in a structured format.How Extractions WorkFrom Document to Structured Data in Five StepsCentral Document InboxWhether by mail, email, or upload: all documents automatically arrive in one place.Automatic ClassificationInvoice? Contract? Form? Caya automatically recognizes the document type.Intelligent Data ExtractionCaya extracts all relevant data: amounts, dates, suppliers, IBANs, transaction numbers, and much more.ValidationCaya automatically validates all data for completeness and formatting and performs a comparison with reference databases.ForwardingThe extracted data is automatically transferred to your connected tools, such as Google Drive, OneDrive, and Dropbox. Discover our integrations.Want to learn more?Book a 30-min demoProduct TourCentral Document IntakeWhether by mail, email, or upload: all documents automatically land in one place.Automatic ClassificationInvoice? Contract? Form? Caya automatically recognizes the document type.Intelligent Data ExtractionCaya extracts all relevant data: amounts, dates, suppliers, IBANs, transaction numbers, and much more.ValidationCaya automatically validates all data for completeness and formatting and performs a comparison with reference databases.ForwardingThe extracted data is automatically transferred to your connected tools, such as Google Drive, OneDrive, and Dropbox. Discover our integrations.Want to learn more?Book a 30-min demoFree… --- ### KI-gestützte Datenextraktion Source: https://www.caya.com/extractions Description: Strukturierte Daten aus Dokumenten gewinnen. Manuelle Dateneingaben entfallen, Ihre Prozesse laufen fehlerfrei. ▶️ Bester Anbieter laut OMR Reviews. Über 20.000 Nutzer*Innen automatisieren ihre Dokumenteprozesse mit CayaSchluss mit Abtippen: Daten automatisch extrahieren0%*Genauigkeit* 100% mit Human-in-the-Loop.0%Zeitersparnisim Vergleich zu manuellen Prozessen.Manuelle DatenerfassungStundenlange DateneingabeBeträge, Vorgangsnummern und Adressen werden von Hand übertragen.Flüchtigkeitsfehler mit KonsequenzenEine falsche IBAN oder ein Zahlendreher zieht teure Nacharbeit nach sich.Daten verstreut in SilosDokumente liegen in Postfach, Scanordner und Fileserver – nicht im Prozess.Extractions von CayaAutomatische DatenextraktionCaya liest alle relevanten Felderaus jedem Dokument.Geprüfte & validierte WerteJeder Wert wird auf Format und Vollständigkeit geprüft.Strukturiert in Ihren SystemenDie Daten landen direkt dort, wo Ihre Prozesse sie brauchen.Jetzt extrahierenCaya macht aus jedem Dokument verwendbare DatenEgal ob Rechnung, Bescheid, Lieferschein oder Formular: Caya analysiert Ihre Dokumente mit moderner KI und Deep-OCR-Technologie, extrahiert die relevanten Daten und stellt sie strukturiert bereit.So funktionieren die ExtractionsVom Dokument zu strukturierten Daten in fünf SchrittenZentraler DokumenteneingangOb per Post, E-Mail oder Upload: alle Dokumente landen automatisch an einem Ort.Automatische KlassifizierungRechnung? Vertrag? Formular? Caya erkennt den Dokumenttyp automatisch.Intelligente DatenextraktionCaya extrahiert alle relevanten Daten: Beträge, Daten, Lieferanten, IBANs, Vorgangsnummern und viele mehr.ValidierungCaya validiert alle Daten automatisiert auf Vollständigkeit und Formatierung und führt einen Abgleich mit Referenzdatenbanken durch.WeiterleitungDie extrahierten Daten werden automatisch in Ihre angebundenen Tools, wie z. B. Google Drive, Onedrive und Dropbox übertragen. Entdecken Sie unsere Integrationen.Möchten Sie mehr erfahren?30 Min. Demo buchenProdukttourZentraler DokumenteneingangOb per Post, E-Mail oder Upload: alle Dokumente landen automatisch an einem Ort.Automatische KlassifizierungRechnung? Vertrag? Formular? Caya erkennt den Dokumenttyp automatisch.Intelligente DatenextraktionCaya extrahiert alle relevanten Daten: Beträge, Daten, Lieferanten, IBANs, Vorgangsnummern und viele mehr.ValidierungCaya validiert alle Daten automatisiert auf Vollständigkeit und Formatierung und führt einen Abgleich mit Referenzdatenbanken durch.WeiterleitungDie extrahierten Daten werden automatisch in Ihre angebundenen Tools, wie z. B. Google Drive, Onedrive und Dropbox übertragen. Entdecken Sie unsere Integrationen.Möchten Sie mehr erfahren?30 Min. Demo buchenKostenlose ProduktourVerbinden Sie Caya mit den Tools, die Sie schon nutzenSie möchten wissen, ob Caya mit Ihrem bestehenden Setup kompatibel ist? Kontaktieren Sie… --- ### 3 Personalprozesse, die Sie sofort digitalisieren sollten Source: https://www.caya.com/ressourcen/3-personalprozesse-die-sie-sofort-digitalisieren-sollten Description: Wir beleuchten das Personalwesen von KMUs und zeigen 3 Prozesse, die sich innerhalb kürzester Zeit mit klaren Vorteilen digitalisieren lassen. DMS Tips3 Personalprozesse, die Sie sofort digitalisieren solltenWir beleuchten das Personalwesen von KMUs und zeigen 3 Prozesse, die sich innerhalb kürzester Zeit mit klaren Vorteilen digitalisieren lassen.Von allen Abteilungen in einem Unternehmen wird die Personalabteilung häufig unterschätzt. Dabei funktioniert kein Unternehmen ohne qualifiziertes Personal. Auch ohne passende Abrechnungsprozesse würde Personal wohl auch nicht sehr lange im Unternehmen bleiben. Darüber hinaus kann HR Unternehmenskulturen wesentlich prägen. Schließlich sind Sie meist der erste Kontaktpunkt für neue Mitarbeiter beim Onboarding. Schade, wenn es dann an sperrigen Personalprozessen scheitert. Liegt diese Unterschätzung vielleicht auch daran, dass Prozesse im Personalwesen manchmal etwas eingestaubt wirken?Ein großer Teil der Kommunikation und Bearbeitungswege findet ja oft noch auf Papier statt. Dabei profitiert gerade die Personalabteilung stark von effizienten und digitalen Prozessen. Hier profitieren mittelständische Unternehmen, Startups und KMUs von ihrer Agilität gegenüber großen Unternehmen. Sie können digitales Personalmanagement meist umfassender optimieren und schneller Entlastung schaffen, als Konzerne.Welche Prozesse digitalisieren im Personalwesen? Was sind die Vorteile digitaler HR Prozesse?Große Anreize, das Personalwesen zu digitalisieren ist der "war for talent" und die eigene Mitarbeiterzufriedenheit.In vielen Feldern können sich Arbeitnehmer*innen häufig das Unternehmen aussuchen. Sind die Recruitingprozesse sperrig und bedeuten Aufwand für die Bewerber*innen, so kann dies abschrecken. Das Recruiting ist meist der erste Kontakt zwischen Unternehmen und Arbeitnehmer*innen. Bestehen unnötige Bewerbungshürden, verlieren Sie Talente bereits, bevor Sie eine Chance hatten, sie anderweitig von Ihrem Unternehmen zu überzeugen. Ziel sollte eine "nutzerfreundliche" Erfahrung für Bewerber*innen sein. Diese führt digital vom Sichten der Stellenausschreibung über das online onboarding, bis zur ersten vereinfacht erstellten Lohnabrechnung.Digitale Personalprozesse lohnen sich aber auch für Ihre bestehende Arbeitskräfte. Gerade Ihre Administration wird enorm von schlanken und effizienten Prozessen profitieren. Durch digitale Lösungen lässt sich ein Großteil an Papierchaos und Prozessstau vermeiden. Zettelwirtschaft und Aktenordner werden zu übersichtlich durchsuchbaren digitalen Archiven oder Portalen, die Ihnen auch noch Reminder… --- ### 3 HR processes that you should digitize immediately Source: https://www.caya.com/en/ressourcen/3-personalprozesse-die-sie-sofort-digitalisieren-sollten Description: We shed light on the human resources of SMEs and show 3 processes that can be digitized within a very short period of time with clear advantages. DMS Tips3 HR processes that you should digitize immediatelyWe shed light on the human resources of SMEs and show 3 processes that can be digitized within a very short period of time with clear advantages.The HR department is often underestimated by all departments in a company. However, no company can function without qualified personnel. Even without suitable billing processes, personnel would probably not stay with the company for very long. In addition Can HR significantly shape corporate cultures. After all, you're usually the first point of contact for new employees when onboarding. It's a shame when it then fails due to cumbersome personnel processes. Is this underestimation perhaps also due to the fact that processes in human resources sometimes seem a bit dusty?A large part of communication and processing processes often still take place on paper. The HR department in particular benefits greatly from efficient and digital processes. Here, medium-sized companies, startups and SMEs benefit from their agility vis-à-vis large companies. They can usually optimize digital personnel management more comprehensively and relieve the workload more quickly than corporations.Which processes digitize in human resources? What are the benefits of digital HR processes?The “war for talent” and personal employee satisfaction are major incentives to digitize human resources.In many fields, employees can often choose the company. If the recruiting processes are cumbersome and involve effort for applicants, this can be a deterrent. Recruiting is usually the first contact between companies and employees. Exist unnecessary application hurdles, you lose talent before you've had a chance to convince them of your company elsewhere. The aim should be a “user-friendly” experience for applicants. This leads digitally, from viewing the job posting to online onboarding, to the first simplified payslip.However, digital HR processes are also worthwhile for your existing workforce. Your administration in particular will benefit enormously… --- ### 4 Faktoren einer erfolgreichen Digitalisierungsstrategie Source: https://www.caya.com/ressourcen/4-faktoren-einer-erfolgreichen-digitalisierungsstrategie Description: In diesem Ratgeber beschreiben wir 4 Faktoren, die Sie für den Erfolg Ihrer Digitalisierungsstrategie beachten sollten. DMS Tips4 Faktoren einer erfolgreichen Digitalisierungsstrategie1. Grundlagen schaffen. Was beinhaltet eine Digitalisierungsstrategie im Mittelstand?Eine Strategie zur Digitalisierung im Mittelstand entwickelt sich nicht von heute auf morgen, so schön es auch wäre. Diese Erfahrung mussten viele Unternehmen machen, als sie durch Corona zu Home Office und Remote-Work gezwungen wurden. Der wichtigste Faktor einer erfolgreichen Digitalisierungsstrategie liegt in den Grundlagen. Sie können Digitalisierungsschritte kurzfristig angehen, sollten dabei aber darauf achten, dass Sie eine Basis aufbauen, die sich problemlos erweitern lässt. Hierbei lohnt es sich ganzheitlich zu denken. Denn neben simplen, ad-hoc umsetzbaren Prozessen in Kommunikation (Web-Meetings) oder Fortbildung (e-Learning), sollten primär technisch komplexe Prozesse wie Buchhaltung oder Dokumentenverwaltung beachtet werden. Werden diese digitalisiert, werden relevante Mehrwerte geschaffen und Sie befreien sich von unnötigem Papierkram.Ein relevanter Startpunkt zur Digitalstrategie ist mit den Prozessen zu beginnen, die ganz am Anfang stehen. Das mag einfach klingen, wird aber oft völlig falsch interpretiert. Digitale Prozesse oder Dokumente haben den Vorteil, dass Sie u. .a ortsunabhängig umsetzbar sind und dass Automatisierungen an sie anschließen können. Z. B. wenn Rechnungsdaten digital vorliegen, lassen Sie sich automatisiert in Buchhaltungstools übertragen. Sind Rechnungsdaten jedoch nicht digital, sondern z. B. analog auf Papierpost vorhanden, lassen sich die beschriebenen Prozesse nicht digitalisieren. Eine Digitalisierungsstrategie sollte deshalb bei analogen und papierbasierten Prozessen zuerst ansetzen.Mit der CAYA Document Cloud haben Sie z. B. die Möglichkeit, dass Briefe, die Sie digitalisiert empfangen, ausgelesen und Daten nutzbar gemacht werden. So werden bei postalisch eingehenden Rechnungen z. B. die betreffenden Rechnungsdaten ausgelesen und können in andere Software wie DATEV und Co. übertragen werden. Die CAYA Document Cloud dient so als Ihre Dokumentenzentrale, von der aus Sie alle Ihre Dokumente managen und auch mit weiteren Lösungen verknüpfen können. Ein Beispiel, wie digitalisierte Briefpost bei weiteren digitalen Verarbeitung unterstützt,  finden Sie z. B. in unserer Case Study mit McMakler.‍Der… --- ### 4 factors of a successful digitization strategy Source: https://www.caya.com/en/ressourcen/4-faktoren-einer-erfolgreichen-digitalisierungsstrategie Description: In this guide, we describe 4 factors that you should consider for the success of your digitization strategy. DMS Tips4 factors of a successful digitization strategy1. Create foundations. What does a digitization strategy include in SMEs?A strategy for digitization in SMEs does not develop overnight, as nice as it would be. Many companies had to go through this experience when they were forced to work from home and work remotely due to corona. The most important factor of a successful digitization strategy lies in the basics. You can take digitization steps quickly, but you should make sure that you build up a basis that can be easily expanded. It is worthwhile to think holistically here. Because in addition to simple, ad-hoc processes in communication (web meetings) or continuing education (e-learning), attention should primarily be paid to technically complex processes such as accounting or document management. If these are digitized, relevant added value is created and you free yourself from unnecessary paperwork.A relevant starting point for a digital strategy is to start with the processes that are at the very beginning. That may sound simple, but it is often completely misinterpreted. Digital processes or documents have the advantage that they can be implemented anywhere and that automation can be connected to them. For example, if invoice data is available digitally, it can be automatically transferred to accounting tools. However, if invoice data is not available digitally but, for example, in analog form on paper mail, the processes described cannot be digitized. One Digitalization strategy should therefore start first with analog and paper-based processes.With the CAYA Document Cloud, you can, for example, read out letters that you receive in digitized form and make data usable. For example, when invoices are received by post, the relevant invoice data is read out and can be transferred to other software such as DATEV and Co. The CAYA Document Cloud thus serves as your… --- ### 4 Tipps für die Beschleunigung administrativer Prozesse Source: https://www.caya.com/ressourcen/4-tipps-fuer-die-beschleunigung-administrativer-prozesse Description: Eine schnelle Administration im Büro - der Traum für viele. Aber wie gelingt dies wirklich? Wir schauen uns einfache Maßnahmen an, die Ihren Alltag optimal ergänzen. DMS Tips4 Tipps für die Beschleunigung administrativer ProzesseEine schnelle Administration im Büro - der Traum für viele. Aber wie gelingt dies wirklich? Wir schauen uns einfache Maßnahmen an, die Ihren Alltag optimal ergänzen.Die Büro Administration ist häufig ein undurchdringbarer Prozessdschungel. Viele Prozesse bestehen schon lange und sind so im Unternehmen verwachsen. Neuerungen brauchen viel Anlaufzeit und Arbeit, bevor sie implementiert sind. Die Büroadministration ist oft der Kern eines Unternehmens, in dem viele Fäden zusammenlaufen. Daher wird hier meist wenig geändert, weil es eben irgendwie funktioniert. Allerdings sind administrative Prozesse prädestiniert dafür, von der digitalen Transformation zu profitieren. Viele der täglichen Aufgaben sind ineffizient und geprägt von identischen, sich wiederholenden Mustern.Wenn Digitalisierung etwas sehr gut ermöglicht, dann ist es ineffiziente, sich wiederholende Aufgaben schnell und automatisch umzusetzen. Denn: papierbasierte Prozesse lassen sich schlecht leicht vervielfältigen oder automatisieren. Auch sind die digitalen Helfer oft überall und mobil nutzbar als auch cloud-basiert, sodass Informationen nicht verloren gehen können. So kann das Office Management beschleunigt werden, Chaos reduziert und Mitarbeiter*innen können sich auf wertschöpfende Aufgaben fokussieren.Welche administrativen Potenziale gibt es?Laut Expertenmeinung von Dr. Stefan Klos, Leiter Business Process Management bei der Braincourt GmbH im Interview mit Controllermagazin.de*, lassen sich allgemein 7 verschiedene gängige Optimierungspotenziale bei Büroprozessen definieren.1. Unnötiger Informationsfluss z. B. wiederholte E-Mail Abfragen, Preisanfragen oder Freigaben2. Überflüssige Daten- und Dokumentenbestände: Mehrfacharchivierung in Papierform und elektronischer Form. Eine Aufbewahrung in elektronischer Form reicht meistens aus und ist GoBD konform.3. Suchen: Unnötige Bewegung oder Zeitaufwand für SuchenÜbrigens: Dokumente in der CAYA Document Cloud lassen sich via Volltextsuche sekundenschnell auf Schlagworte durchsuchen. Das gilt sowohl für digitalsierte Briefpost, als auch für in die Document Cloud hochgeladene Dokumente.4. Warten auf Informationen und Freigaben5. Überflüssige Leistungen6. Ineffiziente oder komplexe Prozessorganisation: Medienbrüche, manuelle Bearbeitungen, unbegründete Prozessvarianten, usw.7. Fehlerhaft erbrachte Leistungen‍Basierend auf diesen Erkenntnissen haben wir 4 Office Management Tipps… --- ### 4 tips for speeding up administrative processes Source: https://www.caya.com/en/ressourcen/4-tipps-fuer-die-beschleunigung-administrativer-prozesse Description: Quick administration in the office — the dream for many. But how can this really be achieved? We look at simple measures that optimally complement your everyday life. DMS Tips4 tips for speeding up administrative processesQuick administration in the office — the dream for many. But how can this really be achieved? We look at simple measures that optimally complement your everyday life.Office administration is often an impenetrable jungle of processes. Many processes have existed for a long time and have thus grown together within the company. Innovations require a lot of start-up time and work before they are implemented. Office administration is often the core of a company, in which many threads come together. That's why there is usually little change here, because it just works somehow. However, administrative processes are predestined to benefit from digital transformation. Many of the daily tasks are inefficient and characterized by identical, repetitive patterns.If digitization makes something very good at, then it is to implement inefficient, repetitive tasks quickly and automatically. This is because paper-based processes are difficult to reproduce or automate easily. The digital helpers can also often be used anywhere and on the go, as well as cloud-based, so that information cannot be lost. In this way, office management can be accelerated, chaos reduced and employees can focus on value-adding tasks.What administrative potential is there?According to expert opinion from Dr. Stefan Klos, Head of Business Process Management at Braincourt GmbH, in an interview with ControllerMagazin.de*, 7 different common optimization potentials for office processes can be defined.1. Unnecessary flow of information, e.g. repeated e-mail queries, price inquiries or approvals2. Superfluous data and document collections: multiple archiving in paper and electronic form. Electronic storage is usually sufficient and is GoBD compliant.3. Searching: Unnecessary movement or time spent searchingBy the way: Documents in the CAYA Document Cloud can be searched for keywords in seconds using a full text search. This applies both to digitized letter mail and to documents uploaded to the… --- ### 5 Möglichkeiten, wie digitaler Dokumentenempfang die Liquidität von Unternehmen verbessern kann Source: https://www.caya.com/ressourcen/5-moglichkeiten-wie-digitaler-dokumentenempfang-die-liquiditat-von-unternehmen-verbessern-kann Description: Digitaler Dokumentenempfang kann Unternehmen nicht nur zu mehr Zeiteinsparungen und Übersichtlichkeit verhelfen, sondern auch die Liquidität positiv beeinflussen. Wie das funktioniert, erfahren Sie im folgenden Beitrag. DMS Tips5 Möglichkeiten, wie digitaler Dokumentenempfang die Liquidität von Unternehmen verbessern kannDie Digitalisierung bringt vor allem eines mit sich: Effizienzsteigerungen. Durch digitale Tools können Unternehmen Zeit- und Arbeitsaufwand reduzieren, was durch Kosteneinsparungen im besten Fall direkt zu erhöhten Gewinnen führt.Obwohl es offensichtlich erscheinen mag, kann auch digitaler Dokumentenempfang maßgeblich zur Effizienzsteigerung in Unternehmen beitragen. Aus einer Finanz-Perspektive besteht dadurch sogar die Möglichkeit, die Liquidität sowie den Cashflow zu verbessern. Wir zeigen Ihnen Möglichkeiten, wie das gelingen kann.Bessere Übersichtlichkeit 🔍Wer Dokumente wie Eingangsrechnungen digital empfängt, entgeht so der Gefahr, diese im unübersichtlichen Zettelchaos zu übersehen.Mit passender Software können Belege online aufgenommen und kategorisiert werden. So haben Sie die Möglichkeit, alle Rechnungen direkt den passenden Transaktionen zuordnen und dadurch stets den Überblick über Einnahmen, Ausgaben und noch offene Beträge zu behalten.Durch diesen Zahlungsabgleich, den Ihnen viele Programme bieten, können Sie Ihren Cashflow präziser kalkulieren und dadurch eine verlässlichere Liquiditätsplanung erstellen.Automatisierbarkeit von Prozessen 🤖In den Bereichen Buchhaltung und Rechnungswesen ist digitaler Dokumentenempfang der Ausgangspunkt für nachfolgende Effizienzverbesserungen.Wer mit digitalen Eingangsbelegen arbeitet, kann sie einfach in Prozesse integrieren und diese sogar automatisieren. Durch Software-Lösungen im Bereich Buchhaltung können so unter anderem Zahlungsverbuchungen automatisch verzeichnet und Dokumente korrekt archiviert werden.Das Resultat: Unternehmen sparen Zeit und manuelle Arbeit, was sich direkt in reduzierten Kosten widerspiegelt und somit die Liquidität Ihres Unternehmens positiv beeinflusst.Je nach verwendetem Programm können zudem Anomalien innerhalb bestimmter Metriken automatisch erkannt werden. Die Software sendet Ihnen dann eine Benachrichtigung, damit Sie sich die betroffenen Kennzahlen genauer ansehen und einem möglichen Liquiditätsengpass vorbeugen können.Schnellere Reaktionsfähigkeit ⚡Der digitale Empfang von Dokumenten bietet Ihrem Unternehmen vor allem eines: Flexibilität. Mit der Fähigkeit, Belege ortsunabhängig zu erhalten und direkt einzusehen, profitieren Sie von einer schnelleren Reaktionsfähigkeit auf eingehende Zahlungsverpflichtungen.Durch die schnelle Zahlung von Forderungen wird Ihre zukünftige Liquidität um ein Vielfaches planbarer. Sollten Sie die Zahlungsverpflichtungen in… --- ### 5 ways digital document receipt can improve companies' liquidity Source: https://www.caya.com/en/ressourcen/5-moglichkeiten-wie-digitaler-dokumentenempfang-die-liquiditat-von-unternehmen-verbessern-kann Description: Digital document receipt can not only help companies save more time and clarity, but also have a positive impact on liquidity. You can find out how this works in the following article. DMS Tips5 ways digital document receipt can improve companies' liquidityDigitalization brings with it one thing in particular: increases in efficiency. With digital tools, companies can reduce time and effort, which, in the best case, leads directly to increased profits through cost savings.Although it may seem obvious, digital document receipt can also significantly contribute to increasing efficiency in companies. From a financial perspective, this even makes it possible to improve liquidity and cash flow. We'll show you ways to do this.Better overview 🔍Anyone who receives documents such as incoming invoices digitally thus escapes the risk of overlooking them in a confusing chaos of notes.With suitable software, documents can be recorded and categorized online. This allows you to assign all invoices directly to the appropriate transactions and thus always keep track of income, expenditure and outstanding amounts.With this payment reconciliation, which many programs offer you, you can calculate your cash flow more precisely and thus create a more reliable liquidity plan.Automatability of processes 🤖In the areas of accounting and accounting, digital document receipt is the starting point for subsequent efficiency improvements.If you work with digital incoming documents, you can easily integrate them into processes and even automate them. With software solutions in the area of accounting, payment transactions can be automatically recorded and documents correctly archived, among other things.The result: Companies save time and manual work, which is directly reflected in reduced costs and thus has a positive effect on their company's liquidity.Depending on the program used, anomalies within certain metrics can also be automatically detected. The software then sends you a notification so that you can take a closer look at the affected key figures and prevent a possible liquidity bottleneck.Faster responsiveness ⚡Digital receipt of documents offers your company one thing in particular: flexibility. With the ability to receive and view… --- ### Büro 4.0 - Wie Prozessoptimierungen durch Digitalisierung als KMU einführen? Source: https://www.caya.com/ressourcen/buro-4-0-wie-prozessoptimierungen-durch-digitalisierung-als-kmu-einfuhren Description: Der Begriff Büro 4.0 steht für effizienteres, digitales Arbeiten, gestützt durch automatisierte Prozesse. Digitalisierung von Dokumenten und Prozessen reduziert manuelle und monotone Arbeit. Zeit für wertschöpfende Aufgaben entsteht. Wir zeigen, wie der Weg gelingt. DMS TipsBüro 4.0 - Wie Prozessoptimierungen durch Digitalisierung als KMU einführen?Unsere moderne Arbeitswelt wird stets komplexer und umfangreicher. „Automatisiere, was automatisierbar ist”, ist eine gängige Management-Regel. Praktisch wird dies allerdings oft nur bedingt umgesetzt. Digitale Affinität ist hier einer der relevanten Faktoren. Mit der voranschreitenden Digitalisierung im Büroalltag hat sich das Arbeitsleben stark verändert. Arbeitsprozesse werden zeit- und ortsunabhängiger. Software führt viele Schritte bereits automatisch aus. Für das prozessoptimierte, digitale Arbeiten steht heute der Begriff Büro 4.0. Ein deutlicher und handfester Indikator digitaler Unternehmensreife ist z. B. das Ausmaß händischen Abtippens von Informationen aus Dokumenten. Ein oft vermeidbares Relikt, finden wir bei CAYA. Denn Digitalisierung und Reduktion von Zettelwirtschaft kann einfach sein.Mit den heutigen Möglichkeiten von Software, dokumentenbasierte Prozesse zu automatisieren, hat sich eine neue, effizientere Form des Arbeitens entwickelt. Die Grundlage dafür ist, dass alle Dokumente digitalisiert vorliegen. In den folgenden Abschnitten soll für Unternehmen, die mit Begriffen wie automatisierter Dokumentenverarbeitung oder KI noch fremdeln, deutlich werden, dass das Umsatteln auf Büro 4.0-Prozesse einfach, sicher und effizient ist.‍Digitalwandel - Was beudeutet Büro 4.0 und wohin entwickelt es sich?Warum eigentlich Büro 4.0? Diese Zahl lässt sich im Zusammenhang mit dem Dienstleistungssektor / der Büroarbeit mit den vier industriellen Revolutionen vergleichen. Von der Mechanisierung und Massenproduktion, hin zur computergestützten Produktion der Industrie 4.0. Das Büro 4.0 steht, übertragen auf den Kontext des Dienstleistungssektors, für eine softwaregestützte, effizientere Form der modernen Büroarbeit. Diese wird getragen durch Automatisierung, digitalisiertes Dokumentenmanagement und KI. Wir bei CAYA nennen es Automagie.‍Woher kommen die Begriffe Büro 1.0-4.0? Das Büro 1.0 war durch handschriftlich beschriebene Papierdokumente gekennzeichnet. Sein Zeitraum erstreckt sich vom 18. Jahrhundert, bis in die 1970er Jahre. Durch analoge und mechanische Arbeitsbedingungen zur Zeit der Industrialisierung keine maßgeblichen Weiterentwicklungen bei der Verarbeitung von Dokumenten, im Sinne von Automatisierung zu verzeichnen. Ob Tinte und Feder oder Schreibmaschine… --- ### Office 4.0 - How to introduce process optimization through digitization as an SME? Source: https://www.caya.com/en/ressourcen/buro-4-0-wie-prozessoptimierungen-durch-digitalisierung-als-kmu-einfuhren Description: The term Office 4.0 stands for more efficient, digital work, supported by automated processes. Digitalization of documents and processes reduces manual and monotonous work. Time is created for value-adding tasks. We show you how the journey works. DMS TipsOffice 4.0 - How to introduce process optimization through digitization as an SME?Our modern working environment is becoming ever more complex and extensive. “Automate what can be automated” is a common management rule. In practice, however, this is often only implemented to a limited extent. Digital affinity is one of the relevant factors here. With advancing digitization in everyday office life, working life has changed significantly. Work processes are becoming more time and location independent. Software already performs many steps automatically. Today, the term Office 4.0 stands for process-optimized, digital work. A clear and tangible indicator of digital corporate maturity is, for example, the extent of manual typing of information from documents. An often avoidable relic is found at CAYA. Because digitizing and reducing paperwork can be easy.With the current possibilities of software to automate document-based processes, a new, more efficient way of working has developed. The basis for this is that all documents are available in digitized form. In the following sections, it should be clear to companies that are still familiar with terms such as automated document processing or AI that the Switching to Office 4.0 processes simply, securely and efficiently is.‍Digital change - What does Office 4.0 mean and where is it developing?Why Office 4.0? In connection with the service sector/ office work, this figure can be compared with the four industrial revolutions. From mechanization and mass production to computer-aided production in Industry 4.0. Applied to the context of the service sector, Office 4.0 stands for a software-based, more efficient form of modern office work. This is supported by automation, digitized document management and AI. At CAYA, we call it automagy.‍Where do the terms Office 1.0-4.0 come from? that Office 1.0 Was through handwritten written paper documents marked. Its period stretches from the 18th century to… --- ### Edeka Source: https://www.caya.com/ressourcen/case-study-edeka Description: Erfahren Sie, wie Thorsten Rumpsmüller, Inhaber dreier Edeka-Filialen, durch dieDigitalisierung seiner Eingangspost ortsunabhängig arbeiten kann und dabei denadministrativen Aufwand reduzieren konnte. FallstudieEdekaPostdigitalisierung automatisiert Abläufe und entlastet Mitarbeiter im HandelErfahren Sie, wie Thorsten Rumpsmüller, Inhaber dreier Edeka-Filialen, durch die Digitalisierung seiner Eingangspost ortsunabhängig arbeiten kann und dabei den administrativen Aufwand reduzieren konnte. Thorsten Rumpsmüller unterhält seine Edeka-Filialen in Lippstadt und Paderborn. Die Märkte bieten vor allem Produkte aus der Region an und unterstützen so heimische Bauern und Unternehmen. Seine Filialleiter sind in das Tagesgeschäft eingebunden, sodass sie nur wenig Zeit für administrative Tätigkeiten haben. Um dennoch die Bearbeitung des Posteingangs sicherzustellen, suchte Thorsten Rumpsmüller nach einer Lösung, welche die an seine Filialen adressierten Briefe zentral digital zur Verfügung stellt.‍HerausforderungDie drei Edeka-Filialen von Thorsten Rumpsmüller erhalten monatlich etwa 100 bis 150 Briefe. Hierzu gehören Kundenanfragen und Schreiben von Lieferanten, die beantwortet, sowie Rechnungen, die geprüft und bezahlt werden müssen. Allerdings hatte Thorsten Rumpsmüller vor der Digitalisierung seiner Eingangspost keinen unmittelbaren Zugriff auf diese Dokumente; an eine ortsunabhängige Bearbeitung der Briefpost war nicht zu denken.‍‍AnforderungenAus Ressourcengründen war ihm schnell klar, dass er die damit einhergehenden Aufgaben an einen spezialisierten Dienstleister auslagern würde. Ziel war es, dass die Eingangspost nicht mehr in den Filialen empfangen, sondern zentral gesammelt und dann digitalisiert in einem Dokumenten-Management-System (DMS) zur Verfügung gestellt wird. Dadurch sollte ein direkter Zugriff auf die Briefe ermöglicht werden, die somit ortsunabhängig bearbeitet werden können. ‍LösungEin Geschäftspartner machte Thorsten Rumpsmüller auf das Berliner Start-up Caya aufmerksam. Da das Unternehmen Dokumentenmanagement und Postdigitalisierung aus einer Hand im Rahmen eines attraktiven Lizenzmodells anbietet, fiel Thorsten Rumpsmüller die Entscheidung zu Gunsten Cayas leicht. Nach Vertragsschluss richtete Caya die Weiterleitung bei der Deutschen Post ein und erhält seitdem die Eingangspost der drei Edeka-Filialen in eines seiner Scanzentren. Hier übernimmt der Dienstleister die Verarbeitung der Briefe inklusive des automatisierten Öffnens, Vorbereitens und Scannens. Weiterhin werden durch Texterkennung (OCR) und KI-getriebene Extraktion von Daten weitere Schritte vorbereitet. Anschließend stellt Caya den… --- ### Case study: Edeka Source: https://www.caya.com/en/ressourcen/case-study-edeka Description: Find out how Thorsten Rumpsmüller, owner of three Edeka branches, can work independently of location by digitizing his incoming mail and was able to reduce administrative costs. case studyCase study: EdekaPost-digitization automates processes and relieves retail employeesFind out how Thorsten Rumpsmüller, owner of three Edeka branches, can work independently of location by digitizing his incoming mail and was able to reduce administrative costs in the process. ‍challengeThorsten Rumpsmüller's three Edeka branches receive around 100 to 150 letters a month. This includes customer inquiries and letters from suppliers, which have to be answered, as well as invoices, which must be checked and paid. However, Thorsten Rumpsmüller had no direct access to these documents before digitizing his incoming mail; there was no question of processing the letter regardless of location. requisitionFor reasons of resources, it quickly became clear to him that he would outsource the associated tasks to a specialized service provider. The aim was for incoming mail to no longer be received in branches, but to be collected centrally and then made available digitally in a document management system (DMS). This should allow direct access to letters, which can therefore be processed regardless of location. ‍solutionA business partner drew Thorsten Rumpsmüller's attention to the Berlin-based start-up Caya. Since the company offers document management and mail digitization from a single source as part of an attractive licensing model, Thorsten Rumpsmüller made the decision in favour of Cayas easy. After the contract was concluded, Caya set up forwarding at Deutsche Post and has since received incoming mail from the three Edeka branches at one of its scan centers. Here, the service provider processes the letters, including automated opening, preparation and scanning. Further steps are also being prepared through text recognition (OCR) and AI-driven extraction of data. Caya then makes the inbox available in his DMS Caya Document Cockpit as indexed PDF files whose content is searchable in full text and can therefore be found more quickly. This also creates the… --- ### FinCompare Source: https://www.caya.com/ressourcen/case-study-fincompare Description: Erfahren Sie wie Fincompare durch die Digitalisierung der Posteingangsverarbeitung über 1.000 Personenstunden pro Jahr einspart. FallstudieFinComparePostdigitalisierung sorgt für höhere Kundenzufriedenheit bei FinCompareWie FinCompare durch die Digitalisierung der Posteingangsverarbeitung Mitarbeiter um über 1.000 Personenstunden pro Jahr entlasten kann.Die FinCompare GmbH ist ein unabhängiger Finanzierungsdienstleister für Unternehmen. Das Unternehmen wächst stark und stand 2019 daher vor der Herausforderung, eine skalierbare, effiziente und vollautomatisierte Lösung für die Posteingangsverarbeitung aufzusetzen. FinCompare entschied sich aufgrund des hohen Servicegrades und bestehender Integrationen zur bereits existierenden operativen IT-Landschaft für den Digitalisierungsdienstleister Caya.‍HerausforderungDas Postvolumen des stark wachsenden Unternehmens steigt stetig an: FinCompare empfing zum Zeitpunkt des Projektstarts monatlich ca. 900 Briefe. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus dem Office Management bekamen vermehrt Probleme dabei, die steigende Postflut fristgerecht zu handhaben.Die Folge: Die tagesaktuelle Bearbeitung der Post war teilweise nicht mehr möglich. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter konnten sich nicht um wichtigere Aufgaben im Unternehmen kümmern, da aufgrund der hohen Zeitinvestition in die Postbearbeitung andere Projekte vernachlässigt wurden. Zusätzlich kam es vermehrt zu Fehlern in der Priorisierung und Bearbeitung eingehender Post inklusive Rechnungen.‍AnforderungenDie Eingangspost sollte nicht mehr im Unternehmen empfangen werden. Stattdessen wurde ein direkter digitaler Empfang mit einem möglichst hohen Automatisierungsgrad angestrebt. Das Ziel des Projekts sollte sein, eine tagesaktuelle Verarbeitung auch bei variierenden Mengen gewährleisten zu können.Ein Kernpunkt war auch die mögliche Integration mit bestehender Software: So sollten Eingangsrechnungen direkt in die bestehende Buchhaltungslösung Candis übertragen werden. Gegengezeichnete Kundenverträge und -unterlagen hingegen müssen in das operative Kundenmanagement auf der Salesforce-Plattform weitergeleitet werden. Die Erwartung an Caya war somit eine skalierbare, mitwachsende Lösung, die ohne hohes Anfangsinvestment auskommt und nicht zu einem umfangreichen IT-Projekt wird.‍LösungCaya sorgt für die Umleitung der gesamten täglichen Eingangspost via Postweiterleitung bei der Deutschen Post sowie der PIN AG zum Scancenter in Berlin. In diesem Zuge übernimmt Caya die tagesaktuelle Verarbeitung der Eingangspost inklusive automatisiertem Öffnen, Vorbereiten des Inhalts und Scannen.Weiterhin werden durch Texterkennung (OCR) und KI-gestützte Extraktion von Daten wie… --- ### Fincompare Case Study Source: https://www.caya.com/en/ressourcen/case-study-fincompare Description: Find out how Fincompare saves over 1,000 person-hours per year by digitizing incoming mail processing. case studyFincompare Case StudyThanks to Caya, Fincompare can save over 1,000 man-hours per year. In this case study, you can find out how this was made possible by digitizing incoming mail processing.‍‍Content:- What challenges does letter mail cause at Fincompare- Which requirements were formulated- What the solution implemented by CAYA looks like- What results were achieved‍‍‍‍Read nowWatch for freeWould you like to know more?Book a demoContact sales --- ### Getsafe Source: https://www.caya.com/ressourcen/case-study-getsafe Description: Digitaler Versicherer Getsafe verbessert seinen Service dank digitaler Post FallstudieGetsafeDigitaler Versicherer Getsafe verbessert seinen Service dank digitaler PostErfahren Sie, wie der digitale Versicherer Getsafe durch die Digitalisierung seiner Briefpost seine Prozesse optimieren und seine Mitarbeiter von zeitfressenden administrativen Tätigkeiten befreien konnte.Getsafe ist ein ausschließlich online agierender Versicherer mit dem erklärten Ziel, Versicherungen für seine Kunden attraktiver zu machen – in einer App, einfach per Smartphone. Kunden können beispielsweise mit wenigen Klicks Schadensfälle einreichen oder ihren Versicherungsschutz in Echtzeit ändern.‍HerausforderungImmer mehr Kunden erwarten heutzutage, dass sie überall und jederzeit per Knopfdruck auf Informationen und Dienstleistungen zugreifen können. Sie wollen Versicherungsprodukte, die sie leicht verstehen und sonntagabends mit wenigen Klicks vom Sofa aus kaufen können. Getsafe setzt mit seinen digitalen Lösungen genau hier an. Das Unternehmen verfolgt eine klare Self-Service-Strategie, die es Nutzern ermöglicht, alle Details ihrer Versicherung jederzeit und selbstständig in der App zu ändern. Dennoch erhält Getsafe monatlich etwa 300 Briefe von kooperierenden Versicherungsgesellschaften oder im Rahmen der Schadensregulierung, wie Schreiben von Anwälten, Gutachtern oder anderen involvierten Parteien. Diese Korrespondenz musste gesichtet, bearbeitet und archiviert werden – ein manueller und damit zeitintensiver Prozess. Um Kunden schnell und transparent auf dem Laufenden zu halten, lag es Getsafe am Herzen, die Briefe zügiger und effizienter zu bearbeiten.‍AnforderungenDie Eingangspost sollte nicht mehr in Papierform bei Getsafe eingehen, sondern von einem Dienstleister digitalisiert werden, um sie anschließend tagesaktuell auf einer Plattform in der Cloud bzw. per E-Mail als PDF-Dateien zur Verfügung zu stellen. Danach sollte die Post automatisiert an die zuständige Fachabteilung zur Bearbeitung weitergeleitet werden. Hierfür war es erforderlich, dass in den PDF-Dateien die entsprechenden Metadaten wie Absender oder Adressat hinterlegt sind. Zudem sollten Kundenschreiben nach der Digitalisierung vernichtet und Anwaltsschreiben im Original an Getsafe geliefert werden.‍LösungCaya hat für Getsafe die Weiterleitung bei der Deutschen Post eingerichtet und erhält seitdem die Eingangspost von Getsafe in eines seiner Scanzentren. Hier übernimmt Caya als… --- ### Getsafe Case Study Source: https://www.caya.com/en/ressourcen/case-study-getsafe Description: Digital insurer Getsafe improves its service thanks to digital mail case studyGetsafe Case StudyFind out how digital insurer Getsafe was able to optimize its processes and free its employees from time-consuming administrative tasks by digitizing its letter mail.Getsafe is an exclusively online insurer with the stated goal of making insurance more attractive for its customers — in an app, simply via smartphone. For example, customers can file claims with just a few clicks or change their insurance coverage in real time.challengeMore and more customers today expect to be able to access information and services anywhere and anytime at the push of a button. They want insurance products that they can easily understand and buy from their couch on Sunday evenings with just a few clicks. This is exactly where Getsafe comes in with its digital solutions. The company pursues a clear self-service strategy that enables users to change all details of their insurance at any time and independently in the app. Nevertheless, Getsafe receives around 300 letters a month from cooperating insurance companies or in connection with claims settlement, such as letters from lawyers, experts or other parties involved. This correspondence had to be viewed, processed and archived — a manual and therefore time-consuming process. To keep customers up to date quickly and transparently, Getsafe wanted to process letters more quickly and efficiently.‍“Getsafe receives around 300 letters a month from cooperating insurance companies or as part of claims settlement, such as letters from lawyers, experts or other parties involved.”‍requisitionsThe incoming mail should no longer be received in paper form by Getsafe, but should be digitized by a service provider and then made available on a platform in the cloud or via e-mail as PDF files. The mail should then be automatically forwarded to the responsible specialist department for processing. This required the corresponding metadata such as sender or addressee to… --- ### Hausverwaltung Kremp Source: https://www.caya.com/ressourcen/case-study-hausverwaltung-kremp Description: Erfahren Sie, wie die Hausverwaltung Kremp durch die Digitalisierung ihrer Eingangspost nicht nur ihr Papieraufkommen signifikant reduzieren, sondern zusätzlich auch ihre Effizienz steigern und Mitarbeiter von monotonen Scan-Tätigkeiten entlasten konnte! FallstudieHausverwaltung KrempHausverwaltung arbeitet dank Postdigitalisierung effizienter und nahezu papierlosErfahren Sie, wie die Hausverwaltung Kremp durch die Digitalisierung ihrer Eingangspost nicht nur ihr Papieraufkommen signifikant reduzieren, sondern zusätzlich auch ihre Effizienz steigern und Mitarbeiter von monotonen Scan-Tätigkeiten entlasten konnte!Die Hausverwaltung Kremp GmbH verwaltet seit mehr als 35 Jahren Sondereigentum von Privatpersonen sowie die Immobilien mittlerer und großer Wohnungseigentümergemeinschaften in und um Stuttgart. Damit entlastet sie Eigentümer und sorgt zugleich dafür, dass die Häuser in bestem Zustand erhalten bleiben. Insgesamt betreut das Unternehmen circa 1.100 Einheiten in etwa 120 Liegenschaften.‍HerausforderungDie Hausverwaltung Kremp GmbH erhält monatlich zwischen 400 und 500 Briefe. Ein Großteil davon sind Rechnungen. Hinzu kommen Verträge, Versicherungspolicen und Briefe von Mietern oder Eigentümern. Damit die Objektbetreuer die eingehende Post im Homeoffice bearbeiten können, hat sich das Unternehmen zunächst damit beholfen, die Briefe selbst einzuscannen und anschließend weiterzuleiten. Das nahm täglich etwa ein bis zwei Stunden Zeit in Anspruch, die man einsparen wollte. Ein weiteres Anliegen war, sich mit modernen, digitalisierten Abläufen als attraktiver Arbeitgeber zu präsentieren, um neue Mitarbeiter zu gewinnen. ‍AnforderungDie Eingangspost sollte nicht mehr in Papierform bei der Hausverwaltung Kremp eingehen, sondern von einem Dienstleister unter strengen ISO-zertifizierten Sicherheitsvorkehrungen verarbeitet werden, um sie anschließend tagesaktuell auf einer eigenen Plattform in der Cloud bzw. automatisiert per E-Mail als PDF-Dateien zur Verfügung zu stellen. Anschließend sollte die Post automatisiert an die jeweils zuständigen Objektbetreuer verteilt werden. Um dies zu gewährleisten, war es erforderlich, den Namen jeder PDF-Datei aus der Objektbezeichnung, dem Absender und der Dokumentenart zu generieren. Zudem sollten sämtliche Dokumente im Anschluss an die Digitalisierung nach Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes vernichtet werden.‍LösungCaya hat die Weiterleitung bei der Deutschen Post eingerichtet und erhält seitdem die Eingangspost der Hausverwaltung Kremp in eines seiner Scanzentren. Hier übernimmt Caya als Dienstleister die Verarbeitung der Briefe inklusive des automatisierten Öffnens, Vorbereitens und Scannens. Weiterhin werden… --- ### Case Study: Kremp Property Management Source: https://www.caya.com/en/ressourcen/case-study-hausverwaltung-kremp Description: Find out how the Kremp property management was not only able to significantly reduce their paper volume by digitizing their incoming mail, but also increased their efficiency and relieved employees of monotonous scanning activities! case studyCase Study: Kremp Property ManagementHausverwaltung Kremp GmbH has been managing special property owned by private individuals as well as the real estate of medium-sized and large condominium owners' associations in and around Stuttgart for more than 35 years. In doing so, it relieves owners and at the same time ensures that the houses are kept in top condition. In total, the company manages around 1,100 units in around 120 properties.‍challengeHausverwaltung Kremp GmbH receives between 400 and 500 letters a month. The majority of these are invoices. There are also contracts, insurance policies and letters from tenants or owners.‍Receives between 400 and 500 letters a month that had to be processed in the home office‍In order for property managers to be able to process incoming mail in their home office, the company first took care to scan the letters themselves and then forward them. This took around one to two hours a day, which they wanted to save. Another concern was to present itself as an attractive employer with modern, digitized processes in order to attract new employees. ‍requisitionThe incoming mail should no longer be received in paper form by Kremp property management, but should be processed by a service provider under strict ISO-certified security measures and then made available as PDF files on a daily basis on a dedicated platform in the cloud or automatically by e-mail. The mail should then be automatically distributed to the responsible property managers. To ensure this, it was necessary to generate the name of each PDF file from the object name, the sender and the document type. In addition, all documents following digitization should be destroyed in accordance with the Federal Data Protection Act.‍solutionCaya has set up forwarding at Deutsche Post and has since received incoming mail from Kremp property management at one… --- ### McMakler Source: https://www.caya.com/ressourcen/case-study-mcmakler Description: Office-Management und Finanzbuchhaltung profitieren beim Prop-Tech Unternehmen McMakler dank Digitalisierung von Briefpost gleich mehrfach FallstudieMcMaklerOffice-Management und Finanzbuchhaltung profitieren beim Prop-Tech Unternehmen McMakler dank Digitalisierung von Briefpost gleich mehrfachErfahren Sie, wie es das Prop-Tech Unternehmen McMakler schafft, seine Mitarbeiter dank Caya von manuellen, routinemäßigen Scan-Tätigkeiten stark zu entlasten. Lesen Sie außerdem, warum dadurch die Customer Experience verbessert wird und warum dadurch besonders die Finanzbuchhaltung durch Automatisierung von zuvor händisch bearbeiteten Prozessen profitiert.McMakler ist der führende Hybridmakler in Deutschland. Mit seiner eigenen Technologie- und Betriebsplattform ist das Unternehmen Vorreiter bei der Digitalisierung der Immobilienbranche. Seit Beginn konzentriert sich McMakler darauf, sämtliche Prozesse in der Wertschöpfungskette zu digitalisieren und effizienter zugänglich zu machen - dazu zählen sowohl interne Briefpost als auch Auskünfte, Bescheide und dazugehörigen Rechnungen, die McMakler für Immobilienverkäufer anfordert und per Post erhält. Zunächst mussten diese Unterlagen manuell durch ein Team eingescannt werden.‍HerausforderungAls Full-Service Immobiliendienstleister unterstützt McMakler seine Kunden darin, die erforderlichen Bescheide von Behörden anzufordern. “Briefpost fällt unter anderem an, weil wir unserem Versprechen, Verkäufer während des gesamten Verkaufsprozesses zu unterstützen, nachkommen wollen. Ein dediziertes Team empfängt die Bescheide, Auskünfte und Rechnungen von Gemeinden, die fast ausschließlich per Post geschickt werden.” sagt Raphael Thelen, Vice President Finance bei McMakler. Er ergänzt: “Diese Unterlagen wurden bisher eingescannt, was viel Zeit und Nerven kostete.”Als mit dem Ausbruch der Pandemie eine Vielzahl der Mitarbeiter aus dem Homeoffice zu arbeiten begann, wurde McMakler vor eine weitere Herausforderung gestellt. „Denn die Mitarbeiter benötigen im Alltag Zugriff auf die täglich eintreffende Post, um ihren Job auszuüben“, wie Raphael Thelen begründet. Dies galt für verschiedene Abteilungen, etwa das Dokumententeam, die Rechtsabteilung, die Finanzbuchhaltung und die Personalabteilung.‍AnforderungenBei der Evaluierung eines passenden Partners für die Digitalisierung der Briefpost stieß McMakler schnell auf Caya. Caya bietet neben der Digitalisierung der Briefpost außerdem die smarte Dokument Automation Suite an. Die Anbindung von mehr als 130 Software-Lösungen an Caya, darunter Buchhaltungs- oder Projektmanagementsoftware, lieferte zusätzliche Argumente.… --- ### McMakler Case Study Source: https://www.caya.com/en/ressourcen/case-study-mcmakler Description: Office management and financial accounting at prop-tech company McMakler benefit in several ways thanks to digitization of letter mail case studyMcMakler Case StudyOffice management and financial accounting at prop-tech company McMakler benefit in several ways thanks to digitization of letter mailFind out how the prop-tech company McMakler is able to significantly relieve its employees of manual, routine scanning tasks thanks to Caya. Read also why this improves the customer experience and why financial accounting in particular benefits from automating processes that were previously processed manually.McMakler is the leading hybrid broker in Germany. With its own technology and operating platform, the company is a pioneer in digitizing the real estate sector. Since the beginning, McMakler has focused on digitizing all processes in the value chain and making them accessible more efficiently - this includes both internal mail and information, notices and associated invoices that McMakler requests for real estate sellers and receives by post. First, these documents had to be scanned manually by a team.challengeAs a full-service real estate service provider, McMakler supports its clients in requesting the necessary decisions from authorities. “Letter mail is required, among other things, because we want to deliver on our promise to support sellers throughout the sales process. A dedicated team receives notifications, information and invoices from municipalities, which are sent almost exclusively by post,” says Raphael Thelen, Vice President Finance at McMakler. He adds: “These documents have been scanned so far, which took a lot of time and nerves.”When a large number of employees began working from home with the outbreak of the pandemic, McMakler was faced with another challenge. “Because employees need access to the mail that arrives every day in order to do their job,” explains Raphael Thelen. This was true for various departments, such as the document team, the legal department, the financial accounting department and the personnel department.‍“Receives a wide range of information, notices and invoices from municipalities by… --- ### SH Netz Source: https://www.caya.com/ressourcen/case-study-sh-netz Description: SH Netz digitalisiert ihre Post und lässt ihre Teams ortsunabhängig zusammenarbeiten FallstudieSH NetzSH Netz digitalisiert ihre Post und lässt ihre Teams ortsunabhängig zusammenarbeitenErfahren Sie, wie die E.ON-Tochter durch die Digitalisierung der Eingangspost nicht nur ihre Teams ortsunabhängig zusammenarbeiten lässt, sondern auch über 22 Tage Arbeitszeit pro Jahr einspart.Die Schleswig-Holstein Netz AG ist als Betreiber von Strom- und Gasleitungen in rund 900 Kommunen in Schleswig-Holstein für den sicheren und zuverlässigen Betrieb der Energienetze verantwortlich. Die Netzkundenbetreuung der SH Netz ist an vier verschiedenen Standorten im Bundesland vertreten und stand daher 2020 vor der Herausforderung, eine effiziente Lösung für den Empfang, die Distribution und die digitale Archivierung ihrer Eingangspost aufzusetzen. Die SH Netz entschied sich aufgrund der für sie maßgeschneiderten Lösung für Caya.‍HerausforderungDie Netzkundenbetreuung des Energienetzbetreibers empfängt monatlich eine dreistellige Anzahl an Anträgen zur Netzeinspeisung welche innerhalb von acht Wochen bearbeitet werden müssen.Um diese Fristen einzuhalten, ist es wichtig, dass der Posteingang möglichst effizient verwaltet wird. Es kann jedoch vorkommen, dass die vier Standorte aufgrund von Krankheit etc. unregelmäßig besetzt sind. Da zudem unterschiedlich viel Post an den verschiedenen Vertretungen ankam, wurden auch die vorhandenen Kapazitäten nicht immer gleichmäßig ausgelastet, wodurch die zeitnahe Bearbeitung der Eingangspost nicht durchgehend sichergestellt war.‍AnforderungenDie Eingangspost sollte nicht mehr dezentral an den vier verschiedenen Standorten der Netzkundenbetreuung empfangen werden. Ziel war es, die Post in einem zentralen Eingang digital zu sammeln und zu archivieren, um sie von dort aus auf die vier Vertretungen zu verteilen. Dadurch sollte eine möglichst effiziente Bearbeitung der Einspeisungsanträge sichergestellt werden, um die Auslastung des Personals gleichmäßig zu verteilen und die Antwortfristen zu garantieren. Ein Kernpunkt bei der Projektumsetzung war die Beibehaltung einer Postanschrift in Quickborn, Schleswig-Holstein, damit die regionale Verbundenheit des Unternehmens erhalten bleibt, sowie die Trennung der Post der Netzkundenbetreuung von der restlichen Eingangspost des Unternehmens.‍LösungDamit eine regionale Postleitzahl beibehalten werden konnte, wurde ein Postfach für die Netzkundenbetreuung in Quickborn eingerichtet. Briefpost,… --- ### Case Study: SH Netz Source: https://www.caya.com/en/ressourcen/case-study-sh-netz Description: SH Netz digitizes your mail and lets your teams work together from anywhere case studyCase Study: SH NetzSH Netz digitizes their mail and lets their teams work together from anywhereFind out how the E.ON subsidiary not only allows its teams to work together from anywhere by digitizing incoming mail, but also saves over 22 days of working time per year.‍As an operator of electricity and gas lines in around 900 municipalities in Schleswig-Holstein, Schleswig-Holstein Netz AG is responsible for the safe and reliable operation of energy networks. SH Netz's network customer service is represented at four different locations in the federal state and was therefore faced with the challenge of setting up an efficient solution for receiving, distributing and digitally archiving their incoming mail in 2020. SH Netz chose Caya because of the tailor-made solution for them.‍challengeThe energy network operator's network customer service department receives a three-digit number of grid feed-in applications every month, which must be processed within eight weeks.In order to meet these deadlines, it is important that incoming mail is managed as efficiently as possible. However, it may happen that the four locations are irregularly staffed due to illness, etc. Since, in addition, different amounts of mail arrived at the various agencies, the available capacities were not always used evenly, which did not ensure the prompt processing of incoming mail throughout.‍requisitionsIncoming mail should no longer be received decentrally at the four different network customer service locations. The aim was to digitally collect and archive mail in a central entrance so that it could be distributed to the four agencies from there. This should ensure that feed-in requests are processed as efficiently as possible in order to evenly distribute the workload of staff and to guarantee response times. A key point in the implementation of the project was maintaining a postal address in Quickborn, Schleswig-Holstein, so that the company's regional ties… --- ### TuS Koblenz Source: https://www.caya.com/ressourcen/case-study-tus-koblenz Description: Erfahren Sie, wie die TuS Koblenz durch die Digitalisierung der Eingangspost nicht nur 16 Tage Arbeitszeit pro Jahr einsparen, sondern auch die interne Verteilung zuverlässiger gestalten und beschleunigen konnte. FallstudieTuS KoblenzTuS Koblenz spart durch Postdigitalisierung 16 Tage Arbeitszeit pro JahrErfahren Sie, wie die TuS Koblenz durch die Digitalisierung der Eingangspost nicht nur 16 Tage Arbeitszeit pro Jahr einsparen, sondern auch die interne Verteilung zuverlässiger gestalten und beschleunigen konnte.Die Turn- und Spielvereinigung Koblenz 1911 e. V. ist ein deutscher Fussballverein aus Koblenz. Der Verein besteht aus verschiedenen Abteilungen und Mannschaften und stand daher 2020 vor der Herausforderung, eine effiziente Lösung für den Empfang, die Distribution im Verein und die digitale Archivierung der Eingangspost aufzusetzen. Die TuS Koblenz entschied sich aufgrund des einfachen Plug-&-Play-Konzepts und der integrierten Dokumentenmanagementsoftware für das Angebot von Caya.‍HerausforderungDer Verein empfängt monatlich eine dreistellige Anzahl an Poststücken, welche zeitnah an die richtigen Abteilungen zugestellt werden müssen. Der Verein verfügt über ein Dutzend Abteilungen, wie beispielsweise 1. Mannschaft, Sponsoring und Jugendarbeit. Viele Abteilungsleiter arbeiten regelmäßig nicht vom Verwaltungsgebäude aus. Daher war die zügige Verteilung der Post im Verein in der Vergangenheit nicht immer sichergestellt. Das korrekte Archivieren und der spätere Zugang zu Dokumenten war eine unnötige zeitliche Belastung.‍AnforderungenDie Eingangspost sollte nicht mehr beim Verein vor Ort empfangen werden. Stattdessen wurde ein direkter digitaler Empfang mit der Möglichkeit zur digitalen Verteilung im Verein und zur Archivierung angestrebt. Ziel war, es die Post tagesaktuell im Verein zu verteilen, sodass alle Angelegenheiten von den verantwortlichen Abteilungen zeitnah bearbeitet werden können. Ein Kernpunkt war auch die direkte digitale Archivierung von eingegangener Post in einem “digitalen LeitzOrdner”, sodass empfangene Dokumente jederzeit in der Zukunft einfach auffindbar sind. Auf diese Art sollte der Aufwand für das Sortieren und Abheften sowie das spätere Wiederfinden reduziert werden. Die Erwartung an Caya war somit eine einfache “All-In-One”-Lösung, welche ohne hohes Anfangsinvest oder IT-Projekt auskommt.‍LösungCaya sorgt für die Umleitung der gesamten täglichen Eingangspost via Postweiterleitung bei der Deutschen Post zum Scancenter in Berlin. In diesem Zuge übernimmt Caya… --- ### Case Study: TuS Koblenz Source: https://www.caya.com/en/ressourcen/case-study-tus-koblenz Description: A paperless office. That is exactly what the infrastructure service provider blau achieved directly. Digitized letter mail provided both: less paperwork for employees, less mail for customers. case studyCase Study: TuS KoblenzThanks to Caya, TuS Koblenz is now saving 16 days of working time per year and is able to make internal processes more efficient. In this case study, you can find out how this works and what role Caya plays in it.Content:- What challenges letter mail causes at TUS Koblenz- Which requirements were formulated- What the solution implemented by CAYA looks like- What results were achieved‍‍Read nowWatch for freeWould you like to know more?Book a demoContact sales --- ### WWF Source: https://www.caya.com/ressourcen/case-study-wwf Description: Erfahren Sie, wie der WWF dank Caya 60 Arbeitstage pro Jahr spart und interne Prozesse effizienter gestaltet. FallstudieWWFWWF spart durch Postdigitalisierung 60 Arbeitstage pro JahrErfahren Sie, wie der WWF Deutschland durch die Digitalisierung seiner Eingangspost nicht nur täglich zwei Stunden Arbeitszeit einspart, sondern auch die zeitnahe Bearbeitung der Briefpost während der Pandemie sicherstellt.Der World Wide Fund for Nature (WWF) ist eine der größten und renommiertesten Naturschutzorganisationen der Welt und in mehr als 100 Ländern aktiv. In Deutschland hat die Stiftung in Berlin ihren Hauptsitz. Dieser stand 2020 vor der Herausforderung, über eine effiziente Lösung den Empfang, die Distribution und die Bearbeitung der Eingangspost auch dann sicherzustellen, wenn nahezu alle Mitarbeitenden im Homeoffice sind. Der WWF Deutschland entschied sich für eine maßgeschneiderte Lösung von Caya.HerausforderungDer WWF Deutschland erhält monatlich eine vierstellige Zahl an Briefen. Dazu gehören vor allem Schreiben der Fördermitglieder, beispielsweise Antragsänderungen, die Bekanntgabe neuer Adressdaten bzw. Bankverbindungen oder Kündigungen, sowie Verträge und Rechnungen. Um sicherzustellen, dass die Post auch dann bearbeitet wird, wenn sie niemand in der Zentrale in Empfang nehmen kann, suchte Rüdiger Thiel, Business Analyst in der Abteilung Finanzen, Verwaltung und IT-Service beim WWF nach einem Digitalisierungsdienstleister.‍AnforderungenDie Eingangspost sollte nicht mehr in Papierform beim WWF eingehen, stattdessen wurde ein digitaler Empfang angestrebt. Ziel war es, die digitale Post anschließend tagesaktuell innerhalb der Organisation zu verteilen, sodass alle Angelegenheiten von den verantwortlichen Abteilungen zeitnah bearbeitet werden können. Deshalb musste auch seitens des Scandienstleisters gewährleistet sein, dass die Briefpost rechtzeitig digitalisiert zur Verfügung steht. Als weiterer Punkt sollten aus den Briefen die wichtigsten Informationen wie etwa die Adressdaten ausgelesen und als Metadaten zur Verfügung gestellt werden. Zudem wünschte der WWF, sämtliche Dokumente nach der Digitalisierung im Original zurück zu erhalten.‍LösungCaya holt die vorsortierte Post per Kurier beim WWF ab und transportiert sie in seine Scancenter. Hier übernimmt der Dienstleister die Verarbeitung der Eingangspost inklusive des automatisierten Öffnens, Vorbereitens und Scannens. Die meisten Dokumente lassen sich mit… --- ### WWF Case Study Source: https://www.caya.com/en/ressourcen/case-study-wwf Description: Find out how WWF saves 60 working days per year thanks to Caya and makes internal processes more efficient. case studyWWF Case StudyThanks to Caya, WWF is now saving 60 days of working time per year and is able to make internal processes more efficient. In this case study, you can find out how this works and what role Caya plays in it.Content:- What challenges letter mail causes WWF- Which requirements were formulated- What the solution implemented by Caya looks like- What results were achieved‍Read nowWatch for freeWould you like to know more?Book a demoContact sales --- ### Zolar Source: https://www.caya.com/ressourcen/case-study-zolar Description: Wie man mit Digitalisierung der Briefpost seine Remote-Work-Prozesse verbessert? Das macht der Photovoltaikanlagen-Hersteller vor und zeigt auf, wie man eine skalierbare, effiziente und vollautomatisierte Lösung für die Posteingangsverarbeitung aufsetzt – zusammen mit Caya. FallstudieZolarOffice Management und Accounting profitieren beim Greentech-Start-up Zolar gleich doppelt durch PostdigitalisierungErfahren Sie, wie die Digitalisierung der Briefpost Zolar hilft, Remote-Work Prozesse zu verbessern und die Buchhaltung von manueller Bearbeitung von Rechnungen in Papierform zu entlasten.Das Greentech-Start-up Zolar bietet Photovoltaikanlagen zum Festpreis an, die Eigenheimbesitzer online maßgeschneidert planen, vergleichen und beauftragen können. Zolar stieg Anfang 2021 auf eine Remote-Work-Policy um. Das stark wachsende Unternehmen stand vor der Herausforderung, eine skalierbare, effiziente und vollautomatisierte Lösung für die Posteingangsverarbeitung aufzusetzen und entschied sich aufgrund des hohen Servicegrades und bestehender Integrationen für Caya.‍HerausforderungDas Postvolumen des stark wachsenden Unternehmens steigt ständig an. Hinzukommen unternehmerische Entscheidungen, welche die Verbreitung von Informationen aus Briefpost betreffen: Eine Remote-Work-Policy, eingeführt zu Beginn 2021. Um sicherzustellen, dass die Post auch dann bearbeitet wird, wenn sie niemand in der Zentrale in Empfang nehmen kann, suchte Zolar laut Dr. Sarah Müller, Chief Commercial Officer (CCO) bei Zolar, nach einem Digitalisierungsdienstleister. Die größte Herausforderung dabei war, sicherzustellen, dass allen Mitarbeitern die für sie relevanten Informationen zur Verfügung gestellt werden. Vor der Verwendung eines Dienstleisters zur Digitalisierung von Briefpost haben einige Mitarbeiter die Post im Büro empfangen, gescannt und per E-Mail weitergeleitet. "Diese Vorgehensweise war weder effizient noch entsprach sie unserer Vorstellung eines ganzheitlichen Remote-Work-Konzeptes. Außerdem haben die eingehenden Briefe unsere Prozesse verlangsamt“, erläutert Dr. Müller und ergänzt: „Deshalb haben wir entschieden, einen Dienstleister mit der Digitalisierung des Posteingangs zu beauftragen."‍AnforderungenBei der Evaluierung eines passenden Partners für die Digitalisierung der Briefpost stieß der Solaranbieter schnell auf Caya. Caya bietet neben der Digitalisierung der Briefpost mit dem Post Scan außerdem eine smarte Document Automation Suite an. Die Anbindung an mehr als 130 Tools, darunter Buchhaltungs- oder Projektmanagementsoftware, liefert zusätzlich die Grundlage für automatisierte, digitale Geschäftsprozesse. Bei Zolar ist ein Großteil der Post an das Office Management bzw. Accounting adressiert. „Wir sind jetzt viel flexibler… --- ### Zolar Case Study Source: https://www.caya.com/en/ressourcen/case-study-zolar Description: How to improve remote work processes by digitising letter mail? The photovoltaic system manufacturer demonstrates this and shows how to set up a scalable, efficient and fully automated solution for incoming mail processing — together with Caya. case studyZolar Case StudyFind out how digitizing letter mail helps Zolar improve remote work processes and relieve accounting of manual processing of paper invoices.‍The GreenTech start-up Zolar offers photovoltaic systems at a fixed price that homeowners can plan, compare and order tailor-made online. Zolar switched to a remote work policy at the beginning of 2021. The fast-growing company was faced with the challenge of setting up a scalable, efficient and fully automated solution for incoming mail processing and chose Caya due to the high level of service and existing integrations. ‍‍Read nowWatch for freeWould you like to know more?Book a demoContact sales --- ### Caya Digitaler Posteingang 2023 Source: https://www.caya.com/ressourcen/caya-digitaler-posteingang-2023 Description: Bei Caya digitalisieren wir die Briefpost von Unternehmen unterschiedlicher Größen, um Ihnen den Arbeitsalltag zu erleichtern. DownloadCaya Digitaler Posteingang 2023Bei Caya digitalisieren wir die Briefpost von Unternehmen unterschiedlicher Größen, um Ihnen den Arbeitsalltag zu erleichtern. Erfahren Sie in unserem One Pager, welche Vorteile Caya Ihnen bietet, wie genau unser Service funktioniert, was es mit Workflows auf sich hat und wie Sie Ihre Post und Originaldokumente erhalten. Seien Sie gespannt und entdecken Sie, wie Caya auch Ihnen dabei helfen kann, Ordnung und Effizienz in Ihren Prozessen zu schaffen.HerunterladenKostenlos ansehenMöchten Sie mehr erfahren?Demo buchenVertrieb kontaktieren --- ### Caya Digital Inbox 2023 Source: https://www.caya.com/en/ressourcen/caya-digitaler-posteingang-2023 Description: Bei Caya digitalisieren wir die Briefpost von Unternehmen unterschiedlicher Größen, um Ihnen den Arbeitsalltag zu erleichtern. DownloadCaya Digital Inbox 2023At Caya, we digitize the letter mail from companies of various sizes to make everyday work easier for you. In our One Pager, you can find out what benefits Caya offers you, how exactly our service works, what workflows are all about and how to receive your mail and original documents. Stay tuned and discover how Caya can also help you create order and efficiency in your processes.Read nowWatch for freeWould you like to know more?Book a demoContact sales --- ### Demo: Document Cockpit - Automagic Workflow Distribution Source: https://www.caya.com/ressourcen/caya-document-cockpit-automagic-workflow-distribution Description: Willkommen in der Welt von Caya, wo Dokumente smart werden. Ein Ort, an dem Sie Caya die schwere Arbeit überlassen - dank erstklassiger OCR-Technologie. VideoDemo: Document Cockpit - Automagic Workflow DistributionWillkommen in der Welt von Caya, wo Dokumente smart werden. Ein Ort, an dem Sie Caya die schwere Arbeit überlassen - dank erstklassiger OCR-Technologie.‍HerunterladenKostenlos ansehenMöchten Sie mehr erfahren?Demo buchenVertrieb kontaktieren --- ### Demo: Document Cockpit - Automagic Workflow Distribution Source: https://www.caya.com/en/ressourcen/caya-document-cockpit-automagic-workflow-distribution Description: Welcome to the World of Caya, where documents get smart. A place where you let Caya do the heavy lifting — thanks to top-notch OCR technology. VideoDemo: Document Cockpit - Automagic Workflow DistributionWelcome to the World of Caya, where documents get smart. A place where you let Caya do the heavy lifting — thanks to top-notch OCR technology.‍Read nowWatch for freeWould you like to know more?Book a demoContact sales --- ### Demo: Caya Document Cockpit - Automagic Workflow (Inflow) Source: https://www.caya.com/ressourcen/caya-document-cockpit-automagic-workflow-inflow Description: In diesem Video erläutern wir ihnen die Funktionen des Caya document cockpits VideoDemo: Caya Document Cockpit - Automagic Workflow (Inflow)In diesem Video erläutern wir ihnen die Funktionen des Caya document cockpits.‍HerunterladenKostenlos ansehenMöchten Sie mehr erfahren?Demo buchenVertrieb kontaktieren --- ### Demo: Caya Document Cockpit - Automagic Workflow (Inflow) Source: https://www.caya.com/en/ressourcen/caya-document-cockpit-automagic-workflow-inflow Description: In this video, we explain the functions of the Caya document cockpit VideoDemo: Caya Document Cockpit - Automagic Workflow (Inflow)In this video, we explain the functions of the Caya document cockpit.‍Read nowWatch for freeWould you like to know more?Book a demoContact sales --- ### Demo: Caya Document Cockpit - Inflow Source: https://www.caya.com/ressourcen/caya-document-cockpit-inflow Description: In diesem Video zeigen wir Ihnen, wie Sie Dokumente in ihre Caya document cockpit hochladen können. VideoDemo: Caya Document Cockpit - InflowIn diesem Video zeigen wir Ihnen, wie Sie Dokumente in ihre Caya document cockpit hochladen können.‍HerunterladenKostenlos ansehenMöchten Sie mehr erfahren?Demo buchenVertrieb kontaktieren --- ### Demo: Caya Document Cockpit - Inflow Source: https://www.caya.com/en/ressourcen/caya-document-cockpit-inflow Description: In this video, we show you how to upload documents to your Caya document cockpit. VideoDemo: Caya Document Cockpit - InflowIn this video, we show you how to upload documents to your Caya document cockpit.‍Read nowWatch for freeWould you like to know more?Book a demoContact sales --- ### Compliance bei Caya Source: https://www.caya.com/ressourcen/compliance-bei-caya Description: Erfahren Sie in unserem Compliance One Pager wie Sie mit Caya nicht nur die Compliance in Ihrem Unternehmen stärken, sondern auch deren Einhaltung vereinfachen. DownloadCompliance bei CayaErfahren Sie in unserem Compliance One Pager wie Sie mit Caya nicht nur die Compliance in Ihrem Unternehmen stärken, sondern auch deren Einhaltung vereinfachen.HerunterladenKostenlos ansehenMöchten Sie mehr erfahren?Demo buchenVertrieb kontaktieren --- ### Compliance at Caya Source: https://www.caya.com/en/ressourcen/compliance-bei-caya Description: In our Compliance One Pager, learn how to use Caya not only to strengthen compliance in your company, but also to simplify compliance. DownloadCompliance at CayaIn our Compliance One Pager, learn how to use Caya not only to strengthen compliance in your company, but also to simplify compliance.Read nowWatch for freeWould you like to know more?Book a demoContact sales --- ### Caya x Debtist: Einblicke in die digitale Transformation Source: https://www.caya.com/ressourcen/debtist-x-caya Description: Erfahren Sie, wie Caya Debtist mit intelligenten Automatisierungen im Posteingangs- und Dokumentenmanagement unterstützt. InterviewCaya x Debtist: Einblicke in die digitale TransformationErfahren Sie in diesem Interview, wie Debtist den Inkasso-Markt verändert und wie Caya dabei mit intelligenten Automatisierungen im Posteingangs- und Dokumentenmanagement unterstützt. Im Gespräch geben Matteo Benedetti, Co-Founder von Debtist, und Conny Sebastian Bauer, Head of Sales bei Caya, Insights über die Herausforderungen und Erfolge auf dem Weg zur Spitze und die Bedeutung von Caya als smarter Posteingangslösung für ein vollständig remote arbeitendes Team.‍HerunterladenKostenlos ansehenMöchten Sie mehr erfahren?Demo buchenVertrieb kontaktieren --- ### Caya x Debtist: Insights into digital transformation Source: https://www.caya.com/en/ressourcen/debtist-x-caya Description: Learn how Caya supports Debtist with intelligent automation in incoming mail and document management. InterviewCaya x Debtist: Insights into digital transformationIn this interview, find out how Debtist is changing the debt collection market and how Caya supports this with intelligent automation in incoming mail and document management. In an interview, Matteo Benedetti, co-founder of Debtist, and Conny Sebastian Bauer, Head of Sales at Caya, provide insights into the challenges and successes on the way to the top and the importance of Caya as a smart inbox solution for a completely remote team.‍Read nowWatch for freeWould you like to know more?Book a demoContact sales --- ### Demo: Caya Worfkflows & Automagic Source: https://www.caya.com/ressourcen/demo-caya-worfkflows-automagic Description: Willkommen in der Welt von Caya, wo Dokumente smart werden. Ein Ort, an dem Sie Caya die schwere Arbeit überlassen - dank erstklassiger OCR-Technologie. Wir zeigen wie man das Workflow Feature einsetzt. VideoDemo: Caya Worfkflows & AutomagicWillkommen in der Welt von Caya, wo Dokumente smart werden. Ein Ort, an dem Sie Caya die schwere Arbeit überlassen - dank erstklassiger OCR-Technologie.‍‍HerunterladenKostenlos ansehenMöchten Sie mehr erfahren?Demo buchenVertrieb kontaktieren --- ### Demo: Caya Worfkflows & Automagic Source: https://www.caya.com/en/ressourcen/demo-caya-worfkflows-automagic Description: Welcome to the world of Caya, where documents get smart. A place where you let Caya do the heavy lifting — thanks to top-notch OCR technology. We show you how to use the workflow feature. VideoDemo: Caya Worfkflows & AutomagicWelcome to the world of Caya, where documents get smart. A place where you let Caya do the heavy lifting — thanks to top-notch OCR technology.‍‍Read nowWatch for freeWould you like to know more?Book a demoContact sales --- ### Demo: Empfänger hinzufügen im Caya Document Cockpit Source: https://www.caya.com/ressourcen/demo-empfanger-hinzufugen-im-caya-document-cockpit Description: Sie möchten weitere Empfänger hinzufügen im Caya Document Cockpit? Hier erfahren Sie, wie das möglich ist. Video Demo: Empfänger hinzufügen im Caya Document CockpitSie möchten Ihre Dokumente automatisch an E-Mail oder E-Mail Integrationen senden? Hier erfahren Sie, wie das möglich ist.‍HerunterladenKostenlos ansehenMöchten Sie mehr erfahren?Demo buchenVertrieb kontaktieren --- ### Demo: Add recipients in Caya Document Cockpit Source: https://www.caya.com/en/ressourcen/demo-empfanger-hinzufugen-im-caya-document-cockpit Description: Would you like to add more recipients in the Caya Document Cockpit? Find out how this is possible here. Video Demo: Add recipients in Caya Document CockpitWould you like to automatically send your documents to email or email integrations? Find out how this is possible here.‍Read nowWatch for freeWould you like to know more?Book a demoContact sales --- ### Demo: Integrationen Source: https://www.caya.com/ressourcen/demo-integrationen Description: In diesem Video erfahren Sie, wie man mit wenigen clicks neue Anwendungen in die Caya Document cloud integrieren kann. VideoDemo: IntegrationenIn diesem Video erfahren Sie, wie man mit wenigen clicks neue Anwendungen in die Caya Document cloud integrieren kann.‍HerunterladenKostenlos ansehenMöchten Sie mehr erfahren?Demo buchenVertrieb kontaktieren --- ### Demo: integrations Source: https://www.caya.com/en/ressourcen/demo-integrationen Description: In this video, you will learn how to integrate new applications into the Caya Document cloud with just a few clicks. VideoDemo: integrationsIn this video, you will learn how to integrate new applications into the Caya Document cloud with just a few clicks.‍Read nowWatch for freeWould you like to know more?Book a demoContact sales --- ### Demo: Originale anfordern im Caya Document Cockpit Source: https://www.caya.com/ressourcen/demo-originale-anfordern-im-caya-document-cockpit Description: In diesem Demo-Video zeigen wir, wie Sie mit dem Caya Document Cockpit Originaldokumente anfordern können. Mit unserer benutzerfreundlichen Plattform können Sie alle Ihre Dokumente und Anfragen einfach an einem Ort verwalten. Verabschieden Sie sich von der mühsamen Suche nach physischen Dokumenten oder dem Warten auf E-Mail-Anhänge. Fordern Sie Ihre Originaldokumente in nur wenigen Klicks an. VideoDemo: Originale anfordern im Caya Document CockpitIn diesem Demo-Video zeigen wir, wie Sie mit dem Caya Document Cockpit Originaldokumente anfordern können. Mit unserer benutzerfreundlichen Plattform können Sie alle Ihre Dokumente und Anfragen einfach an einem Ort verwalten. Verabschieden Sie sich von der mühsamen Suche nach physischen Dokumenten oder dem Warten auf E-Mail-Anhänge. Fordern Sie Ihre Originaldokumente in nur wenigen Klicks an.HerunterladenKostenlos ansehenMöchten Sie mehr erfahren?Demo buchenVertrieb kontaktieren --- ### Demo: Request originals in Caya Document Cockpit Source: https://www.caya.com/en/ressourcen/demo-originale-anfordern-im-caya-document-cockpit Description: In this demo video, we show how you can request original documents using the Caya Document Cockpit. With our easy-to-use platform, you can easily manage all your documents and inquiries in one place. Say goodbye to the hassle of searching for physical documents or waiting for email attachments. Request your original documents in just a few clicks. VideoDemo: Request originals in Caya Document CockpitIn this demo video, we show how you can request original documents using the Caya Document Cockpit. With our easy-to-use platform, you can easily manage all your documents and inquiries in one place. Say goodbye to the hassle of searching for physical documents or waiting for email attachments. Request your original documents in just a few clicks.Read nowWatch for freeWould you like to know more?Book a demoContact sales --- ### Demo: Workflows über ein Dokument anlegen Source: https://www.caya.com/ressourcen/demo-workflows-uber-ein-dokument-anlegen Description: In diesem Demo-Video zeigen wir Ihnen, wie Sie Workflows über ein Dokument anlegen können, das in der Caya-Plattform gespeichert ist. Unser benutzerfreundliches System ermöglicht es Ihnen, Workflows einfach und schnell zu erstellen und somit Geschäftsprozesse zu automatisieren. Mit nur wenigen Klicks können Sie Workflows auf Dokumente anwenden und somit Zeit und Mühe sparen. VideoDemo: Workflows über ein Dokument anlegenIn diesem Demo-Video zeigen wir Ihnen, wie Sie Workflows über ein Dokument anlegen können, das in der Caya-Plattform gespeichert ist. Unser benutzerfreundliches System ermöglicht es Ihnen, Workflows einfach und schnell zu erstellen und somit Geschäftsprozesse zu automatisieren. Mit nur wenigen Klicks können Sie Workflows auf Dokumente anwenden und somit Zeit und Mühe sparen.‍HerunterladenKostenlos ansehenMöchten Sie mehr erfahren?Demo buchenVertrieb kontaktieren --- ### Demo: Create workflows using a document Source: https://www.caya.com/en/ressourcen/demo-workflows-uber-ein-dokument-anlegen Description: In this demo video, we show you how to create workflows using a document that is stored in the Caya platform. Our user-friendly system allows you to create workflows easily and quickly and thus automate business processes. With just a few clicks, you can apply workflows to documents, saving time and effort. VideoDemo: Create workflows using a documentIn this demo video, we show you how to create workflows using a document that is stored in the Caya platform. Our user-friendly system allows you to create workflows easily and quickly and thus automate business processes. With just a few clicks, you can apply workflows to documents, saving time and effort.‍Read nowWatch for freeWould you like to know more?Book a demoContact sales --- ### Demo: Workflows zu Dropbox und E-Mail Integrationen Source: https://www.caya.com/ressourcen/demo-workflows-zu-dropbox-und-e-mail-integrationen Description: Sie möchten Ihre Dokumente automatisch an Dropbox und E-Mail senden? Hier erfahren Sie, wie das möglich ist. Video Demo: Workflows zu Dropbox und E-Mail IntegrationenAb sofort können Sie Ihre Dokumente mit Caya automatisch an E-Mail oder auch E-Mail Integrationen senden. Im Caya Document Cockpit finden Sie dazu nun neue Standard Workflows. Nach Anlegen eines neuen Workflows, wenn immer ein Dokument in einen gewünschten Ordner verschoben wird, wird eine Kopie des Dokuments automagisch weiter versendet! Wie das funktioniert sehen Sie im Video!‍HerunterladenKostenlos ansehenMöchten Sie mehr erfahren?Demo buchenVertrieb kontaktieren --- ### Demo: Dropbox workflows and email integrations Source: https://www.caya.com/en/ressourcen/demo-workflows-zu-dropbox-und-e-mail-integrationen Description: Want to automatically send your documents to Dropbox and email? Find out how this is possible here. Video Demo: Dropbox workflows and email integrationsFrom now on, you can automatically send your documents to email or even email integrations with Caya. In the Caya Document Cockpit, you will now find new standard workflows. After creating a new workflow, whenever a document is moved to a desired folder, a copy of the document is automatically sent on! Watch the video to see how it works!‍Read nowWatch for freeWould you like to know more?Book a demoContact sales --- ### The introduction of e-billing... and what it means for you Source: https://www.caya.com/en/ressourcen/die-e-rechnung Description: Ab dem 1. Januar 2025 sind alle in Deutschland steuerpflichtigen Unternehmen dazu angehalten, elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können (mit Übergangsregelungen bis 2028). DMS TipsThe introduction of e-billing... and what it means for youAs part of the Growth Opportunities Act (WCG) decided on the commitment to e-invoicing in the B2B sector. From January 1, 2025, all companies subject to tax in Germany are required to be able to receive and process electronic invoices (with transitional arrangements until 2028). For a smooth transition, it is important to address the requirements at an early stage.‍What is an e-bill anyway?With e-billing, billing data is transmitted electronically, automatically received and further processed. This enables seamless, digital processing of the entire invoicing process, from invoicing to payment of amounts. The invoice content is presented in a structured, machine-readable XML data set, instead of on paper or as an image file. It must be in a structured format such as XRechnung or ZUGFeRD, which complies with European standards. These formats are usually either pure XML files or extended PDF formats, such as PDF/A-3, which contains an embedded XML file. Among other things, these formats can be opened with Acrobat Reader or processed online with programs such as DATEV Unternehmen.‍We'll be ready for e-bills by the end of this year!Then with Caya, you can:Automatically import e-invoices from your inboxes or email them to your Caya inbox.Read out e-invoices including additional data.Send e-invoices including XML data to a variety of emails and software.‍You haven't mapped and automated your invoice flow in Caya yet? You can optimize your invoicing processes with these steps:Use a forwarding order to digitize your mail.Set up an automation that automatically transfers PDFs from Outlook or Gmail to Caya — or send incoming invoices directly to your Caya Inbox.Create an automation that automatically moves documents with the keyword “Invoice” to the “Invoice Receipt” folder.Add an automation that moves invoices with the keywords “reviews” or “paid” to “outgoing invoices.”You… --- ### Die Einführung der E-Rechnung … und was das für Sie bedeutet Source: https://www.caya.com/ressourcen/die-e-rechnung Description: Ab dem 1. Januar 2025 sind alle in Deutschland steuerpflichtigen Unternehmen dazu angehalten, elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können (mit Übergangsregelungen bis 2028). DMS TipsDie Einführung der E-Rechnung … und was das für Sie bedeutetDer Bundesrat hat im Rahmen des Wachstumschancengesetzes (WCG) die Verpflichtung zur E-Rechnung im B2B-Bereich beschlossen. Ab dem 1. Januar 2025 sind alle in Deutschland steuerpflichtigen Unternehmen dazu angehalten, elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können (mit Übergangsregelungen bis 2028). Für eine reibungslose Umstellung ist es dabei wichtig, sich frühzeitig mit den Anforderungen auseinanderzusetzen.‍Was ist eigentlich eine E-Rechnung?Mit der E-Rechnung werden Rechnungsdaten elektronisch übermittelt, automatisiert empfangen und weiterverarbeitet. Dies ermöglicht eine nahtlose, digitale Abwicklung des gesamten Rechnungsprozesses, von der Rechnungserstellung bis hin zur Bezahlung der Beträge. Dabei werden die Rechnungsinhalte in einem strukturierten, maschinenlesbaren XML-Datensatz dargestellt, statt auf Papier oder als Bilddatei. Sie muss in einem strukturierten Format wie XRechnung oder ZUGFeRD vorliegen, was den europäischen Standards entspricht. Diese Formate sind meist entweder reine XML-Dateien oder erweiterte PDF-Formate, wie z.B. PDF/A-3, das eine eingebettete XML-Datei enthält. Diese Formate lassen sich unter anderem mit Acrobat Reader öffnen oder mit Programmen wie DATEV Unternehmen online verarbeiten.‍Bis Ende dieses Jahres sind wir startklar für E-Rechnungen!Dann können Sie mit Caya:E-Rechnungen automatisch aus Ihren Posteingängen importieren oder per E-Mail an Ihre Caya-Inbox senden.E-Rechnungen inklusive zusätzlicher Daten auslesen.E-Rechnungen inklusive XML Daten an eine Vielzahl von E-Mails und Software senden.‍Sie haben Ihren Rechnungsflow noch nicht in Caya abgebildet und automatisiert? Mit diesen Schritten optimieren Sie Ihre Rechnungsprozesse:Nutzen Sie einen Nachsendeauftrag zur Digitalisierung Ihrer Briefpost.Richten Sie eine Automation ein, die PDFs aus Outlook oder Gmail automatisch zu Caya überträgt – oder senden Sie eingehende Rechnungen direkt an Ihre Caya Inbox.Erstellen Sie eine Automation, die Dokumente mit dem Stichwort „Rechnung“ automatisch in den Ordner „Rechnungseingang“ verschiebt.Fügen Sie eine Automation hinzu, die Rechnungen mit den Stichwörtern „überprüft“ oder „bezahlt" in den „Rechnungsausgang“ verschiebt.Automatisch oder manuell verschobene Rechnungen können Sie mit einer Automation in DATEV, Google Drive oder andere Systeme hochladen oder per… --- ### Die Vorteile von Postdigitalisierung Source: https://www.caya.com/ressourcen/die-vorteile-von-postdigitalisierung Description: Was es bringt, Ihre Post digitalisieren zu lassen? Das wird hier kompakt zusammengefasst. DownloadDie Vorteile von PostdigitalisierungErfahren Sie auf zwei kompakten Seiten wie Sie Ihre Post mit Caya digitalisieren lassen können.In diesem Dokument erhalten sie Informationen über:- Wie Sie von der Digitalisierung Ihrer Post profitieren können- Wie Caya funktioniert- Wie Sie Caya ganz einfach in Ihre bestehenden Softwarelandschaft einbinden können- Wie Sie Ihre Post nach dem Scannen digital und im Original zur Verfügung gestellt bekommen‍‍HerunterladenKostenlos ansehenMöchten Sie mehr erfahren?Demo buchenVertrieb kontaktieren --- ### The benefits of post-digitization Source: https://www.caya.com/en/ressourcen/die-vorteile-von-postdigitalisierung Description: What is the point of having your mail digitised? This is summarized in a compact form here. DownloadThe benefits of post-digitizationFind out on two compact pages how you can have your mail digitized with Caya.In this document, you will find information about:- How you can benefit from digitizing your mail- How Caya works- How you can easily integrate Caya into your existing software landscape- How to get your mail available digitally and in original form after scanning‍‍Read nowWatch for freeWould you like to know more?Book a demoContact sales --- ### Von Papierbergen zur Automatisierung: So optimieren Unternehmen ihre Auftragserfassung Source: https://www.caya.com/ressourcen/digitale-auftragserfassung Description: Papierbasierte Auftragserfassung ist oft ineffizient und fehleranfällig. Unternehmen suchen daher nach automatisierten Lösungen, um ihre Abläufe zu verbessern. Moderne Technologien ermöglichen es, Zeit zu sparen, Fehler zu minimieren, die Sicherheit zu erhöhen und die Kundenzufriedenheit zu steigern.‍ DMS TipsVon Papierbergen zur Automatisierung: So optimieren Unternehmen ihre AuftragserfassungPapierbasierte Auftragserfassung ist oft ineffizient und fehleranfällig. Unternehmen suchen daher nach automatisierten Lösungen, um ihre Abläufe zu verbessern. Moderne Technologien ermöglichen es, Zeit zu sparen, Fehler zu minimieren, die Sicherheit zu erhöhen und die Kundenzufriedenheit zu steigern.‍Die Herausforderungen papierbasierter, manueller AuftragserfassungDie traditionelle Auftragserfassung ist häufig mit einem hohen manuellen Aufwand verbunden. Bestellungen werden per Fax oder E-Mail empfangen, manuell in Systeme eingetragen und in Aktenordnern archiviert. Dies führt zu Problemen:Lange Bearbeitungszeiten: Eine manuelle Dateneingabe verzögert den gesamten Auftragsprozess.Fehleranfälligkeit: Schreib- oder Übertragungsfehler können zu Missverständnissen und falschen Bestellungen führen.Erhöhte Verwaltungskosten: Papierbasierte Prozesse erfordern Lagerung, Transport und manuelle Bearbeitung, was Kosten verursacht.‍Automatisierung als LösungDurch den Einsatz von Automatisierungstechnologien können Unternehmen diese Herausforderungen effizient bewältigen. Moderne IDP-Lösungen wie Caya bieten eine Reihe von Funktionen:Elektronische Datenerfassung: Bestellungen werden direkt aus E-Mails, Scans oder Webformularen übernommen und automatisch weiterverarbeitet.KI-gestützte Texterkennung (OCR) und Datenextraktion: Deep OCR-Technologie und moderne KI-Modelle analysieren alle Dokumente visuell und inhaltlich, um relevante Informationen präzise zu extrahieren. So werden die Daten in strukturierte, verwertbare Daten umgewandelt und können in externe Systeme weitergeleitet werden.Automatische Workflows: Genehmigungsprozesse und Weiterleitungen erfolgen ohne manuelle Eingriffe.‍Beispiel eines Auftragserfassungsprozesses mit Caya:Dokumentenerfassung: Caya empfängt und digitalisiert eingehende Bestellungen aus verschiedenen Quellen wie Scans oder E-Mails. Automatische Datenerfassung und Übertragung: Die KI-basierte Lösung erfasst automatisch alle relevanten Daten aus Ihren Dokumenten. So werden Datenpunkte wie Kundendaten, Bestellnummern und Artikelpositionen extrahiert und automatisch in beispielsweise ERP-Systeme übertragen.Auftragsabwicklung: Die Bestellung wird nach der Übertragung beispielsweise im ERP-System weiterverarbeitet.Vorteile der automatisierten AuftragserfassungDie Implementierung einer automatisierten Lösung bringt zahlreiche Vorteile mit sich:Zeitersparnis: Durch die Reduzierung der manuellen Erfassung und Verarbeitung von Dokumenten im Auftragsprozess bleibt mehr Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben.Fehlerminimierung: Automatische Systeme reduzieren manuelle Eingriffe und damit menschliche Fehler.Erhöhte Sicherheit: Digitale Prozesse sorgen für eine höhere Datensicherheit und Nachvollziehbarkeit.Kosteneinsparungen: Weniger Papier, weniger manuelle Arbeit… --- ### From piles of paper to automation: How companies optimize their order entry Source: https://www.caya.com/en/ressourcen/digitale-auftragserfassung Description: Paper-based order entry is often inefficient and prone to errors. Companies are therefore looking for automated solutions to improve their processes. Modern technologies make it possible to save time, minimize errors, increase safety and increase customer satisfaction. ‍ DMS TipsFrom piles of paper to automation: How companies optimize their order entryPaper-based order entry is often inefficient and prone to errors. Companies are therefore looking for automated solutions to improve their processes. Modern technologies make it possible to save time, minimize errors, increase safety and increase customer satisfaction.‍The challenges of paper-based, manual order entryTraditional order entry is often associated with a great deal of manual effort. Orders are received by fax or e-mail, entered manually into systems and archived in file folders. This causes problems:Long processing times: Manual data entry delays the entire order process.Failure vulnerability: Writing or transmission errors can lead to misunderstandings and incorrect orders.Increased administrative costs: Paper-based processes require storage, transportation and manual processing, which causes costs.‍Automation as a solutionBy using automation technologies, companies can efficiently overcome these challenges. Modern IdP solutions, such as Caya, offer a range of features:Electronic data collection: Orders are taken directly from emails, scans or web forms and processed automatically.AI-powered text recognition (OCR) and data extraction: Deep OCR technology and modern AI models visually and content-wise analyze all documents in order to precisely extract relevant information. In this way, the data is converted into structured, usable data and can be forwarded to external systems.Automated workflows: Approval processes and referrals take place without manual intervention.‍Example of an order entry process with Caya:Document capture: Caya receives and digitizes incoming orders from various sources, such as scans or emails. Automatic data collection and transfer: The AI-based solution automatically collects all relevant data from your documents. Data points such as customer data, order numbers and item positions are extracted and automatically transferred to ERP systems, for example.Order processing: After transfer, the order is further processed in the ERP system, for example.Benefits of automated order entryImplementing an automated solution has numerous benefits:saving time: By reducing the… --- ### Digitale Rechnungsverarbeitung: Automatisierung für mehr Zeit und weniger Fehler Source: https://www.caya.com/ressourcen/digitale-rechnungsverarbeitung Description: Haben Sie schon einmal nachgerechnet, wie viel Zeit Ihr Unternehmen für die Verarbeitung von Rechnungen aufwendet? Viele Unternehmen setzen auch heute noch auf manuelle Prozesse, die fehleranfällig und zeitintensiv sind. DMS TipsDigitale Rechnungsverarbeitung: Automatisierung für mehr Zeit und weniger FehlerHaben Sie schon einmal nachgerechnet, wie viel Zeit Ihr Unternehmen für die Verarbeitung von Rechnungen aufwendet? Viele Unternehmen setzen auch heute noch auf manuelle Prozesse, die fehleranfällig und zeitintensiv sind. Dabei gibt es längst digitale Lösungen wie Caya, die die mühsamen Rechnungsprozesse vereinfachen und für mehr Effizienz sorgen. Die Digitalisierung und Automatisierung der Rechnungsverarbeitung bringt viele Vorteile.‍Herausforderungen der manuellen Rechnungsverarbeitung‍Zeitintensität und hoher Ressourcenaufwand: Die manuelle Bearbeitung von Rechnungen erfordert in der Regel viel Zeit. Das Erfassen von Rechnungsdaten und die Eingabe in beispielsweise Buchhaltungssysteme sind Prozesse, die viel Aufmerksamkeit in Anspruch nehmen. Mitarbeiter:innen müssen oft einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit damit verbringen, anstatt sich auf Ihre Kernarbeit zu konzentrieren.‍Fehlerquellen: Manuelle Eingaben sind anfällig für Fehler, wie beispielsweise falsche Beträge, Zahlendreher oder ein falsches Buchungskonto. Diese Fehler können zu Problemen bei der Zahlung und im schlimmsten Fall zu finanziellen Verlusten führen.‍Limitierte Skalierbarkeit: Mit wachsendem Geschäftsvolumen steigt auch der Aufwand in der Rechnungsverarbeitung, was ohne eine Automatisierung zu Engpässen und Verzögerungen führen kann.‍Compliance-Risiken: Manuelle Prozesse erhöhen das Risiko von Verstößen gegen gesetzliche Vorschriften, da die korrekte Archivierung und die Einhaltung von Fristen schwieriger sicherzustellen sind.‍Die Lösung: Automatisierung der RechnungsverarbeitungEine automatisierte Rechnungsverarbeitung bedeutet, dass wiederkehrende Aufgaben wie das Erfassen und Verarbeiten von Rechnungsdaten von einer Software übernommen werden. IDP-Lösungen wie Caya nutzen fortschrittliche Technologien wie Optical Character Recognition (OCR) und künstliche Intelligenz (KI), um Rechnungsdaten zu extrahieren und automatisch zu verarbeiten. ‍Vorteile der Automatisierung‍Zeitersparnis: Durch die Automatisierung können Rechnungen in kurzer Zeit anstelle von Stunden verarbeitet werden. Dies ermöglicht eine schnellere Zahlungsabwicklung und verbessert den Cashflow des Unternehmens.‍Fehlerreduktion: Automatisierte Systeme sind in der Lage, Fehler wie doppelte Zahlungen oder falsche Beträge zu verhindern. Die Genauigkeit wird erheblich gesteigert, was zu weniger Rückfragen mit Kolleg:innen und Unstimmigkeiten führt.‍Kostenersparnis: Da weniger Personal für die Rechnungsverarbeitung benötigt wird… --- ### Digital invoice processing: automation for more time and fewer errors Source: https://www.caya.com/en/ressourcen/digitale-rechnungsverarbeitung Description: Have you ever calculated how much time your company spends processing invoices? Many companies still rely on manual processes that are error-prone and time-consuming. DMS TipsDigital invoice processing: automation for more time and fewer errorsHave you ever calculated how much time your company spends processing invoices? Many companies still rely on manual processes that are error-prone and time-consuming. However, digital solutions such as Caya have been around for a long time, which simplify tedious invoicing processes and ensure greater efficiency. The digitization and automation of invoice processing offers many advantages.‍The challenges of manual invoice processing‍Time-intensive and high resource consumption: Manually processing invoices usually requires a lot of time. Recording billing data and entering it into accounting systems, for example, are processes that require a lot of attention. Employees often have to spend a significant part of their working time doing this instead of concentrating on their core work.‍sources of error: Manual entries are susceptible to errors, such as incorrect amounts, number twisters or an incorrect booking account. These errors can lead to payment issues and, in the worst case, financial losses.‍Limited scalability: As the volume of business grows, so does the effort involved in invoice processing, which can lead to bottlenecks and delays without automation.‍Compliance risks: Manual processes increase the risk of regulatory violations, as correct archiving and compliance with deadlines are more difficult to ensure.‍The solution: automating invoice processingAutomated invoice processing means that recurring tasks such as recording and processing invoice data are carried out by software. IDP solutions such as Caya use advanced technologies such as optical character recognition (OCR) and artificial intelligence (AI) to extract and automatically process invoice data. ‍Benefits of automation‍saving time: Automation allows invoices to be processed in a short period of time instead of hours. This enables faster payment processing and improves the company's cash flow.‍error reduction: Automated systems are able to prevent errors such as duplicate payments or incorrect amounts. Accuracy is significantly increased, which leads… --- ### Wie digitale Transformation als KMU strategisch angehen? Mit ACT-Methode Potenziale identifizieren & optimieren Source: https://www.caya.com/ressourcen/digitale-transformation-kmu-strategie Description: Digitalisierungspläne für KMU sind in vielen Fällen eine Herausforderung. Oft fehlt Kenntnis zum eigenen Digitalisierungsbedarf sowie eine Roadmap, was angegangen werden sollte. Wir illustrieren am Beispiel der ACT-Methode, wie KMU dies planbar angehen können. Inkl. Workshop-Canvas zum Download. DMS TipsWie digitale Transformation als KMU strategisch angehen? Mit ACT-Methode Potenziale identifizieren & optimierenDigitalisierungspläne für KMU sind in vielen Fällen eine Herausforderung. Oft fehlt Kenntnis zum eigenen Digitalisierungsbedarf sowie eine Roadmap, was angegangen werden sollte. Wir illustrieren am Beispiel der ACT-Methode, wie KMU dies planbar angehen können. Inkl. Workshop-Canvas zum Download.‍Der digitale Wandel für Unternehmen geht kontinuierlich weiter. Zwangsläufig. Seit Beginn der Corona-Pandemie sind viele Unternehmen bereits auf neue, digitale Unternehmensprozesse umgestiegen. Teils aus der Not geboren, teils bereits länger geplant. Doch trotz oft erfolgreich etablierter, digitaler Strukturen, zeigen viele Studien auf, dass es sich nicht empfiehlt, bei der KMU Digitalisierung nach Etablierung von Standardprozessen aufzuhören. Hier gilt proaktives Weiterdenken als Devise, um den Anschluss zu halten oder die eigene Marktposition im Mittelstand weiter auszubauen.‍Warum ist digitale Transformation wichtig?Warum ist Digitalisierung wichtig für Unternehmen? Zu Beginn der COVID 19 Pandemie war für viele Unternehmen meist klar, wo wichtiger Digitalisierungsbedarf bestand. Z. B. beim Thema Kollaborationstools und digitalisierte Briefpost.  Kurz danach deutete sich in vielen Unternehmen allerdings wieder digitale Stagnation nach dem Nehmen der ersten Digitalisierungshürden an. Dies birgt das Risiko, voranschreitende technologische Entwicklungen wieder übersehen. Auch die eigene Digitalkompetenz am Markt wird ohne fundierte Selbstanalyse oft überschätzt. Laut Rainer Brenner von SpringerProfessional sind “Digitale Transformation” und “Industrie 4.0”, bzw. “Büro 4.0”, die relevanten Buzzwords der Wirtschaft. Für kleine und mittlere Unternehmen hingegen sind sie oft Terra incognita - unbekanntes Land. Was hinter diesen Begriffen steckt und was sie bedeuten, bleibt für KMU oftmals unklar. Die im Artikel aufgeführten Statistiken zeigen, dass KMU, anders als Großkonzerne, sich oft nicht über den eigenen digitalen Rückstand im Klaren sind. Ungenutzte Potenziale werden daher meist gar nicht realisieren. Daher soll das von uns vorgestellte Framework zur Digitalisierung von KMU auch ein Verständnis zur Notwendigkeit der Überprüfung des eigenen digitalen Reifegrads schaffen sowie Sie in… --- ### How to strategically approach digital transformation as an SME? Identify & optimize potential with the ACT method Source: https://www.caya.com/en/ressourcen/digitale-transformation-kmu-strategie Description: Digitalization plans for SMEs are a challenge in many cases. There is often a lack of knowledge of one's own digitization needs and a roadmap of what should be tackled. Using the ACT method as an example, we illustrate how SMEs can approach this in a predictable way. Including workshop canvas for download. DMS TipsHow to strategically approach digital transformation as an SME? Identify & optimize potential with the ACT methodDigitalization plans for SMEs are a challenge in many cases. There is often a lack of knowledge of one's own digitization needs and a roadmap of what should be tackled. Using the ACT method as an example, we illustrate how SMEs can approach this in a predictable way. Including workshop canvas for download.‍The digital transformation for companies continues continuously. Inevitably. Since the start of the corona pandemic, many companies have already switched to new, digital business processes. Partially born out of necessity, partly already planned for a long time. However, despite often successfully established digital structures, many studies show that it is not recommended to stop digitization in SMEs once standard processes have been established. The motto here is proactive thinking ahead in order to keep up or to further expand your own market position among SMEs.‍Why is digital transformation important?Why is digitization important for companies? At the start of the COVID 19 pandemic, it was usually clear to many companies where there was an important need for digitization. For example, when it comes to collaboration tools and digitized letter mail. Shortly thereafter, however, there was evidence of digital stagnation again in many companies following the removal of the first digitization hurdles. This entails the risk of overlooking advancing technological developments again. Your own digital expertise on the market is also often overestimated without well-founded self-analysis. According to Rainer Brenner from SpringerProfessional, “Digital Transformation” and “Industry 4.0”, i.e.”Office 4.0”, the relevant buzzwords in the economy. For small and medium-sized companies, on the other hand, they are often terra incognita — unknown country. What is behind these terms and what they mean often remains unclear for SMEs. The statistics listed in the article show… --- ### Digitalisierung und Büro 4.0 Source: https://www.caya.com/ressourcen/digitalisierung-und-buro-4-0 Description: Erfahren Sie, wie Arbeiten im modernen Büro 4.0 funktioniert. FallstudieDigitalisierung und Büro 4.0Erfahren Sie, wie digitalisiertes, dokumentenbasiertes Arbeiten im modernen Büro 4.0 funktioniert, welche immensen Vorteile es bringt und wie Sie eine Steigerung an Effizienz und Effektivität schrittweise angehen können. Einen umfassenden, inspirierenden Artikel von Alexander Schneekloth, Founder & Managing Director von Caya, finden Sie hier.‍‍‍‍HerunterladenKostenlos ansehenMöchten Sie mehr erfahren?Demo buchenVertrieb kontaktieren --- ### Digitalization and Office 4.0 Source: https://www.caya.com/en/ressourcen/digitalisierung-und-buro-4-0 Description: Find out how working in modern Office 4.0 works. case studyDigitalization and Office 4.0Find out how digitized, document-based work works in modern Office 4.0, what immense benefits it brings and how you can gradually increase efficiency and effectiveness. A comprehensive, inspiring article by Alexander Schneekloth, Founder & Managing Director of Caya, can be found here.‍‍‍‍Read nowWatch for freeWould you like to know more?Book a demoContact sales --- ### Dokumenten­management für KMU: Tipps zur erfolgreichen Digitalisierung und effizienteren DMS-Nutzung Source: https://www.caya.com/ressourcen/dokumentenmanagement-fur-kmu Description: Wie optimieren Sie Ihr bestehendes DMS und schöpfen vorhandene Potentiale eingebauter Funktionen besser aus? Unser Artikel zeigt, wie Sie konsequent Dokumente digitalisieren, diese an einem Ort bündeln und Ihr DMS von einer reinen Dateiablage in einen smarten Prozessassistenten umwandeln. DMS TipsDokumenten­management für KMU: Tipps zur erfolgreichen Digitalisierung und effizienteren DMS-NutzungWie optimieren Sie Ihr bestehendes DMS und schöpfen vorhandene Potentiale eingebauter Funktionen besser aus? Unser Artikel zeigt, wie Sie konsequent Dokumente digitalisieren, diese an einem Ort bündeln und Ihr DMS von einer reinen Dateiablage in einen smarten Prozessassistenten umwandeln.Unterwegs zum Geschäftsmeeting Informationen aus dem Archiv einsehen? Vom Homeoffice Zugang zu allen relevanten Dokumenten haben? Elektronische Dokumentenmanagementsysteme (DMS) machen dies ganz selbstverständlich möglich. Ein DMS versetzt Sie auch in die Lage, über den Webbrowser und ohne zusätzliche Softwareinstallation ortsunabhängig und zu jeder Zeit auf alle digitale Dokumente zuzugreifen - revisionssicher und übersichtlich. Wir zeigen auf, wie Sie ein (neues) DMS erfolgreich einführen können. Außerdem sollen die folgenden Zeilen für alle DMS-Nutzer darüber hinaus weitere Tipps und Ideen zur effizienteren Nutzung sowie zur Umwandlung Ihres CMS von einer reinen Dateiablage zur Archivierung zu einem Startpunkt automatisierter Prozesse geben.Nach einer Studie der Delphi Group verbringen 66% der Wissens- / Büroarbeiter 15% des Arbeitsalltags damit, Informationen zu suchen, während ca. 1/3 von ihnen angibt, sogar 25% der Arbeitszeit für Suchen aufwenden zu müssen. Mit dem entsprechenden DMS Setup lässt sich das Auffinden von Informationen stark verbessern.Beim Dokumentenmanagement stehen Unternehmen meist vor 2 großen Herausforderungen.Die erste Herausforderung stellen papierbasierte Prozesse dar. Hier herrscht oft ein Arbeitszeitverlust, den die umständliche Suche nach Unterlagen verursacht. Ob Aktenschrank oder Ablage, ob Headquarter oder Homeoffice: Schneller, ortsunabhängiger Zugriff zu Unterlagen sollte gewährleistet sein und ein System oder eine Funktion sollte vorliegen, dass Unterlagen zu relevanten Themen schnell gefunden werden.Die zweite Herausforderung stellt den Umgang mit digitalisierten Dokumenten dar. Die digitale Auffindbarkeit von Informationen wird meist dadurch erschwert, dass benötigte Informationen meist dezentral und verstreut im Dateisystem oder auf Rechnern von Mitarbeitern liegen.Durch entsprechend gesetzte digitale Workflows übernimmt ein DMS in vielen Bereichen automatisiert die Wissensverteilung und die Klassifizierung von… --- ### Document management for SMEs: tips for successful digitization and more efficient use of DMS Source: https://www.caya.com/en/ressourcen/dokumentenmanagement-fur-kmu Description: How do you optimize your existing DMS and make better use of the existing potential of built-in functions? Our article shows how to consistently digitize documents, bundle them in one place and convert your DMS from pure file storage into a smart process assistant. DMS TipsDocument management for SMEs: tips for successful digitization and more efficient use of DMSHow do you optimize your existing DMS and make better use of the existing potential of built-in functions? Our article shows how to consistently digitize documents, bundle them in one place and convert your DMS from pure file storage into a smart process assistant.View information from the archive on the way to a business meeting? Have access to all relevant documents from your home office? Electronic document management systems (DMS) make this possible as a matter of course. A DMS also enables you to access all digital documents anywhere and at any time via the web browser and without additional software installation — audit-proof and clearly arranged. We show you how you can successfully implement a (new) DMS. In addition, the following lines should also provide all DMS users with further tips and ideas on how to use and convert your CMS from a pure file storage to archiving to a starting point for automated processes.According to a study by the Delphi Group, 66% of knowledge/office workers spend 15% of their everyday working day searching for information, while around 1/3 of them say they have to spend as much as 25% of their working time searching. With the appropriate DMS setup, the retrieval of information can be significantly improved.When it comes to document management, companies usually face 2 major challenges.The first challenge is paper-based processes. There is often a loss of working time here, which is caused by the cumbersome search for documents. Whether filing cabinet or filing, headquarters or home office: Quick, location-independent access to documents should be ensured and a system or function should be available so that documents on relevant topics can be found quickly.The second challenge is dealing with digitized documents. The… --- ### Wie Caya Unternehmen bei der Digitalisierung und Automatisierung Ihrer Dokumentenbearbeitung hilft Source: https://www.caya.com/ressourcen/dokumentenverwaltung-mit-caya Description: Im Rahmen des Digital Future Congress in Frankfurt 2023 hat sich unser Digitalisierungsexperte Conny Sebastian Bauer den Fragen von Michael Decker gestellt. InterviewWie Caya Unternehmen bei der Digitalisierung und Automatisierung Ihrer Dokumentenbearbeitung hilftIm Rahmen des Digital Future Congress in Frankfurt 2023 hat sich unser Digitalisierungsexperte Conny Sebastian Bauer den Fragen von Michael Decker gestellt.Im Interview teilt er spannende Einblicke und Erkenntnisse über die Arbeit mit Caya, die Herausforderungen, vor denen unsere Kunden stehen, und die beeindruckenden Ergebnisse, die sie mit unserer Unterstützung erzielen können.‍HerunterladenKostenlos ansehenMöchten Sie mehr erfahren?Demo buchenVertrieb kontaktieren --- ### How Caya helps companies digitize and automate their document processing Source: https://www.caya.com/en/ressourcen/dokumentenverwaltung-mit-caya Description: As part of the Digital Future Congress in Frankfurt 2023, our digitization expert Conny Sebastian Bauer answered Michael Decker's questions. InterviewHow Caya helps companies digitize and automate their document processingAs part of the Digital Future Congress in Frankfurt 2023, our digitization expert Conny Sebastian Bauer answered Michael Decker's questions.In an interview, he shares exciting insights and insights about working with Caya, the challenges our customers face, and the impressive results they can achieve with our support.‍Read nowWatch for freeWould you like to know more?Book a demoContact sales --- ### Effiziente Beschaffung­sprozesse durch Intelligente Dokumenten­verarbeitung Source: https://www.caya.com/ressourcen/effiziente-beschaffungsprozesse Description: Die Digitalisierung hat in den letzten Jahren zahlreiche Unternehmensbereiche transformiert – so auch den Beschaffungsprozess. Während traditionelle Methoden oft zeitaufwendig und fehleranfällig sind, ermöglicht die intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) eine effiziente und automatisierte Handhabung von Bestellungen, Rechnungen und Verträgen. DMS TipsEffiziente Beschaffung­sprozesse durch Intelligente Dokumenten­verarbeitungDie Digitalisierung hat in den letzten Jahren zahlreiche Unternehmensbereiche transformiert – so auch den Beschaffungsprozess. Während traditionelle Methoden oft zeitaufwendig und fehleranfällig sind, ermöglicht die Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) eine effiziente und automatisierte Handhabung von Bestellungen, Rechnungen und Verträgen. Doch wie funktioniert das genau, und welche Vorteile bringt diese Technologie für Unternehmen?Die Herausforderungen manueller Beschaffungs­prozesseTrotz des digitalen Fortschritts arbeiten viele Unternehmen weiterhin mit manuellen oder nur teilweise automatisierten Abläufen in der Beschaffung. Dies führt unter anderem zu folgenden Problemen:Physische Dokumente: Ein hoher administrativer Aufwand sowie das Risiko von Verlust oder Beschädigung.Manuelle Dateneingabe: Die händische Erfassung von Informationen ist nicht nur zeitintensiv, sondern auch anfällig für Fehler.Intransparente Prozesse: Schwierigkeiten bei der Nachverfolgung und Kontrolle von Bestellungen und Rechnungen.Langsame Verarbeitung: Medienbrüche und langwierige Genehmigungsprozesse führen zu erheblichen Zeitverlusten im gesamten Beschaffungsablauf.Wie funktioniert Intelligente Dokumenten­verarbeitung?IDP kombiniert moderne Technologien wie OCR (Optical Character Recognition) und Machine Learning, um Dokumente automatisch zu erfassen, zu analysieren und zu verarbeiten. Der Prozess läuft beispielsweise so ab:Digitale Erfassung: Alle Dokumente werden erfasst, egal ob per Post, per E-Mail oder über eine Software-Integration.Automatische Texterkennung: OCR-Technologie extrahiert relevante Informationen (z. B. Rechnungsnummer, Lieferant, Betrag).Intelligente Verarbeitung: Künstliche Intelligenz kategorisiert Dokumente, gleicht sie mit Bestellungen ab und leitet sie in den passenden Workflow ein.Integration in bestehende Systeme: Automatische Übergabe der Daten an ERP-, Buchhaltungs- oder Einkaufssysteme.Archivierung & Compliance: Revisionssichere Speicherung der Dokumente gemäß gesetzlicher Vorgaben.Vorteile von IDP in Beschaffungs­prozessenDie Automatisierung der Dokumentenverarbeitung bietet eine Vielzahl von Vorteilen:Zeitersparnis: Bestellungen und Rechnungen werden schneller bearbeitet – Abläufe beschleunigen sich spürbar.Reduzierung von Fehlern: Automatisierte Prozesse verringern die Anzahl manueller Eingaben und minimieren so das Risiko von Eingabefehlern oder Doppelbuchungen.Kostenreduktion: Durch effizientere Arbeitsabläufe sinken die administrativen Aufwände und damit auch die Gesamtkosten.Bessere Transparenz: Jeder Schritt im Prozess ist nachvollziehbar dokumentiert – von der Bestellung bis zur Archivierung.Erhöhte Compliance: Automatisierte Prüfmechanismen und eine… --- ### Efficient procurement processes through intelligent document processing Source: https://www.caya.com/en/ressourcen/effiziente-beschaffungsprozesse Description: Digitalization has transformed numerous areas of the company in recent years — including the procurement process. While traditional methods are often time-consuming and prone to errors, intelligent document processing (IDP) enables orders, invoices, and contracts to be handled efficiently and automatically. DMS TipsEfficient procurement processes through intelligent document processingDigitalization has transformed numerous areas of the company in recent years — including the procurement process. While traditional methods are often time-consuming and prone to errors, Intelligent Document Processing (IDP) enables the efficient and automated handling of orders, invoices, and contracts. But how does it work exactly, and what are the benefits of this technology for companies?The challenges of manual procurement processesDespite digital progress, many companies continue to work with manual or only partially automated procurement processes. This results in issues including the following:Physical documents: A high level of administrative effort and the risk of loss or damage.Manual data entry: Collecting information manually is not only time-consuming, but also susceptible to errors.Non-transparent processes: Difficulties in tracking and controlling orders and invoices.Slow processing: Media breaks and lengthy approval processes lead to significant losses of time in the entire procurement process.How does intelligent document processing work?IDP combines modern technologies such as OCR (optical character recognition) and machine learningto automatically capture, analyze, and process documents. The process works like this, for example:Digital capture: All documents are recorded, whether by post, by e-mail or via software integration.Automatic text recognition: OCR technology extracts relevant information (e.g. invoice number, supplier, amount).Intelligent processing: Artificial intelligence categorizes documents, compares them with orders and initiates them into the appropriate workflow.Integration into existing systems: Automatic transfer of data to ERP, accounting or purchasing systems.Archiving & Compliance: Audit-proof storage of documents in accordance with legal requirements.Benefits of IDP in Procurement ProcessesAutomating document processing offers a wide range of benefits:saving time: Orders and invoices are processed faster — processes are noticeably accelerated.Reduce errors: Automated processes reduce the number of manual entries and thus minimize the risk of input errors or double bookings.Cost reduction: More efficient work processes reduce administrative expenses and therefore overall costs.Better transparency:… --- ### Coworking-Anbieter Heimathafen GmbH Source: https://www.caya.com/ressourcen/fallstudie-coworking-anbieter-heimathafen Description: Erfahren Sie, wie die Heimathafen GmbH dank des Dienstleisters Caya ihren Kunden die Briefpost digital zur Verfügung stellt und damit gleichzeitig ihr Wachstum beschleunigen konnte! FallstudieCoworking-Anbieter Heimathafen GmbHCoworking-Anbieter profitieren von der Postdigitalisierung gleich mehrfachErfahren Sie, wie die Heimathafen GmbH dank des Dienstleisters Caya ihren Kunden die Briefpost digital zur Verfügung stellt und damit gleichzeitig ihr Wachstum beschleunigen konnte!Der Heimathafen bietet Unternehmen eine repräsentative Geschäftsadresse in Wiesbaden. Mit Caya hat der Coworking-Anbieter eine Möglichkeit gefunden, seinen Kunden deren Briefpost selbst dann bereitzustellen, wenn sie gar nicht vor Ort sind.‍HerausforderungSeit Januar 2023 befindet sich der Coworking Space des Heimathafens im Alten Gericht in Wiesbaden. Mit dem Umzug stieg die Nachfrage nach einer Geschäftsadresse an diesem renommierten Standort. Allerdings ist das Gebäude denkmalgeschützt, sodass der Coworking-Anbieter nur eine begrenzte Zahl von Briefkästen bereitstellen kann. Hinzu kam, dass manche Kunden gar nicht in Wiesbaden ansässig sind bzw. nicht täglich den Coworking Space aufsuchen. Deshalb suchte der Heimathafen eine Möglichkeit, mit der Kunden ihre Briefpost ortsunabhängig erhalten und beim Unternehmen gleichzeitig mehr Kunden ‚anlegen‘ können.‍AnforderungenDie Briefpost der Kunden mit einer Geschäftsadresse im Alten Gericht sollte nicht mehr in Papierform im Heimathafen eingehen, sondern von einem Dienstleister unter strengen, ISO-zertifizierten Sicherheitsvorkehrungen verarbeitet werden, um sie anschließend tagesaktuell den Kunden auf einer Online-Plattform ortsunabhängig zur Verfügung zu stellen.‍LösungNachdem Caya von unterschiedlichen Seiten empfohlen worden war, setzte sich der Heimathafen mit diesem Angebot auseinander und nahm mit dem Dienstleister Kontakt auf. Wegen der unkomplizierten Herangehensweise und des guten Preis-Leistungs-Verhältnisses entschied sich der Coworking-Space-Anbieter schließlich dazu, das Caya-Angebot in sein Digital-Basic-Paket zu integrieren. Sobald sich ein Heimathafen-Kunde für dieses Paket entscheidet, richtet Caya eine Weiterleitung seiner Briefpost bei der Deutschen Post ein und erhält diese fortan in eines seiner Scanzentren. Hier übernimmt der Dienstleister die Verarbeitung der Briefe inklusive des automatisierten Öffnens, Vorbereitens und Scannens. Darüber hinaus werden die Dokumente per OCR-Technologie im Volltext ausgelesen. Anschließend stellt Caya die digitalen Dokumente als PDF-Dateien in einem virtuellen Postfach, das über das Internet und eine mobile… --- ### Case study: coworking provider Heimathafen GmbH Source: https://www.caya.com/en/ressourcen/fallstudie-coworking-anbieter-heimathafen Description: Find out how, thanks to service provider Caya, Heimathafen GmbH is making letter mail available to its customers digitally and was thus able to accelerate its growth at the same time! case studyCase study: coworking provider Heimathafen GmbHCoworking providers benefit from post-digitization in several waysFind out how, thanks to service provider Caya, Heimathafen GmbH is making letter mail available to its customers digitally and was thus able to accelerate its growth at the same time!Read nowWatch for freeWould you like to know more?Book a demoContact sales --- ### EG Deutschland GmbH Source: https://www.caya.com/ressourcen/fallstudie-eg-deutschland-gmbh Description: Erfahren Sie, wie die EG Deutschland GmbH mit Caya ihre Briefpost digitalisiert und innerhalb des Unternehmens automatisiert verteilt. FallstudieEG Deutschland GmbHConvenience-Anbieter reduziert die Zeit der Posteingangsverarbeitung um 90%Erfahren Sie, wie die EG Deutschland GmbH mit Caya ihre Briefpost digitalisiert und innerhalb des Unternehmens automatisiert verteilt.Die EG Group ist weltweit einer der führenden unabhängigen Anbieter von Convenience-Formaten. Dazu ist das Unternehmen in den internationalen Märkten Nordamerikas, Europas und Australiens mit einem ausgedehnten Standortnetzwerk vertreten. Die Zentrale der EG Deutschland GmbH befindet sich in Hamburg. Hinzu kommen weitere Standorte in Nordhorn und München, während die Buchhaltung im englischen Blackburn ansässig ist. Mit Caya hat das Unternehmen Anfang 2023 eine Möglichkeit gefunden, seine Briefpost zu digitalisieren und deren Verteilung zu automatisieren.‍HerausforderungDie EG Deutschland GmbH erhält monatlich etwa 1.500 Briefe, deren manuelle Bearbeitung mit einem sehr hohen administrativen Aufwand verbunden war. Die Briefe mussten händisch geöffnet, gestempelt und an die zuständigen Mitarbeitenden weitergeleitet werden. Da diese auf mehrere Standorte verteilt sind, waren die Dokumente teilweise postalisch zu verschicken, was zusätzliche Zeit gekostet hat. Insbesondere die Verarbeitung der papierbasierten Lieferantenrechnungen erwies sich als umständlich. Diese hat die EG Deutschland GmbH nach dem Erhalt mehrmals pro Woche per Kurier zur Buchhaltung nach Blackburn (England) geschickt. Dort wurden die Dokumente von den Mitarbeitenden gescannt, bearbeitet und wiederum zur Freigabe an die entsprechenden Ansprechpartner in Deutschland gemailt. Dieser Prozess nahm viel Zeit in Anspruch, weshalb die EG Deutschland GmbH Skontooptionen nicht vollumfänglich nutzen konnte. Teils fielen sogar zusätzliche Kosten an.‍AnforderungenDie Briefpost sollte nicht mehr in Papierform bei der EG Deutschland GmbH eingehen. Stattdessen wurde ein digitaler Empfang angestrebt. Deshalb musste von Seiten eines entsprechenden Dienstleisters gewährleistet sein, dass er die Briefpost tagesaktuell digitalisiert zur Verfügung stellt. Als weiterer wichtiger Punkt sollte die Verteilung an die zuständigen Mitarbeitenden automatisiert erfolgen. Daher war es erforderlich, dass der beauftragte Dienstleister die Briefe im Volltext ausliest und über eine Workflow-Lösung verfügt, welche die Dokumente regelbasiert an die zuständige Abteilung weiterleitet… --- ### Case Study: EG Deutschland GmbH Source: https://www.caya.com/en/ressourcen/fallstudie-eg-deutschland-gmbh Description: Find out how EG Deutschland GmbH digitizes its letter mail with Caya and automatically distributes it within the company. case studyCase Study: EG Deutschland GmbHConvenience provider reduces incoming mail processing time by 90%The EG Group is one of the world's leading independent providers of convenience formats. To this end, the company has an extensive network of locations in the international markets of North America, Europe and Australia. With Caya, the company found a way to digitize its letter mail and automate its distribution at the beginning of 2023.In the case study, find out how EG Deutschland GmbH digitizes its letter mail with Caya and automatically distributes it within the company.Read nowWatch for freeWould you like to know more?Book a demoContact sales --- ### Online-Bank Source: https://www.caya.com/ressourcen/fallstudie-online-bank Description: Online-Bank stellt mit Caya Compliance-konforme Bearbeitung ihrer Briefpost sicher FallstudieOnline-BankOnline-Bank stellt mit Caya Compliance-konforme Bearbeitung ihrer Briefpost sicherErfahren Sie, wie eine renommierte deutsche Neobank durch die Digitalisierung ihrer Briefpost und die automatisierte Erkennung der entsprechenden Inhalte nicht nur ihre Prozesse optimieren kann, sondern zugleich auch hohe Compliance-Anforderungen erfüllt.‍HerausforderungUnabhängig von ihren zahlreichen digitalen Angeboten erhalten Banken täglich nach wie vor viele Briefe. Dazu gehören Schreiben von Kunden wie Kontokündigungen, aber auch Urkunden, Korrespondenz in Insolvenzverfahren oder Pfändungsbescheide, die allesamt Compliance-konform und zur Einhaltung etwaiger Fristen zügig verarbeitet werden müssen. Kein Brief darf „aus Versehen“ liegen bleiben. Um diese Herausforderung zu bewältigen, hat die Online-Bank die Briefe selbst digitalisiert. Anschließend sichteten die Mitarbeiter die digitalen Dokumente und pflegten sie händisch in die jeweilige Software ein. Dieses Vorgehen war mit einem enorm hohen Zeitaufwand und somit hohen Kosten verbunden, denn immerhin erhält die Bank monatlich mehr als 10.000 Briefe – Tendenz steigend. Um einerseits sicherzustellen, dass jeder Brief automatisiert korrekt weitergeleitet wird, und andererseits den damit einhergehenden enormen Aufwand zu reduzieren, suchte die Bank einen professionellen Dienstleister für die gesamte Posteingangsverarbeitung.‍AnforderungenDer Dienstleister sollte die Post von einem Standort der Bank bzw. direkt bei der Deutschen Post abholen, sie digitalisieren, Daten auslesen und dann auf Basis der Briefinhalte den jeweiligen Arbeitsprozessen korrekt zuordnen. Dafür erhielt der Dienstleister mehr als 100 relevante Begriffe, aus denen sich der entsprechende Prozess erschließt. Darüber hinaus sollte der Dienstleister die Briefe von etwa 40 speziellen Absendern herausfiltern und der Bank ungeöffnet zur Verfügung stellen. Hinzu kam, dass ebenfalls in Abhängigkeit von ihren Inhalten bestimmte Briefe nach der Digitalisierung vernichtet, andere physisch archiviert und wieder andere an die Bank im Original ausgehändigt werden sollten.‍LösungDamit das Erkennen der Arbeitsprozesse auf Basis der jeweiligen Briefinhalte weitgehend automatisiert verläuft, nutzt Caya Machine Learning-Technologien, die zunächst manuell trainiert wurden. Konkret wurden dafür die Schreiben, die einen der relevanten Begriffe enthielten, markiert und mit… --- ### Case Study: Online Bank Source: https://www.caya.com/en/ressourcen/fallstudie-online-bank Description: Online bank ensures compliance-compliant processing of its letters with Caya case studyCase Study: Online BankFind out how a renowned German neobank can not only optimize its processes by digitizing its letter mail and automatically recognizing the corresponding content, but also meets high compliance requirements. ‍challengeRegardless of their numerous digital offerings, banks still receive many letters every day. This includes letters from customers such as account cancellations, but also documents, correspondence in insolvency proceedings or seizure notices, all of which must be processed in accordance with compliance and to meet any deadlines. No letter may be left “by mistake.” To meet this challenge, the online bank has digitized the letters itself. The employees then viewed the digital documents and added them manually to the respective software. This procedure involved an enormous amount of time and therefore high costs, because after all, the bank receives more than 10,000 letters a month — and the trend is rising. On the one hand, to ensure that every letter is automatically forwarded correctly and, on the other hand, to reduce the associated enormous effort, the bank was looking for a professional service provider for the entire processing of incoming mail.‍requisitionsThe service provider should pick up the mail from a bank location or directly from Deutsche Post, digitize it, read out data and then correctly assign it to the respective work processes based on the content of the letter. For this, the service provider received more than 100 relevant terms, from which the corresponding process is derived. In addition, the service provider should filter out letters from around 40 special senders and make them available to the bank unopened. In addition, depending on their content, certain letters should also be destroyed after digitization, others should be physically archived and others should be handed over to the bank in their original form. ‍solutionTo ensure that the recognition… --- ### Werbeagentur Webprojaggt Source: https://www.caya.com/ressourcen/fallstudie-werbeagentur-webprojaggt Description: Erfahren Sie, wie die innovative Werbeagentur Webprojaggt mit Caya Document Cockpit ihre administrativen Abläufe deutlich verbessern konnte FallstudieWerbeagentur WebprojaggtWerbeagentur befreit sich mit digitalem Dokumentenmanagement vom lästigen PapierkramErfahren Sie, wie die innovative Werbeagentur Webprojaggt mit Caya ihre administrativen Abläufe deutlich verbessern konnte und zudem bei der vorbereitenden Buchhaltung 30 Prozent Zeit spart!Als Full-Service-Agentur bietet Webprojaggt sämtliche Dienstleistungen für den erfolgreichen Werbeauftritt von Unternehmen – angefangen bei der Konzeption über die Fotografie, Film- und Audioproduktion bis hin zur grafischen Umsetzung in Print sowie der Programmierung von Websites und Apps, Datenbankanwendungen und Schnittstellen.‍HerausforderungObwohl das Kerngeschäft von Webprojaggt digital ausgelegt ist, war die Agentur im administrativen Bereich primär analog unterwegs. Sämtliche Ein- und Ausgangsrechnungen wurden papierbasiert aufbewahrt, um eventuelle Rückfragen – beispielsweise vom Finanzamt – beantworten zu können. Dazu wurden die per E-Mail eingehenden Lieferantenrechnungen ausgedruckt, womit ein hoher zeitlicher Aufwand verbunden war.Die eigentliche Buchhaltung und auch Lohnabrechnungen übernimmt ein Steuerberater, der die dafür erforderlichen Dokumente über „DATEV Unternehmen online" erhält. Somit mussten die postalisch eingehenden Rechnungen digitalisiert werden, um sie in das Portal hochzuladen. Da auch die Ausgangsrechnungen ausgedruckt und abgeheftet wurden, wuchs die Zahl der Aktenordner kontinuierlich und der zeitliche Aufwand für das Scannen und Drucken wurde immer größer. Hinzu kam, dass Mitarbeiter von Webprojaggt mit der Suche nach bestimmten Rechnungen lange beschäftigt waren, wenn der Steuerberater diese anfragte.‍AnforderungenSämtliche Rechnungen sollten in einem Dokumenten-Management-System rechtskonform digital aufbewahrt werden. Dabei war es Webprojaggt wichtig, dass die Dokumente einfach per Drag and Drop in das System gelangen und über OCR-Technologie ausgelesen werden, sodass sie mit einer Stichwortsuche schnell wieder auffindbar sind. Für Transparenz sollte zudem eine übersichtliche Ordnerstruktur sorgen, die dynamisch verändert werden kann, ohne dabei die darin enthaltenen Dokumente mühsam umzusortieren.‍LösungWebprojaggt wurde bei der Recherche auf Caya aufmerksam und probierte sie aus. Dabei zeigte sich, dass die Document Automation Suite exakt die Anforderungen der Werbeagentur abdeckt, einfach bedienbar ist und zudem ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis aufweist. Die Software ist nach dem… --- ### Case Study: Advertising Agency Webprojaggt Source: https://www.caya.com/en/ressourcen/fallstudie-werbeagentur-webprojaggt Description: Find out how the innovative advertising agency Webprojaggt was able to significantly improve its administrative processes with Caya Document Cockpit case studyCase Study: Advertising Agency WebprojaggtAdvertising agency frees itself from annoying paperwork with digital document managementFind out how the innovative advertising agency Webprojaggt was able to significantly improve its administrative processes with Caya Document Cockpit and also saved 30 percent time in preparatory bookkeeping!‍Read nowWatch for freeWould you like to know more?Book a demoContact sales --- ### In 3 Schritten zu einer besseren Ordnerstruktur Source: https://www.caya.com/ressourcen/in-3-schritten-zu-einer-besseren-ordnerstruktur Description: Im digitalen Datendschungel verliert man schnell den Überblick über seine Dokumente und Dateien. Wir werfen daher einen Blick auf Schritte, mit denen jeder in kurzer Zeit eine flexible, übertragbare und langfristige Ordnerstruktur aufbauen kann. DMS TipsIn 3 Schritten zu einer besseren OrdnerstrukturIm digitalen Datendschungel verliert man schnell den Überblick über seine Dokumente und Dateien. Wir werfen daher einen Blick auf Schritte, mit denen jeder in kurzer Zeit eine flexible, übertragbare und langfristige Ordnerstruktur aufbauen kann.Als Menschen wünschen wir uns Strukturen in unserem Leben. Strukturen geben uns Halt und erlauben uns, die Welt und Geschehnisse einzuordnen. Besonders gut gefallen uns Strukturen, wenn wir selbst über sie Kontrolle haben und sie unserem Leben noch besser anpassen können.Nicht nur physisch gehen Dinge ohne Strukturen gerne verloren. Auch in der digitalen Welt kennt jeder das Gefühl, dass man eine Datei, die man dringend benötigt, nicht wiederfindet. Sie ist einfach verschwunden und verschluckt von den Tiefen des Ordnerchaos auf Ihrem Rechner.Allerdings ist im Gegensatz zu einem physischen Ordnersystem die digitale Welt verzeihlicher mit solchen Fehlern, da sie sich vergleichsweise schnell beheben lassen. Mit nur etwas Disziplin und in drei Schritten kann nämlich jeder ein smartes, simples und effizientes Ordnersystem für jeden Zwecke aufsetzen.‍Was zeichnet eine gute Ordnerstruktur aus?Es ist zunächst wichtig, ein Ziel vor Augen zu haben: Benötige ich überhaupt eine bessere Ordnerstruktur? Was möchte ich damit erreichen?Generell kann man sagen, dass eine gute Ordnerstruktur- langfristig funktionieren soll.- flexibel ist.- für andere Team-Mitglieder verständlich ist.- sich idealerweise auf andere Systeme übertragen lässt.Egal ob auf Ihrem PC, in der Cloud oder in der CAYA-Plattform - diese Grundsätze für eine sinnvolle Ordnerstruktur gelten auch überall anders. Auch als Privatperson sollten Sie darüber nachdenken, ob Sie Ihre Ordnerstruktur nicht aus der Sicht eines fiktiven Team-Mitglieds aufbauen, das eine Datei auf Ihrem Rechner finden möchte. Wenn Sie eine Datei in dieses System ablegen, müssen Sie sich selbst fragen: Wie finde ich diese Datei in zwei Jahren ohne langes Suchen wieder?‍Höhere Produktivität durch OrdnungAber warum das alles? Unordnung verursacht Stress. Stressvermeidung ist unseren heutigen… --- ### 3 steps to a better folder structure Source: https://www.caya.com/en/ressourcen/in-3-schritten-zu-einer-besseren-ordnerstruktur Description: In the digital data jungle, you quickly lose track of your documents and files. We are therefore taking a look at steps that anyone can take to set up a flexible, transferable and long-term folder structure in a short period of time. DMS Tips3 steps to a better folder structureIn the digital data jungle, you quickly lose track of your documents and files. We are therefore taking a look at steps that anyone can take to set up a flexible, transferable and long-term folder structure in a short period of time.As humans, we want structures in our lives. Structures give us support and allow us to categorize the world and events. We particularly like structures when we have control over them ourselves and are able to adapt them even better to our lives.Things like to get lost without structures, not just physically. Even in the digital world, everyone knows the feeling that you can't find a file that you urgently need again. It simply disappeared and swallowed up by the depths of the folder chaos on your computer.However, in contrast to a physical folder system, the digital world is more forgivable with such errors, as they can be resolved relatively quickly. With just a little discipline and in three steps, anyone can set up a smart, simple and efficient folder system for any purpose.‍What characterizes a good folder structure?First, it's important to have a goal in mind: Do I even need a better folder structure? What do I want to achieve with it?In general, you can say that a good folder structure- should work in the long term.- is flexible.- is understandable to other team members- can ideally be transferred to other systemsWhether on your PC, in the cloud, or in the CAYA platform — these principles for a meaningful folder structure apply everywhere else. Even as a private person, you should think about building your folder structure from the perspective of a fictitious team member who wants to find a file on your computer. When you drop a file into this… --- ### Infobroschüre Source: https://www.caya.com/ressourcen/infobroschure Description: Erfahren Sie auf zwei kompakten Seiten wie Sie Ihre Post digitalisieren lassen können. DownloadInfobroschüreErfahren Sie auf zwei kompakten Seiten wie Sie Ihre Post mit Caya digitalisieren lassen können.In diesem Dokument erhalten sie Informationen über:- Wie Sie von der Digitalisierung Ihrer Post profitieren können- Wie Caya funktioniert- Wie Sie Caya ganz einfach in Ihre bestehenden Softwarelandschaft einbinden können- Wie Sie Ihre Post nach dem Scannen digital und im Original zur Verfügung gestellt bekommen‍‍HerunterladenKostenlos ansehenMöchten Sie mehr erfahren?Demo buchenVertrieb kontaktieren --- ### Information brochure Source: https://www.caya.com/en/ressourcen/infobroschure Description: Find out how you can have your mail digitized on two compact pages. DownloadInformation brochureFind out on two compact pages how you can have your mail digitized with Caya.In this document, you will find information about:- How you can benefit from digitizing your mail- How Caya works- How you can easily integrate Caya into your existing software landscape- How to get your mail available digitally and in original form after scanning‍‍Read nowWatch for freeWould you like to know more?Book a demoContact sales --- ### Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP): Effizienzsteigerung durch Automatisierung Source: https://www.caya.com/ressourcen/intelligente-dokumentenverarbeitung Description: Stellen Sie sich vor, Sie müssten täglich unzählige Dokumente manuell sichten, um wichtige Informationen herauszufiltern. Rechnungen, Verträge, wichtige Formulare – allein der Gedanke daran ist ermüdend. Genau hier schafft Intelligente Dokumentenverarbeitung Abhilfe. DMS TipsIntelligente Dokumentenverarbeitung (IDP): Effizienzsteigerung durch AutomatisierungStellen Sie sich vor, Sie müssten täglich unzählige Dokumente manuell sichten, um wichtige Informationen herauszufiltern. Rechnungen, Verträge, wichtige Formulare – allein der Gedanke daran ist ermüdend. Genau hier schafft Intelligente Dokumentenverarbeitung Abhilfe. ‍Was ist Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP)?Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) revolutioniert die Art und Weise, wie Unternehmen mit Dokumenten umgehen. Die Technologie nutzt Künstliche Intelligenz (KI) und Machine Learning (ML), um Dokumente effizient zu analysieren und zu verarbeiten. Im Gegensatz zu herkömmlichen Dokumenten-Management-Systemen ermöglicht IDP die automatisierte Erfassung, Extraktion, Kategorisierung und Weiterleitung von Informationen aus unterschiedlichen Dokumententypen, wie zum Beispiel Rechnungen, Verträgen oder Formularen.‍Warum ist IDP wichtig für Unternehmen?In der heutigen digitalen Welt steigt die Menge an geschäftsrelevanten Dokumenten stetig. Unternehmen stehen oft vor der Herausforderung, relevante Informationen schnell, effizient und fehlerfrei zu verarbeiten. Hier kommt die Intelligente Dokumentenverarbeitung ins Spiel. Sie reduziert manuelle Prozesse, minimiert Fehler und steigert die betriebliche Effizienz. Besonders in datenreichen Branchen wie Finanzen, Gesundheitswesen und Logistik bringt IDP enorme Vorteile.‍Die Vorteile Intelligenter DokumentenverarbeitungZeitersparnis: Automatisierte Prozesse reduzieren den manuellen Aufwand bei der Dokumentenverarbeitung erheblich.Fehlerminimierung: KI-gestützte Technologien sorgen für eine höhere Genauigkeit.Kosteneffizienz: Weniger manuelle Eingriffe bedeuten geringere Betriebskosten.Skalierbarkeit: IDP-Lösungen passen sich flexibel an wachsende Datenmengen und sich verändernde Anwendungsfälle an.Vereinfachte Compliance: Durch die automatische Erfassung und Protokollierung aller Verarbeitungsschritte wird die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften erleichtert sowie eine lückenlose Nachverfolgbarkeit gewährleistet.So funktioniert IDP mit Caya in 3 SchrittenDokumentenerfassung & Klassifizierung: Im ersten Schritt werden die Dokumente erfasst und automatisch nach Typ kategorisiert. Die Quelle des Dokuments spielt hier keine Rolle – egal, ob Scan, E-Mail, Upload oder vieles mehr.Datenextraktion: Nach der Klassifizierung werden relevante Daten aus den Dokumenten extrahiert. Durch den Einsatz von OCR und KI lassen sich gezielt Informationen wie Absender und Empfänger, Betreff, Kontaktdaten und IBAN erfassen.Validierung und Integration: Anschließend werden die extrahierten Daten auf Richtigkeit überprüft. Dazu werden sie beispielsweise mit… --- ### Intelligent document processing (IDP): Increasing efficiency through automation Source: https://www.caya.com/en/ressourcen/intelligente-dokumentenverarbeitung Description: Imagine having to manually review countless documents every day to filter out important information. Invoices, contracts, important forms — the mere thought of them is exhausting. This is exactly where intelligent document processing comes to the rescue. DMS TipsIntelligent document processing (IDP): Increasing efficiency through automationImagine having to manually review countless documents every day to filter out important information. Invoices, contracts, important forms — the mere thought of them is exhausting. Right here creates Intelligent document processing Remedy. ‍What is Intelligent Document Processing (IDP)?Intelligent document processing (IDP) revolutionizes the way companies handle documents. The technology uses Artificial intelligence (AI) and Machine Learning (ML)to efficiently analyze and process documents. In contrast to traditional document management systems, IDP enables the automated capture, extraction, categorization and transfer of information from different types of documents, such as invoices, contracts, or forms.‍Why is IDP important for companies?In today's digital world, the amount of business-relevant documents is constantly increasing. Companies are often faced with the challenge of processing relevant information quickly, efficiently and without errors. This is where intelligent document processing comes in. It reduces manual processes, minimizes errors and increases operational efficiency. IDP brings huge benefits, particularly in data-rich industries such as finance, healthcare and logistics.‍The benefits of intelligent document processingsaving time: Automated processes significantly reduce manual effort when processing documents.Mitigate errors: AI-powered technologies ensure greater accuracy.cost efficiency: Fewer manual interventions mean lower operating costs.scalability: IdP solutions adapt flexibly to growing amounts of data and changing use cases.Simplified compliance: The automatic recording and logging of all processing steps makes it easier to comply with legal regulations and ensures complete traceability.How IDP works with Caya in 3 stepsDocument capture & classification: The first step is to enter the documents and automatically categorize them by type. The source of the document doesn't matter here — whether it's a scan, email, upload or much more.data extraction: After classification, relevant data is extracted from the documents. By using OCR and AI, targeted information such as sender and recipient, subject, contact details and IBAN can be captured.Validation… --- ### Wie KMU mit digitaler Buchhaltung rechtssicherer & effizienter arbeiten. Christian Knipp, Director Business Operations, GetMyInvoices Source: https://www.caya.com/ressourcen/kmu-digitaler-buchhaltung Description: Grundsätze und Methoden, wie GoBD oder die doppelte Buchführung, dominieren die Welt der Buchhalter. Im Interview gibt Christian Heimrich einen Überblick über geltende gesetzlichen Regelungen und erklärt u.a. die Bedeutung von GoBD und wie digitale Lösungen zu mehr Rechtssicherheit verhelfen. InterviewWie KMU mit digitaler Buchhaltung rechtssicherer & effizienter arbeiten. Christian Knipp, Director Business Operations, GetMyInvoicesGrundsätze und Methoden, wie GoBD oder die doppelte Buchführung, dominieren die Welt der Buchhalter. Im Interview gibt Christian Knipp einen Überblick über geltende gesetzlichen Regelungen und erklärt u.a. die Bedeutung von GoBD und wie digitale Lösungen zu mehr Rechtssicherheit verhelfen.In unserer neusten Episode unseres Bits & Business Podcasts interviewt Sophie-Marie Gruber (Digitalisierungsexpertin Caya) Christian Knipp von GetMyInvoices zu Themen mit Fokus auf die BMF-Verwaltungsanweisung GoBD, doppelte Buchführung & vorbereitende Buchhaltung. Dabei wird u. a. besprochen:Warum GoBD wichtig für Ihr Unternehmen ist und wie Software hilftFür wen die doppelte Buchführung giltWelche Chancen sich für Ihr Unternehmen durch eine cloud-basierte Digitalisierung von Belegen ergeben.‍GetMyInvoices, als SaaS-Software mit Fokus auf u. a. das Verwalten von Belegen, sammelt Rechnungen aus verschiedenen Quellen, wie Onlineportalen (z. B. Affiliate-Netzwerke) oder E-Mail-Postfächern, automatisch ein, bündelt sie einem Ort und erleichtert dadurch das Rechnungsmanagement. Rechnungsdaten werden dabei extrahiert. Aus den Erfahrungen in der Produktentwicklung von GetMyInvoices sowie aus Kundenfeedback gibt Christian im Interview spannende Ratschläge, wie sich digitale Buchhaltung, auch dank Tools zur vorbereitenden Buchhaltung optimieren lässt.Podcast Episode‍Finanzbuchhaltung für KMUFür wen ist diese Episode besonders geeignet?Finanzverantwortliche und Buchhalter, die sich im Alltag mit Zettelwirtschaft und Belegjagd beschäftigenGeschäftsführer von KMU, die mit ihrem Team bereits aus dem Home Office arbeiten oder künftig das Konzept “Remote Work” weiter integrierenSteuerberater, die ihre Mandanten digital aufstellen und ihre Buchhaltung auf ein neues Level bringen möchtenInteresse an weiteren Infos zu Buchhaltungstools? Wir haben einen ausführlichen und umfangreichen Ratgeber zu Software für die Buchhaltung erstellt und beleuchten neben Stärken und Schwächen von Softwareanbietern auch best practices in der Buchhaltung sowie relevante Kriterien für eine erfolgreiche Software-Einführung.‍HerunterladenKostenlos ansehenMöchten Sie mehr erfahren?Demo buchenVertrieb kontaktieren --- ### How SMEs work more legally and efficiently with digital accounting. Christian Knipp, Director of Business Operations, GetMyInvoices Source: https://www.caya.com/en/ressourcen/kmu-digitaler-buchhaltung Description: Principles and methods, such as GoBD or double bookkeeping, dominate the world of accountants. In an interview, Christian Heimrich gives an overview of applicable legal regulations and explains, among other things, the importance of GoBD and how digital solutions help to achieve greater legal certainty. InterviewHow SMEs work more legally and efficiently with digital accounting. Christian Knipp, Director of Business Operations, GetMyInvoicesPrinciples and methods, such as GoBD or double bookkeeping, dominate the world of accountants. In an interview, Christian Knipp gives an overview of applicable legal regulations and explains, among other things, the importance of GoBD and how digital solutions help to achieve greater legal certainty.In our latest episode of our Bits & Business podcast, Sophie-Marie Gruber (digitization expert Caya) interviews Christian Knipp from GetMyInvoices about topics with a focus on the BMF administrative instruction GoBD, double bookkeeping & preparatory accounting. Among other things, the following will be discussed:Why GoBD is important for your company and how software helpsWho is double-entry bookkeeping forWhat opportunities arise for your company as a result of cloud-based digitization of documents.‍GetMyInvoices, as a SaaS software with a focus on managing documents, among other things, automatically collects invoices from various sources, such as online portals (e.g. affiliate networks) or e-mail accounts, bundles them in one place and thus facilitates invoice management. Invoice data is extracted in the process. Based on experience in product development at GetMyInvoices and from customer feedback, Christian gives exciting advice in an interview on how to optimize digital accounting, also thanks to tools for preparatory accounting.Podcast episode‍Financial accounting for SMEsWho is this episode particularly suitable for?Financial managers and accountantswho deal with paperwork and document hunting in everyday lifeceo by SMEs that are already working from home with their team or are continuing to integrate the “remote work” concept in the futuretax advisorwho want to set up their clients digitally and bring their accounting to a new levelInterested in learning more about accounting tools? We have created a detailed and comprehensive guide to accounting software and, in addition to strengths and weaknesses of software providers, also highlight best… --- ### KMU Digitalisierung: Wie Chancen zur digitalen Transformation prüfen und Prozesse planbar optimieren? Source: https://www.caya.com/ressourcen/kmu-digitalisierung-digitalen-transformation-prufen Description: Wenige Unternehmen prüfen tatsächlich, wie digitalisiert sie sind. Hier sind zahlreiche unentdeckte Potenziale zur Effizienzsteigerung vorhanden. Wir geben Inspiration und konkrete Handlungsempfehlungen zur planbaren Step-by-Step Digitalisierung und räumen mit Digitalisierungsvorbehalten auf. DMS TipsKMU Digitalisierung: Wie Chancen zur digitalen Transformation prüfen und Prozesse planbar optimieren?Wenige Unternehmen prüfen tatsächlich, wie digitalisiert sie sind. Hier sind zahlreiche unentdeckte Potenziale zur Effizienzsteigerung vorhanden. Wir geben Inspiration und konkrete Handlungsempfehlungen zur planbaren Step-by-Step Digitalisierung und räumen mit Digitalisierungsvorbehalten auf.Laut der Studie „Digitalisierung im deutschen Mittelstand“ von Star Finanz sind vor allem kleinere Unternehmen Digitalisierungsthemen gegenüber kritisch eingestellt. Wie kommt das?Hierzu wurden 11.000 Unternehmen aus verschiedensten wirtschaftlichen Bereichen befragt. Knapp 45% stehen laut eigener Aussage in den nächsten 5 Jahren durch den digitalen Wandel vor einer (nötigen) Veränderung des Geschäftsmodells. Eine digitale Transformation wollen allerdings nur 11% der Unternehmen proaktiv angehen. Grund ist unter anderem, dass viele Unternehmen unschlüssig sind, welche Auswirkungen der digitale Wandel auf ihr Geschäftsmodell hat. Knapp jeder 4. Betrieb gab an, dass er zukünftige Veränderungen nicht genau absehen kann. Wie sich die Digitalisierung für Banken entwickelt hat, muss schließlich nicht auf Werkzeughersteller oder Versicherungsmakler zutreffen. Daher stagniert der digitale Wandel in vielen unternehmerischen Bereichen - ungenutztes Potenzial.Es fehlt oft an einer Planbarkeit für den technologischen Wandel. Das kommt auch aus Angst, mit großen Digitalisierungsentscheidungen in die falsche Richtung zu gehen. Digitalisierung muss eben auch in die Unternehmenskultur passen. Einige Unternehmen mögen es z. B. schwierig finden, Kunden primär über digitale Kanäle zu erreichen. Persönlicher Kontakt spielt bei ihnen eine wichtige Rolle. Andere sehen digitale Kanäle als Chance für mehr Reichweite und neue Kundenerlebnisse. Was unterstützt nun Befürworter der Digitalisierung, die Vorbehalte anderer Beteiligter zu verstehen und eine Unternehmenskultur pro Digitalisierung zu beeinflussen?Laut der Umfrage von Star Finanz nehmen 83% der befragten Unternehmen die Digitalisierung generell als Chance wahr. Dabei sind vor allem Unternehmen, die jünger als 5 Jahre alt sind zu 91% dieser positiv gegenüber eingestellt. Kleine, ältere Unternehmen sind oft skeptischer. Größere Unternehmen (ab 500 Mitarbeiter) sind am positivsten der Digitalisierung gegenüber… --- ### SME digitization: How to check opportunities for digital transformation and optimize processes in a predictable way? Source: https://www.caya.com/en/ressourcen/kmu-digitalisierung-digitalen-transformation-prufen Description: Few companies actually check how digitized they are. There are numerous undiscovered potentials for increasing efficiency here. We provide inspiration and specific recommendations for planned step-by-step digitization and clear up digitization reservations. DMS TipsSME digitization: How to check opportunities for digital transformation and optimize processes in a predictable way?Few companies actually check how digitized they are. There are numerous undiscovered potentials for increasing efficiency here. We provide inspiration and specific recommendations for planned step-by-step digitization and clear up digitization reservations.According to the study “Digitalization in German SMEs” by Star Finanz, smaller companies in particular are critical of digitization issues. How does that come about?For this purpose, 11,000 companies from various economic sectors were surveyed. According to their own statement, almost 45% are facing a (necessary) change in their business model over the next 5 years as a result of digital transformation. However, only 11% of companies want to proactively tackle digital transformation. The reason is, among other things, that many companies are undecided are What effects digital change has on their business model. Almost every 4th company stated that they could not precisely foresee future changes. After all, how digitalization has developed for banks doesn't have to apply to tool manufacturers or insurance brokers. As a result, digital change is stagnating in many areas of business — untapped potential.There is often a lack of predictability for technological change. This is also due to fear of going in the wrong direction with major digitization decisions. Digitalization must also fit into corporate culture. For example, some companies may find it difficult to reach customers primarily via digital channels. Personal contact plays an important role for them. Others see digital channels as an opportunity for greater reach and new customer experiences. What now supports advocates of digitization in understanding the reservations of other parties involved and in influencing a corporate culture for digitization?According to the Star Finanz survey, 83% of the companies surveyed generally perceive digitization as an opportunity. In particular, 91% of companies that… --- ### Demo: Kollaboration mit Caya Source: https://www.caya.com/ressourcen/kollaboration-mit-caya Description: Arbeiten Sie effektiver mit Ihrem Team zusammen. Tauschen Sie Dokumente abteilungsübergreifend aus und arbeiten Sie in Echtzeit zusammen, um Ihre internen Prozesse zu vereinfachen. VideoDemo: Kollaboration mit CayaArbeiten Sie effektiver mit Ihrem Team zusammen. Tauschen Sie Dokumente abteilungsübergreifend aus und arbeiten Sie in Echtzeit zusammen, um Ihre internen Prozesse zu vereinfachen.‍HerunterladenKostenlos ansehenMöchten Sie mehr erfahren?Demo buchenVertrieb kontaktieren --- ### Demo: Collaboration with Caya Source: https://www.caya.com/en/ressourcen/kollaboration-mit-caya Description: Collaborate more effectively with your team Exchange documents across departments and collaborate in real time to simplify your internal processes. VideoDemo: Collaboration with CayaCollaborate more effectively with your team Exchange documents across departments and collaborate in real time to simplify your internal processes.‍Read nowWatch for freeWould you like to know more?Book a demoContact sales --- ### Deutsches Kreditinstitut Source: https://www.caya.com/ressourcen/kreditinstitut Description: Erfahren Sie, wie ein deutsches Kreditinstitut mit Caya eine schnellere Durchlaufzeit bei der Prüfung von Kreditanträgen erzielen konnte. FallstudieDeutsches KreditinstitutSchnellere Durchlaufzeit bei der Prüfung von Kreditanträgen‍HerausforderungIm Rahmen der Kreditvergabe prüfen Banken und Versicherungen täglich eine Vielzahl von Dokumenten – darunter Jahresabschlüsse, BWA und GuV. Diese Nachweise dienen als Grundlage für die Risikobewertung und müssen sowohl vollständig als auch korrekt erfasst werden. Bislang erfolgte dieser Prozess häufig manuell: Mitarbeitende sichteten die Unterlagen, prüften sie auf Plausibilität und übertrugen relevante Daten in interne Systeme. Aufgrund des hohen Antragsvolumens, mehrere tausend Dokumente pro Monat, führte dies zu erheblichen Bearbeitungszeiten, hohen Personalkosten und dem Risiko von Eingabefehlern. Zudem musste sichergestellt werden, dass alle Dokumente datenschutzkonform verarbeitet und revisionssicher archiviert werden, um regulatorische Anforderungen, etwa der BaFin oder der EU-DSGVO, zu erfüllen.‍‍AnforderungenKlassifizierung von Dokumenttypen wie z. B. Jahresabschlüsse, BWA oder GuV.Verifizierung der Konformität: Stellt sicher, dass das eingereichte Dokument dem erwarteten Typ entspricht. Extraktion relevanter Informationen wie Umsatz, Ertrag und Betriebsvermögen aus Jahresabschlüssen.Validierung der extrahierten Daten, z. B. Abgleich von Adressdaten mit vorhandenen Datensätzen oder Prüfung von Plausibilitäten.Integration in bestehende Systeme, etwa Kernbanken- oder Kreditentscheidungssysteme, um einen durchgängigen, automatisierten Prozess zu ermöglichen.Einhaltung höchster Datenschutzstandards, einschließlich revisionssicherer Protokollierung und DSGVO-konformer Speicherung - inklusive Löschkonzept.Skalierbarkeit, um auch in Spitzenzeiten eine gleichbleibend hohe Verarbeitungsgeschwindigkeit zu gewährleisten.BaFin-Compliant: Caya erfüllt die hohen Anforderungen einer DORA-Konformitätund ist ISO 27001 zertifiziert.‍LösungCaya implementierte die Document Automation Suite für Intelligente Dokumentenverarbeitung, die sämtliche eingehenden Nachweisdokumente automatisiert analysiert und verarbeitet. Zunächst werden die Dokumente über definierte Eingangskanäle - etwa per Post-Scan oder automatischem Upload - entgegengenommen und durch ein trainiertes KI-Modell anhand von Text-, Layout-, und Kontextmerkmalen klassifiziert. Im nächsten Schritt werden relevante Datenfelder extrahiert. Diese Daten werden validiert, etwa durch Plausibilitätsprüfungen oder den Abgleich mit bankeigenen Datenbanken. Anschließend werden die strukturierten Informationen automatisch an die elektronische Kreditakte der Bank übergeben. So entfällt die manuelle Dateneingabe vollständig.Darüber hinaus stellt Caya sicher, dass alle Dokumente revisionssicher archiviert und danach gemäß Löschkonzept gelöscht werden. Ein… --- ### Deutsches Kreditinstitut Source: https://www.caya.com/en/ressourcen/kreditinstitut Description: Erfahren Sie, wie ein deutsches Kreditinstitut mit Caya eine schnellere Durchlaufzeit bei der Prüfung von Kreditanträgen erzielen konnte. case studyDeutsches KreditinstitutSchnellere Durchlaufzeit bei der Prüfung von Kreditanträgen‍HerausforderungIm Rahmen der Kreditvergabe prüfen Banken und Versicherungen täglich eine Vielzahl von Dokumenten – darunter Jahresabschlüsse, BWA und GuV. Diese Nachweise dienen als Grundlage für die Risikobewertung und müssen sowohl vollständig als auch korrekt erfasst werden. Bislang erfolgte dieser Prozess häufig manuell: Mitarbeitende sichteten die Unterlagen, prüften sie auf Plausibilität und übertrugen relevante Daten in interne Systeme. Aufgrund des hohen Antragsvolumens, mehrere tausend Dokumente pro Monat, führte dies zu erheblichen Bearbeitungszeiten, hohen Personalkosten und dem Risiko von Eingabefehlern. Zudem musste sichergestellt werden, dass alle Dokumente datenschutzkonform verarbeitet und revisionssicher archiviert werden, um regulatorische Anforderungen, etwa der BaFin oder der EU-DSGVO, zu erfüllen.‍‍AnforderungenKlassifizierung von Dokumenttypen wie z. B. Jahresabschlüsse, BWA oder GuV.Verifizierung der Konformität: Stellt sicher, dass das eingereichte Dokument dem erwarteten Typ entspricht. Extraktion relevanter Informationen wie Umsatz, Ertrag und Betriebsvermögen aus Jahresabschlüssen.Validierung der extrahierten Daten, z. B. Abgleich von Adressdaten mit vorhandenen Datensätzen oder Prüfung von Plausibilitäten.Integration in bestehende Systeme, etwa Kernbanken- oder Kreditentscheidungssysteme, um einen durchgängigen, automatisierten Prozess zu ermöglichen.Einhaltung höchster Datenschutzstandards, einschließlich revisionssicherer Protokollierung und DSGVO-konformer Speicherung - inklusive Löschkonzept.Skalierbarkeit, um auch in Spitzenzeiten eine gleichbleibend hohe Verarbeitungsgeschwindigkeit zu gewährleisten.BaFin-Compliant: Caya erfüllt die hohen Anforderungen einer DORA-Konformitätund ist ISO 27001 zertifiziert.‍LösungCaya implementierte die Document Automation Suite für Intelligente Dokumentenverarbeitung, die sämtliche eingehenden Nachweisdokumente automatisiert analysiert und verarbeitet. Zunächst werden die Dokumente über definierte Eingangskanäle - etwa per Post-Scan oder automatischem Upload - entgegengenommen und durch ein trainiertes KI-Modell anhand von Text-, Layout-, und Kontextmerkmalen klassifiziert. Im nächsten Schritt werden relevante Datenfelder extrahiert. Diese Daten werden validiert, etwa durch Plausibilitätsprüfungen oder den Abgleich mit bankeigenen Datenbanken. Anschließend werden die strukturierten Informationen automatisch an die elektronische Kreditakte der Bank übergeben. So entfällt die manuelle Dateneingabe vollständig.Darüber hinaus stellt Caya sicher, dass alle Dokumente revisionssicher archiviert und danach gemäß Löschkonzept gelöscht werden.… --- ### Marketing in der Versicherungsbranche. Wie hilft Digitalisierung im Vertrieb? Source: https://www.caya.com/ressourcen/marketing-in-der-versicherungsbranche-wie-hilft-digitalisierung-im-vertrieb Description: Hands-on Tipps zur zielgruppengerechteren Vermarktung für Versicherungsmakler und Versicherungsunternehmen. Warum werden Zielgruppen erst erreicht, wenn der Versicherungsfall schon eingetreten ist? Wie Fokus auf Pull- statt Push-Marketing verlagern? Gebündeltes Versicherungsfachwissen in 30 Min. InterviewMarketing in der Versicherungsbranche. Wie hilft Digitalisierung im Vertrieb?Hands-on Tipps zur zielgruppengerechteren Vermarktung für Versicherungsmakler und Versicherungsunternehmen. Warum werden Zielgruppen erst erreicht, wenn der Versicherungsfall schon eingetreten ist? Wie Fokus auf Pull- statt Push-Marketing verlagern? Gebündeltes Versicherungsfachwissen in 30 Min.Wir präsentieren ein Diskussions-Panel, das kürzlich während unserer Digitalisierungskonferenz, der Bits & Business stattfand. Die Themenüberschrift: ist hier: Deepdive insurance marketing: Wie erklärungsbedürftige Produkte vermarkten? Unsere 4 Diskussionsteilnehmer aus der Versicherungsbranche Bastian Kunkel, VMK Versicherungsmakler; Robert Thiele, Releox; Dr. Robin Kiera, Digitalscouting.de; Hannes Heilenkötter von Blaudirekt wissen, dass im Versicherungsvertrieb bis zum Vertragsabschluss oft viele Schritte inkl. Beratung nötig sind. Sie bringen spannende Ansätze zur digitalen Vermarktung mit und geben quasi ein komprimiertes Vertriebscoaching, wie Sie eine Versicherung verkaufen, innerhalb von 30 Minuten.Podcast Episode:Thesen der Diskussionsrunde sind u.a.: Versicherungszielgruppen werden oft erst erreicht, wenn es schon zu spät ist. Wenn der Versicherungsfall eingetreten ist und sich kein Versicherungsabschluss mehr realisieren lässt. Außerdem fehlt stärker noch als das Verständnis von Versicherungsdienstleistungen bei der Zielgruppe das Vertrauen in diese. Findet die Auszahlung einer Versicherung auch tatsächlich statt? Was ist genau versichert? Hier zeigen unsere Experten auf, wie Versicherungsunternehmen mehr Transparenz kommunizieren können, als mit einem Image-Werbespot mit Usain Bolt. Sie zeigen, wie Versicherungsvertreter und Versicherungsmakler Vertrauen bereits in der Verkaufsphase deutlich stärken können und wie Versicherungen Neukundengewinnung letztlich optimieren können.‍‍Übrigens 📰💡: Interessiert an einem Vergleich zu Versicherungsmaklersoftware? Schauen Sie sich unseren unabhängigen Ratgeber zu Maklerverwaltungsprogrammen (MVP) mit Toolvergleich und Best Practices zur Nutzung an. Eventuell ist auch die Vermarktungsstrategie im Nischensegment des Spezialversichereres Exali aus unserer Podcastepisode oder unsere Case Study mit Getsafe zur Nutzung von Caya zur Postdigitalisierung interessant für Sie.HerunterladenKostenlos ansehenMöchten Sie mehr erfahren?Demo buchenVertrieb kontaktieren --- ### Marketing in the insurance sector. How does digitization help in sales? Source: https://www.caya.com/en/ressourcen/marketing-in-der-versicherungsbranche-wie-hilft-digitalisierung-im-vertrieb Description: Hands-on tips for marketing in a targeted manner for insurance brokers and insurance companies. Why are target groups only reached when the insurance claim has already occurred? How to shift focus to pull instead of push marketing? Bundled insurance expertise in 30 minutes InterviewMarketing in the insurance sector. How does digitization help in sales?Hands-on tips for marketing in a targeted manner for insurance brokers and insurance companies. Why are target groups only reached when the insurance claim has already occurred? How to shift focus to pull instead of push marketing? Bundled insurance expertise in 30 minutesWe are presenting a discussion panel that was recently held during our digitization conference, the Bits & Business took place. The topic heading: is here: Deepdive insurance marketing: How to market products that require explanation? Our 4 panelists from the insurance industry Bastian Kunkel, VMK insurance broker; Robert Thiele, Releox; Dr. Robin Kiera, Digitalscouting.de; Hannes Heilenkötter from Blaudirekt know that insurance sales often require many steps, including advice, until the contract is concluded. They bring exciting approaches to digital marketing and provide virtually compressed sales coaching on how to sell insurance within 30 minutes.Podcast episode:The discussion panel's theses include: Insurance target groups are often only reached when it is already too late. When the insurance claim has occurred and it is no longer possible to take out an insurance contract. In addition, even more than understanding insurance services, the target group lacks confidence in them. Does insurance actually have to be paid out? What exactly is insured? Here, our experts show how insurance companies can communicate more transparently than with an image commercial with Usain Bolt. They show how insurance agents and insurance brokers can significantly strengthen trust right from the sales phase and how insurance companies can ultimately optimize the acquisition of new customers.‍‍By the way 📰💡: Interested in comparing to insurance broker software? Check out our independent guide to broker management programs (MVP) with tool comparison and best practices for using them. The marketing strategy in the niche segment of specialist insurer Exali may also be… --- ### Meeting Checkliste fürs Home-Office Source: https://www.caya.com/ressourcen/meeting-checkliste-furs-home-office Description: Meetings außerhalb der vier Bürowände – wie geht das eigentlich? Dieses Whitepaper erklärt das Einmaleins der Online-Meeting-Kultur aus dem Home-Office. Damit klappt der nächste Videocall mit links. DownloadMeeting Checkliste fürs Home-OfficeMeetings außerhalb der vier Bürowände – wie geht das eigentlich? Dieses Whitepaper erklärt das Einmaleins der Online-Meeting-Kultur aus dem Home-Office. Damit klappt der nächste Videocall mit links.HerunterladenKostenlos ansehenMöchten Sie mehr erfahren?Demo buchenVertrieb kontaktieren --- ### Meeting checklist for working from home Source: https://www.caya.com/en/ressourcen/meeting-checkliste-furs-home-office Description: Meetings outside the four office walls — how does that actually work? This white paper explains the basics of online meeting culture from the home office. This means that the next video call goes with the left. DownloadMeeting checklist for working from homeMeetings outside the four office walls — how does that actually work? This white paper explains the basics of online meeting culture from the home office. This means that the next video call goes with the left.Read nowWatch for freeWould you like to know more?Book a demoContact sales --- ### Meeting-Checkliste fürs Remote-Work Source: https://www.caya.com/ressourcen/meeting-checkliste-furs-remote-work Description: Wie funktionieren Meetings außerhalb des Büros? Unser Whitepaper erklärt es. DownloadMeeting-Checkliste fürs Remote-Work Meetings außerhalb der vier Bürowände – wie geht das eigentlich? Dieses Whitepaper erklärt die Grundlagen der Online-Meeting-Kultur bei der Remote-Arbeit. Damit klappt der nächste Videocall mit links.HerunterladenKostenlos ansehenMöchten Sie mehr erfahren?Demo buchenVertrieb kontaktieren --- ### Remote work meeting checklist Source: https://www.caya.com/en/ressourcen/meeting-checkliste-furs-remote-work Description: How do meetings work outside the office? Our white paper explains it. DownloadRemote work meeting checklist Meetings outside the four office walls — how does that actually work? This white paper explains the basics of online meeting culture when working remotely. This means that the next video call goes with the left.Read nowWatch for freeWould you like to know more?Book a demoContact sales --- ### Neue Datenextraktionen von Caya Source: https://www.caya.com/ressourcen/neu-datenextraktionen-von-caya Description: Produkt Update: Nie wieder Copy & Paste! Entdecken Sie unsere KI-basierte Datenextraktion Produkt UpdateNeue Datenextraktionen von Caya‍Präzise und einfache Datenextraktion mit Caya‍Mit den Erweiterten und Individuellen Datenextraktonen von Caya automatisieren Sie Ihre Dokumentenprozesse und steigern die Effektivität Ihrer Arbeitsabläufe. So funktioniert’sWir nutzen Deep OCR Technologie und moderne KI-Modelle, um relevante Informationen aus Ihren Dokumenten zu extrahieren und diese strukturiert aufzubereiten. So können Ihre Daten automatisch an die Tools, die Sie bereits nutzen, übertragen werden – für eine reibungslose Integration in Ihre Arbeitsabläufe.‍‍‍Erweiterte Datenextraktion:Mit Hilfe vorab trainierter KI-Modelle extrahieren wir spezifische Daten aus verschiedenen Dokumententypen.Extrahierbare Dokumententypen: Rechnungen (auch Hotel-Rechnungen), Quittungen, Bußgeldbescheide, Kontoauszüge, Immatrikulationsbescheinigungen, Gehaltsabrechnungen, Identitätsdokumente, Lieferscheine und Fahrzeugzulassungen.‍Individuelle Datenextraktion:Von uns individuell trainierte
KI-Modelle ermöglichen eine personalisierte Extraktion von Daten jeder Art, aus Dokumenten jeder Art.Beispieldokumente: Handwerkerrechnungen, Versicherungspolicen, Kanzleidokumente, Mietwagenrechnungen, Frachtbriefe und viele mehr.‍HerunterladenKostenlos ansehenMöchten Sie mehr erfahren?Demo buchenVertrieb kontaktieren --- ### New data extractions from Caya Source: https://www.caya.com/en/ressourcen/neu-datenextraktionen-von-caya Description: Product update: No more copy & paste! Explore our AI-based data extraction Product updateNew data extractions from Caya‍Accurate and easy data extraction with Caya‍With Caya's Advanced and Individual Data Extracts, you can automate your document processes and increase the effectiveness of your work processes. That's how it worksWe use deep OCR technology and modern AI models to extract relevant information from your documents and process them in a structured manner. This allows your data to be automatically transferred to the tools you already use — for seamless integration into your work processes.‍‍‍Advanced data extraction:With the help of pre-trained AI models, we extract specific data from various types of documents.Extractable document types: Invoices (including hotel bills), receipts, fine notices, account statements, enrollment certificates, payslips, identity documents, delivery notes and vehicle registrations.‍Individual data extraction:Individually trained by us
AI models enable personalized extraction of data of any type, from documents of any type.Sample documents: Craftsman invoices, insurance policies, law firm documents, car rental bills, bills of lading and many more.‍Read nowWatch for freeWould you like to know more?Book a demoContact sales --- ### Neue DATEV Unternehmen Online Workflows in Caya Source: https://www.caya.com/ressourcen/neue-datev-unternehmen-online-workflows Description: Verbinden Sie Caya und DATEV in Sekunden und reduzieren Sie Zeit und Fehler in der vorbereitenden Buchhaltung. DMS TipsNeue DATEV Unternehmen Online Workflows in CayaVerbinden Sie Caya und DATEV in Sekunden und reduzieren Sie Zeit und Fehler in der vorbereitenden Buchhaltung‍Ihr Document Cockpit kann ab sofort Rechnungen automatisch an DATEV Unternehmen Online weiterleiten. Dazu gibt es zwei Varianten, die Sie ganz einfach als Workflow einrichten können:‍Variante 1: Automatische Weiterleitung von Rechnungen, die in einen bestimmten Ordner (z.B. "Freigegebene Rechnungen") verschoben wurden.Variante 2: Automatisches Senden an DATEV Unternehmen Online auf Basis eines Tags (z.B.'"Rechnung") sobald das Dokument im Document Cockpit ankommt.‍Die Einrichtung funktioniert so:Variante 1:Wenn Sie das Workflows Feature schon aktiviert haben, dann gehen Sie zu den "Standard Workflows" in der Rubrik "Workflows".Wählen Sie den ersten Workflow unter Documents to DATEV Belegbildservice.Unter “DATEV  Belegbildservice” die Schnittstelle aktivieren und Ihr Konto hinzufügen (mit der DATEV Beratungs- und Mandatennummer).Wählen Sie bei den Workflowparametern den gewünschten Ordner aus oder Erstellen Sie einen Neuen.‍Um zu testen, ob der Workflow auch funktioniert, verschieben Sie einfach ein Dokument in den angelegten Ordner. Innerhalb von Sekunden finden Sie dieses dann auch in der Belegübersicht in Ihrer DATEV Online Anwendung.‍Variante 2:Wenn Sie das Workflows Feature schon aktiviert haben, dann gehen Sie zu den "Standard Workflows" in der Rubrik "Workflows".Wählen Sie den zweiten Workflow unter “Documents to DATEV Belegbildservice”.Unter “DATEV Belegbildservice” die Schnittstelle aktivieren und Ihr Konto hinzufügen (mit der DATEV Beratungs- und Mandatennummer).Geben Sie bei "Nach Tags filtern” als Stichwort beispielsweise "Rechnung" ein.Wenn Sie jetzt eine Rechnung hochladen oder per Post-Scan empfangen, wird diese automatisch an DATEV Unternehmen online gesendet.‍Um noch einen Schritt weiter zu gehen, können Sie ganz einfach weitere Workflows anlegen. Lassen Sie zum Beispiel all Ihre Rechnungen mit dem Stichwort „Datev“ in den Ordner „Zu DATEV Unternehmen Online senden“ ablegen. Ist dieser Ordner dann wie eben beschrieben per Workflow mit DATEV online verknüpft, werden die Dokumente entsprechend weitergeleitet. Für unsere Professional Kunden legen… --- ### New DATEV companies online workflows in Caya Source: https://www.caya.com/en/ressourcen/neue-datev-unternehmen-online-workflows Description: Connect Caya and DATEV in seconds and reduce time and errors in preparatory accounting. DMS TipsNew DATEV companies online workflows in CayaConnect Caya and DATEV in seconds and reduce time and errors in preparatory accounting‍Your Document Cockpit can now automatically forward invoices to DATEV Unternehmen Online. There are two options for this, which you can easily set up as a workflow:‍variant 1: Automatic forwarding of invoices that have been moved to a specific folder (e.g. “Approved Invoices”).variant 2: Automatic sending to DATEV companies online based on a tag (e.g. '” Invoice”) as soon as the document arrives in Document Cockpit.‍The setup works like this:Option 1:If you have already activated the Workflows feature, then go to the “Standard Workflows” in the “Workflows” section.Select the first workflow under Documents to DATEV document image service.Activate the interface under “DATEV document service” and add your account (with the DATEV consultation and client number).In the workflow parameters, select the desired folder or create a new one.‍To test whether the workflow also works, simply move a document into the created folder. Within seconds, you can also find this in the document overview in your DATEV online application.‍Option 2:If you have already activated the Workflows feature, then go to the “Standard Workflows” in the “Workflows” section.Select the second workflow under “Documents to DATEV document service”.Activate the interface under “DATEV document service” and add your account (with the DATEV consultation and client number).In “Filter by tags,” enter “invoice” as the keyword, for example.If you now upload or receive an invoice via post-scan, it is automatically sent to DATEV companies online.‍To go one step further, you can easily create additional workflows. For example, have all your invoices with the keyword “Datev” stored in the “Send to DATEV Companies Online” folder. If this folder is then linked to DATEV online via workflow as described above, the documents are forwarded accordingly. We are also happy… --- ### OCR - wie Unternehmen durch optische Zeichenerkennung profitieren Source: https://www.caya.com/ressourcen/ocr-texterkennung Description: Wir zeigen, wie OCR funktioniert und wie diese Technologie Unternehmen unterstützen kann. DMS TipsOCR - wie Unternehmen durch optische Zeichenerkennung profitierenOCR ist eine Technologie zur optischen Zeichenerkennung für digitales Bildmaterial. Wird z. B. die Briefpost digitalisiert, lassen sich ausgelesene Dateien dank Volltextsuche komplett durchsuchen. Wir zeigen, wie OCR funktioniert und wie Sie diese Technologie unterstützen kann.‍Was bedeutet OCR?Was ist OCR? Die Abkürzung OCR steht für optical character recognition (optische Zeichenerkennung) und bezeichnet eine Technologie zur Texterkennung für digitales Bildmaterial.Was haben dann z. B. Rechnungen damit zu tun? Eine Rechnung ist ja kein Bild, sondern ein Textdokument. Stimmt – und gleichzeitig auch wieder nicht. Beim OCR-Prozess bei Caya scannen wir zuvor Unterlagen als Bilddatei ein. Dabei werden z. B. gedruckte Dokumente oder per Hand geschriebener Text ausgelesen und einhergehend mit der Erkennung einzelner Zeichen in eine digitale Form umgewandelt. Dabei kann es sich beim Originaldokument sowohl um einen Text (wie bei einer Rechnung) oder auch um Bildmaterial mit Text handeln (z. B. in Werbegrafiken, Flyern, Prospekten). Das Ursprungsdokument wird zuerst als digitales Image erfasst und im OCR-Vorgang anschließend ausgelesen. Der OCR-Prozess zur Dokumentendigitalisierung und Datenerfassung wird u. a.  auch für Passdokumente, Kontoauszüge und Visitenkartendaten genutzt.Die optische Zeichenerkennung und OCR-Software ist auch ein Forschungsgebiet der künstlichen Intelligenz (KI) und der Merkmals- (Feature Matching) und Mustererkennung (Pattern Matching). Bei der Datenerfassung, z. B. von Briefen in Papierform wird durch OCR-Software die Dokumentenstruktur analysiert. Dabei wird diese in verschiedene Elemente wie Absender, Betreffzeile und Textkörper unterteilt. Hier kommt eine globale Strukturerkennung im Rahmen einer Layoutanalyse zum Einsatz. Diese kann Textblöcke von Grafikelementen unterscheiden und somit sowohl Zeilenstrukturen als auch einzelne Zeichen erkennen. Das Programm speichert, wo sich welche Inhalte befinden.Bei der Textkonvertierung werden einzelne, extrahierte Textzeilen in Wörter und darüber hinaus in einzelnen Buchstaben zerlegt. Ein durch einen Scan erzeugtes Bild besteht aus einer Ansammlung von Bildpunkten, so auch bei jedem Buchstaben. Zur optischen Zeichenerkennung werden… --- ### OCR — how companies benefit from optical character recognition Source: https://www.caya.com/en/ressourcen/ocr-texterkennung Description: We show how OCR works and how this technology can help companies. DMS TipsOCR — how companies benefit from optical character recognitionOCR is an optical character recognition technology for digital images. If, for example, letter mail is digitized, read out files can be completely searched thanks to a full text search. We'll show you how OCR works and how this technology can help you.‍What does OCR mean?What is OCR? The abbreviation OCR stands for optical character recognition and describes a technology for text recognition for digital images.What do invoices have to do with it, for example? After all, an invoice is not an image, but a text document. It's true — and not at the same time. During the OCR process at Caya, we first scan documents as an image file. For example, printed documents or handwritten text are read out and converted into a digital form along with the recognition of individual characters. The original document can be both text (such as an invoice) or image material with text (e.g. in advertising graphics, flyers, brochures). The original document is first captured as a digital image and then read out in the OCR process. The OCR process for document digitization and data collection is also used for passport documents, account statements and business card data, among other things.Optical character recognition and OCR software is also an area of research in artificial intelligence (AI) and feature matching and pattern matching. When collecting data, e.g. letters in paper form, OCR software analyses the document structure. This is divided into various elements such as sender, subject line and body text. This is where global structure recognition is used as part of a layout analysis. It can distinguish text blocks from graphic elements and thus recognize both line structures and individual characters. The program stores where which content is located.During text conversion, individual, extracted lines of… --- ### Demo: Organisation mit Caya Source: https://www.caya.com/ressourcen/organisation-mit-caya Description: Organisieren Sie Ihren gesamten Papierkram an einem Ort. Unser Dokumenten-Cockpit verschafft Ihnen einen Überblick über eingehende Dokumente und erforderliche Maßnahmen. Video Demo: Organisation mit CayaOrganisieren Sie Ihren gesamten Papierkram an einem Ort. Unser Dokumenten-Cockpit verschafft Ihnen einen Überblick über eingehende Dokumente und erforderliche Maßnahmen.HerunterladenKostenlos ansehenMöchten Sie mehr erfahren?Demo buchenVertrieb kontaktieren --- ### Demo: Organizing with Caya Source: https://www.caya.com/en/ressourcen/organisation-mit-caya Description: Organize all your paperwork in one place. Our document cockpit gives you an overview of incoming documents and required measures. Video Demo: Organizing with CayaOrganize all your paperwork in one place. Our document cockpit gives you an overview of incoming documents and required measures.Read nowWatch for freeWould you like to know more?Book a demoContact sales --- ### Original notwendig oder reicht Scan? Beispiele von am häufigsten nachgefragten Dokumentenarten Source: https://www.caya.com/ressourcen/original-notwendig-oder-reicht-scan-beispiele-von-am-haufigsten-nachgefragten-dokumentenarten Description: Viele fragen sich, welche Dokumente sie im Original aufbewahren müssen, oder ob ein Scan ausreicht. Hier finden Sie Informationen zu den am häufigsten nachgefragten Dokumentenkategorien. DMS TipsOriginal notwendig oder reicht Scan? Beispiele von am häufigsten nachgefragten DokumentenartenViele fragen sich, welche Dokumente sie im Original aufbewahren müssen, oder ob ein Scan ausreicht. Hier finden Sie Informationen zu den am häufigsten nachgefragten Dokumentenkategorien.Beispiel behördliche Briefe:Um den Unterschied und die Relevanz von Originaldokumenten im Vergleich zu Scans zu verstehen, ist es zunächst wichtig, den Unterschied von Schriftform und Textform zu erklären. Gemäß. §126 Abs. 1 BGB, bedeutet Schriftform dass mit dem eigenen Namen eigenhändig auf Papier unter dem Text geschrieben werden muss. In Abs. 3 heißt es bezüglich Schriftform Definition BgB darüber hinaus: Die schriftliche Form kann durch die elektronische Form ersetzt werden, wenn sich nicht aus dem Gesetz ein anderes ergibt.Die Textform schreibt lediglich vor, dass Inhalte in einem Schriftstück dauerhaft abrufbar sein müssen und dass zu erkennbar ist, von wem die Inhalte stammen. Eine PDF-Datei ein Scan wäre dementsprechend eine Lösung, die das abdeckt, was im Bereich der Textform vorgeschrieben ist. Papier zu bedrucken ist nicht nötig, wenn man von der Textform spricht. Das erleichtert den Weg zum papierlosen Büro.Darüber hinaus können zahlreiche behördlichen Briefe oder Bescheide, die ohne Unterschrift maschinell erstellt worden sind, einfach digital aufbewahrt werden. Hier gewährt § 37 Abs. 5 Verwaltungsverfahrensgesetz, ausnahmsweise die Möglichkeit die Unterschrift und den Namenszug für maschinell erstellte Bescheide wegzulassen, so dass der Verwaltungsakt dennoch gültig ist. Unten stehend listen wir weitere Beispiele zur Notwendigkeit von Originalen auf.Beispiel Wohnungsmietvertrag: Original oder Kopie 🏘️📝Welche Dokumente kann ich als Scan vorlegen? Für den Mietvertrag über eine Wohnung sieht das Gesetz keine zwingende Schriftform vor. Er muss also nicht ausgedruckt und unterschrieben sein. Nur wenn ein Vertrag auf bestimmte Zeit geschlossenen werden soll, aber länger als ein Jahr dauert, muss der Vertrag eigenhändig unterschrieben werden. Falls nicht, gilt er aber trotzdem gem. § 550 BGB, jedoch für unbestimmte Zeit.Trotzdem werden die… --- ### Original required or is scan enough? Examples of the most frequently requested document types Source: https://www.caya.com/en/ressourcen/original-notwendig-oder-reicht-scan-beispiele-von-am-haufigsten-nachgefragten-dokumentenarten Description: Many are wondering which original documents they need to keep, or whether a scan is sufficient. Here you can find information about the most frequently requested document categories. DMS TipsOriginal required or is scan enough? Examples of the most frequently requested document typesMany are wondering which original documents they need to keep, or whether a scan is sufficient. Here you can find information about the most frequently requested document categories.Example of official letters:To understand the difference and relevance of original documents compared to scans, it is first important to Difference between written form and text form to explain. According to §126 para. 1 BGB, written form means that Your own name must be written by hand on paper under the text. Paragraph 3 also states with regard to the written form definition BGB: The written form may be replaced by the electronic form unless otherwise provided by law.The text form simply requires that content in a document must be permanently retrievable and that it is possible to recognize who the content originates from. A PDF file a scan would therefore be a solution that covers what is required in the area of text form. Printing on paper is not necessary when you talk about the text form. That makes it easier Road to a paperless office.In addition, numerous official letters or notices that have been created by machine without signature are simply stored digitally. Here, Section 37 (5) of the Administrative Procedure Act allows, exceptionally, the option to omit the signature and naming of machine-generated decisions, so that the administrative act is still valid. Below we list further examples of the need for originals.Example apartment rental agreement: original or copy 🏘️📝Which documents can I present as a scan? For the The law does not provide for a mandatory written form of rental agreement for an apartment. It therefore does not have to be printed out and signed. Only if a contract is to be concluded for a specific… --- ### Demo: Perfekte Compliance Source: https://www.caya.com/ressourcen/perfekte-compliance Description: Mit Caya sind Sie auf der sicheren Seite. Wir denken Compliance für Sie mit. Damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können: Ihr Kerngeschäft. VideoDemo: Perfekte ComplianceMit Caya sind Sie auf der sicheren Seite. Wir denken Compliance für Sie mit. Damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können: Ihr Kerngeschäft.HerunterladenKostenlos ansehenMöchten Sie mehr erfahren?Demo buchenVertrieb kontaktieren --- ### Demo: Perfect compliance Source: https://www.caya.com/en/ressourcen/perfekte-compliance Description: With Caya, you're on the safe side. We take compliance into account for you. So that you can concentrate on what's important: your core business. VideoDemo: Perfect complianceWith Caya, you're on the safe side. We take compliance into account for you. So that you can concentrate on what's important: your core business.Read nowWatch for freeWould you like to know more?Book a demoContact sales --- ### Podcast: So geht mobiles Arbeiten Source: https://www.caya.com/ressourcen/podcast-mobiles-arbeiten Description: Erfahren Sie alles, was Sie über Remote Work, New Work und Mobiles Arbeiten wissen müssen. WebinarePodcast: So geht mobiles ArbeitenUnsere Interviewpartnerin Teresa Hertwig (Inhaberin und Gründerin von GetRemote) ist Beraterin und Trainerin für die Einführung und Festigung einer Remote Work Kultur & Struktur in Unternehmen und weiß, wie Unternehmen möglichst effizient mobil arbeiten.Hierzu gibt Sie Tipps zur effizienten internen Unternehmenskommunikation und z. B. beschreibt detailliert, wie Unternehmen die Chat Nutzung optimieren optimieren können. Warum versanden Infos im Unternehmen oft? Neben allen Rahmenbedingungen rund um das mobile Arbeiten gibt Sie Tipps und Tricks für Ihr mobiles Home Office und zu mehr Effizienz in der Nutzung von Remote Work Software.HerunterladenKostenlos ansehenMöchten Sie mehr erfahren?Demo buchenVertrieb kontaktieren --- ### Podcast: This is how mobile working works Source: https://www.caya.com/en/ressourcen/podcast-mobiles-arbeiten Description: Find out everything you need to know about remote work, new work and mobile working. webinarsPodcast: This is how mobile working worksOur interview partner Teresa Hertwig (owner and founder of getRemote) is a consultant and trainer for the introduction and strengthening of a remote work culture & structure in companies and knows how companies can work as efficiently as possible on the move. To this end, she gives tips on efficient internal corporate communication and, for example, describes in detail how companies can optimize chat usage. Why do companies often send out information? In addition to all the general conditions relating to mobile working, she gives tips and tricks for your mobile home office and for greater efficiency in the use of remote work software.Read nowWatch for freeWould you like to know more?Book a demoContact sales --- ### Post-Arbeitsverträge Source: https://www.caya.com/ressourcen/post-arbeitsvertrage Description: Zurück in die Vergangenheit? In Deutschland müssen Personalabteilungen Arbeitsverträge jetzt analog an ihre Beschäftigten aushändigen. Post-ArbeitsverträgeZurück in die Vergangenheit? ‍In Deutschland müssen Personalabteilungen Arbeitsverträge jetzt analog an ihre Beschäftigten aushändigen.Mit Inkrafttreten des Gesetzes zur Umsetzung der EU-Richtlinie 2019/1152 drohen seit dem 1. August 2022 Unternehmen Bußgelder, wenn sie Arbeitsverträge an Beschäftigte nur digital aushändigen. Müssen digital organisierte Personalabteilungen deshalb die Uhr in die analoge Steinzeit zurückdrehen? Mitnichten!Unsere pragmatische Lösung ist wie folgt: Wir leiten die von den Bewerbern unterschriebenen Verträge in unsere Scancenter, um sie dort zu digitalisieren.Anschließend stellen wir Ihnen die Unterlagen im Caya Document Cockpit digital zur Verfügung. Darüber hinaus können Sie die papierbasierten Originale in unserem Langzeitarchiv aufbewahren. Somit kann sich Ihre Personalabteilung wieder voll auf Ihre Kernaufgaben konzentrieren und sich vor allem um die Mitarbeitergewinnung und deren -bindung kümmern. Sie müssen keinen zusätzlichen Scan-Aufwand betreiben und keine Aktenschränke für die Aufbewahrung analoger Dokumente anschaffen.Weitere Infos: Digitaler Posteingang‍Vertrieb kontaktierenHerunterladenKostenlos ansehenMöchten Sie mehr erfahren?Demo buchenVertrieb kontaktieren --- ### Post employment contracts Source: https://www.caya.com/en/ressourcen/post-arbeitsvertrage Description: Back to the past? In Germany, HR departments must now hand over employment contracts to their employees in an analogous manner. Post employment contractsBack to the past? ‍In Germany, HR departments must now hand over employment contracts to their employees analogously.With the entry into force of the law implementing EU Directive 2019/1152, companies have been facing fines since August 1, 2022 if they only hand over employment contracts to employees digitally. Do digitally organized HR departments therefore have to turn back the clock to the analog Stone Age? Not at all!Our pragmatic solution is as follows: We forward the contracts signed by applicants to our scan centers in order to digitize them there.We will then make the documents available to you digitally in the Caya Document Cockpit. You can also keep the paper-based originals in our long-term archive. This allows your HR department to concentrate fully on its core tasks again and, above all, to attract and retain employees. You don't have to spend any additional scanning effort or purchase filing cabinets to store analog documents.More info: digital inbox‍Contact salesRead nowWatch for freeWould you like to know more?Book a demoContact sales --- ### Wie das Greentech-Start-Up Zolar mit Post-Digitalisierung seine Prozesse optimiert. Source: https://www.caya.com/ressourcen/post-digitalisieren-prozesse-optimiert Description: Im Interview erzählt Dr. Sarah Müller - Chief Commercial Officer (CCO) von Zolar, wie Zolar es durch digitalisierte Post bewerkstelligt, sowohl das Dokumentenmanagement als auch die Buchhaltung zu entlasten, um interne Prozesse zu optimieren. Alle Learnings im Video & Podcast. InterviewWie das Greentech-Start-Up Zolar mit Post-Digitalisierung seine Prozesse optimiert.Wie Zolar die Buchhaltung optimiert: Digitalisierte Briefpost im EinsatzIm Interview erzählt Dr. Sarah Müller - Chief Commercial Officer (CCO) von Zolar, wie Zolar es durch digitalisierte Post bewerkstelligt, sowohl das Dokumentenmanagement als auch die Buchhaltung zu entlasten, um interne Prozesse zu optimieren. Alle Learnings im Video & Podcast.Green-Tech-Start-up Zolar setzt auf Digitalisierung von Post und BuchhaltungDas Green-Tech-Start-up Zolar hat sich als Ziel gesetzt, auf jedem Dach der Welt eine Solaranlage zu errichten und so die Verwendung erneuerbarer Energien so einfach wie möglich zu gestalten. Zusätzlich will der stark wachsende Solarpionier intern die Summe der eingehenden Briefe so weit wie möglich reduzieren und digitalisieren.Mit der steigenden Mitarbeiterzahl wuchs auch das Postaufkommen. Außerdem stellte das Unternehmen Anfang 2021 auf Fernarbeit um. Digitalisierte Briefpost bietet für Zolar immense Vorteile. Die größte Herausforderung bestand darin, sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter zu den für sie relevanten Informationen Zugang haben. Dazu gehört auch der tägliche Posteingang. Bevor man CAYA mit der Digitalisierung der Briefpost beauftragte, nahmen einige Mitarbeiter die Post im Büro entgegen, scannten diese ein und leiteten sie per E-Mail weiter. Ein ortsgebundener, manueller und zeitintensiver Prozess.‍Erfolgsstory Zolar: Mit CAYA zur effizienten Post- und DokumentenverwaltungDie Podcast Episode können Sie sowohl am Rechner als auch unterwegs anhören. Einfach am unteren Ende des Podcast Players oben auf Subscribe klicken und Spotify, Apple Podcasts und Co. auswählen.Interview mit Dr. Sarah Müller (CCO von Zolar): Digitalisierte Post als Lösung für interne Prozesse ‍Case-Study Zolar: Wie eine Solarfirma mit digitalisierter Post und Buchhaltung Zeit und Geld spart‍In unserem Video-Interview und in unserer Podcast Episode unseres Bits & Business Podcasts, erfahren Sie, wie Zolar als Remote-First Company den Posteingang managed und wie durch an eine Document Cloud angeschlossene Buchhaltungstools digitalisierte Rechnungen und ähnliche Unterlagen direkt automatisch in diese einfließen. Erfahren Sie, wie es Zolar… --- ### How the greentech start-up Zolar is optimising its processes with post-digitization. Source: https://www.caya.com/en/ressourcen/post-digitalisieren-prozesse-optimiert Description: In an interview, Dr. Sarah Müller - Chief Commercial Officer (CCO) of Zolar explains how Zolar uses digitized mail to relieve both document management and accounting in order to optimize internal processes. All learnings in video & podcast. InterviewHow the greentech start-up Zolar is optimising its processes with post-digitization.How Zolar optimizes accounting: Using digitized letter mailIn an interview, Dr. Sarah Müller - Chief Commercial Officer (CCO) of Zolar explains how Zolar does it through digitized mail, both document management as well as to relieve the accounting department in order to optimize internal processes. All learnings in video & podcast.Green tech start-up Zolar focuses on digitization of mail and accountingThe green tech start-up Zolar has set itself the goal of building a solar system on every roof in the world and thus making the use of renewable energy as easy as possible. In addition, the fast-growing solar pioneer wants to reduce and digitize the sum of incoming letters as much as possible internally.As the number of employees grew, so did the volume of mail. The company also switched to remote work at the beginning of 2021. Digitized letter mail offers immense advantages for Zolar. The biggest challenge was ensuring that all employees had access to the information that was relevant to them. This includes the daily inbox. Before CAYA was commissioned to digitize the letter, a number of employees received the mail in the office, scanned it and forwarded it via e-mail. A localized, manual and time-consuming process.‍Zolar success story: Efficient mail and document management with CAYAYou can listen to the podcast episode both on the computer and on the go. Simply click on Subscribe at the bottom of the podcast player and select Spotify, Apple Podcasts and Co.Interview with Dr. Sarah Müller (CCO of Zolar): Digitized mail as a solution for internal processes ‍Zolar case study: How a solar company saves time and money with digitized mail and accounting‍In our video interview and in our podcast episode of our Bits & Business podcast, you will learn how Zolar… --- ### Postdigitalisierung und papierloses Büro Source: https://www.caya.com/ressourcen/postdigitalisierung-und-papierloses-buro Description: Erfahren Sie, wie digitalisierte Briefpost smarte Prozesse und mehr Zufriedenheit ermöglicht. FallstudiePostdigitalisierung und papierloses BüroErfahren Sie, wie Sie durch die Anreicherung von Dokumenten mit wertvollen Informationen einen zusätzlichen Mehrwert erreichen, welche immensen Vorteile der digitale Posteingang für Ihr Unternehmen, aber auch für Ihre Kollegen bringt und auf welche Kriterien Sie bei der Auswahl eines Anbieters für die Postdigitalisierung achten sollten. Einen umfassenden Artikel von Alexander Schneekloth, Founder & Managing Director von Caya, finden Sie hier.‍‍‍‍‍HerunterladenKostenlos ansehenMöchten Sie mehr erfahren?Demo buchenVertrieb kontaktieren --- ### Post digitization and paperless office Source: https://www.caya.com/en/ressourcen/postdigitalisierung-und-papierloses-buro Description: Find out how digitized letter mail enables smart processes and greater satisfaction. case studyPost digitization and paperless officeLearn how you can achieve additional added value by enriching documents with valuable information, the immense benefits of digital inbox for your company, but also for your colleagues, and what criteria you should pay attention to when choosing a provider for mail digitization. A comprehensive article by Alexander Schneekloth, Founder & Managing Director of Caya, can be found here.‍‍‍‍‍Read nowWatch for freeWould you like to know more?Book a demoContact sales --- ### Wie Sie Ihren Posteingang in 5 Schritten automatisieren Source: https://www.caya.com/ressourcen/posteingang-automatisieren Description: Ein überfüllter Posteingang kann die Produktivität stark beeinträchtigen. Die manuelle Verarbeitung von Briefen, E-Mails und Anhängen ist zeitaufwendig und fehleranfällig. Die Lösung liegt in der Automatisierung. DMS TipsWie Sie Ihren Posteingang in 5 Schritten automatisierenEin überfüllter Posteingang kann die Produktivität stark beeinträchtigen. Die manuelle Verarbeitung von Briefen, E-Mails und Anhängen ist zeitaufwendig und fehleranfällig. Die Lösung liegt in der Automatisierung. Durch den Einsatz moderner Technologien wie Intelligenter Dokumentenverarbeitung (IDP) lassen sich Arbeitsabläufe effizienter gestalten, Reaktionszeiten verkürzen und Fehler minimieren.In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie Ihren Posteingang in fünf Schritten automatisieren können.1. Dokumente zentral bündelnStatt an verschiedenen Orten und in unterschiedlichen Quellen nach Dokumenten zu suchen – zentralisieren Sie die Verwaltung all Ihrer Dokumente an einem einzigen Ort. Der erste Schritt zur Automatisierung besteht also darin, eine zentrale Plattform für alle eingehenden Dokumente zu schaffen. Dabei kann eine digitale Posteingangslösung wie Caya helfen, die verschiedene Dokumententypen, wie E-Mails oder gescannte physische Dokumente, erfasst und in einem Posteingang zur Verfügung stellt. Dies reduziert die Notwendigkeit einer manuellen Ablage und erleichtert die Suche nach und den Zugriff auf wichtige Informationen.2. Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) einsetzenIDP-Technologie ermöglicht die automatisierte Analyse, Klassifikation und Übertragung von Dokumenten. Mithilfe von Künstlicher Intelligenz und OCR lassen sich relevante Informationen wie Rechnungsnummer, Absender oder Zahlungsfrist extrahieren und in genutzte Programme zur Weiterverarbeitung übertragen werden.Beispiel: Eine per E-Mail eingegangene Rechnung wird automatisch erkannt und klassifiziert, relevante Daten werden extrahiert und nach der Validation an DATEV Unternehmen online weitergeleitet.3. Regeln und Workflows für Dokumente definierenSobald alle Dokumente digital verfügbar sind, können Regeln für deren Verarbeitung erstellt werden. Zum Beispiel:Automatische Klassifizierung: E-Mail, gescannte Briefe und Dokumente werden basierend auf zum Beispiel Absender, Betreff oder Inhalt automatisch kategorisiert und mit passenden Tags versehen.Weiterleitungsregeln: Bestimmte Dokumente können direkt an zuständige Abteilungen, Mitarbeitende oder externe Software weitergeleitet werden. Beispiel: Ein eingehendes Dokument wird als “Rechnung” erkannt und deswegen automatisch mit der Abteilung Buchhaltung geteilt.Fristenmanagement: Erinnerungen für wichtige Dokumente wie Rechnungen oder Vertragsverlängerungen können automatisiert werden.Tipp: Durch die Festlegung klarer Prozesse lassen sich… --- ### How to automate your inbox in 5 steps Source: https://www.caya.com/en/ressourcen/posteingang-automatisieren Description: An overflowing inbox can severely impact productivity. The manual processing of letters, emails, and attachments is time-consuming and prone to errors. The solution lies in automation. DMS TipsHow to automate your inbox in 5 stepsAn overflowing inbox can severely impact productivity. The manual processing of letters, emails, and attachments is time-consuming and prone to errors. The solution lies in automation. By using modern technologies such as Intelligent document processing (IDP) Work processes can be made more efficient, response times reduced and errors minimized.In this guide, you'll learn how to automate your inbox in five steps.1. Centrally bundle documentsInstead of searching for documents in different locations and sources, centralize the management of all your documents in one place. The first step towards automation is therefore to create a central platform for all incoming documents. A digital inbox solution such as Caya, which captures various types of documents, such as emails or scanned physical documents, and makes them available in an inbox can help. This reduces the need for manual filing and makes it easier to search for and access important information.2. Use intelligent document processing (IDP)IDP technology enables automated analysis, classification, and transmission of documents. With the help of artificial intelligence and OCR, relevant information such as invoice number, sender or payment period can be extracted and transferred to used programs for further processing.example: An invoice received by email is automatically recognized and classified, relevant data is extracted and, after validation, forwarded to DATEV companies online.3. Define rules and workflows for documentsAs soon as all documents are digitally available, rules for their processing can be created. For example:Automatic classification: E-mails, scanned letters and documents are automatically categorized based on, for example, sender, subject or content, and provided with appropriate tags.Redirection rules: Certain documents can be forwarded directly to responsible departments, employees or external software. Example: An incoming document is recognized as an “invoice” and is therefore automatically shared with the accounting department.Deadline management: Reminders for important documents,… --- ### Produkt Update - 3. Quartal 2023 Source: https://www.caya.com/ressourcen/produkt-update-3-quartal-2023 Description: Aktuelle Updates: Neue Funktionen und Verbesserungen in Caya Produkt UpdateProdukt Update - 3. Quartal 2023Aktuelle Updates: Neue Funktionen und Verbesserungen in CayaÜberarbeitung der EinstellungenVieles lässt sich jetzt einfacher finden, dazu zählen unter anderem die Übersicht Ihrer Rechnungen, der aktuelle Status des Scan-Zentrums sowie Ihre Nachsendeaufträge.‍Neue Oberfläche für OriginalsendungenNeben der neuen Oberfläche ermöglichen wir nun auch die direkte Änderung der Adresse vor dem Senden. Des Weiteren gibt es keine Begrenzung mehr auf 15 Briefsendungen. Übrigens, wussten Sie schon, dass Sie auch direkt an eine Paketstation versenden können?‍Meta-Daten der Dokumente als CSV herunterladenSie benötigen keine PDFs? Dann laden Sie sich jetzt direkt die Meta-Daten Ihrer Dokumente als CSV herunter. Als Kunden im "Professional" Plan können Sie sogar individuelle Datenfelder von uns extrahieren lassen.HerunterladenKostenlos ansehenMöchten Sie mehr erfahren?Demo buchenVertrieb kontaktieren --- ### Product update - 3rd quarter 2023 Source: https://www.caya.com/en/ressourcen/produkt-update-3-quartal-2023 Description: Latest Updates: New Features and Improvements in Caya Product updateProduct update - 3rd quarter 2023Latest Updates: New Features and Improvements in CayaRevision of settingsMany things are now easier to find, including an overview of your invoices, the current status of the scan center and your forwarding orders.‍New interface for original broadcastsIn addition to the new interface, we now also make it possible to change the address directly before sending. Furthermore, there is no longer a limit of 15 letters. By the way, did you know that you can also ship directly to a parcel station?‍Download the meta data of the documents as CSVDon't need PDFs? Then download the meta data of your documents directly as CSV. As a customer on the “Professional” plan, you can even have us extract individual data fields.Read nowWatch for freeWould you like to know more?Book a demoContact sales --- ### Produkt Update - 1. Quartal 2023 Source: https://www.caya.com/ressourcen/release-note-q1-2023 Description: Die Automatisierung Ihrer Arbeitsabläufe und das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten hatten wir diese Frühjahr im Fokus. Hier ein Überblick über ein paar unserer Neuerungen. Produkt UpdateProdukt Update - 1. Quartal 2023Wir erleichtern Zusammenarbeit und Automatisierung Die Automatisierung Ihrer Arbeitsabläufe und das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten hatten wir dieses Frühjahr im Fokus. Hier ein Überblick über einige Neuerungen: "Member" können jetzt Ordner bearbeiten ‍Mit Bearbeitungsrechten können Sie nun in anderer Leute Ordner Ihre Dokumente hochladen, Dinge verschieben und umbenennen.‍‍‍Einfach mal testenSie sind Geschäftskunde und würden die neuen Features gerne ausprobieren? Aktivieren Sie die Testphase für alle Funktionen des Tarifs “Standard” in Ihren Einstellungen.Jetzt Testphase starten‍‍Workflow-Erstellung erleichtertDer neue Button “Automatisierung hinzufügen” in Ihrer Caya-Inbox und allen Unterordnern ermöglicht Ihnen das einfache und schnelle Erstellen von Workflows. ‍‍Neue Automatisierung zu neuen Integrationen‍Dokumente automatisch senden an: DATEV, Dropbox, FTP Server und alle unsere vorher bereits existierenden Integrationen wie Zapier, GetMyInvoices, Filee, etc.‍‍‍Bonus: Dokumente trennenIm Editor können Sie jetzt ausgewählte Seiten als eigenständiges Dokument in Caya speichern. Dabei bleibt das Original erhalten und die digtale Kopie durchläuft unsere volle Extraktion.‍‍‍‍Weitere Neuigkeiten im März:‍Bessere Bedienbarkeit des Cockpits: Jedes Element in der Navigationsleiste und Dokumente lassen sich in einem neuen Fenster oder Tab öffnen Arbeit mit Dokumenten: Kopieren und Einfügen, Vollbildschirm-Modus, Undo/Redo Funktionen, individualisierbare Stempel Workflow Automatisierungen: Werden jetzt auch beim Hinzufügen von z.B. Tags ausgelöst, der Empfänger kann auch als Auslöser gewählt werden, man muss nur noch einmal den Caya Connector auswählen - dann nie wieder. Kollaboration: Eine simple Übersicht über alle Nutzer*innen mit denen man jemals ein Dokument geteilt hat, plus einfache Funktion diesen Zugang zu entfernen, finden Sie jetzt hier.‍HerunterladenKostenlos ansehenMöchten Sie mehr erfahren?Demo buchenVertrieb kontaktieren --- ### Product update - 1st quarter 2023 Source: https://www.caya.com/en/ressourcen/release-note-q1-2023 Description: This spring, we focused on automating your work processes and working together on documents. Here is an overview of some of our new features. Product updateProduct update - 1st quarter 2023We make collaboration and automation easier This spring, we focused on automating your work processes and working together on documents. Here is an overview of some new features: “Members” can now edit folders ‍With editing rights, you can now upload your documents to other people's folders, move and rename things.‍‍‍Just testAre you a business customer and would like to try out the new features? Activate the trial period for all features of the “Standard” plan in your settings.Start test phase now‍‍Workflow creation made easierThe new “Add automation” button in your Caya inbox and all subfolders allows you to create workflows easily and quickly. ‍‍New automation for new integrations‍Automatically send documents to: DATEV, Dropbox, FTP server and all our previous integrations such as Zapier, GetMyInvoices, Filee, etc.‍‍‍Bonus: separate documentsIn the editor, you can now save selected pages as a standalone document in Caya. The original is retained and the digital copy goes through our full extraction.‍‍‍‍More news in March:‍Better cockpit usability: Each item in the navigation bar and documents can be opened in a new window or tab Work with documents: Copy and paste, full screen mode, undo/redo functions, customizable stamps Workflow automations: If tags are now also triggered when adding tags, for example, the recipient can also be selected as a trigger, you just have to select the Caya Connector again - then never again. Collaboration: A simple overview of all users with whom you've ever shared a document, plus a simple function to remove this access You can now find it here.‍Read nowWatch for freeWould you like to know more?Book a demoContact sales --- ### Schriftform vs Textform Source: https://www.caya.com/ressourcen/schriftform-vs-textform Description: Was bedeuten eigentlich die Ausdrücke "Schriftform" und "Textform"? Dieser Frage gehen wir auf den Grund und legen den Fokus auf den Briefverkehr. DMS TipsSchriftform vs TextformWas bedeuten eigentlich die Ausdrücke "Schriftform" und "Textform"? Dieser Frage gehen wir auf den Grund und legen den Fokus auf den Briefverkehr.Die digitale Transformation schreitet immer weiter im Geschäftsleben und im Alltag vorran. Schon heute ist das nur zehn Jahre alte Smartphone nicht mehr wegzudenken. Das bringt mit sich, dass digitale Medien parallel neben alten Medien wie Papier verwendet werden. Funktionieren digitale Medien aber nicht nur technisch, sondern auch formell anders als Papier?So ist es z. B. mit der Post. Post kommt ausgedruckt und teilweise unterschrieben auf Papier. Eine E-Mail hat zumindest keine handschriftliche Unterschrift.Papier und Tinte waren die Kommunikationsmittel des ausklingenden 19. Jahrhunderts. Günstig und für jeden verfügbar. Deshalb ist im Jahre 1900 die häufig genannte „Schriftform“ in das deutsche bürgerliche Gesetzbuch (BGB) aufgenommen worden. Dabei bedeutet Schriftform gem. §126 Abs. 1 BGB, das eigenhändig auf dem Papier mit dem eigenen Namen unter dem Text geschrieben werden muss.Was ist der Unterschied zwischen Schriftform und Textform? In Abs. 3 heißt es zur Schriftform Definition BgB inzwischen auch:‍''Die schriftliche Form kann durch die elektronische Form ersetzt werden, wenn sich nicht aus dem Gesetz ein anderes ergibt.''‍Diese Änderung ermöglicht also generell die Überführung dieses Kommunikationsmittels (schriftliche Form) in das Zeitalter der Digitalisierung. Einige wenige Ausnahmen finden Sie unten aufgelistet.Übrigens wird die Textform, die umgangssprachlich oft mit Schriftform vertauscht wird, in § 126b BGB geregelt. Einmal auf juristische Art erklärt: Die Textform sieht vor, dass man den Inhalt der Erklärung und den Erklärenden erkennen und beides dauerhaft abrufbar speichern kann, was auch mit einer PDF-Datei gegeben ist. Dafür bedarf es also ebenfalls keines Papiers. Die elektronische bzw digitale Form eines Dokuments ersetzt ein Dokument aus Papier im Falle der Textform gleichwertig.Wann wird die Schriftform benötigt? SpezialfälleDie durch das Gesetz festgelegte Schriftformerfordernisse stellen aber eher eine Ausnahme dar. Im täglichen Leben… --- ### Written form vs text form Source: https://www.caya.com/en/ressourcen/schriftform-vs-textform Description: What do the terms “written form” and “textual form” actually mean? We get to the bottom of this question and focus on correspondence. DMS TipsWritten form vs text formWhat do the terms “written form” and “textual form” actually mean? We get to the bottom of this question and focus on correspondence.Digital transformation continues to progress in business and everyday life. Even today, the smartphone, which is only ten years old, has become an integral part of it. This means that digital media are used in parallel with old media such as paper. But do digital media work differently than paper not only technically but also formally?It's the same with the post office, for example. Mail is printed out and partly signed on paper. At least, an email doesn't have a handwritten signature.Paper and ink were the means of communication at the end of the 19th century. Affordable and available to everyone. That is why In the year 1900 The frequently mentioned “Written form” included in the German Civil Code (BGB) became. In accordance with Section 126 (1) BGB, written form means that must be written by hand on paper with your own name under the text.What is the difference between written form and text form? Paragraph 3 now also states in the written form BGB:‍“The written form may be replaced by the electronic form unless otherwise provided by law.”‍This change therefore generally makes it possible to transfer this means of communication (written form) into the age of digitization. A few exceptions are listed below.By the way, the text form, which is often interchanged with written form in colloquial language, is regulated in Section 126b BGB. Once explained in a legal way: The textual form provides that you the Can recognize the content of the declaration and the explanatory document and save both permanently retrievable, which is also available with a PDF file. This also does not require any paper. The electronic or digital… --- ### VMK Versicherungsmakler Source: https://www.caya.com/ressourcen/vmk-versicherungsmakler Description: Erfahren Sie, wie der Makler "Versicherungen mit Kopf" seinem Team mithilfe von Caya ortsunabhängiges Arbeiten ermöglicht. FallstudieVMK VersicherungsmaklerVersicherungsmakler VMK steigert Effizienz & arbeitet ortsunabhängigErfahren Sie, wie der Makler “Versicherungen Mit Kopf” durch die Digitalisierung der Eingangspost nicht nur über 16 Tage Arbeitszeit pro Jahr einsparen konnte, sondern auch seinen MitarbeiterInnen das ortsunabhängige Arbeiten ermöglicht hat.Die Münchner VMK Versicherungsmakler GmbH [“VMK”] berät Kunden deutschlandweit, komplett digital zur Wahl von Versicherungsleistungen. Nach dem Motto “Versicherungen mit Kopf” steht dabei die Aufklärung der Kunden im Vordergrund - erst verstehen, dann versichern. Die VMK ist digital aufgestellt mit einem YouTube Kanal, Online Beratung und einem Team, welches ortsunabhängig zusammenarbeitet. Um Letzteres zu ermöglichen, beschloss Gründer Bastian Kunkel 2018, die Eingangspost mit Caya zu digitalisieren.‍HerausforderungDas Versicherungsgeschäft bringt eine Flut an Papier mit sich. Das bedeutet vordergründig einen enormen zeitlichen Aufwand, um die sachgerechte Bearbeitung zu gewährleisten, sowie eine erhöhte Fehleranfälligkeit der internen Prozesse. Wenn es um die Versicherung des Hab und Guts anderer Menschen geht, muss sichergestellt werden, dass im Bearbeitungsprozess keine Fehler oder gar Dokumentenverluste auftreten können. Da zudem die Geschäftsführung der VMK auch ortsunabhängig von unterwegs Zugriff auf neulich eingegangene Dokumente benötigt, wurde Anfang 2018 beschlossen, die Eingangspost mit Caya zu digitalisieren.‍AnforderungenDie Eingangspost sollte nicht mehr physisch empfangen werden. Ziel war es, die Post zu digitalisieren und sie in einer zentralen Oberfläche zur weiteren internen Bearbeitung zur Verfügung zu stellen. Eine Lieferung der Originale war nicht gewünscht. Stattdessen sollte Post, welche nicht aus rechtlichen Gründen archiviert werden muss, vernichtet werden, um das Büro möglichst papierfrei zu halten. Durch diese Prozessumstellung sollte eine effiziente und sichere Bearbeitung der Briefpost sichergestellt werden, um den Zeitaufwand der Postbearbeitung sowie das Prozessrisiko zu eliminieren. Zudem war die Ermöglichung eines ortsunabhängigen Arbeitens und die Kostenreduktion durch Zeiteinsparungen ein zentrales Anliegen.‍LösungCaya sorgt für die Umleitung der gesamten täglichen Eingangspost via Postweiterleitung bei der Deutschen Post zum Scancenter in Berlin. In diesem Zuge übernimmt Caya die… --- ### Case Study: VMK Insurance Broker Source: https://www.caya.com/en/ressourcen/vmk-versicherungsmakler Description: Find out how the broker “Insurance with Head” enables its team to work from anywhere with the help of Caya. case studyCase Study: VMK Insurance BrokerThanks to Caya, Munich-based VMK Versicherungsmakler GmbH can work from anywhere. In this case study, you can find out how this was made possible by digitizing incoming mail processing.‍Content:- What challenges does letter mail cause at “VMK”- Which requirements were formulated- What the solution implemented by Caya looks like- What results were achieved‍‍Read nowWatch for freeWould you like to know more?Book a demoContact sales --- ### Wann benötige ich Originaldokumente? Source: https://www.caya.com/ressourcen/wann-benotige-ich-originaldokumente Description: Häufig stellt sich die Frage, welche Dokumente im Original aufbewahrt werden sollten oder ob ein Scan rechtlich ausreicht. Stichwort Mietvertrag, Stichwort geschäftliche Unterlagen. Wir bringen Licht ins Dunkel der Paragraphen. DMS TipsWann benötige ich Originaldokumente?Häufig stellt sich die Frage, welche Dokumente im Original aufbewahrt werden sollten oder ob ein Scan rechtlich ausreicht. Stichwort Mietvertrag, Stichwort geschäftliche Unterlagen. Wir bringen Licht ins Dunkel der Paragraphen.Behördliche BriefeZahlreiche behördliche Briefe oder Bescheide, die ohne Unterschrift maschinell erstellt wurden, können digital aufbewahrt werden. Wer es genau wissen möchte, hier fachlich ausgedrückt: Hier gewährt § 37 Abs. 5 Verwaltungsverfahrensgesetz ausnahmsweise die Möglichkeit, die Unterschrift und den Namenszug für maschinell erstellte Bescheide wegzulassen, sodass der Verwaltungsakt dennoch gültig ist.Mietvertrag: Original oder Kopie?Für den Wohnungsmietvertrag sieht das Gesetz sogar gar keine zwingende Schriftform vor. Nur wenn ein Vertrag auf bestimmte Zeit geschlossenen werden soll, aber länger als ein Jahr dauert, muss der Vertrag eigenhändig unterschrieben worden sein. Falls nicht, gilt er dennoch gem. § 550 BGB für unbestimmte Zeit.Einfacher gesagt und oft unbekannt: Wird der Vertrag nicht schriftlich geschlossen, ist er nicht unwirksam. Er kann auch ordentlich gekündigt werden, frühestens aber zum Ablauf eines Jahres nach Überlassung des Wohnraums. Das gilt, sofern der Mietvertrag für eine längere Zeit als ein Jahr nicht schriftlich geschlossen wurde.Trotzdem werden die Meisten einen schriftlichen Mietvertrag haben. Der simple Grund: Die Bedingungen des Mietvertrages lassen sich so in einem Streitfall leichter nachweisen. Allerdings existieren keine Vorschriften, die Sie daran hindern, Ihren Mitvertrag als Scan aufzubewahren. Auch liegt hier keine Urkundenverfälschung oder Veränderung vor, die strafrechtlich relevant sein könnte (§§ 267 ff. Strafgesetzbuch), weil Sie eine echte Urkunde nicht verfälschen und diese auch nicht zur Täuschung im Rechtsverkehr benutzen wollen.Wenn Sie sich aber über das Mietverhältnis im Prozess vor Gericht auseinandersetzen (etwa über die Zulässigkeit einer Mieterhöhung), können Sie zunächst eine digitale Kopie als Anlage zu einem Schriftsatz bei Gericht einreichen. Diese Kopie des Mietvertrags reicht den Gerichten meist vollkommen aus. Nur wenn der Vermieter/Gegenseite im Prozess bestreitet, ob der Mietvertrag Scan gültig… --- ### When do I need original documents? Source: https://www.caya.com/en/ressourcen/wann-benotige-ich-originaldokumente Description: The question often arises as to which original documents should be kept or whether a scan is legally sufficient. Keyword rental agreement, keyword business documents. We shed light on the paragraphs. DMS TipsWhen do I need original documents?The question often arises as to which original documents should be kept or whether a scan is legally sufficient. Keyword rental agreement, keyword business documents. We shed light on the paragraphs.Regulatory lettersNumerous government agencies letters or notices, that were created by machine without a signature can be stored digitally. If you want to know exactly, here in technical terms: Here, Section 37 (5) of the Administrative Procedure Act exceptionally allows you to omit the signature and naming of machine-generated decisions, so that the administrative act is still valid.Rental agreement: original or copy?The law does not even provide for a mandatory written form for the residential rental agreement. Only if a contract is to be concluded for a specific period of time but lasts longer than one year, must the contract be signed by hand. If not, it is still valid for an indefinite period in accordance with Section 550 BGB.Put more simply and often unknown: Will the Contract not concluded in writing, is he not ineffective. It can also be terminated properly, but at the earliest at the end of one year after provision of the living space. This applies if the rental agreement has not been concluded in writing for a period longer than one year.Nevertheless, most will have a written rental agreement. The simple reason: This makes it easier to prove the terms of the rental agreement in the event of a dispute. However There are no regulations that prevent you from saving your co-contract as a scan. There is also no falsification or alteration of documents that could be relevant under criminal law (Sections 267 et seq. of the Criminal Code), because you do not want to falsify a genuine document and do not want to use it to deceive legal… --- ### Welche internen Prozesse digitalisieren als KMU? Source: https://www.caya.com/ressourcen/welche-internen-prozesse-digitalisieren-als-kmu Description: Wir erklären, welche Prozesse ein Startpunkt zur digitalen Transformation sein können und was es dabei zu beachten gilt. DMS TipsWelche internen Prozesse digitalisieren als KMU?Genug von endlosem Papierkram und monotonen Abläufen, die Zeit rauben aber kaum Mehrwert generieren? Dann wird es Zeit, als KMU Prozesse intern zu digitalisieren. Wir erklären, welche Prozesse ein Startpunkt zur digitalen Transformation sein können und was es dabei zu beachten gilt.Viele mittelständische Unternehmen haben immer noch mit analogen Arbeitsschritten zu kämpfen. Diese kosten viel Zeit. Oft ist auch vielen nicht bewusst, dass die Digitalisierung dieser Prozesse die Effizienz des Unternehmens immens steigern können. Auch wenn die digitale Transformation voranschreitet, gehören zu Abläufen in kleinen und mittleren Unternehmen oft noch lästiger und überflüssiger Papierkram. Inklusive dem Kopieren von Dokumenten oder auch dem Öffnen von Briefpost. Eine Digitalisierung solcher Unternehmensprozesse kann viel Entlastung bringen.Warum Prozesse digitalisieren?Die Digitalisierung und die Arbeit in der Cloud bringt viele Vorteile: Prozesse digitalisieren bedeutet, Zeit und Kosten zu sparen, weniger Chaos im Büro zu haben und vor allem Optimierungspotenzial aufzudecken. Sich wiederholende Tasks sind dank digitaler Geschäftsprozesse schnell und einfach erledigt – und auch sicherer. Denn menschliche Fehlerquellen lassen sich reduzieren und es gibt nur eine digitale “Single-Source-of-Truth”: Liegt ein Dokument in der Cloud, gibt es keine Duplikate und veraltete Versionen mehr. Das Dokumentenmanagement in der Cloud ist außerdem für Remote Work wichtig. So können Mitarbeiter von überall aus arbeiten. Die Digitalisierung bringt also Effizienz, mehr Überblick und Transparenz für alle Branchen. Durch Prozessoptimierungen können Mitarbeiter die gewonnene Zeit nutzen, um wichtigen, wertschöpfenden Tätigkeiten nachzugehen.Was sind digitale Geschäftsprozesse?Prozesse sind grundsätzlich Teil eines jeden Unternehmens und beschreiben logisch zusammenhängende Aufgaben und Arbeitsschritte. Nach der ISO 9001 Norm müssen Unternehmen prozessorientiert und abteilungsübergreifend arbeiten, um Qualität sicherzustellen. Indem Unternehmen analoge Prozesse digitalisieren und Workflows automatisieren, erhalten sie digitale Geschäftsprozesse. Eine Prozessdigitalisierung unterstützt die tägliche Arbeit und das Management und ermöglicht ein digitales und ortsunabhängiges Arbeiten.Beispiele digitaler Prozesse, die wirklich entlasten, hat uns… --- ### Which internal processes digitize as an SME? Source: https://www.caya.com/en/ressourcen/welche-internen-prozesse-digitalisieren-als-kmu Description: We explain which processes can be a starting point for digital transformation and what needs to be considered. DMS TipsWhich internal processes digitize as an SME?Enough of endless paperwork and monotonous processes that take up time but barely generate any added value? That's when it's time to digitalize processes internally as an SME. We explain which processes can be a starting point for digital transformation and what needs to be considered.Many medium-sized companies are still struggling with analog work steps. These take a lot of time. Many are also often unaware that digitizing these processes can immensely increase the efficiency of a company. Even as digital transformation progresses, Processes in small and medium-sized enterprises often even more annoying and superfluous paperwork. Including copying documents or even opening letter mail. Digitalizing such business processes can bring a lot of relief.Why digitize processes?Digitalization and the Working in the cloud has many benefits: Digitizing processes means saving time and costs, having less chaos in the office and, above all, discovering potential for optimization. Thanks to digital business processes, repetitive tasks are completed quickly and easily — and also more securely. This is because sources of human error can be reduced and there is only one digital “single source of truth”: If a document is in the cloud, there are no more duplicates and outdated versions. Document management in the cloud is also available for Remote Work important. This allows employees to work from anywhere. Digitalization therefore brings efficiency, greater overview and transparency for all industries. Through process optimization, employees can use the time they have gained to pursue important, value-adding activities.What are digital business processes?Processes are basically part of every company and describe logically related tasks and work steps. After ISO 9001 standard Companies must work in a process-oriented manner and across departments to ensure quality. By digitizing analog processes and automating workflows, companies get digital business processes. Process digitization supports… --- ### Whitepaper: Der Caya-Posteingang Source: https://www.caya.com/ressourcen/whitepaper-der-caya-posteingang Description: Der Caya Posteingang: Eine Chance DownloadWhitepaper: Der Caya-PosteingangWieso kann die Digitalisierung der Briefpost eine Chance sein? Und wie kann Caya mir helfen das umzusetzen? Finden Sie Antworten auf diese Fragen in unserem Whitepaper zum Thema Post-Digitalisierung.Inhalt:- Briefpost: Wie der Status quo in Unternehmen aussieht- Chancen die durch die Post-Digitalisierung entstehen- Wie Caya die Post-Digitalisierung einfach für Sie umsetzt- Wie Datenschutz und Sicherheit immer gewährleistet werden‍‍‍HerunterladenKostenlos ansehenMöchten Sie mehr erfahren?Demo buchenVertrieb kontaktieren --- ### White paper: The Caya inbox Source: https://www.caya.com/en/ressourcen/whitepaper-der-caya-posteingang Description: The Caya inbox: An opportunity DownloadWhite paper: The Caya inboxWhy can digitizing letter mail be an opportunity? And how can Caya help me implement that? Find answers to these questions in our white paper on post-digitization.Content:- Letter mail: What the status quo looks like in companies- Opportunities created by post-digitization- How Caya easily implements post-digitization for you- How data protection and security are always ensured‍‍‍Read nowWatch for freeWould you like to know more?Book a demoContact sales --- ### How McMakler's financial accounting relieves employees by automating and linking digitized processes. Source: https://www.caya.com/en/ressourcen/wie-die-finanzbuchhaltung-von-mcmakler-durch-automatisierung-und-verknupfung-digitalisierter-prozesse-mitarbeiter-entlastet Description: McMakler receives a variety of information, notices and invoices from municipalities by post. Raphael Thelen, Vice President Finance, explains how McMakler automatically transfers data to them and efficiently optimizes processes by digitizing them and linking them to accounting tools. InterviewHow McMakler's financial accounting relieves employees by automating and linking digitized processes.McMakler is the leading hybrid broker in Germany and is already one of the largest real estate agents of all. As a full-service real estate service provider, McMakler has improved its incoming mail processes very efficiently with CAYA.McMakler's value proposition is to support property owners by requesting necessary decisions from authorities. “For this, we have a team that is in constant contact with the respective municipalities,” says Raphael Thelen. The information, notifications and associated invoices have been scanned so far, which took a lot of time and nerves before using CAYA. By scanning letter mail by CAYA, basic requirements were created to relieve employees of monotonous routine activities.Accounting tools linked to CAYA - processes automatedAbout a interface Does McMakler have in addition CAYA linked to CANDIS accounting tool and allows relevant items to be automatically imported into the accounting solution. Invoice information is automatically read out using an OCR scanning process. As a result, the Just check financial accounting information instead of typing it in yourself. This is how the invoices are brought to payment. In turn, the payment process is DATEV used. The connected solution imports documents that they can be paid and recorded. “Since the systems take on so many tasks, we no longer need paper for them, but emails are also no longer necessary,” says Raphael Thelen.‍‍ 03:43 Bewältigung von wachsendem Briefaufkommen 08:19 Synergien durch Postdigitalisierung 13:05 Remote Work: Mitarbeiter Management bei McMakler 15:55 Success stories durch Digitalisierung ‍Find out in our video interview and in our podcast episode of our Bits & Business podcast, the digitization podcast for SMEs, Exactly how digitizing mail not only improves the accounting of but also the customer experience at McMakler. In addition, how specifically financial accounting benefits from automation… --- ### Wie die Finanzbuchhaltung von McMakler durch Automatisierung und Verknüpfung digitalisierter Prozesse Mitarbeiter entlastet. Source: https://www.caya.com/ressourcen/wie-die-finanzbuchhaltung-von-mcmakler-durch-automatisierung-und-verknupfung-digitalisierter-prozesse-mitarbeiter-entlastet Description: McMakler erhält eine Vielzahl an Auskünften, Bescheiden und Rechnungen von Gemeinden per Post. Raphael Thelen, Vice President Finance erklärt, wie McMakler durch Digitalisierung dieser und der Verknüpfung zu Buchhaltungstools, Daten automatisiert in diese überträgt und Prozesse effizient optimiert. InterviewWie die Finanzbuchhaltung von McMakler durch Automatisierung und Verknüpfung digitalisierter Prozesse Mitarbeiter entlastet.McMakler ist der führende Hybridmakler in Deutschland und bereits heute einer der größten Immobilienmakler überhaupt. Als Full-Service Immobiliendienstleister, hat McMakler seine Posteingangsprozesse mit CAYA sehr effizient verbessert.Ein Werteversprechen von McMakler besteht darin, Eigentümer von Immobilien zu unterstützen, indem erforderliche Bescheide von Behörden angefordert werden. „Dafür haben wir ein Team, das in ständigem Kontakt zu den jeweiligen Kommunen steht“, sagt Raphael Thelen. Die Auskünfte, Bescheide und dazugehörigen Rechnungen wurden bisher eingescannt, was vor der Nutzung von CAYA viel Zeit und Nerven kostete. Durch das Scannen der Briefpost durch CAYA wurden grundlegende Voraussetzungen geschaffen, um Mitarbeiter von monotonen Routinetätigkeiten zu entlasten.Buchhaltungstools verknüpft mit CAYA - Prozesse automatisiertÜber eine Schnittstelle hat McMakler zusätzlich CAYA mit dem Buchhaltungstool CANDIS verknüpft und lässt relevante automatisch in die Buchhaltungslösung importieren. Rechnungsinformationen werden dabei mittels OCR Scanvorgang maschinell ausgelesen. Dadurch muss die Finanzbuchhaltung Informationen nur noch überprüfen, statt selber einzutippen. So werden die Rechnungen bis zur Zahlung gebracht. Beim Zahlungsprozess wird wiederum DATEV verwendet. Die angebundene Lösung importiert Belege, dass diese sich zahlen und verbuchen lassen. „Da die Systeme so viele Aufgaben übernehmen, benötigen wir dafür kein Papier mehr, aber auch E-Mails sind nicht mehr notwendig“, so Raphael Thelen.‍‍ 03:43 Bewältigung von wachsendem Briefaufkommen 08:19 Synergien durch Postdigitalisierung 13:05 Remote Work: Mitarbeiter Management bei McMakler 15:55 Success stories durch Digitalisierung ‍Erfahren Sie in unserem Video-Interview und in unserer Podcast-Episode unseres Bits & Business Podcasts, dem Digitalisierungspodcast für KMU, wie genau durch die Digitalisierung von Post neben der Buchhaltung von auch die Customer Experience bei McMakler verbessert wird. Außerdem, wie konkret die Finanzbuchhaltung durch Automatisierung von zuvor händisch bearbeiteten Prozessen (Einscannen) profitiert.Leseempfehlung: Wir haben eine ausführliche Case-Study erstellt, in der die eingeführten Prozesse bei McMakler genau beschrieben werden. Lernen Sie aus diesen Erfahrungen! Die Case-Study finden… --- ### Wie smarte Workflows & Prozessautomatisierungen im Mittelstand umsetzen? Source: https://www.caya.com/ressourcen/wie-smarte-workflows-prozessautomatisierungen-im-mittelstand-umsetzen Description: Arbeit lässt sich nach bekannten Erfolgsschemata erledigen, aber auch mit smarten Workflows und Prozessstrukturen optimieren. Damit sind sowohl Arbeitsabläufe in digitalen Tools als auch Automatisierungen gemeint. Wir zeigen einfache Ansätze für KMU, um diese schrittweise einzuführen. InterviewWie smarte Workflows & Prozessautomatisierungen im Mittelstand umsetzen?In dieser Aufnahme präsentieren wir eine Diskussionsrunde, die zuletzt im Rahmen unserer Digitalisierungskonferenz bitsandbusiness.de stattfand.Wenn es um die Digitalisierung in KMU geht, wird oft von smarten Workflows gesprochen. Aber wie zeichnen sich diese aus und welche Beispiele gibt es? Smarte Workflows werden allgemein als eine Kette von Prozessschritten definiert, die technisch (teilweise) automatisiert sind. An ihnen sind aber auch Menschen beteiligt. Intelligente und automatisierte Systeme bedeuten nicht, dass Mitarbeiter nicht mehr in Prozesse eingebunden sind. Es wird aber mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten geschaffen.‍Podcast Version:‍Unser 5 Diskussionsteilnehmer, Sebastian Janus von Scaleuplab, der auch moderiert hatEva Spannagl von Moss, Sebastian Wengryn von ContractHero, Nikolai Skatchkov von Circula und Amadeo Tasca von Candis sprechen über Workflow Best Practices zur Arbeitserleichterung, über beliebte Tools zur Prozessautomatisierung, aber auch darüber, was vielleicht nicht automatisiert werden sollte, da dort wiederkehrende Fehlerquellen lauern.Ein Beispiel für die Nutzung von smarten Prozessen ist CAYA, wo Rechnungsdaten aus der Post extrahiert und automatisch in Buchhaltungssoftware übertragen werden können. So geschieht es z. B. bei McMakler oder Zolar. Bei der Digitalisierung von Brieffpost erkennt die KI von CAYA, dass es sich bei einem Element auf einem Brief um Rechnungsdaten handelt. Letztendlich muss nur noch überprüft werden und nicht mehr manuell gescannt, getippt oder kopiert werden. Dieses Beispiel klassifizieren wir als smarten Prozess. Vollständig automatisch ist der zusammenhängende Prozess in diesem Zusammenhang nicht. Eingaben sollten in der Buchhaltungssoftware immer persönlich kontrolliert werden. Hier heißt es dank smarter Workflows allerdings: Nur Kontrolle statt Abtippen = Arbeitserleichterung.‍ ‍Generell ermöglichen viele Schritte, die papierbasierte Prozesse digitalisieren, smarte und effizientere Workflows im Büro 4.0 , dem digitalisierten Arbeitskozept für vernetzte Zusammenarbeit. Grundlage für smarte Workflows ist fast immer, dass Daten digitalisiert vorliegen.Wir besprechen gängige Tools zur Optimierung oder Automatisierung von Arbeitsprozessen mit Tools wie Confluence oder Zapier, aber… --- ### How to implement smart workflows & process automation in medium-sized companies? Source: https://www.caya.com/en/ressourcen/wie-smarte-workflows-prozessautomatisierungen-im-mittelstand-umsetzen Description: Work can be done according to well-known success schemes, but it can also be optimized with smart workflows and process structures. This includes both work processes in digital tools and automation. We show simple approaches for SMEs to gradually introduce them. InterviewHow to implement smart workflows & process automation in medium-sized companies?In this recording, we present a panel discussion that took place most recently as part of our digitization conference bitsandbusiness.de. When it comes to digitization in SMEs, people often talk about smart workflows. But how do they stand out and what examples are there? Smart workflows are generally defined as a chain of process steps that are technically (partially) automated. But people are also involved in them. Intelligent and automated systems do not mean that employees are no longer involved in processes. However, more time is being created for value-adding activities.‍Podcast version:‍Our 5 panellists, Sebastian Janus from Scaleuplab, who also moderatedEva Spannagl from Moss, Sebastian Wengryn from ContractHero, Nikolai Skatchkov from Circula and Amadeo Tasca from Candis talk about workflow best practices to make work easier, about popular tools for process automation, but also about what perhaps shouldn't be automated because recurring sources of error lurk there.One example of the use of smart processes is CAYA, where invoice data can be extracted from the post office and automatically transferred to accounting software. This is what happens with McMakler or Zolar, for example. When digitizing pen mail, CAYA's AI recognizes that an element on a letter is invoice data. In the end, all you have to do is check and no longer scan, type or copy manually. We classify this example as a smart process. In this context, the interrelated process is not completely automatic. Entries should always be checked personally in the accounting software. However, thanks to smart workflows, it means: Just checking instead of typing = making work easier.‍ ‍In general, many steps that digitize paper-based processes enable smart and more efficient workflows in Office 4.0, the digitized working concept for networked collaboration. The basis for smart workflows is… --- ### Transformieren Sie Ihre Buchhaltungs­prozesse mit Caya - Verabschieden Sie sich von Papierbergen Source: https://www.caya.com/caya-fur/buchhaltung Description: Caya hilft Ihnen, Ihre Buchhaltung effizienter zu gestalten - mit unserer Post-Digitalisierung und Dokumentenmanagement-Software. Erfahren Sie jetzt mehr über unsere maßgeschneiderten Lösungen für die Buchhaltung und machen Sie den Wechsel noch heute! Warum Buchhalter Caya liebenOrdnen Sie Ihre RechnungenNutzen Sie das Dokumenten-Cockpit von Caya, um einen klaren Überblick über alle eingehenden Dokumente und notwendigen Aktionen zu erhalten - jederzeit und von jedem Gerät aus.Mehr zu den Document AutomationsAutomatisieren Sie Ihre ArbeitsabläufeReduzieren Sie menschliche Fehler durch die automatische Extraktion von Transaktionsdaten aus Ihren Dokumenten. Synchronisieren Sie Daten mit Softwarelösungen, die Ihnen das Leben leichter machen.Datenerfassung entdeckenEntscheiden Sie, wer was sehen darfCaya arbeitet mit einem benutzerbasierten Rollenmanagement. Legen Sie fest, welche Person auf welche Dokumente zugreifen darf - nicht nur auf Dokumentenebene, sondern auch auf Ordnerebene.Automagic Workflows entdeckenSo erhalten Sie Ihre Dokumente in CayaPost-Scan-ServiceWir scannen Ihre tägliche Briefpost und stellen Sie online zur Verfügung.Zum Post-Scan-ServiceAutomatischer ImportCaya synchronisiert automatisch Dokumente aus über 100 Anwendungen.Zum Automagic ImportManueller UploadLaden Sie einzelne Dokumente per Drag & Drop oder E-Mail in Ihr Cockpit hoch.Zum Document CockpitBefreien Sie sich vom Papierkram und konzentrieren Sie sich auf  das, was wichtig ist.Empfangen Sie alle Dokumente, inklusive Ihrer Briefpost, an einem Ort.Organisieren Sie Ihre Unterlagen und teilen Sie wichtige Dokumente.Automatisieren Sie alles, was Sie vom Tagesgeschäft ablenkt.Mehr zu den Document AutomationsVerbinden Sie Caya mit den Tools, die Sie schon nutzenCaya bietet Integrationen zu über 100 Software-Lösungen. Nutzen Sie Ihr bisheriges Setup einfach weiter - Caya ist kompatibel.Zu allen IntegrationenZur DATEV-IntegrationTschüss Papierkram, hallo Caya.Caya gibt Ihnen die Freiheit, Ihre Zeit und Energie dort einzusetzen, wo sie am meisten gebraucht wird. Automatisieren Sie Ihre dokumentenbasierten Prozesse direkt in Caya — für eine effizientere Buchhaltung.Demo buchenVertrieb kontaktieren --- ### Automate your accounting process Source: https://www.caya.com/en/caya-fur/buchhaltung Description: Keep track of your paperwork with Caya. Use the document cockpit to optimize your invoicing processes, automate your bookkeeping, or obtain approval signatures. Caya for accountingAutomate your accounting processAutomate every workflow you can and collaborate seamlessly on everything else.book nowOrganize your invoicesUse Caya's document cockpit to get a clear overview of all incoming documents and necessary actions — anytime and from any device.Automate Your WorkflowsReduce human errors by automatically extracting transaction data from your documents. Sync data with software solutions that make your life easier.Decide who can see whatCaya works with user-based role management. Determine which person can access which documents — not only at document level, but also at folder level.And that's not all...Powerful PDF editorFill out PDF forms, separate pages, or annotate and sign documents.Find what you needUse our intelligent filters or full text search to find what you need.Integrate all of your toolsSync all of your apps with Caya to streamline your workflows.Explore all features“By digitizing and automatically forwarding our incoming mail, we were able to automate and optimize our downstream processes.”Head of Op. Excellence Team, GetsafeFlorian BauerWith Caya, your documents are in safe handsGDPR-compliantWe comply with current EU regulations. Personal data is properly collected, stored and documented.High level of data securityOur high-security server centers in Frankfurt work with ISO9001, 27001, 27017 and 27018.Your data, your consentWe don't share your extracted data with anyone — it belongs to you and only you.Reliable and secure transfer of your dataHow we protect your data: legally, physically and digitally.Better compliance with CayaFind out how you can improve and simplify regulatory compliance in your organization with Caya.Ready to get started?Essentials€14,99€9,99$10Per user per monthEssentialsBasic functions for self-employed people and freelancers.What's includedDocument CockpitPopular ✨Essentials€14,99€9,99$10Per user per monthSelect standardBasic functions for self-employed people and freelancers.What's includedDocument Cockpitstandard€29,99€24,99$25Per user per monthstandardStandard solution for small and medium-sized companies.What's includedDocument CockpitAutomagic WorkflowsPopular ✨standard€29,99€24,99$25Per user per monthSelect standardStandard solution for small and medium-sized companies.What's includedDocument CockpitAutomagic WorkflowsProfessional€99,99€79,99$81Per user per monthProfessionalAdvanced features… --- ### Optimieren Sie Ihr Geschäft mit Caya - Digitalisieren Sie Ihre Dokumentenablage Source: https://www.caya.com/caya-fur/geschaftsfuhrung Description: Caya unterstützt Sie dabei, als erfolgreiche Geschäftsführung zu agieren - mit unserer Post-Digitalisierung und leistungsstarker Dokumentenmanagement-Software. Entdecken Sie jetzt unsere maßgeschneiderten Lösungen und optimieren Sie Ihre Arbeitsprozesse! Warum Geschäftsführer*innen Caya liebenSichere Archivierung sensibler InformationenWir schützen alle sensiblen Daten und persönlichen Informationen, die in Ihren Dokumenten gespeichert sind. Caya ist GDPR-konform. Personenbezogene Daten werden ordnungsgemäß erfasst, gespeichert und dokumentiert.Mehr zu den Document AutomationsMachen Sie Dokumenten- management zu einer Team- leistungArbeiten Sie effektiver mit Ihrem Team zusammen. Geben Sie Dokumente mit einem Klick frei, arbeiten Sie in Echtzeit zusammen und optimieren Sie Ihre internen Prozesse.Datenerfassung entdeckenFinden Sie jedes Dokument(Auch das, von dem Sie dachten, Sie hätten es verloren)Sie wollen nicht manuell nach einem Dokument in Ihrem ohnehin schon überfüllten Posteingang suchen? Nutzen Sie stattdessen unsere Volltextsuche. Mit Caya gehen keine Dokumente mehr verloren.Automagic Workflows entdeckenSo erhalten Sie Ihre Dokumente in CayaPost-Scan-ServiceWir scannen Ihre tägliche Briefpost und stellen Sie online zur Verfügung.Zum Post-Scan-ServiceAutomatischer ImportCaya synchronisiert automatisch Dokumente aus über 100 Anwendungen.Zum Automagic ImportManueller UploadLaden Sie einzelne Dokumente per Drag & Drop oder E-Mail in Ihr Cockpit hoch.Zum Document CockpitBefreien Sie sich vom Papierkram und konzentrieren Sie sich auf  das, was wichtig ist.Empfangen Sie alle Dokumente, inklusive Ihrer Briefpost, an einem Ort.Organisieren Sie Ihre Unterlagen und teilen Sie wichtige Dokumente.Automatisieren Sie alles, was Sie vom Tagesgeschäft ablenkt.Mehr zu den Document AutomationsVerbinden Sie Caya mit den Tools, die Sie schon nutzenCaya bietet Integrationen zu über 100 Software-Lösungen. Nutzen Sie Ihr bisheriges Setup einfach weiter - Caya ist kompatibel.Zu allen IntegrationenZur DATEV-IntegrationTschüss Papierkram, hallo Caya.Caya gibt Ihnen die Freiheit, Ihre Zeit und Energie dort einzusetzen, wo sie am meisten gebraucht wird. Automatisieren Sie Ihre dokumentenbasierten Prozesse und widmen Sie sich ganz der Geschäftsführung.Demo buchenVertrieb kontaktieren --- ### Less paperwork, more focus on business Source: https://www.caya.com/en/caya-fur/geschaftsfuhrung Description: Share documents with one click, collaborate in real time, and optimize internal processes with Caya document management software. Caya for managementLess paperwork, more focus on businessFree yourself from the clutter. Caya's document cockpit is the central location for all your documents.book nowSecure archiving of sensitive informationWe protect all sensitive data and personal information stored in your documents. Caya is GDPR compliant. Personal data is properly collected, stored and documented.Make document management a team effortCollaborate more effectively with your team Share documents with one click, collaborate in real time, and optimize your internal processes.Find any document(even the one you thought you'd lost)You don't want to manually search for a document in your already cluttered inbox. Use our full text search instead. With Caya, documents are no longer lost.And that's not all...Powerful PDF editorFill out PDF forms, separate pages, or annotate and sign documents.Find what you needUse our intelligent filters or full text search to find what you need.Integrate all of your toolsSync all of your apps with Caya to streamline your workflows.Explore all features“We are much more efficient and our property managers receive the letter they need to be processed in a very short time.”Managing Director, Kremp Property Management GmbHMarkus PfeifferWith Caya, your documents are in safe handsGDPR-compliantWe comply with current EU regulations. Personal data is properly collected, stored and documented.High level of data securityOur high-security server centers in Frankfurt work with ISO9001, 27001, 27017 and 27018.Your data, your consentWe don't share your extracted data with anyone — it belongs to you and only you.Reliable and secure transfer of your dataHow we protect your data: legally, physically and digitally.Better compliance with CayaFind out how you can improve and simplify regulatory compliance in your organization with Caya.Ready to get started?Essentials€14,99€9,99$10Per user per monthEssentialsBasic functions for self-employed people and freelancers.What's includedDocument CockpitPopular ✨Essentials€14,99€9,99$10Per user per monthSelect standardBasic functions for self-employed people and freelancers.What's includedDocument Cockpitstandard€29,99€24,99$25Per user per monthstandardStandard solution for small… --- ### Effizientes Dokumentenmanagement für Ihr Büro mit Caya - Gehen Sie heute papierlos Source: https://www.caya.com/caya-fur/office-management Description: Optimieren Sie Ihr Office Management mit Caya - wir helfen Ihnen bei der Post-Digitalisierung und bieten eine leistungsstarke Dokumentenmanagement-Software. Entdecken Sie jetzt unsere maßgeschneiderten Lösungen für effizientes Arbeiten im Büro! Warum Office Manager Caya liebenEin zentraler Ort zum Speichern aller DokumenteOrganisieren Sie Ihre Dokumente und zentralisieren Sie die Verwaltung Ihres Papierkrams - alles an einem Ort.Mehr zu den Document AutomationsFinden Sie den Vertrag mit nur einem KlickSie brauchen ein Dokument so schnell wie möglich? Blöd nur, wenn niemand weiß, wer es freigegeben und abgelegt hat. Genau das passiert mit unseren intelligenten Filtern nie wieder. Stattdessen sparen Sie wertvolle Zeit.Datenerfassung entdeckenAutomatisieren Sie die Verteilung von DokumentenCaya lernt schnell. Wir wissen, dass die Rechtsabteilung Zugriff auf Verträge benötigt und, dass Rechnungen zur Buchhaltung müssen. Deshalb kann Caya eine neue Datei automatisch an die richtigen Personen oder Tools weiterleiten.Automagic Workflows entdeckenBefreien Sie sich vom Papierkram und konzentrieren Sie sich auf  das, was wichtig ist.Empfangen Sie alle Dokumente, inklusive Ihrer Briefpost, an einem Ort.Organisieren Sie Ihre Unterlagen und teilen Sie wichtige Dokumente.Automatisieren Sie alles, was Sie vom Tagesgeschäft ablenkt.Mehr zu den Document AutomationsVerbinden Sie Caya mit den Tools, die Sie schon nutzenCaya bietet Integrationen zu über 100 Software-Lösungen. Nutzen Sie Ihr bisheriges Setup einfach weiter - Caya ist kompatibel.Zu allen IntegrationenZur DATEV-IntegrationTschüss Papierkram, hallo Caya.Caya gibt Ihnen die Freiheit, Ihre Zeit und Energie dort einzusetzen, wo sie am meisten gebraucht wird. Automatisieren Sie Ihre dokumentenbasierten Prozesse für ein noch effizienteres Office Management.Demo buchenVertrieb kontaktieren --- ### Are you spending too much time on paperwork? We've got everything you need Source: https://www.caya.com/en/caya-fur/office-management Description: Capture, manage and archive documents easily with the Caya Document Cockpit: Organize all your correspondence and manage your paperwork centrally in one place. Caya for office managementAre you spending too much time on paperwork? We've got everything you needCapture, organize, archive and share documents easily with Caya's document cockpit. Your time is better spent elsewhere.book nowOne central location to store all documentsOrganize your documents and centralize the management of your paperwork—all in one place.Find the contract with just one clickDo you need a document right away? But who approved it and where did you archive it?Save valuable time with our intelligent filters. With Caya, documents are no longer lost.Automate document distributionCaya learns quickly. We know that the legal department needs access to contracts and that invoices need to be accounted for. Caya can automatically route a new file to the right people or tools.And that's not all...Powerful PDF editorFill out PDF forms, separate pages, or annotate and sign documents.Find what you needUse our intelligent filters or full text search to find what you need.Integrate all of your toolsSync all of your apps with Caya to streamline your workflows.Explore all features“We are much more efficient and our property managers receive the letter they need to be processed in a very short time.”Managing Director, Kremp Property Management GmbHMarkus PfeifferWith Caya, your documents are in safe handsGDPR-compliantWe comply with current EU regulations. Personal data is properly collected, stored and documented.High level of data securityOur high-security server centers in Frankfurt work with ISO9001, 27001, 27017 and 27018.Your data, your consentWe don't share your extracted data with anyone — it belongs to you and only you.Reliable and secure transfer of your dataHow we protect your data: legally, physically and digitally.Better compliance with CayaFind out how you can improve and simplify regulatory compliance in your organization with Caya.Ready to get started?Essentials€14,99€9,99$10Per user per monthEssentialsBasic functions for self-employed people and freelancers.What's includedDocument CockpitPopular ✨Essentials€14,99€9,99$10Per user per monthSelect standardBasic functions for… --- ### Konzentrieren Sie sich auf das, was wirklich wichtig ist Source: https://www.caya.com/caya-fur/selbststandige Description: Caya ist das Werkzeug, mit dem Start-ups und kleine Unternehmen organisiert werden können - von Verträgen bis zu Rechnungen, auf jedem Gerät und von überall. Caya für SelbstständigeKonzentrieren Sie sich auf das, was wirklich wichtig istMit Caya bleiben Selbstständige und kleine Unternehmen organisiert: von Verträgen bis zu Rechnungen, auf jedem Gerät, von überall.Jetzt buchenHolen Sie sich den digitalen Dokumenten­assistentenCaya ist das digitale Äquivalent eines Assistenten. Lassen Sie sich benachrichtigen, wenn Sie ein Dokument unterschreiben müssen, und automatisieren Sie Ihren Rechnungsworkflow. Verbringen Sie Ihre Zeit mit der eigentlichen Arbeit, nicht mit Papierkram.Verwalten Sie Ihren gesamten Papierkram an einem OrtOrganisieren Sie Ihre Korrespondenz und zentralisieren Sie Ihr Papierkram-Management. Sie brauchen nur ein Dokumenten-Cockpit, um Dokumente zu organisieren, zusammenzuarbeiten und Arbeitsabläufe zu automatisieren.Bringen Sie etwas Magie in Ihre Arbeits-abläufeWenn Sie alles selbst machen, ist jedes kleine bisschen Magie willkommen. Nutzen Sie unsere Automatisierungstools, um wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren. So haben Sie Ihren Kopf frei, um sich auf’s Geschäft zu konzentrieren.Und das ist noch nicht alles...Leistungsstarker PDF-EditorFüllen Sie PDF-Formulare aus, trennen Sie Seiten oder versehen Sie Dokumente mit Anmerkungen und Unterschriften.Finden Sie, was Sie brauchenNutzen Sie unsere intelligenten Filter oder die Volltextsuche, um zu finden, was Sie brauchen.Integrieren Sie alle Ihre ToolsSynchronisieren Sie alle Ihre Anwendungen mit Caya, um Ihre Workflows zu optimieren.Alle Funktionen erkunden“Unsere Mitarbeitenden sind komplett über Deutschland verteilt. Durch Caya haben wir deutlich mehr Flexibilität.”Chief Commercial Officer, ZolarDr. Sarah MüllerMit Caya sind Ihre Dokumente in sicheren HändenDSGVO-konformWir halten uns an die aktuellen EU-Regularien. Personenbezogene Daten werden ordnungsgemäß erfasst, gespeichert und dokumentiert.Hohe DatensicherheitUnsere Hochsicherheits-Serverzentren in Frankfurt arbeiten mit ISO9001, 27001, 27017 und 27018.Ihre Daten, Ihr EinverständnisWir geben Ihre extrahierten Daten an niemanden weiter - sie gehören Ihnen und nur Ihnen.Zuverlässiger und sicherer Transfer Ihrer DatenWie wir Ihre Daten schützen: rechtlich, physisch und digital.Bessere Compliance mit CayaFinden Sie heraus, wie Sie mit Caya die Regelkonformität in Ihrem Unternehmen verbessern und vereinfachen können.Sind Sie bereit, loszulegen?Essentials€14,99€9,99$10Pro Nutzer pro MonatEssentialsBasisfunktionen für Selbstständige und Freelancer.Was ist inbegriffenDocument CockpitBeliebt ✨Essentials€14,99€9,99$10Pro Nutzer pro… --- ### Focus on what's really important Source: https://www.caya.com/en/caya-fur/selbststandige Description: Caya is the tool to organize startups and small businesses — from contracts to invoices, on any device and from anywhere. Caya for self-employedFocus on what's really importantWith Caya, self-employed people and small businesses stay organized: from contracts to invoices, on any device, from anywhere.book nowGet the digital document assistantCaya is the digital equivalent of an assistant. Get notified when you need to sign a document and automate your invoicing workflow. Spend your time doing actual work, not paperwork.Manage all your paperwork in one placeOrganize your correspondence and centralize your paperwork management. All you need is a document cockpit to organize documents, collaborate, and automate workflows.Add some magic to your work processesWhen you do everything yourself, every little bit of magic is welcome. Use our automation tools to automate repetitive tasks. This frees up your mind to focus on business.And that's not all...Powerful PDF editorFill out PDF forms, separate pages, or annotate and sign documents.Find what you needUse our intelligent filters or full text search to find what you need.Integrate all of your toolsSync all of your apps with Caya to streamline your workflows.Explore all features“Our employees are completely spread across Germany. Caya gives us significantly more flexibility.”Chief Commercial Officer, ZolarDr. Sarah MüllerWith Caya, your documents are in safe handsGDPR-compliantWe comply with current EU regulations. Personal data is properly collected, stored and documented.High level of data securityOur high-security server centers in Frankfurt work with ISO9001, 27001, 27017 and 27018.Your data, your consentWe don't share your extracted data with anyone — it belongs to you and only you.Reliable and secure transfer of your dataHow we protect your data: legally, physically and digitally.Better compliance with CayaFind out how you can improve and simplify regulatory compliance in your organization with Caya.Ready to get started?Essentials€14,99€9,99$10Per user per monthEssentialsBasic functions for self-employed people and freelancers.What's includedDocument CockpitPopular ✨Essentials€14,99€9,99$10Per user per monthSelect standardBasic functions for self-employed people and freelancers.What's includedDocument Cockpitstandard€29,99€24,99$25Per user per monthstandardStandard solution for small… --- ### Caya für die Buchhaltung Source: https://www.caya.com/caya-fur-new/buchhaltung Description: Automatisieren Sie alle Arbeitsabläufe, die Sie können, und arbeiten Sie bei allen Prozessen reibungslos zusammen. Caya für die BuchhaltungAutomatisieren Sie Ihren Buchhaltungs­prozessAutomatisieren Sie alle Arbeitsabläufe, die Sie können, und arbeiten Sie bei allen Prozessen reibungslos zusammen.Demo buchenZu den TarifenWarum Buchhalter Caya liebenOrdnen Sie Ihre RechnungenNutzen Sie das Dokumenten-Cockpit von Caya, um einen klaren Überblick über alle eingehenden Dokumente und notwendigen Aktionen zu erhalten - jederzeit und von jedem Gerät aus.Document Cockpit entdeckenAutomatisieren Sie Ihre ArbeitsabläufeReduzieren Sie menschliche Fehler durch die automatische Extraktion von Transaktionsdaten aus Ihren Dokumenten. Synchronisieren Sie Daten mit Softwarelösungen, die Ihnen das Leben leichter machen.Datenerfassung entdeckenEntscheiden Sie, wer was sehen darfCaya arbeitet mit einem benutzerbasierten Rollenmanagement. Legen Sie fest, welche Person auf welche Dokumente zugreifen darf - nicht nur auf Dokumentenebene, sondern auch auf Ordnerebene.Automagic Workflows entdeckenSo erhalten Sie Ihre Dokumente in CayaPost-Scan-ServiceWir scannen Ihre tägliche Briefpost und stellen Sie online zur Verfügung.Zum Post-Scan-ServiceAutomatischer ImportCaya synchronisiert automatisch Dokumente aus über 100 Anwendungen.Zum Automagic ImportManueller UploadLaden Sie einzelne Dokumente per Drag & Drop oder E-Mail in Ihr Cockpit hoch.Zum Document CockpitBefreien Sie sich vom Papierkram und konzentrieren Sie sich auf  das, was wichtig ist.Empfangen Sie alle Dokumente, inlusive Ihrer Briefpost, an einem Ort.Organisieren Sie Ihre Unterlagen und teilen Sie wichtige Dokumente.Automatisieren Sie alles, was Sie vom Tagesgeschäft ablenkt.Mehr zu den Document AutomationsVerbinden Sie Caya mit den Tools, die Sie schon nutzenCaya bietet Integrationen zu über 100 Software-Lösungen. Nutzen Sie Ihr bisheriges Setup einfach weiter - Caya ist kompatibel.Zu allen IntegrationenZur DATEV-Integration --- ### Caya for accounting Source: https://www.caya.com/en/caya-fur-new/buchhaltung Description: Automate every workflow you can and collaborate seamlessly across all processes. Caya for accountingAutomate your accounting processAutomate every workflow you can and collaborate seamlessly across all processes.Book a demoAbout the tariffsWhy accountants love CayaOrganize your invoicesUse Caya's Document Cockpit to get a clear overview of all incoming documents and necessary actions — anytime and from any device.Discover Document CockpitAutomate Your WorkflowsReduce human errors by automatically extracting transaction data from your documents. Sync data with software solutions that make your life easier.Discover data collectionDecide who can see whatCaya works with user-based role management. Determine which person can access which documents — not only at document level, but also at folder level.Explore Automagic workflowsHow to get your documents in CayaPost scan serviceWe scan your daily mail and make it available online.To the post-scan serviceAutomatic importCaya automatically syncs documents from over 100 applications.Go to Automagic importmanual uploadUpload individual documents to your cockpit via drag & drop or email.Go to Document CockpitFree yourself from paperwork and focus on what's important.Receive all documents, including your letter mail, in one place.Organize your paperwork and share important documents.Automate anything that distracts you from day-to-day business.More about document automationsConnect Caya to the tools you're already usingCaya offers integrations with over 100 software solutions. Just keep using your previous setup — Caya is compatible.To all integrationsAbout DATEV integration --- Generated by llmstxtgenerate.com